Trong Google Sheets, VLOOKUP là một chức năng cho phép bạn nhanh chóng tìm thông tin trong bảng tính dựa trên một dữ liệu đã biết. Cú pháp của VLOOKUP như sau:
=VLOOKUP(tìm_kiếm, phạm_vi, chỉ_số, [sắp_xếp])Bạn có thể sử dụng nó để trả lời một câu hỏi cụ thể bằng cách sử dụng tập dữ liệu của mình. Ví dụ, nếu bạn có một bảng tính với tên nhân viên và chức vụ, bạn có thể sử dụng VLOOKUP để trả lời các câu hỏi như “Chức vụ của Susie là gì?” hoặc “Ai là trưởng nhóm?”.
Cuối bài viết này, bạn sẽ có khả năng sử dụng chức năng VLOOKUP để tìm thông tin cụ thể trong bảng tính của mình và nhận biết khi nào bạn nên sử dụng một chức năng thay thế khác, như HLOOKUP hoặc XLOOKUP.
Công thức VLOOKUP
Cú pháp của VLOOKUP như sau:
=VLOOKUP(tìm_kiếm, phạm_vi, chỉ_số, [sắp_xếp])Dưới đây là một cái nhìn nhanh về các thành phần đầu vào:
tìm_kiếm: Giá trị đã biết tương ứng với thông tin bạn đang tìm kiếm.phạm_vi: Toàn bộ khu vực của bảng tính của bạn để tiến hành tìm kiếm.chỉ_số: Số thứ tự của cột chứa thông tin của bạn trong phạm vi.sắp_xếp: (Tùy chọn) Để tìm kiếm chính xác với giá trị tìm kiếm của bạn, hãy viết FALSE và để tìm kiếm xấp xỉ, hãy viết TRUE.
Cách sử dụng VLOOKUP
VLOOKUP có nghĩa là tìm kiếm theo chiều dọc. Bạn nên sử dụng chức năng này khi dữ liệu của bạn được tổ chức theo cột, nghĩa là mỗi cột liệt kê một tiêu chí cụ thể và dữ liệu được liên kết trên mỗi dòng.
Nếu dữ liệu của bạn được tổ chức theo dòng, với dữ liệu liên quan trong mỗi cột, bạn nên sử dụng HLOOKUP (tìm kiếm theo chiều ngang). Chúng ta sẽ nói về HLOOKUP sau trong bài viết này. Ở đây, chúng tôi sẽ trình bày từng bước cụ thể để sử dụng VLOOKUP.
1. Quyết định nơi bạn muốn hiển thị thông tin này.
Bạn sẽ nhập hàm VLOOKUP trong một ô trống trên bảng tính của bạn, vì vậy bước đầu tiên của bạn là quyết định nơi bạn muốn hiển thị câu trả lời.
Với dữ liệu được tổ chức theo cột, thông thường nên giữ công thức VLOOKUP của mình trong một cột riêng biệt bên cạnh dữ liệu của mình thay vì trong một hàng phía trên hoặc dưới dữ liệu của bạn. Điều này có thể giúp sắp xếp và lọc dữ liệu của bạn một cách dễ dàng hơn khi bạn muốn thêm hàng mới. Nếu bạn muốn, bạn cũng có thể tạo một bảng tính (tab) riêng biệt trong bảng tính của mình để chứa các hàm của bạn.
Nếu bạn theo dõi với bảng tính thực hành, tôi sẽ bắt đầu công thức VLOOKUP của mình trong ô I4 bằng cách nhập =VLOOKUP(.
2. Xác định giá trị tìm kiếm của bạn.
Giá trị tìm kiếm của bạn là giá trị đã biết tương ứng với thông tin bạn đang tìm kiếm. Trong bảng tính thực hành của chúng tôi, nếu bạn muốn biết bộ phim nào đứng đầu phòng vé năm 1994, giá trị tìm kiếm của bạn sẽ là 1994.
Bạn có thể gõ giá trị tìm kiếm của mình trực tiếp vào hàm hoặc bạn có thể tham chiếu đến một ô cụ thể trên bảng tính của bạn. Bằng cách nhập giá trị tìm kiếm của bạn vào một ô mới và tham chiếu đến ô trong hàm của bạn, bạn có thể nhanh chóng trả lời nhiều câu hỏi với hàm VLOOKUP của mình. Thay vì nhập lại hàm với nhiều giá trị tìm kiếm khác nhau, bạn có thể sử dụng cùng một hàm để tìm các bộ phim đứng đầu phòng vé năm 1994, 1995 và 1996 chỉ cần thay đổi văn bản trong ô bạn tham chiếu.
Trong bảng tính thực hành của tôi, tôi sẽ tham chiếu đến ô I3 cho giá trị tìm kiếm của mình và trong ô I3, tôi sẽ viết 1994. Bây giờ, công thức của tôi đọc =VLOOKUP(I3,.
3. Xác định phạm vi của bạn.
Phạm vi của bạn là toàn bộ bảng tính mà bạn muốn tiến hành tìm kiếm. Nếu bạn chọn một vùng nơi dữ liệu của bạn nằm, phạm vi sẽ được chỉ định bằng ô trên cùng bên trái:ô dưới cùng bên phải. Nếu phạm vi của bạn bao gồm các cột toàn bộ, bạn có thể chỉ định phạm vi của mình bằng cột bên trái nhất:cột bên phải nhất.
Trong bảng tính thực hành của tôi, tôi sẽ viết phạm vi của mình là A:F. Tôi cũng có thể viết phạm vi của mình là A2:F47, nhưng sau đó tôi cần nhớ điều chỉnh công thức VLOOKUP của mình nếu tôi thêm hàng dữ liệu về các bộ phim chiến thắng phòng vé trong tương lai. Bây giờ, công thức của tôi đọc =VLOOKUP(I3,A:F,.
4. Đếm số cột trong phạm vi của bạn để tìm chỉ số.
Chỉ số của bạn là số thứ tự của cột chứa thông tin của bạn trong phạm vi. Đây luôn là một số nguyên dương.
Để tìm chỉ số của bạn, bắt đầu với cột đầu tiên của bạn như là 1 và đếm cho đến cột mà phạm vi của bạn nằm.
Trong bảng tính thực hành của tôi, tôi đang tìm kiếm một tiêu đề phim, mà tôi biết nằm trong cột B, hoặc cột thứ hai của phạm vi A:F của tôi. Chỉ số của tôi là 2, vì vậy bây giờ công thức của tôi đọc =VLOOKUP(I3,A:F,2,.
5. Trả lời với TRUE hoặc FALSE cho đầu vào sắp xếp.
Đối với đầu vào cuối cùng, bạn sẽ viết TRUE hoặc FALSE. Nếu bạn muốn có một kết quả chính xác với giá trị tìm kiếm của bạn, hãy viết FALSE; nếu bạn muốn có một kết quả xấp xỉ, hãy viết TRUE. Đầu vào này là tùy chọn và sẽ được mặc định là TRUE nếu bạn không sử dụng nó, nhưng nói chung, FALSE được coi là tốt nhất ở đây.
Trong bảng tính thực hành của tôi, vì tôi muốn có một kết quả chính xác, tôi sẽ viết FALSE, sau đó tôi sẽ kết thúc công thức của mình bằng dấu ngoặc đơn: =VLOOKUP(I3,A:F,2,FALSE).
Bằng cách nhấn Enter trên bàn phím, câu trả lời cho câu hỏi của chúng ta sẽ xuất hiện: bộ phim có doanh thu cao nhất năm 1994 là bộ phim Disney kinh điển, The Lion King!
Bước phụ tùy chọn: Định dạng hàm VLOOKUP của bạn để sử dụng lại
Nếu bạn dự định sử dụng hàm VLOOKUP của mình để trả lời nhiều câu hỏi, có thể hữu ích nếu bạn thêm nhãn và định dạng xung quanh hàm của mình. Bạn cũng có thể thêm các hàm VLOOKUP khác để nhanh chóng trích xuất thêm dữ liệu liên quan đến giá trị tìm kiếm của bạn.
Ví dụ, trong bảng tính thực hành của tôi, tôi đã hoàn thành hàm VLOOKUP của mình cho tiêu đề phim với các hàm bổ sung để trích xuất đạo diễn chính và doanh thu phòng vé, tất cả liên quan đến giá trị tìm kiếm ban đầu của tôi trong ô I3. Tôi cũng đã thêm nhãn vào cột bên trái của các hàm của mình để có thể dễ dàng nhìn thấy dữ liệu mà các hàm VLOOKUP của tôi trích xuất, tôi đã đặt tên các hàm trong hàng phía trên giá trị tìm kiếm của tôi để dễ dàng nhớ câu hỏi của mình và tôi đã thêm các đường viền để phân biệt hàm của tôi với dữ liệu còn lại trên bảng.
Bây giờ, tôi có thể nhanh chóng trả lời nhiều câu hỏi về bộ phim có doanh thu cao nhất cho bất kỳ năm nào chỉ cần thay đổi năm trong ô tôi tham chiếu.
Các tác vụ VLOOKUP liên quan
Dưới đây là một số cách khác để sử dụng VLOOKUP trong Google Sheets:
VLOOKUP với nhiều tiêu chí
Bạn chỉ có thể sử dụng một giá trị tìm kiếm trong một hàm VLOOKUP, nhưng có các giải pháp thay thế nếu bạn muốn tìm kiếm thông tin với hai (hoặc nhiều hơn) giá trị tìm kiếm. Phương pháp phổ biến nhất để tiếp cận một VLOOKUP với nhiều tiêu chí là tạo một “cột trợ giúp”.
Một cột trợ giúp là thực chất là một cột bổ sung mà bạn tạo ra kết hợp hai tiêu chí của mình thành một cột duy nhất. Bạn có thể làm điều này bằng một công thức, =[ô]&[ô].
Sau đó, trong hàm VLOOKUP của bạn, giá trị tìm kiếm của bạn kết hợp hai tiêu chí của bạn tương tự. Nếu bạn tham chiếu đến các ô trong bảng tính của bạn, bạn có thể định dạng giá trị tìm kiếm của mình như là [ô]&[ô], hoặc bạn có thể nhập trực tiếp thông tin bạn đang tìm kiếm vào hàm của bạn, [tiêu_chí1]&[tiêu_chí2].
Hãy xem vào hình ảnh dưới đây để biết cách sử dụng một cột trợ giúp và hai ô giá trị tìm kiếm để tìm hiểu bộ phim nào do Chris Columbus đạo diễn đã mang về bao nhiêu tiền.
VLOOKUP với câu lệnh IF
Nếu bạn muốn trả lời một câu hỏi bằng cách ghi “có” hoặc “không” bằng cách sử dụng dữ liệu của bạn, bạn có thể bao bọc hàm VLOOKUP của mình trong một câu lệnh IF. Điều này sẽ trả về một văn bản tùy chỉnh trong các điều kiện cụ thể.
Để làm điều này, bạn sử dụng câu lệnh IF thông thường, = IF(expression_logic, value_if_true, value_if_false), với hàm VLOOKUP của bạn là một phần của biểu thức logic của bạn.
Hãy xem vào hình ảnh dưới đây để biết cách sử dụng câu lệnh IF để trả lời câu hỏi liệu bộ phim có doanh thu cao nhất trong một năm đã kiếm được hơn 10 tỷ đô la hay không.
VLOOKUP với câu lệnh IFNA
Bạn có thể sử dụng VLOOKUP của mình với một hàm IFNA để trả về một văn bản tùy chỉnh nếu giá trị tìm kiếm của bạn không thể được tìm thấy. Văn bản tùy chỉnh của bạn sẽ xuất hiện thay vì một lỗi #N/A.
Để làm điều này, hãy bao quanh hàm VLOOKUP của bạn với hàm IFNA:
= IFNA(VLOOKUP(tìm_kiếm, phạm_vi, chỉ_số, [sắp_xếp]),"[giá_trị_trả_về]")Hãy xem vào hình ảnh dưới đây để biết cách sử dụng hàm IFNA để trả về cụm từ “Không khả dụng” nếu bạn cố gắng tìm kiếm dữ liệu về phòng vé cho một năm nằm ngoài dữ liệu của bạn, từ năm 1977 đến 2022.
Giới hạn và các phương thức thay thế
VLOOKUP là một tìm kiếm theo chiều dọc, nghĩa là nó tìm kiếm các cột và chỉ tìm kiếm từ trái sang phải. Nếu dữ liệu của bạn được tổ chức theo cách khác, bạn có thể muốn sử dụng một chức năng khác, tương tự, để thực hiện tìm kiếm của mình.
VLOOKUP so với HLOOKUP
HLOOKUP là tìm kiếm theo chiều ngang. Sử dụng HLOOKUP nếu dữ liệu của bạn được tổ chức theo các dòng.
Cú pháp của HLOOKUP như sau:
=HLOOKUP(tìm_kiếm, phạm_vi, chỉ_số, [sắp_xếp])Bạn sẽ nhận thấy cú pháp của HLOOKUP gần như giống với cú pháp của VLOOKUP. Sự khác biệt là bạn xem xét dòng thay vì cột. Giá trị tìm kiếm của bạn phải được tìm thấy trong hàng đầu tiên của phạm vi của bạn và để tìm chỉ số của bạn, bạn phải đếm các hàng thay vì các cột.
VLOOKUP so với XLOOKUP
XLOOKUP là một chức năng mới hơn trong Google Sheets cho phép bạn tìm kiếm dữ liệu trong bất kỳ hướng nào.
Cú pháp của XLOOKUP như sau:
=XLOOKUP(tìm_kiếm, phạm_vi_tìm_kiếm, phạm_vi_kết_quả, giá_trị_thiếu, chế_độ_phù_hợp, chế_độ_tìm_kiếm)Cú pháp này có vẻ phức tạp hơn cú pháp của VLOOKUP, nhưng nhiều đầu vào là tùy chọn. Trong hình thức đơn giản nhất, bạn chỉ cần gõ =XLOOKUP(tìm_kiếm, phạm_vi_tìm_kiếm, phạm_vi_kết_quả).
Dưới đây là một cái nhìn nhanh:
tìm_kiếm: Tương tự như VLOOKUP, đây là giá trị đã biết tương ứng với thông tin bạn đang tìm kiếm.phạm_vi_tìm_kiếm: Cột hoặc hàng duy nhất trên bảng tính của bạn mà giá trị tìm kiếm của bạn sẽ xuất hiện.phạm_vi_kết_quả: Cột hoặc hàng duy nhất trên bảng tính của bạn mà kết quả của bạn sẽ xuất hiện.giá_trị_thiếu: (Tùy chọn) Văn bản tùy chỉnh bạn muốn trả về nếu giá trị tìm kiếm của bạn không thể tìm thấy. Nếu để trống, mặc định sẽ là #N/A.chế_độ_phù_hợp: (Tùy chọn) Cách bạn muốn tìm kiếmphạm_vi_tìm_kiếmchotìm_kiếm, có các giá trị sau:- 0 để tìm kiếm chính xác (mặc định, nếu để trống).
- -1 để tìm kiếm chính xác hoặc, nếu không có, tìm kiếm giá trị nhỏ hơn giá trị tìm kiếm.
- 1 để tìm kiếm chính xác hoặc, nếu không có, tìm kiếm giá trị lớn hơn giá trị tìm kiếm.
- 2 để tìm kiếm với một loại thẻ. [^Wildcard]
chế_độ_tìm_kiếm: (Tùy chọn) Cách bạn muốn tìm kiếmphạm_vi_kết_quả, có các giá trị sau:- 1 để tìm kiếm từ mục nhập đầu tiên đến mục nhập cuối cùng (mặc định, nếu để trống).
- -1 để tìm kiếm từ mục nhập cuối cùng đến mục nhập đầu tiên.
- 2 để tìm kiếm với tìm kiếm nhị phân khi phạm vi đã được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
- -2 để thực hiện tìm kiếm nhị phân khi phạm vi đã được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
Tiếp tục học tập của bạn
Bạn muốn củng cố kỹ năng làm việc với dữ liệu bằng cách sử dụng Google Sheets? Đăng ký khóa chuyên gia Google Data Analytics Professional Certificate. Bạn sẽ tìm hiểu thêm về các bảng tính và các công cụ phân tích quan trọng khác.
Tận dụng sự mạnh mẽ của VLOOKUP trong Google Sheets và biến dữ liệu của bạn thành thông tin quý giá để đưa ra quyết định thông minh!
Tìm hiểu thêm các bài viết thú vị khác tại Crawlan.com.
