Một thời, tạo lịch làm việc bằng cách sử dụng mẫu lịch làm việc nhân viên trên Google Sheets hoặc Excel đã là cách tốt nhất. Nhưng giờ đây, đã có một giải pháp tốt hơn. Một phần mềm miễn phí để lên kế hoạch công việc nhân viên như Homebase giúp bạn dễ dàng tạo lịch làm việc chi tiết và chuyên nghiệp, và có thể chia sẻ ngay lập tức với đội ngũ của bạn.
Hãy tìm hiểu các lợi ích của việc lên kế hoạch với Homebase so với việc sử dụng mẫu lịch làm việc nhân viên trên Google Sheets hoặc Excel.
1. Cách sử dụng mẫu lịch làm việc nhóm trên Google Sheets hoặc Excel
Sử dụng phần mềm lên kế hoạch hiện đại là cách đơn giản và nhanh nhất để lên lịch làm việc cho nhân viên. Nhưng nếu bạn vẫn thích tạo lịch với các bảng tính cổ điển, dưới đây là những cách tốt nhất để làm điều đó với các mẫu.
Tạo lịch làm việc nhóm bằng Google Sheets
Để tạo lịch làm việc nhóm trên Google Sheets:
- Truy cập “Google Drive”.
- Nhấp vào “Mới”, di chuột qua mũi tên bên cạnh “Google Sheets” và chọn “Từ một mẫu”.
- Trên trang tiếp theo, thư viện mẫu, chọn “Lịch làm việc nhân viên”.
- Bây giờ, đến phần tùy chỉnh. Mẫu của Google bao gồm một cái nhìn tổng quan hàng tháng và lịch hàng tuần.
- Tùy chỉnh bảng màu của bạn và, nếu bạn muốn, thêm logo của bạn. Điều này sẽ khiến lịch làm việc của bạn trông chuyên nghiệp hơn và chỉ mất vài phút.
- Xây dựng lịch làm việc của bạn.
Tạo lịch làm việc nhóm bằng Excel
Dưới đây là cách tạo lịch làm việc nhóm trong Excel:
- Truy cập “Tệp”, sau đó “Tạo một tệp mớI từ một mẫu”.
- Trong thanh tìm kiếm ở góc trên bên phải của “Thư viện mẫu”, tìm kiếm “lịch trình”.
- Cuộn xuống và bạn sẽ thấy một mẫu được gọi là “Lịch làm việc hàng tuần của nhân viên”.
- Nhấp đúp vào mẫu và một bảng tính mới với mẫu đó sẽ mở ra.
- Tùy chỉnh mẫu của bạn – tô đậm các ô và thay đổi màu nền để phù hợp với hình ảnh của công ty bạn.
- Thêm logo của bạn. Đi đến “Chèn” và “Hình ảnh”. Điều này sẽ làm tăng tính cá nhân hóa một chút và chỉ mất thời gian ngắn.
- Thêm tên của nhân viên và xây dựng lịch làm việc của bạn.
Hãy nhớ rằng bạn sẽ phải lặp lại các bước này mỗi khi bạn muốn tạo lịch mới. Điều này dường như là rất nhiều công việc thủ công, phải không nào? Hãy xem một phương pháp đơn giản hơn mà sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong tương lai: sử dụng Homebase để lên lịch làm việc.
Cách sử dụng Homebase để tự động tạo lịch làm việc của bạn
Sử dụng Homebase là cách dễ dàng nhất để tạo lịch làm việc – chắc chắn tốt hơn việc sử dụng một mẫu lịch đơn giản. Chỉ trong vài bước, bạn sẽ có lịch làm việc sẵn sàng để chia sẻ. Và hay nhất, nó miễn phí!
Dưới đây là cách bạn có thể tự động tạo lịch làm việc với Homebase:
- Đầu tiên, tạo vai trò nhân viên. Nhấp vào “Lịch làm việc” trong menu chính, sau đó nhấp vào “Phòng ban/Vai trò”. Tiếp theo, nhấp vào nút màu xanh lá cây “Thêm phòng ban mới”.
- Gõ vào hộp để tạo vai trò mới hoặc cuộn xuống để chọn vai trò cũ. Sau đó, đặt tên cho phòng ban theo ý thích của bạn.
- Bây giờ, cấu hình các quy tắc tự động lên lịch cho nhân viên. Nhấp vào thẻ “Nhân sự” trong menu chính để xem danh sách nhân viên của bạn. Nhấp vào bất kỳ nhân viên nào để mở hồ sơ của họ.
- Tìm “Quy tắc tự động lên lịch” ở cuối trang “Chi tiết vị trí”. Gán số giờ tối đa mỗi tuần, thâm niên và vai trò cho nhân viên.
- Nếu bạn biết tính sẵn có của các thành viên trong nhóm, bạn có thể đặt nó. Quay trở lại tab “Lịch làm việc” và lần này nhấp vào “Khả dụng của nhóm”.
- Bạn sẽ thấy một bảng trong đó các dòng đại diện cho nhân viên và các cột đại diện cho các ngày trong tuần. Mỗi ô là một khung giờ tiềm năng. Nhấp vào một ô và chọn “Không khả dụng” để cho biết nhân viên không thể làm việc trong khung giờ đó.
- Bạn đã sẵn sàng tạo mẫu lịch làm việc hàng tuần. Trong tab “Lịch làm việc”, chọn một tuần.
- Trên đầu bảng, có một dòng gọi là “Vai trò đang mở”. Nhấp vào ô này để thêm các vai trò mà bạn cần cho khung giờ này.
- Đi đến “Công cụ” ở đầu trang “Lịch làm việc” và chọn “Mẫu” trong menu thả xuống. Đặt tên cho mẫu lịch làm việc hàng tuần của bạn và nhấp vào “Tạo”.
- Bây giờ, chúng ta chuyển đến phần thú vị! Đi đến tuần bạn muốn tự động hóa và đi đến “Mẫu” trong menu thả xuống “Công cụ”. Chọn mẫu mà bạn muốn làm việc và nhấp vào “Áp dụng”.
- Bạn đã thấy biểu tượng cây đũa trong ô “Vai trò đang mở”? Nhấp vào nó, và – kế hoạch của bạn đã sẵn sàng.
- Thực hiện các thay đổi cần thiết và nhấp vào nút “Đăng”.
Và đó là tất cả! Bất kỳ lịch làm việc nào bạn cần đều đã sẵn sàng và sẵn sàng để sử dụng trong những tuần tới.
Tại sao nên chuyển từ Google Sheets và Excel sang Homebase
Nếu bạn đã quen sử dụng Google Sheets hoặc Excel, chuyển sang một ứng dụng như Homebase có thể đáng gờm. Mất thời gian để học cái mới.
Nhưng các ứng dụng lên kế hoạch như Homebase được thiết kế dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ như bạn. Chúng rất dễ sử dụng và đủ trực quan để được học một cách tự nhiên với ít sự hỗ trợ, vì vậy bạn sẽ không gặp rắc rối khi làm quen với nó.
Sau khi bạn đã thực hiện bước này, lên kế hoạch với Homebase chỉ mang lại lợi ích so với việc sử dụng các bảng tính thông thường. Một trong số khách hàng của chúng tôi thậm chí đã nói rằng một khi ông ta bắt đầu sử dụng Homebase, ông ta không bao giờ quay lại lên kế hoạch trên giấy vì nó tiết kiệm hàng giờ công việc mỗi tuần.
“Tôi không bao giờ quay lại quản lý bằng giấy. Điều đó sẽ mất hàng giờ mỗi ngày.”
-Troy, giám đốc điều hành tại Carefree Boats
Dưới đây là một số cách cụ thể mà Homebase có thể giúp bạn trong việc lên kế hoạch nhân viên:
1. Tiết kiệm thời gian cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại
Không ai muốn dành cả giờ làm việc để điền các bảng tính. Homebase cho phép bạn tự động hóa những nhiệm vụ lặp đi lặp lại nhưng cũng cho phép bạn nhanh chóng chỉnh sửa lịch làm việc để đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp. Điều này giúp bạn có thêm thời gian cho các hoạt động quan trọng hơn như chiến lược bán hàng và chiến dịch quảng cáo.
2. Tránh các chi phí không cần thiết
Homebase giúp bạn giảm thiểu các chi phí một cách mà các bảng tính thông thường không thể làm được:
- Bạn sẽ nhận được thông báo khi nhân viên sắp vượt quá số giờ làm thêm.
- Bạn sẽ không phải trả tiền cho ai đó để tạo lịch làm việc hàng tuần cho bạn (hoặc tìm người thay thế để đảm trách các vị trí của bạn để bạn có thời gian tạo lịch cho mình).
- Ứng dụng Homebase vượt xa việc chỉ lên kế hoạch và giúp bạn theo dõi doanh số bán hàng và chi phí nhân công để tìm cách tiết kiệm tiền.
3. Tinh chỉnh lịch làm việc nhân viên mà không cần công sức phụ
Phân tích chi tiết các bảng tính Google Sheets đòi hỏi sự tập trung cao. Với Homebase, tất cả thông tin bạn cần về hoạt động của bạn được trình bày một cách rõ ràng và dễ hiểu. Bạn có thể dễ dàng xem xét sự khả dụng của nhân viên, thâm niên và vai trò – và theo dõi chính xác giờ làm việc của nhân viên.
4. Cải thiện giao tiếp
Khác với Google Sheets và Excel, các ứng dụng lên kế hoạch riêng cũng là các công cụ tuyệt vời cho việc giao tiếp nhóm. Homebase cho phép bạn đăng lịch làm việc của mình trong ứng dụng để nhân viên có thể xem nó ngay cả khi đang di chuyển, thậm chí trên thiết bị di động của họ.
Bạn có thể thông báo nhanh chóng cho nhân viên về bất kỳ thay đổi nào trong lịch làm việc, đặc biệt là những thay đổi trong phút chót. Ứng dụng Homebase luôn hiển thị cập nhật theo thời gian thực, vì vậy không ai phải chờ đợi một tin nhắn.
5. Truy cập các tính năng bổ sung và tích hợp
Lập kế hoạch theo mẫu không cần dừng lại ở đó. Homebase cung cấp một loạt các tính năng miễn phí khác liên quan đến lịch trình, chẳng hạn như bảng chấm công và máy chấm công. Nền tảng cũng có thể tích hợp với các phần mềm khác bạn sử dụng để quản lý doanh nghiệp, chẳng hạn như các nền tảng điểm bán hàng, phần mềm tính lương, các nền tảng tuyển dụng và các công cụ tổng quát cho doanh nghiệp.
Bắt đầu với Homebase miễn phí
Ngày xưa, bạn phải làm công việc chi tiết từng ô trong bản tính chi tiết Excel. Nhưng giờ đây, bạn có thể tải xuống các ứng dụng mạnh mẽ và dễ sử dụng như Homebase để quản lý toàn bộ quy trình lên kế hoạch của bạn.
Điều này không có nghĩa là Google Docs và Microsoft Excel không còn ích. Nhưng tính năng của chúng khá hạn chế khi bạn đang quản lý một doanh nghiệp đang phát triển và phát triển nhanh chóng. Homebase cung cấp cho bạn một loạt các tính năng để hỗ trợ việc lên kế hoạch, bao gồm tự động hóa quy trình công việc, cài đặt chi tiết và các mẫu chuyên sâu. Một khi bạn đã sử dụng nó, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào bạn có thể sống thiếu nó.
Vậy bạn chờ gì? Hãy thử Homebase ngay hôm nay và đơn giản hóa quy trình lên kế hoạch nhân viên của bạn.
