Một lượng lớn doanh nghiệp đã sử dụng Google Sheets để lưu trữ dữ liệu của mình. Sử dụng công cụ này một cách hiệu quả và chính xác sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Các công thức trong Google Sheets là một ví dụ tuyệt vời cho việc này. Nếu bạn muốn làm việc thông minh hơn, hãy tiếp tục đọc bài viết này vì bạn sẽ tìm thấy những gì bạn muốn.
Công thức Google Sheets là gì?
Công thức Google Sheets là một ngôn ngữ toán học được tạo ra bằng cách sử dụng dấu bằng và bắt đầu với một quy tắc cụ thể. Sử dụng công thức này, bạn có thể nhanh chóng tổ chức dữ liệu của mình. Bằng cách thêm các giá trị cụ thể vào công thức của bạn, bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ phức tạp chỉ trong vài giây.
Công thức này có thể đơn giản hoặc phức tạp; tuy nhiên, mục đích chính của cả hai đều là giúp bạn đơn giản hóa, tóm tắt hoặc phân loại dữ liệu bạn đã chọn. Miễn là bạn sử dụng chúng đúng cách, công thức Google Sheets sẽ thực sự hữu ích vì chúng cho phép bạn phân tích một loạt dữ liệu rộng lớn.
Cách áp dụng công thức trong Google Sheets
Trước khi bắt đầu ngay lập tức, việc đầu tiên bạn cần làm là biết cách thêm công thức vào Google Sheets. Để áp dụng công thức trong Google Sheets, hãy làm theo các bước sau. Nếu bạn tuân thủ các bước dưới đây, bạn có thể bắt đầu áp dụng các công thức trong Google Sheets:
- Mở tài khoản Google Sheets của bạn và tạo một trang tính mới.
- Nhấp vào bất kỳ ô nào mà bạn muốn thêm công thức.
- Chọn công thức mà bạn muốn sử dụng hoặc cần.
- Bắt đầu gõ “=” và tiếp tục gõ công thức của bạn. Đây là phần quan trọng vì nếu không có nó, thì dù bạn chú ý đến công thức của bạn đến đâu đi nữa, nó cũng sẽ không hoạt động.
- Nhấn Enter để xem kết quả.
20+ Công thức Google Sheets giúp tiết kiệm thời gian
Công thức giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và giảm gánh nặng công việc của bạn. Có rất nhiều công thức có thể được sử dụng trong Google Sheets, tuy nhiên, chúng tôi đã thu thập những công thức thú vị nhất để giúp bạn làm việc dễ dàng hơn. Dưới đây là 20+ công thức cần thiết của Google Sheets:
1. SUM: Tổng các giá trị
Công thức SUM là một trong những công thức phổ biến nhất trong Google Sheets. Để tính tổng, bạn có thể sử dụng công thức SUM để tổng các giá trị số trong các ô đã chọn. Cách thức như sau:
- Nhấp vào bất kỳ ô trống nào.
- Chọn nhiều ô bạn muốn tính tổng. Nhập: “=SUM (giátrị1:giátrị2)”
- Ví dụ: Nhập “=SUM (E2:E16)”, sau đó nhấn Enter và kết quả sẽ hiển thị ngay lập tức.
2. SUMIF: Tổng các ô thoả mãn điều kiện
Công thức SUMIF cho phép bạn xác định tổng số ô thoả mãn các điều kiện cụ thể. Khác với công thức SUM, công thức này cũng cho phép bạn định rõ các tiêu chí. Hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào bất kỳ ô trống nào.
- Chọn các ô mà bạn muốn áp dụng công thức và gõ: “=SUMIF (phạmvi, tiêu chí, [phạmvi_tổng])”
- Ví dụ: Nhập “=SUMIF (F2:F13, 72, G2:G13)”, sau đó nhấn Enter và kết quả sẽ hiển thị ngay lập tức.
3. SORT: Sắp xếp danh sách theo thứ tự chữ cái hoặc số
Bằng cách sử dụng công thức SORT, bạn có thể dễ dàng sắp xếp các ô từ giá trị thấp nhất đến giá trị cao nhất. Nó cũng cho phép bạn sắp xếp lại các danh sách dữ liệu theo thứ tự chữ cái. Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào bất kỳ ô trống nào và gõ “=SORT (giátrị1:giátrị2)”
- Ví dụ: Nếu bạn nhập “=SORT (A2:E16)” và nhấn Enter, một cột mới sẽ xuất hiện.
- Trong cột mới, tên sẽ được sắp xếp theo thứ tự chữ cái.
4. TEXT: Chuyển đổi số thành văn bản
Công thức TEXT chuyển đổi số thành văn bản, bao gồm tiền tệ, ngày tháng, số thập phân hoặc định dạng khác. Nó được sử dụng đặc biệt cho ngày tháng. Nếu bạn cần công thức này, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào bất kỳ ô trống nào.
- Ví dụ, nếu bạn nhập “=TEXT (giátrị, “jjjj”)” cho ô chứa “2023-10-26”, nó chỉ cho bạn biết ngày, đó là thứ Năm.
- Tuy nhiên, nếu bạn nhập “=TEXT (D2, “jj mmm aa”)”, nó sẽ cho bạn biết tháng dưới dạng văn bản và các chi tiết khác dưới dạng số. Chỉ cần kéo con trỏ nhỏ ở góc dưới cùng bên phải để áp dụng công thức này cho các ô khác.
- Hơn nữa, bằng cách thêm 0 vào công thức TEXT, bạn có thể thay đổi định dạng số. Ví dụ, nếu bạn nhập “=TEXT (11.46, “0000,0000”)”, bạn sẽ nhận được “011,460”.
5. COUNTA: Xác định số lượng giá trị trong một tập hợp
Công thức COUNTA xác định số lượng giá trị trong một tập hợp. Nếu bạn cần biết có bao nhiêu dữ liệu trong mỗi cột, công thức này sẽ hữu ích. Hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào bất kỳ ô trống nào và gõ “=COUNTA (giátrị1:giátrị2)”
- Ví dụ, nếu bạn muốn biết có bao nhiêu dữ liệu bạn đã nhập vào “Cột A”, chỉ cần gõ “=COUNTA (A2:A16)”.
- Sau khi gõ công thức, bạn sẽ thấy tổng số ô đã được điền.
6. COUNTIF: Xác định số lượng ô thoả mãn điều kiện
Nếu có các tiêu chí cụ thể được đáp ứng, công thức COUNTIF cho phép bạn đếm số lượng ô. Công thức COUNTIF cho phép bạn chọn một tiêu chí không phải là số, giống như công thức SUMIF. Hãy làm theo các bước sau:
- Chọn các ô mà bạn muốn áp dụng công thức và nhấp vào bất kỳ ô trống nào.
- Gõ “=COUNTIF (A:A, “Văn bản”)”
- Ví dụ, nếu bạn muốn biết có bao nhiêu đơn hàng “Áo phông” bạn đã có, chỉ cần gõ “=COUNTIF (A2:A16, “Áo phông”)” và nhấn Enter. Sau đó, bạn sẽ biết được có bao nhiêu “Áo phông” đã được đặt hàng.
7. SPARKLINE: Tạo biểu đồ nhỏ nằm trong một ô duy nhất
Công thức này là một công cụ tuyệt vời để xem một biểu đồ cơ bản về dữ liệu cần thiết. Biểu đồ cột và biểu đồ thanh trong một ô duy nhất là những biến thể có thể sử dụng. Nếu bạn cần loại biểu đồ này trong Google Sheets, bạn cần làm theo những bước cơ bản sau:
- Nhấp vào bất kỳ ô trống nào và quyết định các ô bạn muốn sử dụng để tạo một cột.
- Bạn cần gõ “=SPARKLINE (giátrị1:giátrị2)”
- Ví dụ, nếu bạn muốn xem biểu đồ trong một ô duy nhất, hãy gõ “=SPARKLINE (A2:G2)”
- Khi bạn nhấn Enter, bạn sẽ thấy một biểu đồ nhỏ trong ô.
8. MINUS: Trừ các giá trị
Công thức MINUS là một trong những công thức Google Sheets cần thiết nhất để giúp việc làm việc của bạn dễ dàng hơn. Nhờ cú pháp công thức không phức tạp, bạn có thể nhận kết quả ngay lập tức. Để tính toán nhanh chóng, hãy làm theo các bước sau:
- Quyết định các ô mà bạn muốn tính toán và nhấp vào bất kỳ ô trống nào.
- Gõ “=MINUS (giátrị1, giátrị2)”
- Ví dụ, bạn có thể gõ “=MINUS (B2, C2)” và kết quả sẽ được hiển thị tự động.
9. MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất
Bạn có thể sử dụng chức năng MIN để xác định giá trị nhỏ nhất trong một phạm vi ô cụ thể. Bằng cách áp dụng công thức cơ bản, bạn có thể dễ dàng sử dụng công thức MIN để tìm giá trị tối thiểu của các ô đã cho. Làm theo các bước sau:
- Nhấp vào bất kỳ ô trống nào.
- Gõ “=MIN (giátrị1:giátrị2)”
- Ví dụ, bạn cần gõ “=MIN (B2:B7)”
- Nhấn Enter và bạn sẽ thấy giá trị nhỏ nhất.
10. MAX: Tìm giá trị lớn nhất
Giống như công thức MIN, công thức MAX cũng có cùng chức năng, nhưng khác biệt là nó tìm giá trị lớn nhất trong một phạm vi ô đã cho. Ngay sau khi áp dụng công thức cơ bản, bạn có thể dễ dàng sử dụng công thức MAX để tìm giá trị tối đa của các ô đã cho. Làm theo các bước sau:
- Nhấp vào bất kỳ ô trống nào và quyết định các giá trị ô chính xác.
- Gõ “=MAX (giátrị1:giátrị2)”
- Ví dụ, bạn gõ “=MAX (B2:B7)”
- Nhấn Enter và bạn sẽ thấy giá trị lớn nhất.
11. SPLIT: Chia nội dung của ô thành nhiều phần
Công thức SPLIT chia văn bản thành các phần riêng biệt xung quanh một chuỗi hoặc ký tự đã cho và đặt mỗi phần vào một dòng ô khác nhau. Nếu bạn muốn chia một phạm vi ô trong bảng của mình, bạn cần áp dụng công thức này và làm theo các bước sau:
- Nhấp vào bất kỳ ô trống nào và gõ “=SPLIT (giátrị, ” “)”
- Ví dụ, nếu bạn muốn chia tên và họ thành các ô riêng biệt thay vì một ô duy nhất, bạn gõ “=SPLIT (A2:A15, ” “)”
- Sau khi nhấn Enter, công thức sẽ tách tên thành các dòng và cột khác nhau.
12. JOIN: Kết hợp nhiều dòng và ô thành một ô duy nhất
Khác với công thức SPLIT, công thức JOIN kết hợp các dòng và ô khác nhau thành một ô duy nhất. Nếu bạn muốn nhóm một phạm vi ô trong bảng của mình, bạn cần áp dụng công thức này và làm theo các bước sau:
- Nhấp vào bất kỳ ô trống nào và gõ “=JOIN (” “, giátrị)”
- Ví dụ, nếu bạn muốn có “Họ và tên” trong cùng một cột thay vì các cột riêng biệt, bạn gõ “=JOIN (” “, A2:B2)”. Sau khi nhấn Enter, bạn sẽ thấy công thức sẽ tự động kết hợp các ô.
13. COUNT: Lấy số lượng dữ liệu trong các ô đã chọn
Để biết có bao nhiêu ô trong một phạm vi chứa giá trị, bạn cần sử dụng công thức COUNT. Nói cách khác, số lượng nhập trong nhiều ô nằm trong phạm vi có thể được lấy bằng cách sử dụng công thức COUNT. Làm theo các bước sau:
- Nhấp vào bất kỳ ô trống nào và quyết định các ô bạn muốn đếm.
- Gõ “=COUNT (giátrị1:giátrị2)”
- Ví dụ, có thể có các ô trống giữa C2 và C14. Để kiểm tra, hãy gõ “=COUNT (B2:B15)” và nhấn Enter.
14. SUBSTITUTE: Thay thế một từ cụ thể
Nếu bạn cần thay đổi từ cụ thể mà bạn có trong một phạm vi cụ thể trong Google Sheets, công thức này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Nếu bạn cần điều này, bạn có thể sử dụng công thức này thay vì tìm kiếm và thay thế thủ công. Hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào bất kỳ ô trống nào và gõ “=SUBSTITUTE (giátrị, “từ cũ”, “từ mới”)”
- Ví dụ, nếu bạn muốn thay đổi một từ trong A4, bạn cần chỉnh sửa công thức thành “=SUBSTITUTE (B4, “Không có”, “Không có sẵn”)”
- Sau khi nhấn Enter, từ sẽ thay đổi ngay lập tức.
15. NOW: Lấy thời gian hiện tại
Nếu bạn muốn biết và lưu giữ thời gian chính xác, bạn cần sử dụng công thức NOW. Nó thực sự tiện lợi để sử dụng. Giả sử dữ liệu mà bạn lưu trong Google Sheets liên quan đến ngày tháng. Trong trường hợp này, bạn có thể cần công thức này. Để biết cách sử dụng công thức, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào ô trống mà bạn muốn lưu trữ thời gian và gõ “=NOW()”
- Nhấp Enter và đó là nó! Bạn sẽ thấy ngày và giờ chính xác ngay khi ứng dụng công thức.
16. TO_PERCENT: Chuyển đổi giá trị thành phần trăm
Công thức TO_PERCENT cho phép bạn biết phần trăm của một giá trị mong muốn. Công thức này thực hiện tính phần trăm của giá trị mà không cần bạn phải quan tâm. Nếu bạn cần công thức này, hãy làm theo các bước sau:
- Xác định các dòng và cột của giá trị bạn muốn tìm phần trăm và nhấp vào ô trống nào đó.
- Gõ “=TO_PERCENT (giátrị)”
- Ví dụ, bạn gõ “=TO_PERCENT (B2:B15)”
- Nhấn Enter và bạn sẽ thấy phần trăm.
17. MULTIPLY: Nhân các giá trị
Nếu bạn cần hoặc muốn nhân hai số với nhau, bạn có thể sử dụng công thức MULTIPLY. Ngay sau khi bạn đã tìm ra các tham chiếu ô chính xác, bạn có thể dễ dàng áp dụng công thức này. Điều này đây là những bước để áp dụng công thức này:
- Nhấp vào ô trống nào đó và quyết định các tham chiếu ô chính xác.
- Gõ “=MULTIPLY (giátrị1, giátrị2)”
- “=MULTIPLY (B2, C2)” là ví dụ về công thức này.
- Sau khi nhấn Enter, bạn sẽ thấy kết quả.
18. DIVIDE: Chia các giá trị
Tương tự như công thức MULTIPLY, công thức DIVIDE cũng có chức năng tương tự, trừ khi nó cho phép bạn chia một giá trị cho một giá trị khác. Ngay sau khi áp dụng công thức cơ bản, bạn có thể dễ dàng sử dụng công thức DIVIDE để chia một giá trị cho các ô đã cho. Làm theo các bước sau:
- Nhấp vào ô trống nào đó và quyết định các tham chiếu ô chính xác.
- Gõ “=DIVIDE (giátrị1, giátrị2)”
- Ví dụ, bạn có thể gõ “=DIVIDE (C2, B2)”
- Nhấn Enter và bạn sẽ thấy kết quả.
19. DETECTLANGUAGE: Nhận dạng ngôn ngữ
Khi bạn có một từ không quen thuộc trong Google Sheets và bạn không biết nó thuộc ngôn ngữ nào, bạn có thể sử dụng công thức này. Công thức DETECTLANGUAGE rất dễ dàng áp dụng và hữu ích trong những trường hợp như vậy. Hãy xem qua các bước sau để làm được điều này:
- Xác định từ bạn muốn tìm hiểu thông qua công thức và nhấp vào ô trống nào đó.
- Chỉ cần gõ “=DETECTLANGUAGE (giátrị)”
- Ví dụ, nếu có một chữ cái không quen thuộc và bạn muốn tìm hiểu về ngôn ngữ đó, bạn có thể gõ “=DETECTLANGUAGE (C2)” và nhấn Enter.
- Sau khi nhấn Enter, bạn sẽ biết được ngôn ngữ đó.
20. GOOGLETRANSLATE: Dịch văn bản
Bạn có biết rằng bạn có thể dịch trực tiếp trên Google Sheets không? Điều này hoàn toàn có thể và thậm chí còn dễ dàng hơn bạn nghĩ. Chỉ cần làm theo các bước dưới đây:
- Chuẩn bị bảng của bạn và nhấp vào ô trống nào đó.
- Gõ “=GOOGLETRANSLATE (Text, [NgônNgữBanĐầu, NgônNgữĐến])”.
- Ví dụ, nếu có một chữ cái không quen thuộc và bạn muốn biết ngôn ngữ đó, bạn có thể gõ “=GOOGLETRANSLATE (C4, “pt”, “en”)” và nhấn Enter.
- Sau khi nhấn Enter, bạn sẽ biết được ngôn ngữ đó.
Tại sao công thức Google Sheets quan trọng?
Như chúng ta đã thảo luận cho đến bây giờ, công thức Google Sheets thực sự quan trọng để giúp làm việc của bạn dễ dàng hơn. Các công thức Google Sheets giúp bạn nhanh chóng tổ chức dữ liệu đã nhập của mình. Miễn là bạn sử dụng chúng đúng cách, bạn có thể tận dụng lợi ích của các công thức này để làm việc một cách dễ dàng hơn. Với những lý do được liệt kê dưới đây, công thức Google Sheets thực sự quan trọng:
- Chúng đơn giản hóa và giảm thời gian cần thiết để tổ chức dữ liệu.
- Chúng cho phép bạn phân tích một lượng lớn dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Chúng giúp dễ dàng tính toán và thao tác với dữ liệu phức tạp.
- Chúng là công cụ mạnh mẽ để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
- Chúng cải thiện độ chính xác và nhất quán của các kết quả.
Câu hỏi thường gặp về công thức Google Sheets
Trong phần này của bài viết, chúng tôi sẽ thảo luận về các câu hỏi thường gặp về công thức Google Sheets để giúp bạn. Nếu bạn có câu hỏi về chủ đề này, bạn có thể tham khảo danh sách câu hỏi thường gặp dưới đây và tìm thấy câu trả lời. Hãy xem qua danh sách câu hỏi thường gặp về công thức Google Sheets:
- Làm thế nào để tìm tổng của một cột trong Google Sheets?
- Làm thế nào để làm tròn số trong Google Sheets?
- Làm cách nào để thêm bộ lọc vào bảng tính Google Sheets của tôi?
- Làm thế nào để áp dụng định dạng có điều kiện trong Google Sheets?
- Làm cách nào để tạo biểu đồ trong Google Sheets?
- Làm thế nào để sao chép một công thức trong Google Sheets?
- Làm thế nào để bảo vệ bảng tính Google Sheets của tôi?
- Làm thế nào để chia sẻ bảng tính Google Sheets của tôi với người khác?
- Làm thế nào để xuất bảng tính Google Sheets của tôi dưới dạng PDF?
- Làm thế nào để nhập dữ liệu từ một tệp khác vào Google Sheets?
Những điểm quan trọng cần ghi nhớ
Tóm lại, Google Sheets giúp cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn. Đặc biệt là khi bạn kết hợp Google Sheets với công thức, chúng giúp công việc của bạn dễ dàng hơn bằng cách tạo ra sự hoàn thiện. Trong bài viết này, chúng tôi đã chia sẻ hơn 20 công thức Google Sheets tốt nhất giúp bạn làm việc một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian, kèm theo lời giải thích, câu hỏi thường gặp và nhiều hơn nữa.
Nếu bạn muốn bắt tay vào công việc mà không mất thời gian, bạn có thể bắt đầu áp dụng những công thức này trong Google Sheets của mình ngay bây giờ! Để biết thêm tài nguyên về Google Sheets và các công cụ hữu ích khác, hãy ghé thăm Crawlan.com.
