Google Sheets là ứng dụng bảng tính mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng thông qua trình duyệt web. Nó lưu trữ bảng tính của bạn trên đám mây với Google Drive. Bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể sử dụng Sheets và Drive miễn phí. Cả hai cũng là một phần của Google Workspace (trước đây là G Suite), bộ công cụ văn phòng tính phí của Google dành cho doanh nghiệp và khách hàng chuyên nghiệp. Google Sheets cũng có ứng dụng di động cho Android và iOS.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một bảng tính mới trong ứng dụng web Sheets hoặc tải lên một bảng tính bạn đã lưu trữ trên máy tính của mình, bao gồm cả bảng tính Microsoft Excel. Nó cũng giải thích giao diện cơ bản và các tính năng độc đáo của Sheets, như chia sẻ và cộng tác trên bảng tính của bạn với người dùng khác.
Tạo hoặc mở một bảng tính
Để tạo một bảng tính mới hoặc tải lên một bảng tính đã lưu trữ trong Google Drive của bạn, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Google hoặc Workspace của mình. Sau đó:
- Từ Google Sheets: Ở trên trang chủ của Sheets, bạn sẽ thấy tiêu đề “Tạo bảng tính mới” với một hàng các hình thu nhỏ ở dưới. Để tạo một bảng tính mới trống, nhấp vào hình thu nhỏ “Trống” hoặc chọn một mẫu trong các hình thu nhỏ bên phải. Để xem thêm mẫu, nhấp vào “Thư viện mẫu” ở góc trên bên phải; nhấp vào bất kỳ hình thu nhỏ nào để bắt đầu một bảng tính mới trong mẫu đó.
Dưới các hình thu nhỏ, bạn sẽ thấy danh sách các bảng tính được lưu trữ trong Google Drive của bạn hoặc được chia sẻ với bạn. Để mở một bảng tính, nhấp vào nó.
Danh sách này xuất hiện theo thứ tự ngược thời gian, bắt đầu bằng bảng tính bạn đã mở gần đây nhất. Bằng cách nhấp vào biểu tượng “AZ” ở góc trên bên phải của danh sách này, bạn có thể thay đổi thứ tự sắp xếp thành “Chỉnh sửa lần cuối bởi tôi”, “Chỉnh sửa lần cuối” hoặc theo thứ tự chữ cái của tiêu đề bảng tính. Bạn cũng có thể duyệt qua một thư mục cụ thể bằng cách nhấp vào biểu tượng thư mục bên cạnh biểu tượng “AZ”.
Cuối cùng, bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm ở phía trên để tìm kiếm các bảng tính trong Google Drive. Nhập các từ hoặc số có thể xuất hiện trong bảng tính mà bạn đang tìm kiếm.
- Từ Google Drive: Các bảng tính được lưu trữ trong Google Drive của bạn được liệt kê trong cửa sổ chính trên trang chủ Drive. Để xem danh sách các bảng tính được chia sẻ với bạn, nhấp vào “Được chia sẻ với tôi” trong cột bên trái. Trong bất kỳ danh sách nào, nhấp đúp vào một bảng tính để mở nó trong Google Sheets. Bạn cũng có thể sử dụng ô tìm kiếm ở phía trên của trang.
Để tạo một bảng tính mới trống, nhấp vào nút “Mới” ở phía trên cùng bên trái của màn hình, sau đó nhấp vào “Google Sheets”.
Nếu bạn muốn sử dụng một mẫu để tạo bảng tính mới: Nhấp vào nút “Mới”, sau đó chọn “Google Sheets” > “Từ một mẫu”. Thư viện mẫu cho Google Sheets sẽ mở ra; nhấp vào một hình thu nhỏ để bắt đầu một bảng tính mới trong mẫu đó.
Tải lên một bảng tính Microsoft Excel để chỉnh sửa trong Google Sheets
Nếu bạn muốn chỉnh sửa một bảng tính không được lưu trữ trong Google Drive của bạn, bạn phải tải nó lên Drive trước. Bạn có thể làm điều này từ Sheets hoặc từ Drive.
-
Từ Google Sheets: Nhấp vào biểu tượng thư mục (“Mở trình chọn tệp”) ở phía trên bên phải của danh sách bảng tính. Trên bảng điều khiển xuất hiện, nhấp vào tab “Nhập”. Kéo và thả tệp Excel (.xls hoặc .xlsx) vào bảng điều khiển này, hoặc duyệt đến đĩa trên máy tính của bạn để chọn nó và nhấp vào “Mở”.
-
Từ Google Drive: Nhấp vào nút “Mới”, sau đó nhấp vào “Nhập tệp” và chọn tệp Excel từ đĩa trên máy tính của bạn và nhấp vào “Mở”.
Truyền thống, khi bạn tải lên tệp Excel lên Google Drive, nó sẽ tự động chuyển đổi sang định dạng Sheets. Điều này vẫn đúng khi bạn tải tệp Excel lên qua trang chủ của Google Sheets.
Tuy nhiên, Google cũng hỗ trợ khả năng chỉnh sửa các tệp Microsoft Office trong định dạng gốc. Theo mặc định, tất cả các tệp .xlsx bạn tải lên qua Google Drive sẽ vẫn ở định dạng Excel. Bạn có thể chỉnh sửa và cộng tác trên tệp Excel trực tiếp trong Sheets, mọi thay đổi được thực hiện bởi bạn hoặc người cộng tác của bạn sẽ được lưu trực tiếp vào tệp Excel. Trên các trang chủ của Google Sheets và Drive, các tệp Excel gốc được đánh dấu bằng biểu tượng màu xanh lá cây hình chữ “X”, và khi bạn mở một tệp Excel gốc trong Sheets, bạn sẽ thấy một chỉ báo “.XLSX” bên phải tiêu đề tài liệu.
Nếu bạn muốn Google tự động chuyển đổi các tệp Excel sang định dạng Sheets khi bạn tải chúng lên qua Google Drive, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở phía trên bên phải của màn hình Google Drive và chọn “Cài đặt” trong menu thả xuống. Trong hộp cài đặt bên cạnh “Chuyển đổi tải lên”, chọn vào ô “Chuyển đổi các tệp đã tải lên sang định dạng của Google trình soạn thảo tài liệu”.
Để chuyển đổi các macro Excel sang Google Sheets: Nếu tệp Excel mà bạn chuyển đổi sang định dạng Sheets chứa mã VBA (Visual Basic for Applications), mà được sử dụng cho macro, và bạn đăng ký một gói Google Workspace Enterprise Plus, hãy cài đặt tiện ích bổ sung Macro Converter cho Google Sheets. Như tên gọi của nó: nó sẽ chuyển đổi mã VBA trong tệp Excel của bạn sang định dạng App Script được sử dụng bởi Google Sheets, để bạn có thể chạy các macro đó trong bảng tính của bạn khi nó được tải lên Google Sheets.
Làm việc trong một bảng tính
Khi bạn mở một bảng tính trong Google Sheets, đây là những gì bạn thấy:
- Tiêu đề của bảng tính xuất hiện ở phía trên cùng của màn hình. Để chỉnh sửa nó, nhấp vào bất kỳ đâu bên trong tiêu đề và bắt đầu gõ.
-
Thanh menu nằm ngay dưới tiêu đề của bảng tính và bao gồm các menu thả xuống sau:
- Tệp: cho phép thực hiện các hành động trên toàn bộ bảng tính, bao gồm in ấn, đổi tên và chia sẻ.
- Chỉnh sửa: chứa các công cụ nhanh để xóa cột hoặc hàng.
- Hiển thị: điều khiển giao diện của bảng tính, chẳng hạn như hiển thị/masquerade các công thức, đóng băng hàng hoặc cột và nhóm các cột hoặc hàng.
- Chèn: cho phép bạn chèn ô, cột hoặc hàng; các yếu tố đồ họa như biểu đồ và hình ảnh; và các yếu tố khác như hàm, ô chú thích và hộp kiểm.
- Định dạng: cung cấp các công cụ tương tự như thanh công cụ nằm ngay dưới thanh menu (mô tả dưới đây), cũng như các lệnh định dạng điều kiện và màu sắc xen kẽ.
- Dữ liệu: cung cấp các công cụ để sắp xếp một phạm vi cột theo thứ tự chữ cái, tạo bộ lọc, bảo vệ bảng và phạm vi, và xác thực dữ liệu.
- Công cụ: dẫn đến các mục khác nhau như tạo biểu mẫu và chạy kiểm tra chính tả.
- Tiện ích mở rộng: cho phép bạn làm việc với các tiện ích bổ sung, macro, script và ứng dụng.
-
Thanh công cụ nằm ngay trên bảng tính và chứa các nút để định dạng số và văn bản trong một ô. Bạn có thể thay đổi định dạng số (ví dụ: tiền tệ, ngày tháng, phần trăm) và kiểu chữ (kiểu, cỡ, kiểu, màu) của một ô. Các nút khác trên thanh công cụ cho phép bạn thay đổi màu nền của một ô, hợp nhất các ô và điều chỉnh căn lề ngang hoặc dọc của các số hoặc văn bản trong một ô.
Để chèn biểu đồ, nhấp vào nút “Chèn biểu đồ” ở phía bên phải của thanh công cụ. Điều này mở một thanh bên và bạn có thể chọn một biểu đồ được xác định sẵn hoặc nhấp vào tab “Tùy chỉnh” để tạo biểu đồ của riêng bạn.
Để chèn một công thức, nhấp vào nút “Hàm” ở phía bên phải của thanh công cụ. Điều này mở ra một menu thả xuống các công thức mà Google Sheets hỗ trợ. Duyệt qua các danh mục để tìm công thức mà bạn muốn. Khi bạn tìm thấy nó, hãy nhấp vào công thức để chèn nó vào ô nơi bạn đã đặt con trỏ. Để có danh sách đầy đủ các công thức/mức độ làm việc trong Google Sheets, xem danh sách chính thức của các hàm Google Sheets.
Quản lý nhiều bảng tính trong một bảng tính
Mỗi trang của bảng tính của bạn được đại diện bằng một tab ở phía dưới màn hình. Bằng cách nhấp vào bất kỳ tab nào, bạn có thể xem bảng tương ứng trên màn hình.
-
Để thêm một trang bảng tính mới trống vào bảng tính của bạn: Nhấp vào “+” ở góc dưới bên trái.
-
Để xóa hoặc đổi tên một bảng tính: Nhấp vào mũi tên xuống trên tab của bảng tính. Trong menu mở ra, chọn “Xóa” hoặc “Đổi tên”.
-
Để thay đổi thứ tự các trang trong bảng tính của bạn: Nhấp và giữ tab của một trang, kéo nó sang trái hoặc sang phải vào một vị trí khác trên dòng tab, sau đó nhả nó ra.
Chọn một chủ đề màu cho bảng tính của bạn
Trên thanh menu ở phía trên cùng của màn hình, nhấp vào “Định dạng” và chọn “Chủ đề”. Một thanh bên sẽ mở ra bên phải, hiển thị cho bạn một số hình thu nhỏ chủ đề lớn. Cuộn xuống danh sách và nhấp vào hình thu nhỏ của chủ đề bạn muốn sử dụng cho bảng tính của bạn. Bạn có thể áp dụng chủ đề cho một bảng tính trống mới hoặc cho một bảng tính đã có thiết kế.
Nhận trợ giúp khi nhập dữ liệu
Khi bạn nhập các công thức vào các ô, Google Sheets có thể thực hiện các sửa đổi trên công thức của bạn (nếu nó cho rằng bạn đã mắc lỗi) hoặc điền các ô với các sửa đổi được đề xuất cho công thức của bạn. Ví dụ, nếu bạn nhập cùng một công thức từ ô này sang ô khác trong một cột, nhưng đổi công thức để phù hợp với số hàng, Sheets có thể tự động điền công thức của bạn vào các ô dưới cùng trong cột và áp dụng những sửa đổi mà nó dự đoán là sửa đổi tiếp theo của bạn cho công thức đó.
Hỗ trợ thông minh này được kích hoạt theo mặc định, nhưng nếu bạn thấy nó gây cản trở, bạn có thể tắt nó: Trên thanh menu ở phía trên cùng của màn hình, nhấp vào “Công cụ” > “Hoàn thiện tự động” và bỏ chọn “Bật gợi ý công thức” và “Bật chỉnh sửa công thức”.
Chia sẻ một bảng tính
Khi bạn xem bảng tính của mình trong Google Sheets, nhấp vào nút màu xanh lá cây “Chia sẻ” ở góc trên bên phải.
Hoặc, từ trang chủ của Google Drive của bạn, nhấp để làm nổi bật bảng tính bạn muốn chia sẻ. Sau đó, gần góc trên bên phải của trang, nhấp vào biểu tượng chia sẻ (hình một hình đầu với “+”).
Trong cả hai trường hợp, một bảng điều khiển “Chia sẻ với cá nhân và nhóm” sẽ mở ra.
Chia sẻ một bảng tính riêng tư
Trong ô nhập, nhập địa chỉ email (hoặc tên của danh bạ Google của bạn) của những người bạn muốn chia sẻ. Bạn cũng có thể gõ một thông điệp ngắn để họ chú ý. Theo mặc định, những người mà bạn mời vào bảng tính của mình có thể chỉnh sửa bảng tính và chia sẻ nó với người khác.
-
Để thay đổi quyền truy cập cho những người được mời: Nhấp vào “Biên tập viên” bên phải của ô nhập và chọn một tùy chọn khác trong menu thả xuống. “Nhận xét viên” có nghĩa là họ có thể xem bảng tính của bạn và thêm bình luận nhưng không thể chỉnh sửa. “Người xem” có nghĩa là họ có thể xem bảng tính của bạn nhưng không thể chỉnh sửa hoặc thêm bình luận. Thiết lập này áp dụng cho tất cả những người bạn hiện đang mời vào tài liệu.
-
Để ngăn bảng tính của bạn được chia sẻ, tải xuống hoặc in: Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của bảng điều khiển này. Trên bảng điều khiển nhỏ mở ra, bỏ chọn các ô “Khả dụng cho biên tập viên chia sẻ” và “Người xem và nhận xét viên có thể nhìn thấy tùy chọn tải xuống, in và sao chép”.
