Khi bạn đang nghĩ đến việc bảo vệ các tệp và tài khoản, việc thêm một mật khẩu thường là ý tưởng đầu tiên mà bạn nghĩ đến. Mặc dù Google Sheets không có tính năng này mặc định, nhưng bạn có thể làm điều đó bằng cách sử dụng Google Apps Script. Hãy tìm hiểu cách làm điều này thông qua hướng dẫn sau đây.
Có thể bảo vệ các tệp Google Sheets bằng mật khẩu hay không?
Ban đầu, có vẻ như không thể bảo vệ một bảng tính Google Sheets bằng mật khẩu. Điều này bởi vì Google Sheets không có tính năng mật khẩu tích hợp. Thay vào đó, nó có một tính năng chia sẻ cho phép bạn kiểm soát các tài khoản Google được truy cập vào dữ liệu.
Tuy nhiên, như chúng ta đã thấy trong các hướng dẫn khác, bạn có thể thêm các tính năng bổ sung vào Google Sheets bằng cách sử dụng Google Apps Script. Đó là điều chúng ta sẽ sử dụng trong hướng dẫn này.
Tại sao cần thêm một lớp bảo vệ bổ sung?
Một số bảng tính có thể chứa dữ liệu nhạy cảm như thông tin đăng nhập, thông tin ngân hàng, thu nhập, v.v. Nếu tài khoản được sử dụng là tài khoản chung, việc thêm tính năng như vậy vào bảng tính Google Sheets sẽ đảm bảo rằng ngay cả khi tài khoản bị xâm phạm, vẫn có một lớp bảo vệ sẽ ngăn chặn việc truy cập vào dữ liệu.
Cách bảo vệ các tệp Google Sheets bằng mật khẩu
Bước 1: Mở mẫu Google Sheets
Nhấp vào liên kết dưới đây để mở mẫu:
Bước 2: Sao chép mẫu vào Google Sheets của bạn
Liên kết sẽ yêu cầu bạn sao chép bảng tính với tệp và tính năng Google Apps Script của nó. Hãy nhấp vào “Sao chép”.
Bước 3: Mở Google Apps Script trong Sheets
Để mở Google Apps Script, nhấp vào “Tiện ích mở rộng” trên thanh công cụ chính và sau đó chọn “Apps Script”.
Bước 4: Bắt đầu triển khai mới
Nhấp vào mũi tên bên cạnh nút “Triển khai” và sau đó chọn “Triển khai mới”.
Bước 5: Triển khai script
Một hộp sẽ xuất hiện cho phép bạn cấu hình triển khai. Bạn có thể chọn để không thay đổi các thiết lập này. Hãy nhấp vào “Triển khai”.
Bước 6: Cho phép truy cập vào Apps Script
Vì bạn sẽ chạy script lần đầu tiên, Google Apps Script sẽ yêu cầu bạn cho phép truy cập vào script. Hãy nhấp vào “Cho phép truy cập”.
Sau đó, một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn chọn tài khoản Google để cấp quyền. Hãy chọn tài khoản của bạn.
Một trang web sẽ tải, thông báo rằng ứng dụng không được xác minh bởi Google. Tuy nhiên, ứng dụng này là an toàn.
Hãy nhấp vào “Nâng cao” sau đó chọn “Truy cập vào ProtectedSheet”.
Bạn sẽ được chuyển đến trang chứa danh sách các quyền cần thiết để chạy ứng dụng. Hãy nhấp vào “Cho phép”.
Bước 7: Nhấp vào “Hoàn tất”
Cửa sổ sẽ đóng và bạn sẽ được đưa trở lại hộp “Triển khai mới”. Hãy nhấp vào “Hoàn tất”.
Bước 8: Nhấp vào “Bảo vệ tệp”, sau đó nhấp vào “Khởi tạo”
Một hộp nhỏ có tiêu đề “Kịch bản đã hoàn tất” cho biết rằng kịch bản đã khởi tạo. Bây giờ chúng ta đã sẵn sàng thêm nội dung vào bảng tính này và mã hóa nó.
Bây giờ bạn có thể bắt đầu thêm dữ liệu vào bảng tính. Tốt hơn hết là lưu trữ dữ liệu từ dòng 3. Bạn sẽ hiểu tại sao trong phần tiếp theo.
Đặt mật khẩu để mã hóa dữ liệu
Khi bạn mã hóa dữ liệu lần đầu tiên, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp mật khẩu. Đây là các bước:
Bước 1: Nhấp vào “Bảo vệ tệp”
Bước 2: Chọn “Mã hóa tệp”
Bước 3: Đặt mật khẩu mới
Bước 4: Nhấp vào “OK”
Dữ liệu sẽ được mã hóa từ dòng 3 trở đi.
Các bước tương tự vẫn áp dụng nếu bạn muốn mã hóa dữ liệu lần nữa.
Làm thế nào để mở khóa/giải mã dữ liệu
Dưới đây là các bước để giải mã dữ liệu:
Bước 1: Nhấp vào “Bảo vệ tệp”
Bước 2: Chọn “Giải mã tệp”
Bước 3: Nhập mật khẩu
Bước 4: Nhấp vào “Enter”
Bạn sẽ thấy dữ liệu đã được giải mã trong thao tác.
Làm thế nào để thay đổi mật khẩu
Quá trình này có thể cần thiết, đặc biệt nếu có sự thay đổi trong việc truy cập vào tài khoản. Dưới đây là các bước để thay thế mật khẩu cũ bằng mật khẩu mới.
Bước 1: Nhấp vào “Bảo vệ tệp”
Bước 2: Chọn “Thay đổi mật khẩu”
Bước 3: Thay thế mật khẩu cũ bằng mật khẩu mới
Bước 4: Nhấp vào “Submit”
Theo các bước để mã hóa dữ liệu trong các phần trước để kích hoạt các thiết lập mới.
Bây giờ bạn đã biết cách bảo vệ các tệp Google Sheets bằng mật khẩu, bạn có thể giữ an toàn dữ liệu nhạy cảm của mình. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về Google Sheets và các mẹo tiếp thị khác, hãy truy cập Crawlan.com.
