Les 3 meilleures méthodes pour extraire des données d’une autre feuille dans Google Sheets

Il peut parfois être difficile d’extraire des données d’une feuille à une autre, même pour les experts. Cela devient encore plus complexe lorsque des conditions et des critères sont impliqués. Dans cet article, je vais vous présenter trois méthodes simples et efficaces pour extraire des données d’une autre feuille dans Google Sheets.

1. Utiliser la fonction FILTER pour extraire des données d’une autre feuille

Commençons par la méthode la plus simple, qui consiste à utiliser la fonction FILTER. Cette fonction permet d’importer l’intégralité de la plage sélectionnée en fonction des critères donnés.

La syntaxe de la fonction FILTER est la suivante :

• plage : la plage de données qui sera incluse dans l’extraction
• condition1 : la première, ou la seule, plage de critères que l’extraction suivra
• [condition2, ...] : d’autres critères peuvent être ajoutés (facultatif)

Dans cet exemple, nous allons extraire les données des livres de la feuille “Bookstore1” vers la feuille “Booklist”. Notre critère d’extraction est que nous recherchons uniquement les livres reliés (“Hardback”).

Voici les étapes à suivre :

1. Ouvrez la feuille “Booklist” et saisissez la formule suivante dans la première cellule du tableau :

   =FILTER(

   Une invite s’affiche dans la cellule, vous demandant la plage et les conditions.

2. Passez à la feuille “Bookstore1” et sélectionnez la plage de données que vous souhaitez extraire. Dans notre cas, nous avons sélectionné toutes les données de cette table, à l’exception des en-têtes. Maintenez la touche “shift” enfoncée et faites glisser votre souris pour sélectionner les données. Appuyez sur la touche “virgule” (,) une fois que vous avez terminé de sélectionner la plage.

3. Sélectionnez la colonne ou la plage de conditions. Dans notre cas, il s’agit des données sous l’en-tête “Type”.

4. Ajoutez une condition pour la vérification. Nous ne recherchons que les couvertures rigides (“Hardback”). Après la plage de conditions, tapez = "Hardback".

5. Fermez les parenthèses et appuyez sur “Entrée”. La liste des livres avec une couverture rigide a été extraite vers la feuille “Booklist”.

Cette méthode est simple mais efficace pour extraire des données d’une autre feuille en fonction de critères spécifiques.

2. Utiliser la fonction VLOOKUP pour extraire des données d’une autre feuille

La prochaine méthode que nous allons aborder est l’utilisation de la fonction VLOOKUP, l’une des fonctions les plus anciennes utilisées pour l’extraction de données.

La syntaxe de la fonction VLOOKUP est la suivante :

• valeur_recherche : la valeur à rechercher
• plage : la plage de données où la fonction recherchera la valeur de valeur_recherche
• index : le numéro de la colonne à partir de laquelle la valeur sera renvoyée
• [ordre_approximatif] : indication indiquant si la colonne recherchée est triée ou non. Cette valeur est facultative et par défaut, elle est définie sur “VRAI”.

En utilisant la fonction VLOOKUP, nous pouvons rechercher une plage de données dans une autre feuille pour renvoyer une valeur conditionnelle de la colonne indiquée.

Voici les étapes à suivre :

1. Dans la feuille “Bookstore2”, saisissez la formule suivante dans la première cellule de la colonne “Price” :

   =VLOOKUP(

   Pour la valeur_recherche, nous allons nous référer au type de livre dans la cellule “D4”. Appuyez sur la touche “virgule” (,) une fois que vous avez terminé de sélectionner la clé.

2. Passez à la feuille “Type Price”. Ici, sélectionnez la plage de données pour notre valeur de recherche.

3. Notre valeur de retour souhaitée, “Price”, se trouve dans la deuxième colonne de la plage sélectionnée. Notre valeur d’index sera donc “2”.

4. Fermez les parenthèses et appuyez sur “Entrée”. Les données de prix ont été extraites avec succès d’une feuille différente.

Pour couvrir le reste de la colonne, vous devez verrouiller les références de cellules de plage, sinon vous obtiendrez une erreur. Double-cliquez sur la cellule “E4” et appuyez sur la touche “F4” de votre clavier une fois pour verrouiller la référence de cellule en place. Appuyez sur “Entrée”. Utilisez la poignée de recopie pour appliquer la formule au reste de la colonne.

La fonction VLOOKUP est un outil puissant pour extraire des données d’une autre feuille en fonction de critères spécifiques.

3. Utiliser la fonction QUERY pour extraire des données d’une autre feuille

Une nouvelle fonction méconnue mais très utile dans Google Sheets est la fonction QUERY. Cette fonction permet de filtrer et d’extraire des données en fonction d’une requête spécifique.

La syntaxe de la fonction QUERY est la suivante :

• données : la plage de cellules sur laquelle vous souhaitez effectuer la requête
• requête : la requête que vous souhaitez effectuer. La requête doit être placée entre guillemets (“”).
• [en-têtes] : facultatif. Indique le nombre de lignes d’en-tête au-dessus des données souhaitées. Par défaut, cette valeur est définie sur -1.

La fonction QUERY parcourt la plage désignée par les données et applique la requête donnée pour retourner les valeurs des lignes correspondantes.

Voici les étapes à suivre :

1. Sélectionnez la cellule où vous souhaitez coller votre requête et saisissez =QUERY(.

2. Passez à l’autre feuille, “Bookstore2” dans notre cas, et sélectionnez la plage de données.

3. Saisissez le critère/requête. N’oubliez pas d’écrire votre requête entre guillemets (“”). Notre requête est “where D = ‘Hardback'”, car nous recherchons des lignes qui ont le type de couverture rigide.

4. Fermez les parenthèses et appuyez sur “Entrée”.

Et voilà ! Nous avons réussi à extraire des données d’une autre feuille en utilisant la fonction QUERY.

En conclusion, ces trois méthodes vous permettront d’extraire facilement des données d’une autre feuille dans Google Sheets en fonction de critères spécifiques. Utilisez-les selon vos besoins et explorez davantage les fonctionnalités de Google Sheets pour maîtriser la gestion de vos données.

Retrouvez d’autres astuces et tutoriels sur Crawlan.com.