Bạn sẽ thấy rằng việc đánh dấu sự phân loại theo điều kiện này của Google Sheet, là sự sáng những hàng dựa trên vấn đề và việc trả lại hàng, khá hữu ích trong nhiều trường hợp. Tôi nghĩ rằng loại định dạng có điều kiện này sẽ hữu ích nhất đối với những người làm trong cửa hàng cũng như quản lý thư viện.
Với Định dạng có điều kiện, trong một dự án, nhân viên cửa hàng có thể theo dõi hiệu quả việc cấp dụng cụ cho công nhân/nhân viên trang trại. Trong hầu hết các trường hợp, nhân viên cửa hàng cấp dụng cụ hàng ngày. Họ cấp dụng đó vào buổi sáng và thu lại khi công nhân/nhân viên rời đi vào buổi tối. Điều này bởi vì, rất nhiều nhân viên có thể làm việc tạm thời và không an toàn để để công cụ có giá trị trong tay họ trong nhiều ngày.
Mặt khác, người lao động cũng có thể không quan tâm đến việc giữ những vật phẩm trong tay mình. Nếu mất bất kỳ vật phẩm nào, người quản lý cửa hàng có thể trừ tiền từ mức lương của họ. Tôi biết điều này rất rõ vì tôi đã làm việc tại nhiều dự án trong nhiều năm. Điều tôi đang cố gắng nói đó là một người quản lý cửa hàng có thể ghi lại việc cấp và trả lại hàng trong một Bảng tính Google và sáng những hàng đó để nhận diện những vật phẩm chưa trả lại mà không cần xem xét hàng ngàn hồ sơ.
Làm thế nào để làm sáng những hàng dựa trên vấn đề và việc trả lại hàng trong Google Sheets
Trong ví dụ này, Matt và Natalie đã mượn món hàng C3001 và B4001 tương ứng và chưa trả lại cho đến nay. Tất cả nhân viên khác đã trả lại hàng của họ nên tên họ đã được xám đi.
Ở đây, tôi đã xem xét ba yếu tố để xác định xem món hàng đã được trả lại hay chưa. Những yếu tố đó là gì?
Ngày, Tên nhân viên và Mã món hàng đã cấp. Đó có nghĩa là Cột A, Cột B và Cột C. Tôi không xem xét cột cuối cùng được gọi là Trạng thái mà chỉ nói Issued hay Returned. Nếu mã món hàng cấp (cột C) lặp lại hai lần, điều đó có nghĩa là món hàng đã được mượn và trả lại. Vậy tại sao lại sử dụng Ngày cấp (cột A). Vì vào ngày hôm sau, cùng một người hoặc người khác có thể lại mượn cùng một món hàng. Vì vậy tôi sử dụng ngày để phân biệt nó. Sau đó, việc sử dụng Tên nhân viên có lý do bằng các cách sau. Nếu một nhân viên trả lại món hàng trong ngày và có một người khác lại mượn cùng một món, bạn cũng có thể phân biệt được điều này bằng cách sử dụng tên.
Lưu ý: Công thức dưới đây có thể không hoạt động trong bảng của bạn trừ khi bạn xóa dấu ngoặc kép/đơn và gõ lại.
Công thức cốt lõi được sử dụng (không cần sử dụng trong bảng)
=ARRAYFORMULA(IF(B2:B="",,COUNTIF(($A$2:$A&$B$2:$B&$C$2:$C),($A2:$A&$B2:$B&$C2:$C))))
Nếu bạn áp dụng công thức này trong Cột F2, bạn có thể thấy rằng nó trả về 2 cho các mặt hàng đã trả lại và 1 cho các mặt hàng chưa trả lại. Tôi sử dụng điều này trong quy tắc định dạng có điều kiện.
Công thức tùy chỉnh 1 (Đổi màu xám) để làm sáng những hàng dựa trên vấn đề và việc trả lại hàng.
Công thức này làm sáng những hàng mà việc cấp và trả lại đã hoàn thành.
=ARRAYFORMULA(IF(B2:B="",,COUNTIF(($A$2:$A&$B$2:$B&$C$2:$C),($A2:$A&$B2:$B&$C2:$C))))>1
Hy vọng bạn đã biết cách định dạng có điều kiện trong Google Sheets. Bạn có thể truy cập vào điều này từ menu Định dạng, Định dạng có điều kiện.
Công thức tùy chỉnh 2 (Màu vàng) để làm sáng những hàng dựa trên vấn đề và việc trả lại hàng.
Công thức này làm sáng những mặt hàng chưa được trả lại.
=ARRAYFORMULA(IF(B2:B="",,COUNTIF(($A$2:$A&$B$2:$B&$C$2:$C),($A2:$A&$B2:$B&$C2:$C)))=1
Trong ví dụ này, tôi đã chọn màu vàng cho công thức tùy chỉnh này.
Đọc thêm: Cách làm sáng những ô dựa trên ngày hết hạn trong Google Sheets
Định dạng có điều kiện trong việc theo dõi việc mượn và trả sách trong thư viện bằng Google Sheets
Bạn có thể điều chỉnh công thức này để sử dụng trong việc theo dõi sách của một hệ thống quản lý thư viện. Hãy để tôi giải thích cho bạn cách thực hiện điều này.
Như tôi đã nói ở trên, bạn có thể sử dụng cùng công thức trên với một số thay đổi nhỏ cho mục đích này. Mục đích cốt lõi của chúng ta là như nhau. Chúng ta muốn làm sáng những hàng dựa trên vấn đề và việc trả lại sách. Ở đây, vật phẩm có nghĩa là sách.
Trong ví dụ trước đó, chúng ta đã sử dụng cột A, B và C. Nhưng ở đây các yếu tố khác nhau. Bạn nên nghiên cứu dữ liệu trước khi áp dụng công thức. Ở đây, chúng ta có thể xem xét cột D được ghi là Mã sách. Nó chứa số duy nhất cho mỗi cuốn sách nên chúng ta có thể sử dụng ID này. Nhưng chúng ta cần một cột duy nhất nữa để hoạt động công thức của chúng ta. Bạn biết tại sao?
Nếu bạn chỉ xem xét Mã sách, nó có thể gây rối cho bạn. Công thức của chúng ta nên trả về giá trị là một (không trả lại) hoặc hai (đã trả lại) cho việc định dạng có điều kiện trên để hoạt động. Mã sách có thể lặp lại nhiều lần. Vì vậy, khi chúng ta đếm cột này bằng Countif, nó có thể trả về số khác một và hai.
Cuốn sách có thể được mượn nhiều lần trong một khoảng thời gian cụ thể. Điều này phụ thuộc vào việc người dùng trả lại sách nhanh chóng hay không. Vậy làm thế nào để làm cho nó duy nhất. Nếu bạn nghiên cứu dữ liệu, bạn sẽ thấy rằng có một cột mà chúng ta có thể tin tưởng. Đó là cột G được đánh dấu là Ngày cấp.
Trong ví dụ trước đó, Mã sách A1001 (The Woman in White) lặp lại ba lần. Hai lần đầu tiên cho biết người đầu tiên đã mượn sách đã trả lại nó và lần thứ ba cho biết nó được cấp cho thành viên mới. Vì vậy bạn có thể phân biệt được điều này dựa trên cột Ngày cấp.
Vì vậy, công thức sẽ là:
=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="",,COUNTIF($D$2:$D&$G$2:$G,$D2:$D&$G2:$G)))
Công thức này trả về số 1 cho sách chưa trả lại và số 2 cho sách đã trả lại. Đây là cơ sở của quy tắc định dạng có điều kiện của chúng ta.
Trong định dạng có điều kiện, để làm mờ các cuốn sách đã trả lại, bạn có thể sử dụng công thức dưới đây.
=ARRAYFORMULA(IF(B2:B="",,COUNTIF(($D$2:$D&$G$2:$G),($D2:$D&$G2:$G))))>1
Để làm sáng những cuốn sách chưa được trả lại, sử dụng công thức dưới đây. Tôi đã sử dụng màu vàng trong trường hợp này.
=ARRAYFORMULA(IF(B2:B="",,COUNTIF(($D$2:$D&$G$2:$G),($D2:$D&$G2:$G))))=1
Làm thế nào để chỉnh sửa công thức Google Sheets này cho yêu cầu của riêng bạn. Để làm sáng những hàng trong Google Sheets dựa trên vấn đề và việc trả lại các mặt hàng, bạn có thể sử dụng công thức trên với một số thay đổi nhỏ. Điều bạn muốn biết là cách thêm hoặc xóa cột trong công thức. Ở đây công thức cốt lõi được sử dụng là COUNTIF.
Hướng dẫn tận hưởng: Học các chức năng liên quan đến việc đếm đầy đủ trong Google Sheets.
Nếu bạn muốn sử dụng Cột D và G theo ví dụ trên để phân biệt việc cấp sách, hãy sử dụng nó như sau. Hãy xem công thức trên ở đây để tôi đã làm sáng phần đó bằng màu xanh lá cây. Nó như thế này.
$D$2:$D & $G$2:$G
Tôi chỉ sử dụng dấu & để kết nối các cột vì nó hỗ trợ mảng. Nếu bạn muốn thêm một cột khác, bạn chỉ cần sử dụng một dấu & nữa và thêm cột đó. Hãy xem một phần công thức dưới đây được lấy từ công thức đầu tiên của chúng tôi đã sử dụng ba cột (Cột A, B và C)
$A$2:$A & $B$2:$B & $C$2:$C
Hãy xem cách ba cột được thêm vào đây. Trong Countif, sử dụng nó hai lần và cả hai phân tách bằng dấu phẩy. Đó là tất cả về việc định dạng có điều kiện dựa trên vấn đề và việc trả lại. Thưởng thức nó!
