Trong bài hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các hàng có thay đổi giá trị hoặc trạng thái mới nhất trong Google Sheets. Cho dù bạn đang quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên hay theo dõi bất kỳ loại dữ liệu nào khác, kỹ thuật này sẽ hữu ích trong việc này.
Dữ liệu mẫu và giải thích
Trước khi vào các bước, hãy xem qua một số dữ liệu mẫu để hiểu rõ hơn về cách hoạt động này. Chúng tôi sẽ khám phá các tình huống trong đó có thay đổi giá trị/trạng thái trong một cột hoặc nhiều cột.
Dữ liệu mẫu 1:
Cơ sở dữ liệu nhân viên trên đây chứa thông tin về bốn nhân viên. Trong số này, trạng thái của hai nhân viên đã thay đổi. Để xác định và làm nổi bật các thay đổi này, chúng tôi sẽ sử dụng một quy tắc tùy chỉnh trong định dạng có điều kiện.
Bây giờ, chúng ta hãy tiếp tục với một ví dụ khác trước khi đi vào chi tiết của quy tắc định dạng có điều kiện.
Dữ liệu mẫu 2:
Trong ví dụ này, chúng ta có một cơ sở dữ liệu nhân viên với hai cột trạng thái. Một lần nữa, chúng ta sẽ đánh giá các thay đổi giá trị mới nhất dựa trên hai cột cuối cùng.
Làm nổi bật các hàng có thay đổi giá trị mới nhất trong Google Sheets
Để bắt đầu, đảm bảo rằng dữ liệu đã được sắp xếp theo Tên và Ngày. Điều này là tiên quyết để quy tắc định dạng có điều kiện hoạt động đúng. Sắp xếp cột 2 theo thứ tự tăng dần và sau đó sắp xếp cột 1 theo thứ tự tăng dần.
Các bước để làm nổi bật các hàng có thay đổi giá trị mới nhất
Chúng ta sẽ viết công thức cần thiết cho dữ liệu mẫu trong Ví dụ 1. Dưới đây là các bước chi tiết:
- Làm trống các cột E đến G.
Cumulative_Count_of_Name_and_Status_1
Trong ô E2, nhập công thức sau để trả về số lượng tích lũy của các giá trị Tên và Trạng thái 1 kết hợp (cột B và C):
=ArrayFormula(countifs(B2:B&C2:C, B2:B&C2:C, row(A2:A), "<="&row(A2:A)))Cumulative_Count_of_Name
Trong ô F2, chèn công thức sau để trả về số lượng tích lũy của Tên (cột B):
=ArrayFormula(countifs(B2:B, B2:B, row(A2:A), "<="&row(A2:A)))Đánh dấu và làm nổi bật các hàng có giá trị/trạng thái mới nhất
Để xác định và làm nổi bật các hàng có giá trị hoặc trạng thái mới nhất, chúng ta sẽ sử dụng kết quả của các công thức đã nêu ở trên. Chèn công thức sau để xác định các hàng có thay đổi giá trị mới nhất trong Google Sheets:
=ArrayFormula((E2:E=1)*(F2:F<>1))Ở những nơi công thức trả về 1 trong phạm vi ô G2:G, loại trừ các hàng trống, các bản ghi tương ứng trong cơ sở dữ liệu nhân viên đại diện cho các sự kiện thay đổi giá trị mới nhất. Chúng ta sử dụng Cumulative_Count_of_Name_and_Status_1 để xác định sự thay đổi trong giá trị, trong khi Cumulative_Count_of_Name giúp chúng ta tìm thấy sự thay đổi mới nhất.
Quy tắc định dạng có điều kiện
Chọn các ô A2:C và áp dụng quy tắc công thức tùy chỉnh sau trong định dạng có điều kiện:
=and(len($A2),$G2=1)Voilà! Các hàng thay đổi giá trị mới nhất sẽ được làm nổi bật tương ứng.
Thay đổi giá trị mới nhất trong nhiều cột hơn thế nào?
Các bước không thay đổi như đã được hiển thị trong Dữ liệu mẫu 2. Bạn có thể làm theo các bước được giải thích ở trên, chỉ có một thay đổi trong công thức Cumulative_Count_of_Name_and_Status_1. Thay thế B2:B&C2:C bằng B2:B&C2:C&D2:D trong công thức đó.
Kết luận
Trong bài viết này, tôi đã hướng dẫn cách làm nổi bật các hàng có thay đổi giá trị hoặc trạng thái mới nhất trong Google Sheets bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện. Mặc dù chúng tôi sử dụng các cột trợ giúp cho đơn giản, bạn có thể viết một quy tắc tùy chỉnh trực tiếp trong quy tắc định dạng có điều kiện nếu cần thiết. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của bảng tính, đặc biệt là với bộ dữ liệu lớn. Nếu bạn gặp vấn đề về hiệu suất, tôi khuyến nghị sử dụng chức năng QUERY để kết hợp các cột. Hãy xem The Flexible Array Formula to Join Columns in Google Sheets để biết thêm thông tin.
Đó là tất cả cho bây giờ. Cảm ơn bạn đã đồng hành cùng chúng tôi. Hãy thỏa sức khám phá kỹ thuật này trong Google Sheets!
