Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách tìm kiếm trong Google Sheets để xác định, tham chiếu và chỉnh sửa dữ liệu trên bảng tính của bạn một cách nhanh chóng.
Cách tốt nhất để tìm kiếm trong Google Sheets
Có nhiều cách để tìm kiếm trong Google Sheets. Công cụ “Tìm kiếm và thay thế” hoạt động tốt để chỉnh sửa dữ liệu một cách nhanh chóng, nhưng có nhiều chức năng trong Google Sheets cũng có thể thực hiện công việc này.
Tìm kiếm thời gian thực trong Google Sheets
Trước khi giới thiệu về tìm kiếm bằng “Tìm kiếm và thay thế”, hãy nhập dữ liệu từ một máy chủ MS SQL Server vào Google Sheets bằng cách sử dụng Coefficient.
Với Coefficient, bạn có thể tự động trích xuất dữ liệu thời gian thực từ MS SQL Server vào Sheets. Hãy nhập các bảng dữ liệu này vào Sheets bằng cách sử dụng xem trước trực tuyến của dữ liệu để tránh thực thi các truy vấn SQL.
Sau khi dữ liệu đã có trên Sheets, nó sẽ tự động đồng bộ với MS SQL Server để đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật mới nhất.
Bây giờ chúng ta đã có bộ dữ liệu thử nghiệm, hãy khai thác nó để tìm hiểu cách tìm kiếm trong Google Sheets.
Công cụ “Tìm kiếm và thay thế” trong Google Sheets
Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm chuỗi văn bản trong bảng tính của mình bằng cách sử dụng công cụ “Tìm kiếm và thay thế”.
Điều hướng đến menu phía trên và nhấp vào “Chỉnh sửa > Tìm kiếm và thay thế”.
Trong cửa sổ “Tìm kiếm”, nhập chuỗi văn bản mà bạn muốn tìm kiếm.
Tiếp theo, nhấp vào nút “Tìm kiếm” để tìm các ô chứa chuỗi văn bản này.
Các ô sẽ được hiển thị theo thứ tự tuần tự. Khi bạn đến ô cuối cùng chứa chuỗi văn bản, tìm kiếm tiếp theo sẽ quay trở lại ô đầu tiên chứa chuỗi này.
Giờ hãy xem cách thay thế chuỗi văn bản đã chỉ định bằng một chuỗi khác. Thêm một chuỗi văn bản vào cửa sổ “Thay thế bằng”, sau đó nhấp vào nút “Thay thế”.
Chuỗi mới sẽ thay thế chuỗi cũ đang được đánh dấu. Nhấp lại vào nút “Thay thế” để thay thế chuỗi cũ bằng chuỗi tiếp theo. Bạn có thể tiếp tục như vậy cho đến khi tất cả các chuỗi cũ được thay thế trên bảng tính.
Nhấp vào “Thay thế tất cả” nếu bạn muốn thay thế tất cả các trường hợp của chuỗi cũ bằng chuỗi mới.
Tiêu chí tìm kiếm cho công cụ “Tìm kiếm và thay thế”
Công cụ “Tìm kiếm và thay thế” trong Google Sheets cũng cung cấp các tiêu chí tìm kiếm. Ví dụ, bạn có thể kiểm soát các bảng hoặc phạm vi ô mà bạn muốn tìm kiếm.
Để tìm kiếm trên tất cả các bảng của bảng tính, hãy chọn “Tất cả các bảng”. Ở đây, cụm từ tìm kiếm “David” được tìm thấy trên một bảng khác trong bảng tính.
Tùy chọn “Bảng hiện tại” chỉ tìm kiếm trên bảng hiện tại hiển thị.
Trong ví dụ này, không có cụm từ “David” nào trên bảng hiện tại vì cụm từ này đã được thay thế một cách toàn diện bằng “Dave”.
Tìm kiếm trong phạm vi cụ thể trong Google Sheets
Bạn cũng có thể tìm kiếm chuỗi văn bản trong các phạm vi dữ liệu cụ thể. Chọn “Phạm vi cụ thể” trong danh sách thả xuống, sau đó nhấp vào “Chọn phạm vi dữ liệu”.
Trong cửa sổ “Chọn phạm vi dữ liệu”, hãy đặt tìm kiếm cho “David” trên bảng được gọi là “Nhân viên” trên phạm vi dữ liệu A1:D10 bằng câu lệnh sau: “Nhân viên!A1:D10”.
Bây giờ, hãy nhấp vào “Thay thế tất cả” để thay thế tất cả các trường hợp của “David” bằng “Dave” trong phạm vi dữ liệu này.
Tìm kiếm phân biệt chữ hoa chữ thường trong Google Sheets
Nếu bạn chọn ô “Phân biệt chữ hoa chữ thường”, công cụ “Tìm kiếm và thay thế” chỉ tìm thấy các chuỗi văn bản khớp chính xác với chữ hoa và chữ thường của chuỗi bạn đang tìm kiếm.
Ví dụ, nếu chúng ta tìm kiếm “Dave”, chúng ta sẽ tìm thấy nhiều kết quả trên bảng tính.
Nhưng nếu chúng ta thay đổi kiểu chữ thành “dave”, không có kết quả khớp được xác định.
Tìm kiếm nội dung đầy đủ trong ô trong Google Sheets
“Tuỳ chọn Tìm kiếm nội dung đầy đủ trong ô” chỉ tìm thấy các ô khớp chính xác với chuỗi văn bản.
Ví dụ, nếu chúng ta tìm kiếm một địa chỉ cụ thể như “2, đường Royal”, chúng ta chỉ tìm thấy một kết quả khớp chính xác.
Tuy nhiên, nếu chúng ta xóa dấu phẩy, không có kết quả khớp được tìm thấy.
Giả sử dữ liệu trên bảng tính thực tế không chính xác. Nếu chúng ta tìm kiếm địa chỉ chính xác – “2, đường Royal” – chúng ta vẫn không tìm thấy kết quả khớp vì “Rue” và “rue” không khớp nhau.
Với điều này, bạn nên chỉ sử dụng tùy chọn này khi bạn cần tìm kiếm chính xác.
Tìm kiếm với biểu thức chính quy trong Google Sheets
Trong Google Sheets, bạn có thể tìm kiếm bằng cách sử dụng biểu thức chính quy. Điều này cho phép bạn tìm thấy một loạt chuỗi văn bản dựa trên một số đặc điểm cụ thể.
Ví dụ, biểu thức chính quy ^[a-z].* sẽ tìm thấy tất cả các tên bắt đầu bằng chữ thường.
Điều này cho phép chúng ta tìm thấy các tên không được viết hoa đúng cách, chẳng hạn như “dave”, và sửa chúng.
Để biết thêm thông tin về cách tạo biểu thức chính quy, hãy tham khảo các hướng dẫn trên RegexBuddy.
Tìm kiếm trong công thức của Google Sheets
Bạn cũng có thể tìm kiếm trong các công thức trên bảng tính Google để tìm các chuỗi văn bản cụ thể. Giả sử chúng ta đã tạo một công thức COUNTIF để đếm số lần xuất hiện của “dave” trên bảng tính. Công thức sẽ như sau:
=COUNTIF(C1:C13000, “dave”)
Nếu chúng ta chọn ô “Tìm kiếm cả trong các công thức”, tìm kiếm sẽ không chỉ tìm thấy các ô chứa “dave”, mà còn tìm thấy tất cả các công thức liên quan đến chuỗi văn bản này.
Điều này xác định công thức COUNTIF mà chúng ta đã thêm vào cuối bảng.
Tìm kiếm trong liên kết của Google Sheets
Đánh dấu ô “Tìm kiếm cả trong các liên kết” để tìm kiếm các liên kết trong bảng tính chứa chuỗi văn bản.
Điều này cho phép chúng ta tìm thấy URL của bảng tính trong quá trình bán hàng của quý 1 của Dave.
Tìm kiếm với các chức năng trong Google Sheets
Có nhiều chức năng trong Google Sheets có thể thực hiện công việc tìm kiếm, bao gồm FIND, SEARCH và MATCH. Dưới đây là một cái nhìn tổng quan về cách sử dụng chúng.
Chức năng FIND của Google Sheets
Chức năng FIND trong Google Sheets xác định vị trí chuỗi văn bản trong một văn bản khác. Cú pháp như sau:
=FIND(tìm, văn_bản, [bắt_đầu])
- tìm là chuỗi văn bản bạn muốn tìm
- văn_bản là văn bản bạn muốn tìm chuỗi trong đó
- bắt_đầu là một đối số tùy chọn cho biết từ ký tự nào tìm kiếm sẽ bắt đầu
Ví dụ, giả sử bạn muốn tìm vị trí của “Rousey” trong danh sách này của các vị trí hàng đầu bằng cách tìm “Rousey”.
Cú pháp của công thức FIND sẽ như sau:
=FIND(E11, B15)
E11 là chuỗi văn bản “Rousey” trong cột Họ tên (E), và B15 là danh sách các vị trí hàng đầu. Kết quả của công thức chỉ ra rằng họ “Rousey” bắt đầu từ ký tự thứ 58 trong danh sách các vị trí hàng đầu.
Vì vậy, nếu chúng ta thiết lập công thức FIND để bắt đầu tìm kiếm văn bản từ ký tự thứ 58, sẽ trả về một lỗi.
Chức năng FIND cũng nhạy cảm với chữ hoa, vì vậy một chuỗi tìm kiếm như “rousey” sẽ không tìm thấy “Rousey” trong danh sách.
Chức năng SEARCH của Google Sheets
Chức năng SEARCH là tương tự với chức năng FIND trong Google Sheets. Cú pháp là như sau:
=SEARCH(tìm, văn_bản, [bắt_đầu])
Để chứng minh tính tương đồng của các chức năng, hãy xem cách thay thế SEARCH bằng FIND trong ví dụ ở phần trước.
Kết quả là hoàn toàn giống nhau: 57.
Chức năng MATCH của Google Sheets
MATCH là một chức năng mạnh mẽ trong Google Sheets. Chức năng MATCH phân tích một tập hợp dữ liệu để tìm một giá trị cụ thể và trả về vị trí của nó. Cú pháp của chức năng như sau:
=MATCH(khóa_tìm, phạm_vi, [loại_tìm])
- khóa_tìm là bản ghi hoặc giá trị bạn muốn tìm
- phạm_vi đề cập đến cột hoặc hàng bạn muốn chức năng tìm kiếm
- loại_tìm là một đối số tùy chọn xác định xem khớp phải xấp xỉ hay chính xác. Mặc định, nếu đối số bị bỏ qua, giá trị là 1.
1 sắp xếp phạm vi theo thứ tự tăng dần, và chức năng tìm kiếm các giá trị lớn hơn hoặc bằng khóa_tìm.
0 cho biết chức năng tìm kiếm khớp chính xác trong các phạm vi dữ liệu chưa được sắp xếp.
-1 sắp xếp các giá trị theo thứ tự giảm dần, và cho biết chức năng tìm kiếm giá trị nhỏ nhất lớn hơn hoặc bằng khóa_tìm.
Ví dụ, giả sử chúng ta muốn xác định họ “Ruggerio” trong tập dữ liệu trước. Bằng cách áp dụng công thức MATCH vào cột H, chúng ta có thể xác định hàng mà tên này xuất hiện.
Kết quả cho thấy “Ruggerio” xuất hiện ở hàng 12 của tập dữ liệu.
Tìm kiếm trong Google Sheets: Phương pháp nào hoạt động tốt nhất cho bạn?
Có nhiều cách để tìm kiếm trong Google Sheets, từ công cụ “Tìm kiếm và thay thế” đến các hàm tích hợp cho phép bạn tìm thấy dữ liệu bằng cách sử dụng các công thức.
Mỗi phương pháp hoạt động tốt hơn trong các kịch bản khác nhau, và phương pháp sử dụng phụ thuộc vào trường hợp sử dụng của bạn. Hướng dẫn này có thể giúp bạn chọn lựa phương pháp tốt nhất cho đội của bạn.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về Google Sheets, hãy xem các hướng dẫn thực tế khác của Coefficient, bao gồm:
- Hướng dẫn tối ưu việc sử dụng INDEX trong Google Sheets
- Cách sử dụng chức năng QUERY của Google Sheets
- Hướng dẫn tối ưu sử dụng VLOOKUP trong Google Sheets
Và để nhập dữ liệu thời gian thực vào Google Sheets từ bất kỳ hệ thống doanh nghiệp nào, hãy thử Coefficient miễn phí ngay hôm nay.
