Bạn có biết rằng bạn có thể kết nối các câu trả lời của Google Forms với Google Sheets? Bạn có thể đã biết nếu bạn thường xuyên sử dụng biểu mẫu. Tuy nhiên, nếu bạn không quen với các tính năng khác nhau của Google Forms, đừng lo lắng, vì trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách kết nối Google Forms với Google Sheets.
Đơn giản, các bước này sẽ hướng dẫn bạn cách lưu trữ các câu trả lời của Google Forms trong bảng tính. Việc tạo một tài liệu chứa tất cả các câu trả lời sẽ giúp dễ dàng đánh giá và phân tích chúng. Ví dụ, nếu biểu mẫu của bạn được sử dụng cho việc đánh giá học sinh hoặc phỏng vấn tuyển dụng.
Mặc dù Google Forms cung cấp một bản tóm tắt và thậm chí các câu trả lời riêng lẻ, việc lưu trữ tất cả các câu trả lời ở cùng một nơi và xem hoặc chỉnh sửa chúng theo nhu cầu sẽ dễ dàng hơn. Google Forms chắc chắn được thiết kế để cung cấp nhiều lợi ích miễn phí. Mặc dù có nhiều công cụ tạo biểu mẫu/trắc nghiệm trực tuyến khác, Google Forms vẫn là một trong những công cụ tốt nhất trong số họ.
Hãy xem xét xem đó có phải là một tính năng khác trong bài viết này không.
Tại sao kết nối Google Forms với Google Sheets?
Như tôi đã đề cập trước đó, bạn vẫn có thể sử dụng Google Forms như một ứng dụng độc lập, chỉ cần vào phần “các câu trả lời” và bạn có thể xem tất cả các câu trả lời. Tuy nhiên, nó không chứa các tính năng phân tích mà bạn có thể cần, đó là lý do tại sao bạn có thể cần kết nối Google Forms với Google Sheets.
Việc chuyển dữ liệu thủ công sang Google Sheets mất quá nhiều thời gian. Thay vào đó, bạn chỉ cần kết nối Google Forms với Google Sheets để chuyển dữ liệu tự động. Điều này cũng có nghĩa là bảng tính sẽ tự động được cập nhật với một câu trả lời nếu một thành viên nào đó gửi một biểu mẫu.
Lợi ích chính của việc liên kết Google Forms với Google Sheets là dữ liệu của bạn sẽ không bị thay đổi ngay cả khi bạn xóa dữ liệu trong biểu mẫu của mình. Ngoài ra, nếu bạn thay đổi trường trong biểu mẫu, bảng tính của bạn sẽ tự động cập nhật. Sau khi biểu mẫu của bạn đã được gửi, dữ liệu trong bảng tính sẽ không thay đổi.
Các bước để kết nối Google Forms với Google Sheets
Vậy, hãy bắt đầu bài viết này, nó sẽ là một hướng dẫn nhanh để đọc. Chúng ta chỉ sẽ thảo luận về hai cách kết nối và lưu trữ các câu trả lời của Google Forms trong bảng tính.
1. Kết nối Google Forms với Google Sheets
Trong bước này, bạn có thể kết nối Google Forms với Google Sheets theo hai cách – tạo bảng từ biểu mẫu hoặc tạo biểu mẫu Google từ bảng tính hiện có.
A. Kết nối biểu mẫu với bảng tính
Để bắt đầu, hãy cấu hình biểu mẫu Google của bạn. Bạn có thể truy cập vào ổ đĩa G-drive > Google Forms > Biểu mẫu/Trắc nghiệm trống hoặc truy cập trực tiếp vào ứng dụng Google Forms.
Tạo biểu mẫu của bạn, nhập câu hỏi và cấu hình các thiết lập trong phần “Cài đặt”.
Truy cập vào tab “Các câu trả lời”,
Nhấp vào biểu tượng bảng tính Google hoặc biểu tượng “፧” bên cạnh, sau đó chọn “Nơi đến của câu trả lời”.
Bạn sẽ có hai lựa chọn: tạo “bảng tính mới” hoặc chọn “bảng tính hiện có”. Nếu bạn chọn bảng tính mới, hãy nhập tên bảng của bạn và bạn đã hoàn thành.
Ngược lại, nếu bạn sử dụng tùy chọn bảng tính hiện có, hãy nhấp vào “Chọn” và chọn trong các bảng còn lại.
Nhấp vào biểu tượng “Bảng tính” để mở bảng tính và kiểm tra biểu mẫu.
[Lưu ý* Ngay cả khi bạn chọn bảng tính hiện có, hãy nhớ rằng dữ liệu sẽ được lưu trong một tab khác với các trường tương ứng trong biểu mẫu của bạn.]
B. Tạo biểu mẫu Google từ bảng tính
Bạn cũng có thể làm ngược lại bằng cách tạo biểu mẫu Google từ các cột trong bảng tính Google.
Để kết nối biểu mẫu, hãy mở một bảng tính Google hiện có hoặc tạo một bảng tính mới.
Truy cập vào Công cụ > Tạo biểu mẫu mới trong menu.
Điều này sẽ tạo ra một biểu mẫu Google mới và mở một tab câu trả lời mới trong bảng tính Google hiện có.
Khi bạn thêm câu hỏi vào biểu mẫu của mình, bảng tính sẽ tự động được cập nhật.
2. Lưu trữ câu trả lời của biểu mẫu trong bảng tính bằng ExtendedForms
Bây giờ, hãy chuyển sang phần thứ hai cho phép bạn lưu trữ câu trả lời của Google Forms trong Google Sheets. Đó là các bước chi tiết hơn, nhưng nó không mất nhiều thời gian. Trong phần này của bài viết, chúng ta sẽ tập trung vào cách lưu trữ câu trả lời trong bảng tính thông qua ứng dụng ExtendedForms.
A. Cài đặt tiện ích mở rộng
Để bắt đầu, chúng ta cần cài đặt tiện ích mở rộng và điều này rất nhanh chóng. Nhấp vào biểu tượng “፧” > Bổ trợ > tìm kiếm ExtendedForms.
Nhấp vào nút Cài đặt và ứng dụng của bạn sẽ được cài đặt trong vài giây.
Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy một biểu tượng giống như một câu đố trong thanh trên cùng. (Nếu bạn không thấy nó, hãy làm mới trang) Nhấp vào đó > ExtendedForms > Cấu hình.
[Lưu ý* Nếu bạn không nhìn thấy tùy chọn cấu hình, hãy làm mới trang và kiểm tra lại]
Hộp thoại cài đặt sẽ xuất hiện và bạn sẽ thấy tất cả các cấu hình cơ bản (như chia sẻ, hẹn giờ) để cấu hình.
B. Lưu trữ câu trả lời của biểu mẫu
Để bắt đầu, hãy truy cập vào trang chủ cài đặt ExtendedForms hoặc bảng điều khiển.
Để truy cập vào trang chính, bạn có thể đi qua tùy chọn “Các câu trả lời” trong hộp cài đặt của Google Forms. Nhấp vào đó và bạn sẽ được chuyển đến trang biểu mẫu Forms của ExtendedForms.
Nhấp vào biểu tượng “፧” sau đó nhấp vào “Xuất dưới dạng CSV”.
Bảng tính Excel sẽ được tải xuống thiết bị của bạn cho biểu mẫu cụ thể này.
Bạn có thể mở nó trong Excel của mình hoặc trong Google Sheets của mình.
Chỉ cần đi vào Google Sheets của bạn, tạo một bảng tính “Trống” và đi đến Tệp > Mở > Nhập.
Và đó là! Tất cả các câu trả lời sẽ được tải lên Google Sheets của bạn.
Ứng dụng ExtendedForms
Ứng dụng ExtendedForms là một trong những ứng dụng hẹn giờ cao cấp nhất trên thị trường Google Forms trên Google Marketplace. Nó cho phép bạn thêm một bộ đếm ngược chỉ trong vài giây, mà không cần cấu hình phức tạp. Ngoài các cài đặt không rối, bạn cũng nhận được các tính năng khác như một mốc thời gian chính xác, gửi lời mời với thông báo lời mời tùy chỉnh, thêm một thông báo chào mừng (hiển thị trước khi người dùng bắt đầu điền vào biểu mẫu), v.v.
Ngoài những tính năng cơ bản này, nó bao gồm tính năng xuất .CSV, tích hợp lớp học, quản lý nhóm (thêm đội và vai trò của người quản lý nhóm) và tùy chỉnh thương hiệu. Ứng dụng có một bảng điều khiển hiển thị tổng quan về các câu trả lời trong một biểu đồ dễ hiểu và trạng thái của 10 người trả lời gần đây nhất.
Hơn nữa, bạn có thể chuyển quyền sở hữu tài khoản của mình cho bất kỳ ai có tài khoản, bao gồm cắt ảnh đại diện và hình ảnh thương hiệu của bạn. Hơn nữa, nó cho phép bạn kích hoạt URL rút gọn và tùy chỉnh URL.
Kết luận
Google Forms là một công cụ đa năng có tất cả các tính năng bạn có thể cần. Trong bài viết này, chúng ta đã khám phá cách kết nối các câu trả lời của Google Forms với Google Sheets. Tuy nhiên, nếu bạn muốn biết liệu bạn có thể liên kết nhiều biểu mẫu với một bảng tính duy nhất hay không, hãy để tôi nói cho bạn biết rằng mỗi khi bạn kết nối Google Forms với Google Sheets, một tab mới được tạo ra. Không thể kết hợp nhiều biểu mẫu vào một tab duy nhất. Tuy nhiên, có nhiều tiện ích bổ sung có sẵn trên thị trường Google để làm điều này.
Hơn nữa, ExtendedForms cung cấp một phiên dùng thử miễn phí và các phiên bản chuyên nghiệp khác. Tuy nhiên, hiện tại nó đã có một tính năng cho phép bạn nạp lại hạn ngạch của mình bất kỳ lúc nào, bất kể đang có một gói hiện tại hay gói miễn phí. Chỉ cần thanh toán số dư cụ thể bạn cần và bạn đã sẵn sàng.
