Bạn đã mệt mỏi với việc xử lý các dòng dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets? Bạn muốn có cách để ngăn chặn chúng từ việc xảy ra từ đầu? Hãy tự tin lên, bởi trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách sử dụng công cụ xác thực dữ liệu để ngăn chặn việc nhập dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Sức mạnh của Xác thực dữ liệu
Xác thực dữ liệu là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn áp đặt quy tắc và hạn chế cho dữ liệu được nhập vào trong Google Sheets. Nó giúp duy trì chất lượng dữ liệu bằng cách ngăn chặn các giá trị không chính xác hoặc trùng lặp trong các ô. Mặc dù Google Sheets cung cấp các quy tắc xác thực dữ liệu tích hợp sẵn, nhưng nó không cung cấp tính năng ngăn chặn đầu vào trùng lặp. Nhưng đừng lo lắng, vì có một cách để làm điều đó!
Giới thiệu về Quy tắc Công thức Tùy chỉnh
Tôi đã phát triển một quy tắc công thức tùy chỉnh giúp bạn ngăn chặn việc nhập dữ liệu trùng lặp trong một cột hoặc nhiều cột, một phạm vi được chọn, hoặc thậm chí là một tab hoàn toàn. Công thức này là một giải pháp đặt và quên, đảm bảo bất kỳ giá trị trùng lặp nào đều bị từ chối hoặc được gắn cờ, tùy thuộc vào sự lựa chọn của bạn. Bạn cũng có thể cho phép việc nhập dữ liệu trùng lặp lên đến một số lần nhất định.
Hãy xem một ví dụ để hiểu rõ hơn cách nó hoạt động:
Ví dụ:
Trong một bảng tính Google Sheets của tôi, tôi đã sử dụng quy tắc công thức tùy chỉnh cho phạm vi A1:G để ngăn chặn việc trùng lặp. Dưới đây là cách bạn có thể thiết lập nó:
Cách thiết lập Quy tắc Công thức Tùy chỉnh
- Mở một Bảng tính mới và chọn phạm vi mong muốn (ví dụ: A1:G) hoặc phạm vi bạn muốn áp dụng quy tắc cho.
- Đi tới menu Dữ liệu và chọn Xác thực dữ liệu.
- Nhấp vào nút “+ Thêm quy tắc” trên bảng điều khiển bên.
- Trong mục Tiêu chí, chọn “Công thức tùy chỉnh là” từ menu thả xuống.
- Sao chép và dán công thức sau đây:
=COUNTIF($A$1:G, INDIRECT(ADDRESS(ROW(),COLUMN())))=1 - Trong phần Tùy chọn nâng cao, chọn “Hiển thị cảnh báo” hoặc “Từ chối đầu vào,” tuỳ thuộc vào sự lựa chọn của bạn để xử lý giá trị trùng lặp.
- Nhấp vào “Xong”.
Đó là tất cả! Bạn đã thiết lập quy tắc công thức tùy chỉnh để ngăn chặn việc nhập dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets của bạn.
Theo các bước này, bạn có thể đảm bảo mọi cố gắng nhập một giá trị trùng lặp trong phạm vi đã chỉ định sẽ bị từ chối hoặc được gắn cờ. Như vậy, bạn có thể duy trì tính toàn vẹn và độ chính xác của dữ liệu của bạn.
Cho phép trùng lặp N lần
Nhưng nếu bạn thực sự muốn cho phép việc nhập dữ liệu trùng lặp lên đến một số lần nhất định? Không có vấn đề! Bạn có thể chỉnh sửa công thức để phù hợp với nhu cầu của bạn.
Ví dụ, nếu bạn muốn cho phép trùng lặp hai lần, hãy sử dụng công thức sau đây:
=OR(COUNTIF($A$1:G, INDIRECT(ADDRESS(ROW(),COLUMN())))=1,COUNTIF($A$1:G, INDIRECT(ADDRESS(ROW(),COLUMN())))<=2)Công thức này sẽ đánh dấu hoặc ngăn chặn việc nhập dữ liệu của bất kỳ giá trị nào xảy ra nhiều hơn hai lần. Bạn có thể điều chỉnh số để cho phép trùng lặp lên đến một giới hạn khác.
Đừng quên điều chỉnh phạm vi trong công thức theo yêu cầu cụ thể của bạn.
Kết luận
Ngăn chặn việc nhập dữ liệu trùng trong Google Sheets là rất quan trọng để duy trì tính toàn vẹn và độ chính xác của dữ liệu. Với quy tắc công thức tùy chỉnh được giới thiệu trong bài viết này, bạn có thể dễ dàng ngăn chặn việc trùng lặp xảy ra trong bảng tính của bạn. Dù bạn muốn từ chối hay gắn cờ cho việc nhập dữ liệu trùng lặp, hoặc thậm chí cho phép trùng lặp lên đến một số lần nhất định, sức mạnh của xác thực dữ liệu đang ở trong tay bạn.
Để biết thêm mẹo và kỹ thuật khác về cách tối ưu hóa Google Sheets của bạn và nâng cao năng suất làm việc, hãy ghé thăm Crawlan.com.
Chúc bạn may mắn trong việc sử dụng bảng tính!
