Cách chuyển đổi Google Doc thành Google Sheets

GiGiKing·Tháng ba 21, 2024·0 comments
Video how to convert a google doc to a google sheet

Google Docs và Google Sheets là các công cụ mạnh mẽ cho phép người dùng tạo và cộng tác trên tài liệu và bảng tính trực tuyến. Trong khi Google Docs chủ yếu được sử dụng để tạo và chỉnh sửa tài liệu dựa trên văn bản, Google Sheets được thiết kế để tạo và quản lý bảng tính. Tuy nhiên, có thể có những lúc bạn cần chuyển đổi Google Doc thành Google Sheets, cho việc phân tích dữ liệu hoặc sắp xếp thông tin dưới dạng bảng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các phương pháp khác nhau để chuyển đổi Google Doc thành Google Sheets và cung cấp hướng dẫn từng bước để giúp bạn thực hiện nhiệm vụ này.

Phương pháp 1: Sao chép và dán

Phương pháp đơn giản nhất để chuyển đổi Google Doc thành Google Sheets là sử dụng phương pháp sao chép và dán. Phương pháp này phù hợp khi bạn có một lượng dữ liệu nhỏ hoặc một tài liệu đơn giản có thể dễ dàng chuyển đổi thành định dạng bảng tính.

Dưới đây là cách bạn có thể chuyển đổi Google Doc thành Google Sheets bằng cách sao chép và dán:

  1. Mở Google Doc bạn muốn chuyển đổi.
  2. Chọn toàn bộ nội dung của tài liệu bằng cách nhấn Ctrl + A (Windows) hoặc Command + A (Mac).
  3. Sao chép nội dung đã chọn bằng cách nhấn Ctrl + C (Windows) hoặc Command + C (Mac).
  4. Mở một tài liệu Google Sheets mới.
  5. Dán nội dung đã sao chép vào tài liệu Google Sheets bằng cách nhấn Ctrl + V (Windows) hoặc Command + V (Mac).
  6. Định dạng dữ liệu trong tài liệu Google Sheets theo nhu cầu của bạn.

Phương pháp này cho phép bạn nhanh chóng chuyển nội dung từ Google Doc sang Google Sheets. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng các định dạng phức tạp, hình ảnh và các tính năng nâng cao khác có thể không được bảo tồn trong quá trình chuyển đổi.

Phương pháp 2: Xuất dưới dạng CSV và nhập vào Google Sheets

Nếu bạn có một tài liệu lớn hơn hoặc muốn bảo tồn định dạng và tính năng nâng cao, bạn có thể sử dụng phương pháp xuất và nhập để chuyển đổi Google Doc thành Google Sheets. Phương pháp này bao gồm việc xuất Google Doc dưới dạng tệp CSV (phân tách bằng dấu phẩy) sau đó nhập nó vào Google Sheets.

Hãy làm theo các bước sau để chuyển đổi Google Doc thành Google Sheets bằng cách xuất và nhập:

  1. Mở Google Doc bạn muốn chuyển đổi.
  2. Nhấp vào “Tệp” trong thanh công cụ.
  3. Chọn “Tải xuống” và chọn “Văn bản thuần” trong danh sách thả xuống.
  4. Lưu tệp đã tải xuống trên máy tính của bạn.
  5. Mở Google Sheets.
  6. Nhấp vào “Tệp” trong thanh công cụ.
  7. Chọn “Nhập” và chọn “Nhập” trong danh sách thả xuống.
  8. Chọn tệp đã tải xuống từ máy tính của bạn.
  9. Chọn các cài đặt phù hợp cho quá trình nhập, chẳng hạn như ký tự phân tách và mã hóa ký tự.
  10. Nhấp vào “Nhập” để nhập dữ liệu vào Google Sheets.

Sau khi dữ liệu được nhập, bạn có thể định dạng và xử lý chúng trong Google Sheets theo nhu cầu của bạn. Phương pháp này cho phép bạn bảo tồn định dạng và các tính năng nâng cao, làm cho nó phù hợp với các tài liệu phức tạp hơn.

Phương pháp 3: Sử dụng Google Apps Script

Nếu bạn thường xuyên cần chuyển đổi Google Docs thành Google Sheets hoặc có một số lượng lớn tài liệu cần chuyển đổi, bạn có thể tự động hóa quá trình bằng cách sử dụng Google Apps Script. Google Apps Script là một ngôn ngữ kịch bản dựa trên JavaScript cho phép bạn mở rộng và tự động hóa chức năng của các sản phẩm Google khác nhau, bao gồm Google Docs và Google Sheets.

Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng Google Apps Script để chuyển đổi Google Doc thành Google Sheets:

  1. Mở Google Doc bạn muốn chuyển đổi.
  2. Nhấp vào “Công cụ” trong thanh công cụ.
  3. Chọn “Trình soạn thảo” để mở trình soạn thảo của Google Apps Script.
  4. Trong trình soạn thảo, xóa mã mặc định và dán mã sau:
function convertDocToSheet() {
  var doc = DocumentApp.getActiveDocument();
  var body = doc.getBody();
  var tables = body.getTables();
  if (tables.length > 0) {
    var sheet = SpreadsheetApp.create(doc.getName());
    var sheetId = sheet.getId();
    for (var i = 0; i < tables.length; i++) {
      var table = tables[i];
      var numRows = table.getNumRows();
      var numCols = table.getNumColumns();
      var data = [];
      for (var row = 0; row < numRows ; row++) {
        var rowData = [];
        for (var col = 0; col < numCols ; col++) {
          var cell = table.getCell(row, col);
          rowData.push(cell.getText());
        }
        data.push(rowData);
      }
      var sheetName = "Table " + (i + 1);
      var newSheet = sheet.insertSheet(sheetName);
      newSheet.getRange(1, 1, numRows, numCols).setValues(data);
    }
    SpreadsheetApp.flush();
    SpreadsheetApp.openById(sheetId).toast("Conversion completed!", "Google Doc to Google Sheets");
   } else {
    DocumentApp.getUi().alert("No tables found in the document.");
   }
}
  1. Lưu kịch bản bằng cách nhấp vào biểu tượng ổ đĩa hoặc nhấn Ctrl + S (Windows) hoặc Command + S (Mac).
  2. Đóng trình soạn thảo.
  3. Nhấp vào “Tiện ích” trong thanh công cụ.
  4. Chọn “Kịch bản Ứng dụng” sau đó nhấp vào “Chuyển đổi Doc thành Sheet” để chạy kịch bản.
  5. Cấp quyền cần thiết để kịch bản có thể truy cập Google Docs và Google Sheets của bạn.
  6. Kịch bản sẽ tạo một tài liệu Google Sheets mới với các bảng chuyển đổi từ Google Docs.

Phương pháp này cho phép bạn tự động hóa quá trình chuyển đổi và chuyển đổi nhiều bảng trong một Google Doc thành các trang riêng biệt trong một tài liệu Google Sheets. Đây đặc biệt hữu ích khi bạn xử lý lượng lớn dữ liệu hoặc cần chuyển đổi các tài liệu thường xuyên.

FAQ

Q: Có thể chuyển đổi một Google Doc có chứa hình ảnh thành Google Sheets không?

A: Có, bạn có thể chuyển đổi một Google Doc có chứa hình ảnh thành Google Sheets bằng cách sử dụng phương pháp sao chép và dán. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng hình ảnh có thể không được bảo tồn trong quá trình chuyển đổi và bạn có thể cần chèn chúng vào tài liệu Google Sheets thủ công.

Q: Định dạng sẽ được bảo tồn khi chuyển đổi một Google Doc thành Google Sheets?

A: Định dạng có thể không được bảo tồn hoàn toàn khi chuyển đổi một Google Doc thành Google Sheets, đặc biệt là nếu bạn sử dụng phương pháp sao chép và dán. Định dạng phức tạp như bảng, cột và kiểu dáng nâng cao có thể không được chuyển đạt chính xác. Đề nghị kiểm tra và điều chỉnh định dạng trong tài liệu Google Sheets sau quá trình chuyển đổi.

Q: Có thể chuyển đổi một Google Doc thành Google Sheets trên thiết bị di động không?

A: Có, bạn có thể chuyển đổi một Google Doc thành Google Sheets trên thiết bị di động bằng cách sử dụng ứng dụng di động Google Docs và Google Sheets. Quá trình này tương tự như các phương pháp đã mô tả ở trên, nhưng giao diện người dùng có thể khác nhau một chút trên thiết bị di động.

Q: Có những hạn chế nào khi chuyển đổi một Google Doc thành Google Sheets?

A: Khi chuyển đổi một Google Doc thành Google Sheets, có thể có những hạn chế phụ thuộc vào tính phức tạp của tài liệu và phương pháp được sử dụng cho quá trình chuyển đổi. Một số hạn chế bao gồm việc mất định dạng, không thể chuyển đổi một số phần tử (như biểu đồ hoặc vẽ) và cần điều chỉnh thủ công sau quá trình chuyển đổi. Đề nghị thử nghiệm quá trình chuyển đổi với một tài liệu mẫu trước khi chuyển đổi các tài liệu quan trọng hoặc phức tạp.

Kết luận

Việc chuyển đổi một Google Doc thành Google Sheets có thể hữu ích khi bạn cần phân tích dữ liệu hoặc sắp xếp thông tin dưới dạng bảng. Bằng cách chọn sử dụng phương pháp sao chép và dán, phương pháp xuất và nhập hoặc Google Apps Script, quan trọng là bạn nên xem xét tính phức tạp của tài liệu và kết quả mong muốn. Bằng cách tuân thủ các hướng dẫn từng bước được cung cấp trong bài viết này, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi một Google Doc thành Google Sheets và tận dụng sức mạnh của các bảng tính cho việc phân tích và tổ chức dữ liệu.

Tham khảo:

GiGiKing

Related posts