Chào các bạn! Hôm nay tôi sẽ hướng dẫn các bạn tạo tệp SIF cho WPS bằng Google Sheets. Đồng thời, tôi cũng sẽ giới thiệu về WPS (Hệ thống Bảo vệ Lương) và lợi ích của việc sử dụng Google Sheets để tạo tệp SIF.
WPS – Hệ thống Bảo vệ Lương
WPS (Wages Protection System) là hệ thống được sử dụng trong một số quốc gia Trung Đông như UAE và Qatar để đảm bảo việc trả lương đúng hẹn và đầy đủ cho người lao động. Theo hệ thống này, nhà tuyển dụng phải chuyển tiền lương của nhân viên thông qua các tổ chức tài chính được chấp thuận như ngân hàng và các cửa hàng hoán đổi tiền tệ.
Cách tạo tệp SIF cho việc chuyển lương WPS
Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách tạo tệp SIF cho WPS bằng Google Sheets:
1. Chuẩn bị các chi tiết cần thiết cho tên tệp SIF:
- Mã số nhà tuyển dụng (hiển thị trên Thẻ Lao động của Công ty).
- Ngày Chuẩn bị Tệp (YYMMDD).
- Giờ, Phút và Giây Chuẩn bị (HHMMSS) (định dạng 24 giờ).
2. Nội dung tệp SIF:
- Tệp SIF chứa hai loại bản ghi: EDR và SCR.
EDR (Bản Ghi Chi Tiết Nhân Viên)
- EDR là Bản ghi chi tiết nhân viên. Mỗi nhân viên có một EDR riêng biệt.
- Chuẩn bị các chi tiết EDR riêng lẻ của nhân viên. Bạn có thể lấy thông tin này từ người phụ trách hồ sơ nhân viên.
Các chi tiết EDR bao gồm:
- Số Thẻ Lao động của Nhân viên (14 chữ số).
- Mã số định tuyến Ngân hàng, mỗi ngân hàng có mã số định tuyến riêng. Hãy gọi ngân hàng hoặc kiểm tra trang web của họ để lấy mã số định tuyến.
- Số IBAN của tài khoản Nhân viên (23 chữ số). Không nhất thiết rằng tài khoản ngân hàng của bạn và tài khoản nhân viên của bạn phải ở cùng một ngân hàng.
- Thời gian tính lương từ (YYYY-MM-DD).
- Thời gian tính lương đến (YYYY-MM-DD).
- Số tiền Lương chính xác.
- Số tiền Lương biến đổi.
- Số ngày Nghỉ của Nhân viên.
SCR (Bản Ghi Kiểm soát Lương)
- SCR là Bản ghi Kiểm soát Lương.
- Bạn cần các chi tiết SCR sau đây, đó là các chi tiết liên quan đến nhà tuyển dụng.
Các chi tiết SCR bao gồm:
- Mã số nhà tuyển dụng (hiển thị trên Thẻ Lao động của Công ty và gồm 13 chữ số).
- Mã số định tuyến Ngân hàng (Nhà tuyển dụng).
- Ngày Tạo tệp (YYYY-MM-DD).
- Thời gian Tạo tệp (HHMM).
- Giai đoạn Lương (chỉ cần tháng và năm theo định dạng MMYYYY).
- Tổng số Bản ghi (EDRs). Nếu có 5 nhân viên, số Bản ghi EDR trên sẽ là 5 và bạn nên điền số 5 vào đây.
- Tổng số tiền Lương chính xác. Đây là tổng lương của tất cả nhân viên.
Cách tạo tệp SIF chuẩn để chuyển lương WPS bằng Google Sheets
Bước 1: Mở tệp Google Sheets mới: https://sheets.new/.
- Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chuẩn bị tệp SIF cho hai nhân viên.
Bước 2: Nhập các chi tiết EDR và SCR vào Sheet của bạn theo cùng thứ tự như đã nêu ở trên.
- Nếu bạn có nhiều nhân viên hơn, hãy chuẩn bị dữ liệu của bạn theo cách tương ứng.
Bước 3: Đổi tên Sheet của bạn theo hướng dẫn đã nêu ở trên.
Bước 4: Chuyển đổi tệp Google Sheets này sang định dạng CSV. Để làm điều này, hãy điều hướng đến File > Download > Dạng giá trị ngăn cách bằng dấu phẩy (.csv).
- Bạn nên chuyển đổi bảng tính của mình thành CSV, sau đó mới chuyển đổi thành tệp SIF. Bạn không thể trực tiếp chuyển đổi bảng tính thành tệp SIF trong Google Sheets.
Bước 5: Chuyển đổi tệp CSV sang định dạng SIF.
-
Quy trình đơn giản. Hãy điều hướng đến vị trí bạn vừa tải xuống tệp Google Sheets dưới định dạng CSV, nhấp chuột phải vào tệp và đổi tên tệp.
-
Để chuyển từ định dạng CSV sang định dạng tệp SIF, chỉ cần đổi phần mở rộng của tệp như hình ảnh dưới đây.
Vậy là xong!
- Bạn có thể nhấp chuột phải và mở file này bằng Notepad để xem chi tiết. Bạn có thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào trực tiếp trên file này.
Kết luận
Bạn không cần phải chuẩn bị tệp WPS bằng Google Sheets hàng tháng. Việc tạo bảng tính, sau đó CSV và sau đó tệp SIF không cần thiết.
Tệp SIF hiện có của bạn là đủ. Lần tới, bạn chỉ cần mở tệp SIF WPS trong Notepad, chỉnh sửa nội dung và tất nhiên, tên tệp.
Để thêm nhân viên mới, bạn có thể chèn thêm EDR ngay phía trên bản ghi SCR trong Notepad.
Các bước tạo tệp SIF WPS có thể được làm theo trong Excel để tạo tệp SIF. Tuy nhiên, trong Excel, sau khi đổi CSV thành SIF, bạn có thể cần mở tệp trong Notepad và xóa khoảng trắng thừa giữa dấu phẩy.
Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết, hãy ghé thăm Crawlan.com để tìm hiểu thêm. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ về cách tạo tệp SIF cho WPS bằng Google Sheets.
