Bạn đang tìm hiểu cách nào để chuyển đổi các tệp Google Sheets thành Excel và ngược lại? Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về vấn đề này và cách giải quyết các vấn đề liên quan đến việc làm việc với các chương trình bảng tính khác nhau.
Tại sao cần đồng bộ Google Sheets với Excel?
Nếu bạn làm việc trong một tổ chức lớn, có nhiều lý do để bạn muốn chuyển đổi một bảng tính Google thành Excel và ngược lại. Dưới đây là một số lý do phổ biến nhất để bạn lưu trữ một bảng tính Google dưới dạng tệp Excel:
- Các thành viên trong nhóm của bạn có thể ưa thích phần mềm bảng tính này hơn so với phần mềm khác.
- Một số thành viên trong nhóm không muốn sử dụng hệ sinh thái Google.
- Chính sách yêu cầu bạn gửi công việc của mình dưới dạng tệp đính kèm thay vì liên kết.
- Một số phần mềm không có các chức năng mà công ty của bạn cần.
- Sheets kém hiệu suất khi làm việc với các bảng tính lớn, điều này khiến công ty cần Excel để đảm bảo tính nhanh nhạy.
- Đôi khi, việc nhập tệp .csv vào Google Sheets rồi sao chép tệp .xlsx vào Excel để làm việc dễ dàng hơn.
Cách chuyển đổi Google Sheets thành Excel
May mắn thay, Google Sheets cho phép bạn tải xuống các bảng tính của mình dưới dạng tệp .xlsx (định dạng Excel). Vì vậy, bạn không bao giờ phải đưa ra quyết định cuối cùng về chương trình bảng tính nào tốt hơn.
Dưới đây là các bước để chuyển đổi bảng tính Google thành Excel:
- Mở bảng tính mà bạn muốn tải xuống trên máy tính của bạn.
- Nhấp vào Tệp trong thanh trên cùng. Điều này sẽ mở một menu thả xuống chứa danh sách các tùy chọn.
- Tại đây, nhấp vào Tải xuống. Cái này sẽ mở một menu con khác cho phép bạn chọn định dạng tệp. Chúng ta muốn tải xuống tệp dưới định dạng .xlsx.
- Trong menu, nhấp vào Microsoft Excel (.xlsx).
Việc này sẽ tải tệp về máy tính của bạn. Thông thường, bạn có thể tìm thấy tệp trong thư mục tải xuống của trình duyệt web của bạn.
Cách chuyển đổi tự động từ Google Sheets sang Excel
Bạn có thể tự động tải xuống các bảng tính của mình dưới định dạng Excel bằng cách chỉnh sửa URL liên kết chia sẻ. Đây là những gì bạn cần làm:
Hãy lấy ví dụ về liên kết sau đây:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1DUdeb96x7VmVajnvOMPBod7g4R6vFRhSeXGCGzbui14/edit
Bạn chỉ cần thay thế edit ở cuối thành export, như sau:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1DUdeb96x7VmVajnvOMPBod7g4R6vFRhSeXGCGzbui14/export
Nếu bạn dán liên kết này vào trình duyệt của mình, nó sẽ tải xuống bảng tính dưới định dạng Excel.
Cách chuyển đổi Google Sheets thành Excel bằng Google Apps Script
Bạn cũng có thể sử dụng các script ứng dụng để tự động chuyển đổi các bảng tính Google thành Excel. Script này sử dụng liên kết tệp bạn đã tạo ở trên để chuyển đổi và xuất bảng tính của bạn dưới định dạng Excel vào email của bạn.
Dường như đây là một phương pháp phức tạp, nhưng thực tế không phải như vậy. Bạn chỉ cần sao chép kịch bản và điều chỉnh nó phù hợp với bảng tính Google của bạn.
- Đi tới Tiện ích -> Apps Script.
- Trong cửa sổ mới, xóa văn bản hiện có và sao chép-dán kịch bản sau đây:
function getFileAsBlob(exportUrl) {
let response = UrlFetchApp.fetch("https://docs.Google.com/spreadsheets/d/1wYCDKtyw41uqCRp-ceZZWWfcwdvI6529hac0RO6OrZ4/export", {
muteHttpExceptions: true,
headers: {
Authorization: 'Bearer ' + ScriptApp.getOAuthToken(),
},
});
return response.getBlob();
}
function testExportSheet() {
let blob = getFileAsBlob("https://docs.Google.com/spreadsheets/d/1wYCDKtyw41uqCRp-ceZZWWfcwdvI6529hac0RO6OrZ4/export");
blob.setName("Sheet to Excel");
Logger.log("Content type: " + blob.getContentType());
Logger.log("File size in MB: " + blob.getBytes().length / 1000000);
}
function exportSheetAsPDFToDrive() {
let blob = getFileAsBlob("https://docs.Google.com/spreadsheets/d/1wYCDKtyw41uqCRp-ceZZWWfcwdvI6529hac0RO6OrZ4/export");
let file = DriveApp.createFile(blob);
Logger.log(file.getUrl());
}
function sendExportedSheetAsPDFAttachment() {
let blob = getFileAsBlob("https://docs.Google.com/spreadsheets/d/1wYCDKtyw41uqCRp-ceZZWWfcwdvI6529hac0RO6OrZ4/export");
var message = {
to: "địa chỉ email",
subject: "Bảng tính sang Excel",
body: "Xin chào nhóm,nnDưới đây là báo cáo hàng tháng.nnCảm ơn,ntên",
name: "Tên",
attachments: [blob.setName("Bảng tính sang Excel")]
}
MailApp.sendEmail(message);
}- Nhấp vào biểu tượng lưu để lưu kịch bản.
- Nhấp vào Chạy.
- Nhấp vào Xem quyền. Cho phép chạy kịch bản bằng cách chọn tài khoản Google của bạn.
Sau khi bạn hoàn thành, các script ứng dụng sẽ chạy kịch bản trên và thông báo cho bạn khi nó hoàn thành. Kịch bản này chuyển đổi bảng tính của bạn thành định dạng xlsx và gửi nó đến địa chỉ email mà bạn chọn.
Kịch bản này bao gồm 4 chức năng:
getFileAsBlob: Chức năng này chuyển đổi bảng tính thành một blob, đây là một định dạng dữ liệu có thể chuyển đổi.testExportSheet: Chức năng này kiểm tra xem bạn có thể xuất tệp của mình dưới định dạng xlsx hay không.exportSheetAsXLSXToDrive: Chức năng này xuất file vào ổ đĩa của bạn.sendExportedSheetAsXLSXAttachment: Chức năng này gửi tệp đã chuyển đổi đến địa chỉ email của bạn.
Cách lưu trữ bảng tính Google dưới dạng Excel bằng Google Drive
Nếu bạn đang làm việc trên Google Sheets, dữ liệu của bạn sẽ được tự động lưu trữ trên Google Drive. Nếu bạn không có quyền truy cập vào Sheets, bạn cũng có thể tải xuống tệp từ đó.
Dưới đây là các bước để lưu trữ bảng tính Google dưới dạng Excel:
- Mở Google Drive trong trình duyệt của bạn.
- Nhấp vào My Drive và cuộn xuống để tìm tên của tệp bảng tính Google. Bạn cũng có thể tìm tên trong thanh tìm kiếm ở trên cùng của màn hình.
- Nhấp chuột phải vào tệp, điều này sẽ hiển thị một menu ngữ cảnh. Nhấp vào Tải xuống, và tệp sẽ được tải xuống máy tính của bạn.
Nếu bạn tuân theo các bước trên để tìm hiểu cách tải xuống bảng tính Google dưới dạng Excel, bạn chỉ cần nhấp để mở tệp đã tải xuống trong trình duyệt tệp Windows hoặc macOS.
Các hàm trong Sheets có hoạt động trong Excel không?
Mặc dù tính năng của Microsoft Excel và Google Sheets tương tự nhau, có nhiều hàm không tương thích giữa hai phần mềm này, điều này có nghĩa là việc nhập tệp bảng tính vào một trong hai phần mềm có thể làm hỏng một số tính năng.
Dưới đây là một số công thức không tương thích giữa Excel và Google Sheets:
- ADD
- ARRAYFORMULA
- CONCAT
- CONTINUE
- COUNTUNIQUE
- DETECTLANGUAGE
- DIVIDE
- EQ
- FILTER
- GoogleFINANCE
- GoogleTOURNAMENT
- GoogleTRANSLATE
- GT
- GTE
- IMAGE
- IMPORTDATA
- IMPORTFEED
- IMPORTHTML
- IMPORTRANGE
- IMPORTXML
- JOIN
- LT
- LTE
- MINUS
- MULTIPLY
- POW
- QUERY
- SORT
- SPARKLINE
- SPLIT
- TO_TEXT
- TO_PERCENT
- TO_DOLLARS
- TO_DATE
- UMINUS
- UNARY_PERCENT
- UNIQUE
- UPLUS
Nếu bảng tính Google của bạn sử dụng một trong những hàm này, bạn nên thử xóa công thức hoặc thay thế nó bằng một công thức tương thích với Excel.
Vấn đề tương thích khi sử dụng các tệp Excel trong Sheets
Mặc dù bạn có thể tải dữ liệu Excel lên Google Sheets, hãy lưu ý rằng Sheets không có nhiều tính năng tiên tiến như Excel, điều này có nghĩa là bạn có thể gặp vấn đề về tương thích. Dưới đây là một số ví dụ:
- Bạn không thể nhập các tệp Excel đã được bảo vệ bằng mật khẩu vào Google Sheets.
- Google Sheets sẽ bỏ qua các liên kết đến các bảng tính khác trong tệp.
- Google Sheets không hỗ trợ Power Query, PowerPivot và các tính năng xử lý dữ liệu khác trong Excel.
- Nếu tệp Excel của bạn chứa các macro VBA, chúng sẽ không được hỗ trợ trong Google Sheets. Thay vào đó, bạn có thể viết mã trong AppScript khi làm việc trong Google Sheets.
Nếu tệp Excel của bạn sử dụng một trong những tính năng này, hãy tìm một biện pháp thay thế vì chúng sẽ không hoạt động trong Google Sheets. Nếu bạn tải tệp vào Sheets, chúng có thể bị xóa hoặc mất tính năng của chúng.
Kết luận, việc học cách nhập và xuất tệp bảng tính trong Excel và Sheets có thể cần thiết vì nó giúp bạn dễ dàng làm việc cùng thành viên trong nhóm, bất kể họ sử dụng phần mềm bảng tính nào. Hi vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách lưu tệp .xlsx vào Google Sheets và cách nhập nó vào Excel.
Bây giờ bạn đã biết cách chuyển đổi Google Sheets thành Excel, có lẽ bạn muốn biết thêm về cách chuyển đổi các tệp Excel thành Google Sheets.
Crawlan.com
