Không gì là không thể! Dù việc loại bỏ những hàng ẩn thủ công khỏi bảng tổng hợp trong Google Sheets có thể gây khó khăn nhưng vẫn không phải là điều không thể. Quá trình này yêu cầu một công thức mảng linh hoạt, có thể thay đổi kích thước tùy thuộc vào dữ liệu nguồn của bạn.
Thông thường, bạn cần thêm một cột bổ trợ (cột trợ giúp) vào dữ liệu nguồn của mình, với ô trên cùng chứa công thức mảng đã đề cập.
Mục đích của cột trợ giúp là tự động đánh dấu những hàng bị ẩn thủ công.
Công thức sẽ giúp bạn phân biệt giữa hàng bị ẩn và hàng hiển thị.
Sau khi bạn hoàn thành bước này (chúng ta sẽ xem chi tiết bên dưới), bạn có thể sử dụng “Bộ lọc” trong trình chỉnh sửa Bảng tổng hợp để loại bỏ những hàng được đánh dấu.
Google Sheets thiếu một tùy chọn tích hợp cho việc loại bỏ những hàng bị ẩn thủ công trong cài đặt Bảng tổng hợp.
Lợi ích của việc loại bỏ những hàng ẩn thủ công khỏi bảng tổng hợp
Trong Google Sheets, bạn có thể lọc hệ thống dữ liệu nguồn của mình theo hai cách:
- Sử dụng lệnh Lọc: Nhấp vào Dữ liệu > Tạo bộ lọc.
- Sử dụng bộ lọc: Nhấp vào Dữ liệu > Thêm bộ lọc.
Các phương pháp này cho phép bạn chọn các mục cụ thể, như lọc dữ liệu theo ngày, khu vực hoặc sản phẩm. Điều này sẽ ẩn các hàng liên quan trong dữ liệu nguồn của bạn.
Vậy bảng tổng hợp liên quan thì sao?
Phương pháp đầu tiên, Tạo bộ lọc, sẽ không ảnh hưởng đến báo cáo Bảng tổng hợp. Bạn cần chọn “Bộ lọc” trong trình chỉnh sửa Bảng tổng hợp để lọc dữ liệu trong Bảng tổng hợp.
Tuy nhiên, bạn có thể kết nối Bộ lọc với Bảng tổng hợp để Bảng tổng hợp tự động được lọc khi bạn chọn các mục trong Bộ lọc.
Ví dụ
Hãy tưởng tượng rằng bạn có mục “Xoài” được liệt kê trong ba hàng trong dữ liệu nguồn của mình, với các giá trị là 50, 75 và 100, tổng cộng là 225.
Nếu bạn lọc ra mục này bằng cách sử dụng Bộ lọc hoặc “Bộ lọc” trong trình chỉnh sửa Bảng tổng hợp (không phải Dữ liệu > Tạo bộ lọc), nó sẽ không còn xuất hiện trong báo cáo.
Việc ẩn thủ công các hàng là khác biệt so với việc lọc dữ liệu theo cách có hệ thống. Trong trường hợp này, bạn ẩn các hàng một cách ngẫu nhiên cho mục đích cụ thể, như bảo vệ dữ liệu nhạy cảm hoặc loại bỏ thông tin đã lỗi thời. Bạn có thể muốn giữ lại dữ liệu này thay vì xóa nó, nhưng bạn không muốn nó xuất hiện trong báo cáo của bạn.
Ví dụ, nếu bạn ẩn thủ công hàng chứa mục “Xoài,” với tổng cộng là 100, báo cáo sẽ hiển thị giá trị tổng cộng là 125.
Khi nào bạn muốn loại bỏ những hàng ẩn thủ công khỏi bảng tổng hợp?
Hãy xem xét một tình huống trong đó bạn cần tạo ra một báo cáo trong khi loại bỏ dữ liệu nhạy cảm.
Để làm được điều này, ẩn các hàng để loại bỏ chúng khỏi báo cáo, sau đó tiến hành in hoặc tải chúng dưới dạng tệp PDF. Chia sẻ những bản sao đó.
Cách loại bỏ những hàng ẩn thủ công khỏi bảng tổng hợp bằng cách sử dụng cột trợ giúp
Để xem một ví dụ trực tiếp, vui lòng nhấp vào liên kết bên dưới và sao chép bảng mẫu của tôi.
Dữ liệu mẫu và Bảng tổng hợp
Dữ liệu mẫu sau đây nằm trong các cột A đến C và Bảng tổng hợp được tạo từ đó bắt đầu từ ô E1.
Để tạo Bảng tổng hợp, hãy chọn các cột A đến C và nhấp vào Chèn > Bảng tổng hợp.
Ảnh chụp màn hình sau đây hiển thị cài đặt Bảng tổng hợp.
Cột trợ giúp
Khi chọn một cột trợ giúp, hãy xem xét các tiêu chí sau:
- Nó phải rỗng.
- Nó phải là cột ngay sau dữ liệu nguồn.
Trong ví dụ của tôi, cột D đáp ứng các tiêu chí này.
Trong ô D1, chèn công thức cột trợ giúp động sau đây:
=VSTACK("Hidden Flag",BYROW(B2:B, LAMBDA(row,SUBTOTAL(103,row))))Công thức này sẽ đánh dấu các hàng ẩn thủ công bằng cách chèn 0 (số không) trong các ô bị ẩn và 1 trong các ô hiển thị mỗi khi có giá trị trong cột B.
Tiêu chí cho việc chọn cột trong công thức trên là gì?
Bạn nên chọn cột tương ứng với trường “Hàng” trong cài đặt Bảng tổng hợp. Trong Bảng tổng hợp của tôi, đây là trường “Mục,” nằm ở B2:B.
Lưu ý: Để biết thêm thông tin về công thức này, vui lòng tham khảo hướng dẫn về chức năng BYROW.
Cách thêm cột trợ giúp vào Bảng tổng hợp của bạn
Để bao gồm cột trợ giúp có nhãn ‘Hidden Flag’ (đúng, công thức được đề cập ở trên sẽ chèn nhãn ‘Hidden Flag’ vào ô D1) trong trình chỉnh sửa Bảng tổng hợp, làm theo các bước sau:
- Di chuột qua báo cáo Bảng tổng hợp.
- Nhấp vào biểu tượng bút chì có nhãn “Sửa đổi”.
- Trong trình chỉnh sửa, thay thế phạm vi A:C bằng A:D.
- Đừng nhấn phím Enter trên bàn phím. Nhấp bên ngoài trường và nhấp OK.
Cách lọc Bảng tổng hợp để loại bỏ những hàng ẩn thủ công
Đây là bước cuối cùng để loại bỏ những hàng ẩn thủ công khỏi Bảng tổng hợp trong Google Sheets:
- Nhấp vào nút “Thêm” bên cạnh “Bộ lọc” trong trình chỉnh sửa Bảng tổng hợp.
- Chọn “Hidden Flag.”
- Bấm vào danh sách thả xuống, loại bỏ chọn “0,” sau đó nhấp “OK.”
Bây giờ bạn có thể đóng trình chỉnh sửa Bảng tổng hợp bằng cách nhấp vào nút “x” ở góc trên bên phải.
Nhấp chuột phải vào hàng số 6 và chọn “Ẩn hàng.” Bạn sẽ nhận thấy tổng cho mục “Xoài” giảm từ 225 xuống 125.
Phương pháp sử dụng cột trợ giúp là phương thức duy nhất để loại bỏ những hàng ẩn thủ công khỏi Bảng tổng hợp trong Google Sheets.
Khi sử dụng phương pháp này, hãy lưu ý yếu tố quan trọng sau: Nếu bạn đã áp dụng bộ lọc vào dữ liệu nguồn bằng cách sử dụng Bộ lọc, bạn phải loại bỏ chúng. Phương pháp trên cũng sẽ loại bỏ những hàng bị ảnh hưởng bởi các bộ lọc đó.
