Google Sheets là một công cụ mạnh mẽ cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và cộng tác trên các bảng tính trực tuyến. Với một loạt các tính năng, việc điều hướng và lọc dữ liệu để tìm chính xác những gì bạn cần có thể khá khó khăn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các kỹ thuật và chiến lược khác nhau để lọc một bảng tính Google chỉ dành riêng cho bạn, từ đó làm cho quá trình phân tích dữ liệu và ra quyết định trở nên hiệu quả và hiệu suất hơn.
1. Hiểu cơ bản về việc lọc trong Google Sheets
Trước khi đi vào các kỹ thuật lọc tiên tiến, việc hiểu cách lọc cơ bản trong Google Sheets là điều cần thiết. Lọc cho phép bạn chỉ hiển thị các hàng hoặc cột cụ thể dựa trên một số tiêu chí nhất định, từ đó giúp dễ dàng phân tích và làm việc với dữ liệu của bạn.
Dưới đây là cách áp dụng một bộ lọc cơ bản trong Google Sheets:
- Chọn phạm vi ô mà bạn muốn lọc.
- Nhấp vào tab “Dữ liệu” trên thanh menu.
- Chọn “Lọc” trong menu thả xuống.
- Một mũi tên nhỏ sẽ xuất hiện trên hàng tiêu đề của mỗi cột. Nhấp vào mũi tên của cột bạn muốn lọc.
- Chỉ định tiêu chí lọc của bạn, chẳng hạn như văn bản, số, ngày hoặc công thức tùy chỉnh.
- Nhấp vào “OK” để áp dụng bộ lọc.
Sau khi áp dụng bộ lọc, chỉ có những hàng đáp ứng tiêu chí bạn đã chỉ định sẽ hiển thị, trong khi các hàng khác sẽ tạm thời ẩn đi. Điều này giúp bạn tập trung vào dữ liệu liên quan và thực hiện các phân tích hoặc thao tác bổ sung.
2. Lọc theo văn bản, số và ngày
Google Sheets cung cấp nhiều tùy chọn để lọc dữ liệu dựa trên văn bản, số và ngày. Hãy cùng khám phá từng kỹ thuật lọc này:
Lọc theo văn bản:
Khi lọc theo văn bản, bạn có thể chọn hiển thị những hàng chứa từ, cụm từ hoặc thậm chí các biểu thức chính quy. Điều này hữu ích khi bạn muốn tìm các bản ghi cụ thể hoặc làm sạch dữ liệu của mình dựa trên từ khóa cụ thể.
Dưới đây là cách lọc theo văn bản trong Google Sheets:
- Chọn phạm vi ô mà bạn muốn lọc.
- Nhấp vào mũi tên trong hàng tiêu đề của cột bạn muốn lọc.
- Chọn “Lọc theo điều kiện”, sau đó chọn “Văn bản chứa” hoặc “Văn bản không chứa” tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
- Nhập văn bản mà bạn muốn lọc vào ô nhập liệu.
- Nhấp vào “OK” để áp dụng bộ lọc.
Ví dụ, giả sử bạn có một bảng Google với danh sách tên khách hàng và bạn muốn chỉ lọc các hàng chứa từ “premium”. Bằng cách làm theo các bước trên, bạn có thể dễ dàng làm được điều đó:
- Tên khách hàng
- John Doe
- Jane Smith
- Dịch vụ Premium
- Mark Johnson
Sau khi áp dụng bộ lọc, bảng sẽ chỉ hiển thị các hàng chứa từ “premium”:
- Tên khách hàng
- Dịch vụ Premium
Lọc theo số:
Lọc theo số cho phép bạn hiển thị các hàng đáp ứng các tiêu chí số cụ thể. Điều này hữu ích khi bạn muốn phân tích dữ liệu dựa trên ngưỡng hoặc khoảng số cụ thể.
Để lọc theo số trong Google Sheets, làm theo các bước sau:
- Chọn phạm vi ô mà bạn muốn lọc.
- Nhấp vào mũi tên trong hàng tiêu đề của cột bạn muốn lọc.
- Chọn “Lọc theo điều kiện”, sau đó chọn điều kiện mong muốn như “Lớn hơn”, “Nhỏ hơn” hoặc “Bằng”.
- Nhập giá trị số bạn muốn lọc vào ô nhập liệu.
- Nhấp vào “OK” để áp dụng bộ lọc.
Ví dụ, giả sử bạn có một bảng Google với danh sách sản phẩm và giá tương ứng. Bạn muốn chỉ lọc các hàng có giá trị lớn hơn 50 $. Bằng cách áp dụng bộ lọc, bạn có thể dễ dàng xác định các sản phẩm thỏa mãn tiêu chí này:
- Tên sản phẩm
- Sản phẩm A $30
- Sản phẩm B $60
- Sản phẩm C $45
- Sản phẩm D $80
Sau khi lọc, bảng sẽ hiển thị các hàng sau đây:
- Tên sản phẩm
- Sản phẩm B $60
- Sản phẩm D $80
Lọc theo ngày:
Lọc theo ngày cho phép bạn hiển thị các hàng dựa trên các tiêu chí ngày cụ thể. Điều này hữu ích khi bạn muốn phân tích dữ liệu trong một khoảng thời gian cụ thể hoặc xác định các bản ghi tương ứng với một ngày nhất định.
Để lọc theo ngày trong Google Sheets, làm theo các bước sau:
- Chọn phạm vi ô mà bạn muốn lọc.
- Nhấp vào mũi tên trong hàng tiêu đề của cột bạn muốn lọc.
- Chọn “Lọc theo điều kiện”, sau đó chọn điều kiện mong muốn như “Ngày trước”, “Ngày sau” hoặc “Ngày nằm trong khoảng”.
- Nhập ngày hoặc khoảng ngày bạn muốn lọc vào ô nhập liệu.
- Nhấp vào “OK” để áp dụng bộ lọc.
Ví dụ, giả sử bạn có một bảng Google với danh sách giao dịch bán hàng và ngày tương ứng. Bạn chỉ muốn lọc các hàng trong một tháng cụ thể. Bằng cách áp dụng bộ lọc, bạn có thể dễ dàng tinh chỉnh dữ liệu của mình:
- Ngày giao dịch
- Giao dịch A 01/05/2022
- Giao dịch B 02/10/2022
- Giao dịch C 03/15/2022
- Giao dịch D 04/20/2022
Sau khi lọc, bảng sẽ hiển thị các hàng sau đây:
- Ngày giao dịch
- Giao dịch C 03/15/2022
3. Kỹ thuật lọc tiên tiến
Mặc dù các kỹ thuật lọc cơ bản đã đủ đáp ứng cho hầu hết các tình huống, Google Sheets cũng cung cấp các tùy chọn lọc tiên tiến để làm sạch dữ liệu của bạn. Hãy khám phá một số kỹ thuật này:
Lọc theo nhiều tiêu chí:
Google Sheets cho phép bạn áp dụng nhiều tiêu chí để lọc dữ liệu. Điều này có ích khi bạn muốn kết hợp các điều kiện khác nhau để lọc kết quả.
Để lọc theo nhiều tiêu chí trong Google Sheets, làm theo các bước sau:
- Chọn phạm vi ô mà bạn muốn lọc.
- Nhấp vào mũi tên trong hàng tiêu đề của cột bạn muốn lọc.
- Chọn “Lọc theo điều kiện”, sau đó chọn “Công thức tùy chỉnh”.
- Nhập công thức tùy chỉnh của bạn bằng cách sử dụng các toán tử logic như “VÀ” hoặc “HOẶC” để kết hợp nhiều điều kiện.
- Nhấp vào “OK” để áp dụng bộ lọc.
Ví dụ, giả sử bạn có một bảng Google với danh sách nhân viên, phòng ban tương ứng và lương. Bạn chỉ muốn lọc các hàng có phòng ban là “Bán hàng” và lương lớn hơn 50.000 đô la. Bằng cách áp dụng bộ lọc, bạn có thể dễ dàng xác định nhân viên thoả mãn cả hai tiêu chí:
- Nhân viên – Phòng ban – Lương
- John Doe – Bán hàng – 60.000 đô la
- Jane Smith – Tiếp thị – 45.000 đô la
- Mark Johnson – Bán hàng – 55.000 đô la
Sau khi lọc, bảng sẽ hiển thị các hàng sau đây:
- Nhân viên – Phòng ban – Lương
- John Doe – Bán hàng – 60.000 đô la
- Mark Johnson – Bán hàng – 55.000 đô la
Lọc theo màu sắc:
Google Sheets cho phép bạn lọc dữ liệu dựa trên màu sắc của ô hoặc màu sắc của chữ. Điều này hữu ích khi bạn muốn làm nổi bật các bản ghi cụ thể hoặc phân loại dữ liệu của mình theo cách trực quan.
Để lọc theo màu sắc trong Google Sheets, làm theo các bước sau:
- Chọn phạm vi ô mà bạn muốn lọc.
- Nhấp vào mũi tên trong hàng tiêu đề của cột bạn muốn lọc.
- Chọn “Lọc theo điều kiện”, sau đó chọn “Màu chữ là” hoặc “Màu nền là” tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
- Chọn màu mong muốn trong bảng chọn màu.
- Nhấp vào “OK” để áp dụng bộ lọc.
Ví dụ, giả sử bạn có một bảng Google với danh sách công việc và trạng thái tương ứng. Bạn chỉ muốn lọc các hàng với trạng thái đã hoàn thành và làm nổi bật chúng màu xanh lá cây. Bằng cách áp dụng bộ lọc, bạn có thể dễ dàng xác định các công việc đã hoàn thành:
- Trạng thái công việc
- Công việc A – Đang thực hiện
- Công việc B – Đã hoàn thành
- Công việc C – Đã hoàn thành
- Công việc D – Đang thực hiện
Sau khi lọc, bảng sẽ hiển thị các hàng sau đây với các công việc “Đã hoàn thành” được làm nổi bật màu xanh lá cây:
- Trạng thái công việc
- Công việc B – Đã hoàn thành
- Công việc C – Đã hoàn thành
4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Q: Tôi có thể lưu các bộ lọc của mình trong Google Sheets không?
A: Ừ, bạn có thể lưu các bộ lọc của mình trong Google Sheets bằng cách tạo một chế độ xem đã lọc. Chế độ xem đã lọc cho phép bạn lưu cài đặt lọc của mình và dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ xem mà không ảnh hưởng đến dữ liệu gốc. Để tạo chế độ xem đã lọc, hãy điều hướng đến tab “Dữ liệu”, nhấp vào “Chế độ xem đã lọc” và chọn “Tạo chế độ xem đã lọc mới”.
Q: Làm cách nào để xóa bộ lọc trong Google Sheets?
A: Để xóa bộ lọc trong Google Sheets, hãy điều hướng đến tab “Dữ liệu”, nhấp vào “Chế độ xem đã lọc” và chọn “Không” để xóa chế độ xem đã lọc. Hoặc bạn có thể nhấp vào mũi tên trong hàng tiêu đề của cột bị lọc và chọn “Xóa bộ lọc” để xóa bộ lọc cho cột cụ thể này.
Q: Tôi có thể áp dụng bộ lọc cho nhiều bảng tính trong một tài liệu Google Sheets không?
A: Ừ, bạn có thể áp dụng bộ lọc cho nhiều bảng tính trong một tài liệu Google Sheets. Chỉ cần chọn phạm vi ô bạn muốn lọc trong mỗi bảng tính và làm theo các bước đã đề cập ở trên để áp dụng bộ lọc mong muốn.
Q: Tôi có thể sử dụng các công thức trong bộ lọc không?
A: Ừ, bạn có thể sử dụng các công thức trong bộ lọc để tạo các tiêu chí lọc tùy chỉnh. Bằng cách chọn “Lọc theo điều kiện” và chọn “Công thức tùy chỉnh là”, bạn có thể nhập công thức đánh giá từng ô và hiển thị các hàng đáp ứng điều kiện được xác định.
5. Kết luận
Việc lọc một bảng tính Google chỉ dành riêng cho bạn có thể cải thiện đáng kể quá trình phân tích dữ liệu và ra quyết định. Bằng cách hiểu cơ bản về việc lọc và sử dụng các kỹ thuật tiên tiến, bạn có thể dễ dàng làm sạch dữ liệu của mình để tập trung vào thông tin quan trọng nhất. Cho dù bạn cần lọc theo văn bản, số, ngày hay áp dụng nhiều tiêu chí, Google Sheets cung cấp một loạt các tùy chọn để đáp ứng nhu cầu lọc của bạn. Vì vậy, hãy bắt đầu khám phá sức mạnh của việc lọc trong Google Sheets và khai thác toàn bộ tiềm năng của dữ liệu của bạn!
