Hãy tưởng tượng bạn đang làm việc trên một bảng tính dài với nhiều bảng, biểu đồ và ô dữ liệu. Việc này có thể trở nên rườm rà và khó khăn. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng Google Sheets để xử lý dữ liệu, định dạng bảng một cách hợp lý sẽ giúp dễ dàng đọc dữ liệu. Hôm nay, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách định dạng bảng và biểu đồ trong Google Sheets một cách đơn giản và hiệu quả.
Tạo một bảng trong Google Sheets bằng cách áp dụng đường viền
Áp dụng đường viền là một trong những cách làm sẽ thay đổi cách diện mạo của dữ liệu bảng ngay lập tức. Khi áp dụng đường viền, bảng của bạn sẽ trở nên thú vị hơn.
Dưới đây là cách thêm đường viền vào một bảng trong Google Sheets:
- Chọn dữ liệu mà bạn muốn áp dụng đường viền.
- Nhấp vào biểu tượng đường viền trên thanh công cụ.
- Chọn màu sắc cho đường viền từ các lựa chọn có sẵn, sau đó thêm đường viền cho từng ô (sử dụng tùy chọn “Tất cả các đường viền”).
Cách chèn bảng vào Google Sheets bằng cách căn giữa dữ liệu
Trong Google Sheets, chuỗi ký tự sẽ được căn chỉnh vào bên trái và số nguyên sẽ được căn chỉnh vào bên phải mặc định. Tuy nhiên, bạn có thể muốn căn giữa một số cột trong tập hợp dữ liệu của mình thay vì sử dụng căn chỉnh mặc định. Tôi sẽ căn giữa tất cả các tiêu đề và số cột của bảng doanh số của chúng ta.
Dưới đây là các bước để tạo bảng trong Google Sheets với căn giữa các tiêu đề văn bản:
- Chọn tất cả các ô chứa tiêu đề.
- Nhấp vào biểu tượng căn chỉnh trên thanh công cụ.
- Nhấp vào biểu tượng căn giữa.
Cách tạo bảng trong Google Sheets với tiêu đề có màu / đậm
Bạn có thể cải thiện khả năng đọc thông tin bằng cách thay đổi màu sắc của các ô chứa tiêu đề và làm đậm chữ trong các ô này. Việc này sẽ giúp người đọc dễ dàng nhận biết được mục tiêu của bảng và các loại thông tin mà nó chứa.
Dưới đây là các thủ tục để tạo bảng trong Google Sheets với định dạng màu sắc cho tiêu đề:
- Chọn các ô chứa tiêu đề.
- Sử dụng phím tắt Control + B trên Windows hoặc Command + B trên Mac để chọn biểu tượng làm đậm trên thanh công cụ.
- Chọn các ô chứa tiêu đề, sau đó nhấp vào biểu tượng tô màu trên thanh công cụ.
- Chọn màu mà bạn muốn sử dụng cho các ô chứa tiêu đề.
Định dạng bảng trong Google Sheets – Áp dụng màu sắc xen kẽ cho các dòng
Bảng của bạn trong Google Sheets đã có vẻ tốt hơn so với ban đầu. Áp dụng các sắc thái khác nhau cho các dòng dữ liệu của bảng là một cách tốt để tăng cường khả năng đọc của nó. Với sự phát triển liên tục của Google Sheets, hiện nay có một cách thuận tiện để chuyển đổi giữa các sắc thái dòng.
Dưới đây là cách tạo bảng trong Google Sheets với các dòng có màu sắc khác nhau:
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu.
- Chọn “Định dạng” trong menu.
- Chọn “Màu xen kẽ” trong danh sách các tùy chọn xuất hiện.
Ngay khi bạn thực hiện như vậy, bạn sẽ thấy màu của dòng tiêu đề thay đổi và các dòng xen kẽ sẽ có màu hơi tối hơn so với các dòng khác. Hộp thoại Màu sắc xen kẽ cũng sẽ hiển thị đồng thời và mở ra phía bên phải của Google Sheets.
Định dạng bảng trong Google Sheets – Sắp xếp các cột
Việc thực hiện tất cả các định dạng trên nhằm cải thiện khả năng hiểu nội dung của người dùng cũng như làm cho nó trực quan hơn. Sắp xếp dữ liệu bằng cách sử dụng một hoặc nhiều cột là một trong những bước đơn giản nhưng hữu ích giúp người dùng dễ dàng duyệt qua các tập dữ liệu lớn.
Tôi sẽ chỉ cho bạn cách sắp xếp dữ liệu trong ví dụ của chúng tôi sao cho tất cả các khu vực được hiển thị cùng nhau, sau đó dữ liệu được sắp xếp theo giá trị doanh số từng khu vực.
Trong tùy chọn này, bạn có thể quyết định sử dụng màu sắc nào và liệu bảng của bạn có chứa tiêu đề hoặc chân trang hay không.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu.
- Chọn “Dữ liệu” trong menu thả xuống.
- Chọn “Sắp xếp phạm vi” sau đó “Tùy chọn sắp xếp nâng cao” trong menu. Điều này sẽ mở hộp thoại sắp xếp Google Sheets.
- Chọn tùy chọn “Dữ liệu chứa tiêu đề hàng”.
- Trong danh sách thả xuống “Sắp xếp theo”, chọn Tiểu bang.
- Chọn “Thêm cột sắp xếp bổ sung” trong menu.
- Trong danh sách thả xuống “Tiếp theo bằng cách”, chọn số cửa hàng.
- Nhấp vào “Sắp xếp”.
Dữ liệu của bạn sẽ được sắp xếp theo phương pháp trên dựa trên hai cột: trước hết là Tiểu bang, sau đó là số cửa hàng.
Điều này giúp chúng tôi lấy được tất cả dữ liệu cho một tiểu bang cụ thể.
Vì vậy, quản lý của bạn không cần đọc kỹ báo cáo hoàn chỉnh nếu cô ấy chỉ quan tâm đến dữ liệu của Wisconsin khi đọc báo cáo này. Cô ấy có thể nhanh chóng xác định tiểu bang Wisconsin và xem qua dữ liệu liên quan.
Kết luận
Đây là một số bước mà bạn có thể tuân thủ trong Google Sheets để chuyển đổi dữ liệu trông đơn giản thành một bảng dễ nhìn. Tự nhiên, khi bạn sử dụng Google Sheets nhiều hơn, bạn sẽ phát triển phong cách định dạng riêng của mình để tạo ra các bảng.
Hãy truy cập Crawlan.com để nâng cao hiệu suất trải nghiệm của bạn trên Google Sheets. Dữ liệu từ bảng có thể được rút trích từ tệp PDF bằng Crawlan.com, sau đó được thêm vào Google Docs hoặc Sheets của bạn.
