Việc làm việc chung trên Google Sheets rất đơn giản, đó là lý do tại sao nó trở thành một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi nhất bởi doanh nghiệp và cá nhân. Bạn không chỉ có thể chia sẻ bảng tính mà còn có thể chỉ định các quyền hạn riêng biệt cho từng người, giúp bạn kiểm soát việc đóng góp của một thành viên trong nhóm vào bảng tính.
Bài viết này nhằm giải thích về các cấp độ quyền hạn trên Google Sheets và cách bạn có thể cho phép truy cập vào bảng tính của bạn. Tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm.
Các cấp độ quyền trên Google Sheets
Có tổng cộng bốn cấp độ quyền trên Google Sheets. Mỗi cấp độ mang lại nhiều lợi ích với mức truy cập khác nhau. Dưới đây là chi tiết:
Chủ sở hữu
Đây là cấp độ quyền mặc định của người đã tạo ra tệp tin. Quyền hạn này cho phép bạn làm bất cứ điều gì bạn muốn với tệp tin, bao gồm xem, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu và comment, vv. Một người duy nhất có thể có quyền này, nhưng bạn có thể chuyển quyền này cho người khác. Menu Chia sẻ sẽ hiển thị Chủ sở hữu bên cạnh tên của bạn nếu bạn đã tạo ra tệp tin.
Chỉnh sửa
Quyền hạn này cho phép bạn chỉnh sửa, thêm và xóa dữ liệu trong bảng tính. Bạn cũng có thể thêm nhận xét và trả lời những nhận xét đó. Quyền hạn này có thể được cấp cho những người khác. Mặc dù không mạnh mẽ như quyền hạn của chủ sở hữu, nhưng nó là gần nhất. Bạn có thể cấp quyền hạn này thông qua menu Chia sẻ.
Bình luận
Quyền hạn này yếu hơn so với quyền hạn Chỉnh sửa vì chỉ cho phép bạn xem bảng tính và thêm nhận xét. Bạn cũng có thể trả lời những nhận xét mà những người khác để lại. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn ai đó phân tích dữ liệu trong bảng tính mà không thay đổi dữ liệu.
Xem
Đây là cấp độ quyền hạn thấp nhất trên Google Sheets, chỉ cho phép người dùng xem bảng tính. Họ không thể chỉnh sửa, chia sẻ hoặc thêm nhận xét vào tệp tin. Tuy nhiên, người dùng có thể yêu cầu tác giả cho phép họ Chỉnh sửa hoặc Bình luận. Điều này thường hữu ích khi bạn muốn hiển thị bảng tính của mình cho những người ngoài nhóm của bạn.
Xem là thiết lập mặc định cho chia sẻ, vì vậy bạn sẽ phải thay đổi thiết lập quyền chỉnh sửa trên từng bảng tính Google, ngay cả khi bạn chỉ chia sẻ một bảng tính duy nhất.
Cách cho phép truy cập vào bảng tính Google
Cấp quyền trên Google Sheets đơn giản và có thể được thực hiện trong vài bước. Dưới đây là các bước để thay đổi quyền trên một bảng tính:
- Nhấp vào nút Chia sẻ ở phía trên bên phải của trang bảng tính.
- Nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ bảng tính của bạn.
- Bên cạnh ô văn bản, chọn quyền hạn từ danh sách.
- Bạn cũng có thể viết một tin nhắn ngắn tùy ý dưới ô nhập email.
- Nhấp vào Gửi để cấp quyền hạn đã chọn cho người nhận và gửi email cho họ.
Cách bảo vệ ô trước sự thay đổi
Bạn có thể bảo vệ cả bảng tính hoặc chỉ một phạm vi không cho phép sửa đổi. Điều này còn được gọi là khóa ô. Hãy làm theo các bước sau để bảo vệ bảng tính và phạm vi ô khỏi sự thay đổi:
- Nhấp vào Dữ liệu trên thanh công cụ trên cùng.
- Trong menu thả xuống, nhấp vào Bảo vệ bảng tính và phạm vi.
- Nhấp vào Thêm bảng tính hoặc phạm vi trong cửa sổ hiển thị bên phải.
- Ở đây, viết mô tả tùy chọn và chỉ định phạm vi ô dưới.
- Nhấp vào Cài đặt quyền hạn để hoàn thành các thiết lập.
Các tùy chọn chia sẻ nâng cao
Bạn cũng có thể truy cập vào các thiết lập nâng cao và điều chỉnh những gì bạn muốn cho phép người khác làm với bảng tính. Để làm điều này, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng trong menu Chia sẻ bên cạnh Chia sẻ với người và nhóm. Ở đây, bạn sẽ thấy hai tùy chọn với các ô đánh dấu bên cạnh chúng.
Bạn có thể thay đổi quyền cho người chỉnh sửa và chia sẻ bảng tính. Bạn cũng có thể ngăn chặn người bình luận và người xem tải xuống, in hoặc sao chép bảng tính Google.
Cách thay đổi hoặc xóa quyền trên Google Sheets
Thường thì bạn chỉ cần cấp quyền tạm thời cho một người để họ thực hiện sửa đổi. Sau đó, bạn có thể muốn giảm cấp độ quyền của họ hoặc thậm chí xóa hoàn toàn để ngăn họ truy cập vào bảng tính. Điều này cũng được thực hiện thông qua menu Chia sẻ với người và nhóm.
Bạn có thể thấy danh sách những người mà bạn đã chia sẻ bảng tính. Bạn chỉ cần nhấp vào nút với quyền bên cạnh tên họ và chọn quyền mới từ menu thả xuống.
Bạn cũng có thể chuyển quyền sở hữu bảng tính cho người khác trong menu này. Hãy chú ý đến cài đặt này, vì nó có thể cho phép người khác có đầy đủ quyền kiểm soát bảng tính của bạn, bao gồm quyền và quyền hạn, hoặc thậm chí xóa quyền truy cập của bạn.
Cách cho phép người dùng không sử dụng Google truy cập vào Google Sheets
Thường thì chúng ta muốn chia sẻ công việc của mình với một người không sử dụng dịch vụ Google. Chúng ta có thể tạo một liên kết cho họ để truy cập cùng các tính năng, nhưng với quy trình cấu hình đơn giản hơn nhiều. Để làm điều này, hãy truy cập vào tab chia sẻ phân quyền chia sẻ tờ Google. Dưới tab Lấy liên kết, nhấp vào Sao chép liên kết bên cạnh liên kết hoặc thay đổi cấp độ quyền hạn.
Khi bạn nhấp lần đầu tiên vào liên kết, mức truy cập sẽ được đặt là Giới hạn, có nghĩa là chỉ những người được thêm mới có thể mở liên kết. Thay đổi thành Bất kỳ ai có liên kết để cho phép những người không sử dụng dịch vụ Google truy cập vào bảng tính. Từ đó, bạn cũng có thể thay đổi cấp độ quyền hạn của liên kết.
FAQ: Cách cho phép người khác chỉnh sửa Google Sheets
Có ai có thể chỉnh sửa Google Sheets không?
Theo mặc định, chỉ chủ sở hữu mới có thể chỉnh sửa bảng tính. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi các tùy chọn quyền hạn chỉnh sửa trên Google Sheets để cho phép người khác thêm, xóa và chỉnh sửa dữ liệu trong bảng tính.
Làm thế nào để hạn chế truy cập vào Google Sheets?
Bạn có thể hạn chế truy cập bằng cách truy cập vào menu Chia sẻ với người và nhóm. Bạn có thể xem danh sách các người mà bạn đã chia sẻ bảng tính và bạn có thể thay đổi quyền hạn chỉnh sửa bảng tính bằng cách nhấp vào tùy chọn Quyền hạn bên cạnh tên.
Làm thế nào để thay đổi quyền chia sẻ trong Google Sheets?
Bạn có thể thay đổi quyền chia sẻ bằng cách truy cập vào menu Chia sẻ với người và nhóm và nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ bảng tính. Bạn cũng có thể đặt quyền hạn tại đó. Sau đó, nhấp vào Gửi để gửi email và cho phép truy cập.
Người chỉnh sửa làm gì trên Google Sheets?
Quyền hạn chỉnh sửa cho phép bạn thêm, xóa và sửa nội dung của bảng tính. Quyền này cũng cho phép bạn thêm và trả lời nhận xét, và bạn cũng có thể chia sẻ bảng tính với những người khác.
Những suy nghĩ cuối cùng về quyền chỉnh sửa trên Google Sheets
Chia sẻ quyền truy cập bảng tính Google là một trong những cách mạnh mẽ nhất để làm việc chung với những người khác, và việc biết cách làm điều này đúng cách có thể giúp bạn tránh nhiều rắc rối trong tương lai. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các cấp độ quyền hạn trong bảng tính Google và cách bạn có thể cho phép truy cập cho ai đó.
