Est-ce que lier des données entre plusieurs feuilles de calcul Google vous prend trop de temps et d’énergie ? Vous avez besoin d’apprendre comment lier rapidement deux feuilles de calcul Google ?
Bonne nouvelle. Nous sommes là pour vous partager plusieurs solutions.
Nous couvrirons plusieurs méthodes qui vous permettront de fusionner vos données entre plusieurs feuilles de calcul Google afin que vous n’ayez pas à passer beaucoup de temps et de ressources à effectuer ce processus manuellement.
Une fois que vous aurez parcouru ce guide, vous serez équipé de quelques techniques éprouvées pour combiner vos données et vos feuilles de calcul Google de manière fluide et efficace.
Pourquoi lier des données entre plusieurs feuilles de calcul Google ?
Si vous ne liez pas vos feuilles de calcul, vous rassemblez et consolidez manuellement les données à partir de fichiers et de feuilles distincts.
La manipulation de données dans plusieurs feuilles de calcul Google peut prendre beaucoup de temps et de ressources, ce qui vous empêche, vous et vos équipes, de travailler avec une efficacité optimale.
Sans lier vos feuilles de calcul multiples, vous vous retrouverez à copier et coller des milliers de lignes et de colonnes de données, ce qui ne suffira pas.
De plus, si vos données sources changent, vous devrez mettre à jour manuellement vos ensembles de données et vos rapports en passant en revue plusieurs onglets et feuilles, ce qui est aussi facile que de chercher une aiguille dans une botte de foin.
Les fichiers de ce genre peuvent être difficiles à naviguer et il peut prendre des lustres avant que quelqu’un puisse trouver les données qu’il recherche. Le traitement manuel de volumes de données peut également entraîner des erreurs et vous amener à travailler avec des informations inexactes.
C’est pourquoi il est crucial de lier vos feuilles de calcul multiples pour vous aider à développer une vue d’ensemble de vos informations consolidées. Cela vous permet de visualiser et de gérer facilement vos données, tout en vous évitant le processus fastidieux et chronophage de copier-coller manuellement des données à partir de différentes feuilles de calcul Google.
TL;DR : Coefficient simplifie et automatise la liaison de données entre plusieurs feuilles de calcul
Coefficient rend la liaison de données multiples dans Google Sheets beaucoup plus facile, plus simple et même automatique.
Avec Coefficient, vous pouvez choisir votre fichier source de données Google Sheets, ajouter des filtres pour affiner les informations que vous souhaitez extraire et importer les données en quelques clics.
La mise à jour de vos feuilles de calcul liées est également un jeu d’enfant, car Coefficient vous permet de configurer des horaires de rafraîchissement automatique.
Vous n’aurez pas besoin de mettre à jour manuellement à chaque fois que votre feuille source liée change ou reçoit de nouvelles informations.
Configuration des données
Pour notre exemple, nous utiliserons deux feuilles de calcul Google. Nous aurons une feuille de calcul appelée Données des Ventes qui contient deux feuilles :
- Abonnements d’Entreprise : Cela inclut une liste d’entreprises et de leurs numéros d’abonnement.
- Détails de l’Abonnement : Cela contient une liste de numéros d’abonnement et leurs conditions de validité restantes et le montant encore dû.
La deuxième feuille, Abonnements Utilisateur, est dans une feuille de calcul totalement distincte. Elle contient une liste d’utilisateurs et leur numéro d’abonnement d’entreprise correspondant.
Importation de données à partir d’une autre feuille dans la même feuille de calcul Google Sheets
Les étapes ci-dessous décrivent les différentes manières dont vous pouvez déplacer les données d’une feuille à une autre de manière transparente. Vous pouvez également regarder notre vidéo ci-dessus pour un tutoriel étape par étape.
Référence Cellule par Cellule
Utiliser une référence cellule par cellule pour extraire des données d’une autre feuille dans la même feuille de calcul est assez simple.
Dans la première cellule où vous souhaitez que les données apparaissent, tapez “=”.
Ensuite, vous pouvez soit taper le nom de la feuille entre guillemets simples, suivi de “!” et du numéro de la cellule, comme ceci :
=’Abonnements d’Entreprise’!A2
Ou vous pouvez cliquer sur la feuille, puis sur la cellule. Vous devriez voir la boîte de formule flottante qui vous indique la formule actuelle.
Faites glisser cette cellule vers le bas et vers la droite pour inclure les cellules souhaitées de votre ensemble de données.
Bien que l’ensemble de données puisse ressembler à l’original, les modifications apportées aux données à l’intérieur de cette plage apparaîtront dans la feuille qui y fait référence.
Note : Les numéros de cellules n’ont pas besoin de correspondre entre les deux feuilles. Vous pourriez importer la cellule A1 de la feuille Abonnements d’Entreprise dans la cellule D7 de la feuille de travail en plaçant la même formule dans D7 au lieu de A1, comme nous l’avons fait dans l’exemple.
Référence de Plage
Vous pouvez extraire une colonne entière ou une plage spécifique sans effectuer tout le travail de l’étape précédente en utilisant cette formule :
={‘Détails de l’Abonnement’!B2:B52}
Ce qui est intéressant avec cette approche, c’est que la connexion est régie par la cellule dans laquelle la formule est entrée, mais les autres valeurs se mettent toujours à jour.
Fonction RECHERCHEV
La fonction RECHERCHEV est un outil précieux pour faire correspondre des données entre deux feuilles lorsque les données ne sont pas dans le même ordre ou sont dans une relation un-à-plusieurs.
Pour que cela fonctionne, vous devez avoir un champ que vous pouvez utiliser comme clé (unique à chaque enregistrement que vous recherchez) pour obtenir des résultats parfaits en utilisant RECHERCHEV.
Pour ce faire, nous allons dans notre feuille Abonnements d’Entreprise et ajouter une colonne pour la Durée Restante et la Valeur Restante, similaire à ce que nous avons dans la feuille Détails de l’Abonnement.
D’abord, cliquez sur C2, la première cellule sous notre nouvelle colonne Durée Restante, et entrez une formule qui ressemble à quelque chose comme ceci :
=RECHERCHEV($A2,’Détails de l’Abonnement’!$A$2:$A$52,’Détails de l’Abonnement’!$B$2:$B$52)
La fonction RECHERCHEV nécessite trois parties :
- La cellule que nous voulons chercher (orange)
- La plage de cellules dans lesquelles nous nous attendons à trouver la valeur (violet)
- La plage de cellules qui contiennent la valeur que nous voulons retourner (bleu)
Nous avons utilisé la même syntaxe précédemment pour sélectionner des cellules dans l’autre feuille, sauf que maintenant nous l’avons fait avec des plages. Spécifiez l’utilisation de “$” pour verrouiller certaines cellules.
Aussi, comme nous voulons trouver les données de Valeur Restante et le même Numéro d’Abonnement, ajoutez un “$” pour verrouiller cette colonne.
Faites glisser cette valeur vers le bas et le reste des cellules futures, de sorte qu’il n’est pas nécessaire de l’utiliser sur le numéro de la ligne.
Utilisez le “$” pour les colonnes et les lignes de la plage de recherche (violet) car elles ne changeront pas par colonne ou par ligne.
Appliquez le “$” pour le numéro de ligne de la plage de résultats (bleu) si vous ne souhaitez pas que le haut et le bas de la plage changent. Cela vous permet d’obtenir la Valeur Restante sans réécrire la formule (ou toute autre colonne que vous pourriez avoir après cela).
Fonctions RECHERCHEH/RECHERCHEV
RECHERCHEH et RECHERCHEV ont des fonctions similaires, mais recherchent les valeurs de différentes manières.
Pour simplifier, RECHERCHEV recherche des valeurs dans une colonne (verticale), tandis que RECHERCHEH fait la même chose avec des valeurs dans une ligne (horizontale).
En utilisant notre ensemble de données d’origine, vous pouvez remplacer la fonction RECHERCHEV en utilisant cette formule :
La formule ressemble un peu différemment de la fonction RECHERCHEV.
=RECHERCHEV($A2,’Détails de l’Abonnement’!$A$2:$C$52,2,FALSE)
La fonction RECHERCHEV nécessite trois parties et inclut un composant facultatif :
- La cellule que nous voulons chercher (orange)
- La plage complète (y compris les colonnes que nous voulons chercher), les valeurs que nous voulons retourner et tout ce qui se trouve entre (violet)
- L’index de la colonne à partir de laquelle nous voulons retourner les valeurs, en commençant par 1 (la colonne cherchée, 2 (la colonne suivante à droite), etc.
- (Facultatif) Google décrit cette quatrième variable comme indiquant si la plage de recherche est triée. Cependant, la description de Microsoft se réfère à savoir si vous souhaitez une correspondance approximative. Si vous n’entrez pas cette valeur, RECHERCHEV et RECHERCHEH supposeront que la valeur est VRAIE.
Lorsque VRAI, Google Sheets supposera que votre ensemble de données est trié. S’il trouve une valeur supérieure à votre cellule de recherche, il renverra la valeur juste avant. Cela peut signifier que si vos valeurs ne sont pas triées, Google Sheets peut renvoyer les mauvaises réponses.
Lorsque FAUX, le programme supposera que les valeurs peuvent être désordonnées et qu’il peut rencontrer une valeur supérieure à la valeur de recherche avant de rencontrer la valeur de recherche. Il doit continuer à chercher jusqu’à ce qu’il trouve une correspondance exacte, sinon la cellule renverra une erreur.
Spécifiez “$” pour verrouiller vos plages. Verrouillez la lettre de la colonne (orange), mais laissez le numéro de ligne tranquille afin que nous puissions le faire glisser vers le bas et vers la droite pour obtenir le deuxième résultat.
Verrouillez les lettres de colonne et les numéros de ligne de la plage de recherche, afin de vous assurer de capturer toutes les données.
Vous remarquerez que si vous avez copié ces valeurs tout à droite, vous ne verrez aucun changement.
C’est une particularité de RECHERCHEV, et comme la fonction repose sur une plage unique et un index de colonne, vous ne pouvez pas simplement faire glisser vos données. Vous devrez mettre à jour votre index de colonne.
Nous avons entré une valeur de 1060 plus tôt, et parce que nous avons besoin de correspondances exactes, RECHERCHEV et RECHERCHEH affichent une erreur (contrairement à RECHERCHEV, où nous obtenons une valeur approximative) car elle n’est pas dans le tableau consulté.
Connexion à des données dans une autre feuille de calcul Google
Maintenant que vous savez comment combiner plusieurs feuilles de calcul en liant les données dans la même feuille, apprenons maintenant à lier des données entre deux feuilles de calcul Google.
Utilisez la fonction IMPORTER.PLAGE, qui ressemble à ceci :
=IMPORTER.PLAGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1K2pyGYhTkMrvYqF3JKL4KKjqUzgWYOCcd1-fedLEMiA/edit”,”UserSubscriptions!A1:C10001“)
La formule nécessite deux variables :
- L’URL de la feuille de calcul à partir de laquelle vous souhaitez extraire des données. Copiez ceci à partir de la barre d’adresse de la feuille à partir de laquelle vous extrayez des données et entourez-le de guillemets.
- Le nom de la feuille et de la plage (également entourés de guillemets) en utilisant une syntaxe similaire à celle que nous avons vue dans la section de la référence cellule par cellule. Vous verrez probablement une erreur de référence, vous devrez donc accorder l’accès à la feuille en cours.
Une fois que vous cliquez sur Autoriser l’accès (en supposant que vous êtes propriétaire des deux feuilles ou que vous avez un accès d’édition aux deux), les données sont extraites dans la feuille :
Les modifications apportées à la feuille liée sont finalement mises à jour (pas instantanément, mais assez rapidement).
Importation de données à partir d’une autre feuille Google avec Coefficient
Passons en revue comment Coefficient peut vous aider à combiner plusieurs feuilles de calcul en une seule en utilisant un processus plus facile et plus rationalisé.
Ouvrez le menu Compléments de Google Sheets, cliquez sur Coefficient : Salesforce, HubSpot Data Connector, puis sur Lancer.
Cliquez sur Importer des données dans le volet Coefficient.
Ensuite, sélectionnez Google Sheet.
Choisissez n’importe quelle feuille de calcul Google que vous souhaitez à partir de votre Google Drive ou d’autres documents auxquels vous avez accès partagé.
Pour cet exemple, recherchons la même liste d’abonnements d’utilisateurs que nous avons utilisée dans les étapes précédentes et cliquez sur Sélectionner.
Coefficient prend quelques secondes pour accéder aux données et lire les informations de colonne. Vous verrez ensuite un panneau d’importation et la possibilité de filtrer les données lors de l’importation.
Pour cet exemple, ajoutez un filtre pour les numéros d’abonnement supérieurs à 1025. Vous pourriez utiliser cela pour filtrer les abonnements inactifs ou ceux ayant plus d’un certain nombre d’utilisateurs. Faire cela avec Coefficient est plus rapide et plus simple que le processus manuel sur Google Sheets.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Importer.
Voilà. Coefficient importe vos données presque instantanément, et vous n’avez même pas besoin de vous occuper des fonctions et des formules tout au long du processus.
Vous vous demandez peut-être maintenant : “Comment puis-je faire en sorte que les références entre les feuilles de calcul Google Sheets se mettent à jour automatiquement ?”
Coefficient a tout prévu, car il vous permet de mettre à jour automatiquement ces données selon un horaire, vous n’aurez donc pas à le faire laborieusement et manuellement.
La solution IMPORTE.PLAGE vous permet d’importer des colonnes entières à la fois, mais vous devez spécifier des limites sinon cela perturbera votre ensemble de données si vos données se déplacent trop.
De plus, IMPORTE.PLAGE n’offre pas de manière intégrée de filtrer les données, vous devrez donc le faire séparément.
Coefficient prend en charge ces deux problèmes en intégrant le filtrage dans l’importation, y compris l’importation de toutes les lignes ou colonnes déjà remplies de manière transparente.
Un autre avantage de l’utilisation de Coefficient est lorsque vous souhaitez générer des rapports pour vos présentations et ne pas vouloir que vos données soient mises à jour en temps réel.
Vos données sont automatiquement mises à jour lorsque vous utilisez la fonction IMPORTE.PLAGE et cela se produit dès que les données de la feuille source changent.
Cela signifie que si vous préparez une présentation à partir d’un document en direct, vous devrez soit créer une copie, soit demander au propriétaire d’arrêter de mettre à jour le fichier pendant que vous terminez votre tâche.
Vous pouvez déjà deviner la confusion et la perturbation qui peuvent se produire lorsque de nombreuses personnes travaillent sur le même document en même temps.
Cependant, Coefficient peut se synchroniser à la demande, vous évitant ainsi ces défis. Vous pouvez effectuer une synchronisation finale, puis préparer vos supports de présentation sans que les données source ne changent ou que les tableaux liés ne soient réécrits et n’endommagent votre feuille de calcul dans le processus.
Conclusion
Les méthodes présentées dans ce guide vous permettent de rationaliser le processus de liaison des données entre plusieurs feuilles de calcul Google.
En liant plusieurs feuilles de calcul Google ensemble et en permettant aux fichiers d’interagir automatiquement, vous pouvez augmenter votre productivité et la précision de vos données.
Avec la quantité de stress, de frustration et de ressources humaines que vous économiserez en automatisant le processus de liaison des feuilles de calcul Google, vous pourrez vous concentrer sur une meilleure gestion de votre entreprise.
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