Chúng ta ai cũng có lý do riêng để yêu thích Google Docs. (Của tôi là nó giữ cho màn hình máy tính của tôi sạch sẽ – cảm ơn vì đã hỏi!) Và mặc dù Google Docs không phải lúc nào cũng nổi tiếng về ngoại hình của nó, nó lại có rất nhiều tính năng giúp bạn thêm một chút thanh lịch vào tài liệu của mình.
Vậy hãy bắt đầu với những mẹo sử dụng Google Docs để tạo ra các tệp tài liệu tuyệt đẹp mà tôi yêu thích.
1. Cách thêm chữ ký vào Google Docs
Nếu bạn đang làm việc với một tài liệu pháp lý, bạn có thể nên sử dụng một ứng dụng ký số. Nhưng nếu bạn chỉ muốn thêm chữ ký vào tài liệu của mình để làm nó trông tinh tế hơn, bạn có thể làm điều đó trực tiếp trong Google Docs. Dưới đây là một cái nhìn tổng quan về quy trình (để biết các bước chi tiết hơn với hình ảnh chụp màn hình, hãy xem cách thêm và chỉnh sửa chữ ký trong Google Docs).
- Nhấp chuột vào phần của tài liệu mà bạn muốn chữ ký của bạn xuất hiện.
- Nhấp chuột vào Chèn > Hình vẽ > Mới.
- Nhấp chuột vào mũi tên xuống (⋁) ở bên cạnh biểu tượng Đường thẳng, và chọn Ghi chú vẽ.
- Vẽ chữ ký của bạn.
- Nhấp chuột vào Lưu và đóng.
Việc vẽ chữ ký của bạn bằng con trỏ hoặc chuột không phải lúc nào cũng dễ dàng – như bạn có thể thấy trong ví dụ kém chất lượng dưới đây – nhưng Google Docs cho phép bạn chọn một phần nhỏ hoặc một chữ cái duy nhất để chỉnh sửa thay vì phải vẽ lại từ đầu đến cuối. Điều này giúp bạn không cần phải vẽ và viết lại hàng ngàn lần cho đến khi hoàn hảo.
Chức năng vẽ này tuyệt vời cho việc vẽ chữ ký, nhưng bạn cũng có thể sử dụng nó để vẽ bất cứ điều gì bạn muốn trong tài liệu của mình. Ví dụ, nếu bạn muốn tạo một biểu đồ dòng thời gian trong Google Docs, bạn có thể sử dụng chức năng Đường thẳng, Mũi tên hoặc Đường nối thay vì công cụ vẽ để có được các đường thẳng sắc nét và sạch sẽ.
2. Cách sử dụng chỉ số và số mũ trong Google Docs
Google Docs có tính năng tích hợp cho chỉ số và số mũ, đảm bảo công thức của bạn được định dạng đúng. (Nhưng thực sự, tại sao bạn phải tính toán trong Google Docs?)
- Chọn văn bản mà bạn muốn chuyển thành chỉ số hoặc số mũ.
- Nhấp chuột vào Định dạng > Văn bản > Chỉ số hoặc Số mũ.
Hoặc bạn có thể làm như sau:
- Tô sáng văn bản mà bạn muốn thay đổi và sử dụng các phím tắt sau:
- Đối với số mũ: Ctrl + . trên Windows hoặc Command + . trên Mac.
- Đối với chỉ số: Ctrl + , trên Windows hoặc Command + , trên Mac.
3. Cách thêm viền vào Google Docs
Nếu bạn nghĩ rằng Google Docs không cho phép bạn tạo viền xung quanh tài liệu của mình, bạn có đúng… một phần. Nó không có tính năng được thiết kế đặc biệt để tạo viền như Microsoft Word, nhưng vẫn có một số mẹo.
Tùy chọn 1: Vẽ viền
- Nhấp chuột vào Chèn > Hình vẽ > Mới.
- Nhấp vào biểu tượng Hình dạng và chọn Hình chữ nhật.
- Vẽ một hình chữ nhật xấp xỉ hình chữ nhật (nó không cần phải hoàn hảo).
- Tùy chọn: điều chỉnh Màu nền, Màu đường viền và Độ dày đường viền. Nếu bạn dự định chèn văn bản vào trang của mình, tôi khuyên bạn nên sử dụng một màu nền trong suốt hoặc một màu thể hiện đủ sự tương phản so với màu của văn bản của bạn.
- Nhấp vào Lưu và đóng.
- Sau đó, bạn có thể thay đổi kích thước và hình dạng của viền trong tài liệu bằng cách nhấp chuột vào nó và kéo.
Cần thêm văn bản vào trong khu vực giới hạn của viền của bạn?
- Nhấp chuột vào hình chữ nhật trong tài liệu của bạn.
- Trong thanh công cụ nổi, nhấp vào biểu tượng Đèn lồng.
Bạn đã xong.
Tùy chọn 2: Chèn bảng
- Nhấp chuột vào Chèn > Bảng và chọn một ô 1 x 1. Điều này sẽ thêm một ô vào tài liệu của bạn, bạn có thể nhấp và kéo nó để lấp đầy toàn bộ trang.
- Để thay đổi kiểu viền, nhấp vào Định dạng > Bảng > Thuộc tính của bảng. Ở đây, bạn có thể thay đổi các yếu tố như độ dày và màu sắc.
Để tạo khoảng cách giữa viền và văn bản, nhấp vào Ô và thay đổi Đệm của ô.
4. Cách gạch ngang đoạn văn trong Google Docs
Để in nghiêng, in đậm hoặc gạch dưới văn bản, có một nút rõ ràng trên thanh công cụ của Google Docs. Nhưng để gạch ngang văn bản, bạn phải đi sâu hơn một chút.
- Chọn văn bản bạn muốn gạch ngang.
- Truy cập Định dạng > Văn bản > Gạch ngang. Hoặc bạn có thể sử dụng phím tắt Alt + Shift + 5 trên Windows hoặc Command + Shift + X trên Mac.
5. Cách tạo mục lục trong Google Docs
Mặc định, chức năng Mục lục của Google Docs tự động tạo ra một mục lục trong bảng điều khiển bên cạnh tài liệu của bạn, nó vẫn hiển thị khi bạn cuộn. Nếu bạn không thấy nó ở phía của bạn, hãy nhấp vào Xem, sau đó chọn Hiển thị mục lục.
Nhưng nếu bạn định in tài liệu của bạn hoặc chuyển đổi nó sang định dạng PDF, tốt hơn hết là tạo một mục lục trong tài liệu của bạn.
Trước khi làm điều này, hãy đảm bảo áp dụng các kiểu phù hợp như Tiêu đề, Tiêu đề phụ và Tiêu đề 2 cho tài liệu của bạn.
- Nhấp chuột vào phần của tài liệu mà bạn muốn mục lục của bạn xuất hiện (thường là ở đầu tài liệu).
- Nhấp chuột vào Chèn > Mục lục.
- Chọn loại mục lục mà bạn muốn: Văn bản thuần túy, Dấu chấm hoặc Liên kết. Hai lựa chọn đầu sẽ hiển thị tên tiêu đề với liên kết neo và số trang liên quan; lựa chọn cuối cùng chỉ hiển thị tên tiêu đề với liên kết neo.
- Nếu bạn đã thay đổi các kiểu văn bản hoặc thêm các phần mới sau khi tạo mục lục của bạn, Google Docs cho phép bạn tự động cập nhật mục lục của bạn để phù hợp. Hãy nhấp vào bất kỳ đâu trong mục lục của bạn, sau đó nhấp vào biểu tượng Cập nhật mục lục trên thanh công cụ nổi.
6. Cách thay đổi màu nền trong Google Docs
Tại sao sử dụng nền trắng đơn điệu khi bạn có thể thay đổi màu nền trang trong tài liệu Google? Đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn tài liệu của bạn phù hợp với thương hiệu của bạn.
- Nhấp vào Tệp > Bố cục trang.
- Trong phần Màu nền của trang, chọn một màu. Bạn cũng có thể thêm màu tùy chỉnh bằng cách sử dụng bảng chọn màu hoặc nhập mã hexadeciaml.
- Tùy chọn: Nếu bạn muốn tất cả các tài liệu mới bạn tạo trong tương lai sử dụng cùng một màu nền trang, hãy nhấp vào Đặt làm mặc định.
7. Cách thêm viền vào hình ảnh trong Google Docs
Nếu bạn muốn hình ảnh của bạn nổi bật trong Google Docs, hãy thêm viền cho chúng.
- Chọn hình ảnh và nhấp chuột vào biểu tượng Màu viền, giống như một cây viết, trong thanh công cụ.
- Chọn màu viền mà bạn muốn sử dụng. Tương tự như việc thay đổi màu nền, bạn cũng có thể thêm màu viền tùy chỉnh.
- Tùy chọn: Nhấp vào biểu tượng Độ dày của viền trong thanh công cụ để thay đổi độ dày của viền. Hoặc nhấp vào biểu tượng Kiểu đường viền để thay đổi kiểu viền – ví dụ, các đường chấm hoặc các đường lỗ thông.
Trong khi bạn đang làm việc đó, hãy xem qua một số mẹo tuyệt vời khác để chỉnh sửa hình ảnh trong Google Docs.
8. Cách thêm phông chữ vào Google Docs
Theo mặc định, Google Docs sẽ chọn Arial làm phông chữ khi bạn tạo tài liệu. Tôi thích nó, nhưng không phải ai cũng thích. Và có thể bạn còn có phông chữ cụ thể mà bạn sử dụng trong hướng dẫn phong cách của mình. Sau đây là cách thêm phông chữ mới vào Google Docs.
- Nhấp vào mũi tên xuống (⋁) bên cạnh phông chữ hiện tại của bạn, sau đó chọn Thêm phông chữ khác.
- Tìm kiếm tên phông chữ bạn muốn.
- Nhấp vào OK.
Google Docs sẽ tự động thay đổi kiểu phông chữ hiện tại của bạn thành phông chữ bạn vừa thêm. Nó cũng sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống phông chữ để bạn dễ dàng chọn trong tương lai.
9. Cách chỉnh sửa các lề trong Google Docs
Theo mặc định, các lề trang trong Google Docs được đặt là một inch xung quanh. Nhưng bạn có hai cách để điều chỉnh chúng.
Sử dụng bố cục trang
- Nhấp vào Tệp và chọn Bố cục trang.
- Nhập các kích thước mong muốn cho Trên, Dưới, Trái hoặc Phải của trang của bạn.
- Nhấp vào OK.
Sử dụng thanh rè
- Nhấp vào đoạn văn bản mà bạn muốn điều chỉnh lề.
- Kéo chiếc tam giác nhỏ trên phía trái hoặc phải của thanh rè ngang ở trên tài liệu của bạn.
Lưu ý: Ô vuông bên cạnh tam giác trái điều chỉnh thụt hàng đầu tiên, không phải lề.
Di chuyển con trỏ qua đỉnh thanh rè dọc bên cạnh tài liệu của bạn cho đến khi nó thay đổi thành mũi tên hướng xuống. Sau đó, kéo con trỏ lên hoặc xuống để điều chỉnh độ dài.
Nếu bạn chỉnh các lề trang chỉ để có một sự chèn trang thoải mái hơn vào một vị trí ít gây phiền hơn, có một cách đơn giản hơn. Đây là cách sử dụng chế độ xem không có trang của Google Docs, giúp bạn tạo ra một tài liệu không chèn trang.
10. Cách tạo thụt lề đầu dòng trong Google Docs
Hãy tưởng tượng rằng bạn đang tạo một danh mục tài liệu sử dụng hướng dẫn về phong cách MLA, APA hoặc Chicago. Bạn sẽ cần định dạng từng tham khảo với các thụt lề đầu dòng (nơi tất cả các dòng trong đoạn văn, ngoại trừ dòng đầu tiên, được thụt vào một nửa inch).
- Sử dụng phím tắt để làm nổi bật toàn bộ trang: Ctrl + A trên Windows hoặc Command + A trên Mac. Hoặc làm nổi bật các đoạn mà bạn muốn áp dụng thụt lề.
- Nhấp vào Định dạng > Căn lề và thụt lề > Tùy chọn thụt lề.
- Trong phần Thụt đầu dòng đặc biệt, nhấp vào mũi tên xuống (⋁), sau đó chọn Thụt lề đầu dòng.
- Nhấp vào Áp dụng.
Hãy để ý các tính năng định dạng mới
Rõ ràng rằng có nhiều tính năng định dạng trong Google Docs hơn bạn nghĩ. Và Google luôn luôn thêm các tính năng mới. Vì vậy, lần sau khi bạn thấy nút Khám phá tính năng mới để quảng cáo một tính năng mới, hãy chịu đừng bấm vào nút X lớn và hãy xem những gì có sẵn.
Tự động hóa Google Docs
Nếu bạn đang áp dụng cùng một cài đặt bố cục một lần sau một lần, tiết kiệm thời gian bằng cách biến tài liệu thành một mẫu Google Docs. Sau khi bạn có mẫu của mình, liên kết Google Docs với Zapier. Điều này cho phép bạn tự động điền vào tài liệu với dữ liệu từ bảng tính và biểu mẫu. Dưới đây là một số công việc để giúp bạn bắt đầu.
Hướng dẫn này ban đầu được xuất bản vào tháng 3 năm 2022. Cập nhật gần đây nhất được thực hiện vào tháng 1 năm 2024 với sự đóng góp của Jessica Lau.
Để biết thêm mẹo và hướng dẫn về Google Docs, hãy truy cập Crawlan.com.
