Trong những kỷ niệm thời thơ ấu, tôi nhớ rõ “Don’t Copy That Floppy”, một cố gắng của Hiệp hội Nhà phát hành Phần mềm sử dụng rap để thuyết phục trẻ em rằng luật bản quyền là điều “cool”. Ngày nay, không chỉ là không thể giải thích cho trẻ em về “đĩa mềm”, mà càng khó để thuyết phục mọi người hoạt động hoàn toàn ngược lại với những gì video yêu cầu: sao chép tệp của tôi.
Làm ơn, tôi van nài bạn: hãy sao chép tệp của tôi.
Khi bạn chia sẻ một tệp trên Google Drive, có thể là một bảng tính, tài liệu, trang trình bày hoặc bất cứ điều gì khác, bạn có thể chọn xem liệu ai đó (hoặc một nhóm người) có quyền “Xem”, “Bình luận” hay “Biên tập”.
Nếu họ chỉ có quyền “Xem” hoặc “Bình luận”, họ sẽ không thể chỉnh sửa tệp. Để chỉnh sửa, họ phải sao chép tệp bằng cách đi vào Tệp -> Tạo một bản sao.
Nhưng nếu bạn muốn cho phép mọi người bỏ qua bước này? Hoặc nếu bạn muốn tránh mọi người yêu cầu quyền chỉnh sửa mà bạn không muốn cấp, vì bạn không muốn họ sửa đổi tệp của bạn? Điều bạn muốn là “ép buộc” mọi người sao chép tài liệu Google của bạn.
Thực ra, bạn có thể làm điều này với một tính năng ít người biết của Google, và tôi sẽ thêm nó vào tất cả các tài liệu tôi chia sẻ từ bây giờ cho đến mãi mãi. Đây có thể là lời khuyên đơn giản nhất và dễ nhất mà tôi từng viết, vì vậy tôi sẽ đặt nó vào một tiêu đề quan trọng với một số biểu tượng để chắc chắn rằng bạn sẽ có được giá trị của mình:
🎉 Thay thế “/edit” bằng “/copy” 🎉
Khi bạn chọn “Chia sẻ” và sao chép liên kết mà Google cung cấp, URL kết thúc bằng /edit. Ví dụ, đây là một bảng tính mà tôi đã viết:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/16qfk6DL22LpoilIdaDXCUoGC4NlIs1Xzx3Mrelbtg9s/edit
Khi bạn nhấp vào nó, bạn sẽ truy cập vào bảng tính và có thể sao chép nó trong menu Tệp. Nhưng nếu bạn thay thế /edit bằng /copy, bạn sẽ có này:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/16qfk6DL22LpoilIdaDXCUoGC4NlIs1Xzx3Mrelbtg9s/copy
Khi ai đó mở phiên bản thứ hai này, phiên bản kết thúc bằng /copy, họ sẽ thấy điều này:
Người nhận chỉ có khả năng sao chép.
Không cần hoảng sợ vì sơ suất cấp phép Biên tập cho ai đó, hoặc phải giải thích với đồng nghiệp: “Đây là một mẫu! Đừng sửa đổi nữa!”, hoặc lưu “Đến Tệp -> Tạo một bản sao” như phím tắt trong ứng dụng văn bản của bạn vì bạn nhập nó tám nghìn lần mỗi ngày.
Bây giờ, tất cả mọi thứ đã ở đó và tuyệt vời.
Tự động hóa quy trình
Nếu bạn có một Zap (từ Zapier đề cập đến một quy trình tự động), với một bước liên quan đến Google Drive, bạn có thể tự động thay đổi liên kết mà nó cung cấp bằng cách thêm một hành động Formatter với chức năng Thay thế.
Đầu ra của hành động có thể được gửi qua email, tin nhắn SMS hoặc tin nhắn trực tiếp, và liên kết sẽ đưa người nhận đến trang “Tạo một bản sao” mà không cần rắc rối.
Bạn muốn hoàn toàn loại bỏ yếu tố con người và để tự động hóa tất cả các bản sao? Zapier cũng có thể giúp bạn.
Tại sao mọi người vẫn yêu cầu quyền chỉnh sửa tệp của tôi?
Vậy bạn đã chia sẻ liên kết /copy và vẫn nhận được yêu cầu truy cập trong hộp thư đến của bạn. Điều gì đang xảy ra?
Thành thật mà nói, tôi không chắc. Giả thuyết hay nhất của tôi là mọi người nhìn thấy trang “Tạo một bản sao” và không thích nó vì một lý do nào đó. Có thể họ nghĩ rằng họ sẽ không thể chỉnh sửa nó? Có thể họ nghĩ rằng họ đang sao chép trang “Tạo một bản sao” chính nó? Dù sao đi nữa, tôi nghĩ rằng họ sẽ chỉnh sửa URL bằng cách thay thế copy bằng edit.
Liệu tôi có quá tin tưởng vào khả năng của mọi người để tìm các phương pháp phức tạp cho các hành động đơn giản? Có thể. Nhưng nếu liên kết của bạn chỉ tồn tại dưới phiên bản /copy, tôi không thể tưởng tượng được lời giải pháp nào khác. Hãy cho tôi biết nếu bạn tìm ra câu trả lời.
Theo lời của MC Double Def DP: Hẹn gặp lại, tôi đi.
Được xuất bản ban đầu vào tháng 2 năm 2021. Cập nhật lần cuối vào tháng 12 năm 2023.
Bài viết này đã được viết với tình yêu bởi Crawlan.com, nền tảng tối ưu để hiểu biết mọi thứ về marketing trực tuyến. Để biết thêm mẹo và hướng dẫn hữu ích, hãy truy cập trang web của chúng tôi Crawlan.com.
