Cho nhiều người trong chúng ta, Microsoft Excel là một công cụ chúng ta đã sử dụng từ khi còn nhỏ, điều này khiến nó trở thành sự lựa chọn tự nhiên cho bất kỳ dự án nào liên quan đến số liệu và công thức. Nhiều người ước tính từng sử dụng Excel cho toàn bộ quy trình ước tính của mình, hoặc ít nhất là một phần, chẳng hạn như xuất khẩu dữ liệu tự động có sẵn để gán chi phí.
Ngày nay, khi nhiều người làm việc từ xa, phiên bản trực tuyến của Excel từ Microsoft trở nên phổ biến. Tuy nhiên, thậm chí với sự cung cấp dựa trên đám mây này, nhiều người ước tính hiện đại vẫn ưa dùng Google Sheets. Ngoài việc miễn phí, Google Sheets được thiết kế dành riêng cho đám mây, mang lại trải nghiệm người dùng dễ sử dụng hơn một chút. Chắc chắn, nó có thể thiếu một số tính năng phức tạp hơn mà bạn có thể cần nếu bạn sử dụng hàng triệu ô (so với giới hạn 5 triệu ô của Sheets), nhưng đối với người dùng cơ bản đến trung bình, đây là một giải pháp chắc chắn và miễn phí.
Cho dù bạn luôn là một người ưa dùng Google Sheets, hay bạn mới chuyển sang ứng dụng này, đáng để bạn tìm hiểu một số thủ thuật định dạng để tăng hiệu suất làm việc của mình.
Dưới đây, chúng tôi giới thiệu cho bạn bốn thủ thuật thực tế mà mỗi người dùng Google Sheets nên biết.
1. Định dạng có điều kiện trong Google Sheets
Mặc dù thuật ngữ “Định dạng có điều kiện” có vẻ như một nghệ thuật tối mờ, tính năng này cho phép bạn đạt được các trường hợp sử dụng thực tế, chẳng hạn như:
- Thay đổi màu sắc của ô nếu một điều kiện được đáp ứng (ví dụ: nếu bạn nhập “CÓ” và ô trở thành màu xanh lá cây để chỉ ra công việc đã hoàn thành).
- Thông báo cho bạn nếu bạn đã nhập cùng một giá trị hai lần (nếu dữ liệu trùng lặp sẽ không chính xác cho dự án của bạn).
- Cảnh báo nếu một ô rỗng (nếu nó được cho là nên được điền).
Dưới đây là cách sử dụng định dạng có điều kiện để cấu hình bảng tính Google Sheets của bạn cho một trong những tùy chọn trên:
-
Chọn ô bạn muốn chọn
-
Trên bảng tính của bạn, tô sáng danh sách các ô mà bạn muốn bao gồm trong quy tắc. Trong ví dụ này, chúng tôi sử dụng tất cả các ô trong cột “F” của bảng ước tính của chúng tôi.
-
Chọn “Định dạng” và “Định dạng có điều kiện” trong thanh trên cùng
-
Tiếp theo, chọn tùy chọn “Định dạng có điều kiện” trong tab “Định dạng”.
-
Bạn phải chọn trình kích hoạt “nếu điều này, thì làm điều đó” để thay đổi định dạng của ô của bạn. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi muốn ô trở thành màu đỏ nếu nó rỗng (để kiểm tra xem có bị bỏ sót thông tin gì trong ước tính hay không). Trong “Quy tắc định dạng”, hãy chọn “Định dạng ô nếu trống điền” làm trình kích hoạt.
-
Chọn phong cách định dạng
-
Tiếp theo, chọn kiểu định dạng. Bạn có thể chọn một trong các kiểu được xác định trước (chúng tôi sử dụng màu nền đỏ làm thông báo cảnh báo), hoặc bạn có thể tạo kiểu tùy chỉnh bằng cách sử dụng “Định dạng tùy chỉnh”.
-
Chọn “Hoàn tất”
-
Khi định dạng được thiết lập, nhấp vào “Hoàn tất” và bạn sẽ thấy các ô trong bảng ước tính của bạn mà trống sẽ tự động trở thành màu đỏ. Trong một số trường hợp, điều này có thể bình thường vì không cần thông tin gì, nhưng trong các trường hợp khác, nó giúp tôi quay lại ước tính của mình và xem xét nơi thông tin đã bị bỏ sót hoặc tái nhập nó vào công cụ lập danh mục của tôi để gửi một ước tính mới (có thể dễ dàng làm lại bằng cách xử lý lại dự án trong Countfire).
Sau khi bạn đã học cách sử dụng định dạng có điều kiện, các tùy chọn khác cũng không phức tạp. Thay đổi trình kích hoạt và tùy chọn định dạng và bạn có thể tự động hóa nhiều kiểm tra và định dạng trong bảng tính của bạn mà không cần làm thủ công.
2. Phím tắt định dạng trong Google Sheets
Ở Countfire, chúng tôi rất thích sử dụng các phím tắt. Chúng tôi thậm chí có các trang trong wiki của chúng tôi dành riêng để giúp nhóm của chúng tôi học các phím tắt tiết kiệm thời gian trong các chương trình chúng tôi sử dụng trong công ty.
Trong Google Sheets, điều đó cũng tương tự. Phím tắt giúp bạn làm việc nhanh hơn mà không cần sử dụng chuột trong nhiều trường hợp. Dưới đây là các phím tắt phổ biến nhất trong Google Sheets để giúp bạn bắt đầu:
- Chọn một cột: Ctrl + Space (Mac & PC)
- Chọn một hàng: Shift + Space (Mac – nếu bạn không biết Shift là gì trên Mac, đó là mũi tên hướng lên dưới phím Caps Lock) hoặc Shift + Space (PC)
- Chèn liên kết: Command + k (Mac) hoặc Ctrl + k (PC)
- Định dạng thành số thập phân: Ctrl + Shift + 1 (Mac & PC)
- Đi đến đầu dòng: Fn + mũi tên trái (Mac) hoặc Home (PC)
- Đi đến cuối dòng: Fn + mũi tên phải (Mac) hoặc End (PC)
Nếu bạn đã nhớ các phím tắt cơ bản này, vẫn còn rất nhiều phím tắt khác để học. Kiểm tra hướng dẫn này để có danh sách đầy đủ.
3. Sao chép và dán công thức
Có thể có nhiều lý do bạn muốn sao chép và dán công thức từ ô này sang ô khác. Một số lý do mà chúng tôi nghĩ đến là để tránh việc phải định dạng từng ô riêng lẻ và đảm bảo tính nhất quán. Ví dụ, nếu một trong các ô của bạn chứa một số thập phân với hai chữ số thập phân nhưng các ô khác chỉ chứa một số với một chữ số thập phân, điều này có thể không nhìn thấy được và không dễ đọc. Dưới đây là cách cải thiện định dạng:
- Sao chép bằng công cụ sơn
Để sao chép một công thức, hãy bắt đầu bằng cách chọn ô chứa công thức chính xác. Sau đó, chọn “Áp dụng Định dạng” bằng cách sử dụng biểu tượng cuộn sơn, như được chỉ ra ở đây:
- Chọn ô bạn muốn sao chép công thức vào
Bây giờ, chỉ cần nhấp vào ô mà bạn muốn sao chép công thức vào. Ô sẽ tự động thay đổi để theo cùng một định dạng như trước. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ sơn để sao chép công thức vào nhiều ô cùng một lúc, nó sẽ phát hiện các giá trị ngoại lai và thêm chúng vào cùng một định dạng.
4. Định dạng văn bản
Nhờ vào các tài liệu PDF bị xếp hình không đúng hoặc chỉ là dự án được nhập nhanh, đôi khi bảng tính Google Sheets của bạn cần phải được “chỉnh sửa cho khách hàng”. Nếu vấn đề là một số văn bản đã được thêm vào mà không có định dạng nhất quán (tức là hoa toàn bộ, hoa toàn bộ hoặc những gì Sheets gọi là “Proper Case”, nghĩa là chữ cái đầu tiên của mỗi từ được viết hoa), bạn có thể sửa nó bằng cách làm theo phương pháp sau:
- Tìm một ô trống và tạo công thức của bạn
Đặt con trỏ vào một ô trống, sau đó viết một trong các công thức sau, theo sau là ô mà bạn muốn chuyển đổi sang chữ in hoa, chữ thường hoặc Proper Case.
=upper(c1)
=lower(c1)
=proper(c1)
Nhấn “Enter” sau khi viết công thức và bạn sẽ thấy ô gốc đã được sao chép nhưng hiện đã có định dạng chính xác.
- Sao chép công thức của bạn (giá trị duy nhất)
Chọn ô mà bản sao của bạn đã được viết với định dạng chính xác, sau đó chọn “Sao chép”. Sau đó, điều chỉnh đến ô gốc mà bạn muốn thay đổi văn bản, nhấp chuột phải và chọn “Dán đặc biệt> Dán chỉ giá trị”. Ở đây, bạn sẽ thấy ô của bạn đã được sao chép với định dạng chính xác.
Tất nhiên, điều này hoàn hảo cho một hoặc hai ô, nhưng để thay đổi định dạng của một danh sách ô, việc này có thể mất rất nhiều thời gian. Trong trường hợp đó, bạn có thể muốn cài đặt những gì Google Sheets gọi là “Add-on”.
Chọn tab “Add-ons” trong thanh trên và chọn “Get Add-ons”. Nếu bạn không thấy tab “Add-ons”, có thể bạn không có quyền chỉnh sửa bảng tính Google này, hoặc tùy chọn này đã bị vô hiệu hóa bởi quản trị viên của bạn.
Sau khi bạn có thể cài đặt add-on, bạn có thể bắt đầu sử dụng cái gì đó như ChangeCase sẽ cho phép bạn thay đổi định dạng hàng loạt cho nhiều ô cùng một lúc, tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Kết luận
Mặc dù định dạng Google Sheets có vẻ phức tạp ban đầu, nhưng nó xứng đáng đau khổ ngắn hạn để đạt được hiệu suất và năng suất lâu dài. Bằng cách học một số thủ thuật đơn giản, bạn có thể làm việc thông minh và gửi nhiều ước tính đúng hạn hơn.
Khám phá các mẹo và thủ thuật khác trên Crawlan.com để tận dụng tối đa tiềm năng của Google Sheets và cải thiện trải nghiệm sử dụng của bạn.
