Chào mừng đến với hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi về việc bảo vệ Bảng tính Google bằng mật khẩu. Chúng tôi muốn giúp bạn bảo vệ thông tin của mình một cách dễ dàng. Hãy làm theo các bước đơn giản và những ví dụ rõ ràng, dễ hiểu để đảm bảo bảo vệ dữ liệu của bạn. Chúng tôi sẽ giúp bạn tập trung vào việc bảo vệ dữ liệu quan trọng của bạn một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Phần 1: Phương pháp thông thường để bảo vệ Bảng tính Google bằng mật khẩu – Sử dụng Google Apps Script
Mặc dù Google Sheets không cung cấp chức năng bảo vệ bằng mật khẩu theo mặc định, bạn vẫn có thể bảo vệ Bảng tính Google của mình bằng cách sử dụng một mẫu có sẵn. Mẫu này tích hợp mã Apps Script để giới thiệu chức năng mật khẩu vào Bảng tính. Bạn chỉ cần sao chép Bảng tính để tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của bạn trong khi vẫn giữ chức năng mật khẩu. Dưới đây là các bước thực hiện:
Bước 1: Truy cập vào mẫu: Mở liên kết cung cấp đến mẫu Bảng tính Google bảo vệ bằng mật khẩu.
Bước 2: Tạo bản sao của mẫu: Truy cập vào tùy chọn “Tệp” trong menu trên cùng. Chọn “Tạo bản sao” để tạo bản sao cá nhân hóa của mẫu.
Bước 3: Mở giao diện Apps Script: Truy cập vào tệp đã tạo bản sao của bạn. Nhấp vào tab “Tiện ích” trong menu trên cùng. Chọn “Apps Script” để xem và chỉnh sửa mã script.
Bước 4: Triển khai tính năng mật khẩu: Sao chép mã Apps Script từ mẫu. Dán mã vào giao diện Apps Script của Bảng tính của bạn, có thể là bản sao đã tạo hoặc một Bảng tính mới bạn đã tạo.
Bước 5: Quy trình ủy quyền: Quay trở lại Bảng tính của bạn. Truy cập vào tùy chọn “Bảo vệ tệp” trong menu trên cùng. Chọn “Khởi tạo” trong danh sách thả xuống. Nhấp vào “Tiếp tục” để ủy quyền cho script.
Bước 6: Mã hóa tệp của bạn: Sau khi được ủy quyền, đi đến tùy chọn “Bảo vệ tệp” trong menu. Chọn “Mã hóa tệp”. Nhập mật khẩu mong muốn vào trường được cung cấp và nhấp vào “OK”.
Bước 7: Gợi ý tạo mật khẩu: Đảm bảo rằng mật khẩu của bạn khác với mật khẩu cũ hoặc mật khẩu hiện có của bạn. Hãy chọn mật khẩu dài hơn nhưng dễ nhớ. Tránh sử dụng các từ thông thường hoặc thông tin cá nhân trong mật khẩu của bạn. Tăng cường bảo mật bằng cách sử dụng một sự kết hợp của các ký tự chữ và số.
Bước 8: Thay đổi mật khẩu của bạn: Để thay đổi mật khẩu, truy cập vào tab “Bảo vệ tệp”. Chọn “Thay đổi mật khẩu”. Nhập mật khẩu cũ và mật khẩu mới. Nhấp vào “Đệ trình”.
Phần 2: Làm thế nào để mở khóa/giải mã các Bảng tính Google đã được bảo vệ bằng mật khẩu
Bước 1: Truy cập vào tùy chọn “Bảo vệ tệp” trong menu.
Bước 2: Chọn tùy chọn “Giải mã tệp” trong menu.
Bước 3: Nhập mật khẩu liên quan đến tệp đã mã hóa.
Bước 4: Nhấp vào nút “Enter” để bắt đầu quá trình giải mã.
Phần 3: Làm thế nào để bảo vệ Bảng tính Google của bạn bằng các phương pháp khác?
Phương pháp 1: Cảnh báo cho việc chỉnh sửa ô cell
Bước 1: Truy cập vào tab “Dữ liệu” trong menu trên cùng và chọn “Bảo vệ Sheets và phạm vi”.
Bước 2: Trong thanh bên “Trang và phạm vi Sheets được bảo vệ”, chọn “+ Thêm một Sheets hoặc phạm vi”.
Bước 3: Định rõ Sheets hoặc phạm vi bạn muốn bảo vệ (ví dụ: Sheets “deals”) và chỉ định các ô cell bị loại trừ nếu cần thiết.
Bước 4: Nhấp vào nút “Đặt phân quyền” để mở cửa sổ phân quyền chỉnh sửa phạm vi. Chọn “Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này” và nhấp vào “Hoàn tất”.
Bước 5: Để bảo vệ một phạm vi cụ thể thay vì toàn bộ Sheets, vào tab “Phạm vi” trong thanh bên “Các Sheets và phạm vi được bảo vệ”. Xác định phạm vi và đặt phân quyền tương ứng, bao gồm giới hạn cho người dùng có thể chỉnh sửa phạm vi đã xác định.
Bước 6: Xóa bảo vệ bằng cách quay lại thanh bên “Sheets và phạm vi được bảo vệ”, chọn Sheets hoặc phạm vi được bảo vệ, sau đó nhấp vào biểu tượng thùng rác.
Phương pháp này hữu ích để kiểm soát ai có thể chỉnh sửa các phần cụ thể của Bảng tính của bạn, mang lại sự cân bằng giữa hợp tác và bảo vệ dữ liệu.
Phương pháp 2: Ẩn một Sheets
Bảo vệ các dữ liệu nhạy cảm bằng cách ẩn các Sheets cụ thể trong Bảng tính của bạn:
Bước 1: Nhấp chuột phải vào Sheets bạn muốn ẩn ở phía dưới cùng của Google Sheets.
Bước 2: Chọn “Ẩn Sheets”.
Bước 3: Điều chỉnh cài đặt chia sẻ để cho phép một số người dùng chỉ có thể xem và bình luận Sheets mà không thể chỉnh sửa nó.
Lưu ý: Người dùng khác không thể hiện Sheets bị ẩn và bạn cần phải hiện nó để chỉnh sửa, khiến dữ liệu trở nên hiển thị cho tất cả người dùng.
Việc ẩn Sheets là một cách hiệu quả để che giấu thông tin nhạy cảm. Hãy nhớ quản lý cài đặt chia sẻ để có quyền truy cập kiểm soát.
Phương pháp 3: Chuyển đổi Bảng tính Google thành tệp Excel
Để tăng thêm tính bảo mật, hãy chuyển đổi Bảng tính Google của bạn thành tệp Excel:
Bước 1: Tải Bảng tính Google của bạn về định dạng XLSX: Nhấp vào “Tệp”, di chuột qua “Tải xuống” và chọn “Microsoft Excel (.xlsx)”.
Bước 2: Mở tệp đã tải xuống trong Microsoft Excel.
Bước 3: Truy cập vào “Tệp”, sau đó nhấp vào “Thông tin” > “Bảo vệ Workbook”. Chọn “Mã hóa bằng mật khẩu” trong menu thả xuống.
Bước 4: Nhập mật khẩu mong muốn và nhấp vào “OK”. Hãy nhớ mật khẩu vì không thể khôi phục hoặc đặt lại mật khẩu.
Việc chuyển đổi thành Excel cung cấp một lớp bảo mật bổ sung, sử dụng mã hóa tích hợp của Excel.
Phương pháp 4: Xác thực dữ liệu
Google Sheets cung cấp tính năng xác thực dữ liệu để hạn chế các thay đổi không tuân thủ các tiêu chí cụ thể:
Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi ô cần xác thực.
Bước 2: Nhấp vào tab “Dữ liệu” trong menu trên cùng và chọn “Xác thực dữ liệu”.
Bước 3: Chọn để hiển thị cảnh báo hoặc từ chối đầu vào khi các tiêu chí không được tuân thủ. Chọn tùy chọn “Hiển thị văn bản trợ giúp cho xác thực” nếu cần thiết.
Xác thực dữ liệu giúp duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu bằng cách đặt tiêu chí cho các thay đổi được phép. Đây là một tính năng hữu ích để đảm bảo nhập liệu chính xác.
Phần 4: Sự thay thế miễn phí tốt nhất cho Google Sheets – WPS Spreadsheet
WPS Spreadsheet là một sự thay thế đáng tin cậy, phong phú và miễn phí cho Google Sheets. Nó hoàn toàn tương thích với các bộ ứng dụng văn phòng phổ biến, bao gồm Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc và OpenOffice Calc. Cho dù bạn đang làm việc trên thiết bị di động, máy tính để bàn hoặc trang web, WPS Spreadsheet cho phép bạn chỉnh sửa tệp Excel một cách dễ dàng. Hơn nữa, nó hỗ trợ định dạng tệp thông dụng như .xls, .xlsx, .xlsm, .xlt và .csv, mang lại tính linh hoạt khi quản lý tài liệu.
Các tính năng của WPS Spreadsheet bao gồm:
-
Tương thích đa nền tảng: Chỉnh sửa tệp Excel một cách dễ dàng trên các nền tảng khác nhau, bao gồm thiết bị di động, máy tính để bàn và trình duyệt web.
-
Tương thích với các định dạng tệp: WPS Spreadsheet hỗ trợ một loạt các định dạng tệp, đảm bảo tính tương thích với các phần mềm bảng tính khác, bao gồm Microsoft Excel.
-
Giao diện thân thiện: Giao diện người dùng của WPS Spreadsheet dễ sử dụng, giúp bạn dễ dàng điều hướng và sử dụng các tính năng.
-
Công cụ hợp tác: WPS Spreadsheet hỗ trợ việc làm việc đồng thời, cho phép người dùng làm việc trên tài liệu trực tuyến và tạo điều kiện cho việc cộng tác thời gian thực giữa các thành viên trong nhóm.
-
Gọn nhẹ: Phần mềm nhẹ, đảm bảo hoạt động nhanh chóng ngay cả trên các thiết bị có cấu hình yếu.
-
Bảo mật và ổn định: WPS Spreadsheet đặt sự an toàn và ổn định của tài liệu lên hàng đầu, đảm bảo môi trường an toàn cho dữ liệu của bạn.
Tóm lại, WPS Spreadsheet là một sự thay thế đa năng, thân thiện và miễn phí cho Google Sheets, phù hợp với nhiều người dùng và cung cấp một bộ tính năng tập trung vào hiệu suất và cộng tác.
Làm thế nào để tải xuống WPS Office?
Bước 1: Truy cập vào trang web chính thức của WPS Office.
Bước 2: Tải xuống WPS Office bằng cách nhấp vào nút “Tải Xuống Miễn Phí” để tải tệp cài đặt của WPS Office.
Bước 3: Cài đặt WPS Office bằng cách chạy tệp cài đặt đã tải xuống và làm theo các hướng dẫn trên màn hình để hoàn thành quá trình cài đặt WPS Office.
Làm thế nào để bảo vệ các tệp Excel của bạn bằng WPS Spreadsheet?
Bước 1: Bắt đầu bằng cách mở tệp Excel của WPS mà bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu. Sau khi mở tệp, chọn các ô cụ thể mà bạn muốn bảo vệ và truy cập vào tùy chọn “Xem xét”.
Bước 2: Với các ô được chọn, nhấp vào “Khóa ô” trong menu “Xem xét”.
Bước 3: Sau khi khóa các ô, tiếp tục bảo vệ toàn bộ bảng tính. Nhấp vào “Bảo vệ Sheet” và sẽ xuất hiện một cửa sổ xảy ra. Nhập mật khẩu mà bạn muốn sử dụng để bảo vệ Sheet và hãy nhớ nó để truy cập vào Sheet sau này.
Với WPS Spreadsheet và các bước đơn giản này, bạn có thể bảo vệ toàn bộ bảng tính hoặc chỉ các ô cụ thể bằng mật khẩu.
Câu hỏi thường gặp
1. Tôi có thể sử dụng ký tự đặc biệt trong mật khẩu Bảng tính Google của tôi không?
- Có, tất nhiên! Sử dụng ký tự đặc biệt như biểu tượng và số làm cho mật khẩu của bạn mạnh hơn và nâng cao tính bảo mật tổng thể.
2. Tôi nên thay đổi mật khẩu Bảng tính Google của mình bao lâu một lần?
- Nên thay đổi mật khẩu Bảng tính Google của bạn đều đặn, tốt nhất là từ ba đến sáu tháng một lần. Điều này giúp duy trì tính bảo mật và hiệu suất của biện pháp bảo vệ của bạn.
Kết luận, việc bảo vệ Bảng tính Google của bạn là đơn giản và cực kỳ quan trọng. Bằng cách sử dụng Google Apps Script để giải mã mật khẩu, khám phá các phương pháp bảo vệ khác, hướng dẫn của chúng tôi đảm bảo an toàn dữ liệu của bạn. Đừng quên sự thay thế thân thiện WPS Spreadsheet. Việc thay đổi mật khẩu đều đặn mang lại một lớp bảo mật bổ sung. Với những mẹo đơn giản này, hãy giữ cho Bảng tính Google của bạn an toàn và dữ liệu của bạn trong tầm tay an toàn!
