Bạn muốn bảo vệ dữ liệu quan trọng cho doanh nghiệp của bạn? Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách bảo vệ Google Sheets của bạn với mật khẩu để đảm bảo tính bảo mật thông tin cá nhân.
Cách bảo vệ Google Sheets với mật khẩu
Rất tiếc, Google Sheets không cung cấp tính năng bảo vệ bằng mật khẩu tích hợp. Tuy nhiên, có những giải pháp thay thế để bảo vệ bảng tính của bạn.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Đầu tiên, truy cập vào mẫu bảng tính của Google Sheets bằng cách nhấp vào đây.
- Tạo bản sao của mẫu bằng cách nhấp vào “File” trong menu trên cùng, sau đó chọn “Tạo bản sao”.
- Khi bạn đã có bản sao của mình, truy cập vào tab “Extensions” trong menu trên cùng và nhấp vào “Apps Script”.
- Bạn sẽ thấy mã được thêm vào bảng tính để cung cấp tính năng mật khẩu. Bạn cũng có thể tạo một bảng tính mới và sao chép mã này vào giao diện Apps Script để thiết lập bảo vệ bằng mật khẩu.
- Quay trở lại bảng tính của bạn, điều hướng đến tab “Protéger le fichier” trong menu trên cùng, sau đó chọn “Initialiser” từ danh sách thả xuống.
- Nhấp vào “Continuer” để cho phép yêu cầu.
- Bạn sẽ cần kết nối tài khoản Google của mình để hoàn tất quyền truy cập.
- Sau khi hoàn tất quyền truy cập, quay trở lại tùy chọn “Protéger le fichier” trong menu và nhấp vào “Crypter le fichier”. Bạn sẽ thấy một trường để tạo mật khẩu. Nhập mật khẩu của bạn và nhấp vào “OK”.
Hãy cân nhắc những lời khuyên sau khi tạo mật khẩu để mã hóa bảng tính Google của bạn:
- Đảm bảo rằng tất cả các mật khẩu bạn tạo không giống với các mật khẩu trước đó hoặc hiện tại của bạn.
- Làm cho mật khẩu của bạn dài hơn nhưng dễ nhớ.
- Tránh sử dụng các từ thông thường hoặc thông tin cá nhân trong mật khẩu của bạn, chẳng hạn như ngày sinh của bạn.
- Sử dụng một kết hợp các ký tự chữ và số trong mật khẩu của bạn để làm cho nó khó bị xâm phạm.
Đôi khi, bạn có thể muốn thay đổi mật khẩu để thu hồi quyền truy cập của một số người dùng. Để thay đổi mật khẩu cho tệp được mã hóa của bạn, hãy truy cập vào tùy chọn “Protéger le fichier” và chọn “Modifier le mot de passe”. Nhập mật khẩu cũ của bạn và mật khẩu mới sẽ thay thế nó, sau đó nhấp vào “Soumettre”.
Cách giải mã Google Sheets bị bảo vệ bằng mật khẩu
Để gỡ bỏ bảo vệ bằng mật khẩu khỏi bảng tính của bạn, hãy nhấp vào menu “Protéger le fichier” và chọn “Décrypter le fichier”. Google Sheets sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu mà bạn đã đặt. Sau khi nhấp vào “Soumettre”, người dùng có thể truy cập, đọc và chỉnh sửa bảng tính mà không cần mật khẩu.
Các biện pháp bảo vệ bổ sung cho Google Sheets của bạn
Mật khẩu không phải là phương pháp duy nhất để bảo vệ bảng tính Google của bạn. Dưới đây là một số phương pháp khác để bảo vệ dữ liệu của bạn:
1. Cảnh báo khi chỉnh sửa các ô
Google Sheets cho phép bạn ngăn người dùng khác chỉnh sửa các ô cụ thể trong bảng tính. Dưới đây là cách thực hiện:
- Nhấp vào tab “Données” trong menu trên cùng và chọn “Protéger les feuilles et les plages”.
- Chọn “+ Ajouter une feuille ou une plage” trong cột “Feuilles et plages protégées”.
- Xác định phạm vi hoặc tờ mà bạn muốn bảo vệ (trong ví dụ này, tờ “Deals”). Bạn cũng có thể chỉ định các ô để loại trừ khỏi bảo vệ.
- Nhấp vào nút “Définir les autorisations”. Điều này sẽ mở hộp thoại “Autorisations de modification de plage”. Chọn “Afficher un avertissement lors de l’édition de cette plage” và nhấp vào “Terminé”.
- Chọn tab “Plage” trong cột “Feuilles et plages protégées” để bảo vệ một phạm vi thay vì toàn bộ tờ. Xác định phạm vi và xác định các quyền truy cập mong muốn.
- Bạn cũng có thể giới hạn người dùng có thể chỉnh sửa phạm vi mà bạn chỉ định.
- Để gỡ bỏ bảo vệ, quay lại cột “Feuilles et plages protégées”. Chọn phạm vi hoặc tờ bị bảo vệ mà bạn muốn xóa, sau đó nhấp vào biểu tượng thùng rác.
2. Chuyển đổi bảng tính Google thành tệp Excel
Một cách đơn giản để bảo vệ bảng tính Google của bạn bằng mật khẩu là chuyển đổi nó sang tệp Excel. Excel cung cấp một phương pháp mã hóa đơn giản tích hợp cùng cách dễ dàng để xuất bảng tính Google sang Excel.
- Đầu tiên, tải bảng tính Google của bạn dưới định dạng XLSX.
- Nhấp vào “File” trong menu trên cùng, di chuột qua “Télécharger” và chọn “Microsoft Excel (.xlsx)” để tải bảng tính Google trực tiếp về dưới định dạng Excel.
- Sau khi tải xuống hoàn tất, mở tệp trong Microsoft Excel.
- Truy cập “File” trong menu Excel, sau đó nhấp vào “Infos” > “Protéger le classeur”. Chọn “Chiffrer avec un mot de passe” trong danh sách thả xuống.
- Nhập mật khẩu bạn muốn sử dụng và nhấp vào “OK”.
- Hãy chắc chắn ghi nhớ mật khẩu của bạn! Bạn sẽ không thể khôi phục hoặc thiết lập lại nó nếu quên hoặc mất.
3. Ẩn một tờ
Một cách khác để bảo mật dữ liệu nhạy cảm trong Google Sheets là ẩn các tờ cụ thể trong bảng tính của bạn.
- Nhấp chuột phải vào tờ bạn muốn ẩn ở phía dưới cùng của Google Sheets. Sau đó, nhấp chuột vào “Masquer la feuille”.
- Từ đó, bạn có thể thiết lập cài đặt chia sẻ để cho phép một số người dùng đọc và bình luận trên tờ mà không thể chỉnh sửa.
- Người dùng khác sẽ không thể xem trang bạn đã ẩn. Ngoài ra, bạn phải bỏ chế độ ẩn trang để chỉnh sửa, từ đó dữ liệu sẽ trở nên khả dụng cho tất cả người dùng trong bảng tính.
4. Cài đặt xác thực dữ liệu
Google Sheets cho phép bạn thực hiện xác thực dữ liệu bằng cách ngăn các sửa đổi không đáp ứng các tiêu chí nhất định. Bạn có thể xác định các giá trị như văn bản, danh sách, số hoặc ngày mà ô phải chứa để ngăn mọi sửa đổi.
- Để cài đặt xác thực dữ liệu, hãy chọn ô hoặc phạm vi bạn muốn xác thực.
- Sau đó, nhấp vào tab “Données” trong menu trên cùng và chọn “Validation des données”.
- Bạn có thể chọn để hiển thị cảnh báo hoặc từ chối nhập liệu khi các tiêu chí không được đáp ứng. Bạn cũng có thể chọn “Afficher le texte d’aide à la validation”.
Bảo vệ dữ liệu Google Sheets của bạn ngay bây giờ
Bằng cách thêm mật khẩu cho Google Sheets của bạn, bạn đang bổ sung một lớp bảo mật bổ sung cho dữ liệu nhạy cảm hoặc tin tưởng của bạn. Điều này giúp bạn kiểm soát hơn người có thể truy cập và chỉnh sửa bảng tính của bạn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể triển khai các biện pháp bảo vệ bổ sung để bảo vệ dữ liệu của mình trong Google Sheets, chẳng hạn như ẩn trang, cài đặt thông báo và nhiều hơn nữa. Và bây giờ, bạn có thể nhập dữ liệu theo thời gian thực vào bảng tính của mình với Coefficient và bảo vệ nó bằng các biện pháp bảo mật tích hợp của Google Sheets.
Hãy thử Coefficient miễn phí để tích hợp dữ liệu an toàn và theo thời gian thực vào bảng tính của bạn.
