Để thao tác hiệu quả với dữ liệu, việc đảm bảo độ chính xác và nhất quán của dữ liệu là rất quan trọng. Trong Google Sheets, có nhiều phương pháp để ngăn chặn nhập dữ liệu không hợp lệ.
Ví dụ, một số cách ngăn chặn nhập dữ liệu không hợp lệ trong Google Sheets bao gồm sử dụng xác thực dữ liệu, bảo vệ bảng và phạm vi, sử dụng công thức mảng, tận dụng định dạng có điều kiện và tích hợp với Google Forms.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung chủ yếu vào việc sử dụng xác thực dữ liệu để cải thiện độ chính xác dữ liệu trong Google Sheets, mặc dù chúng ta cũng sẽ đề cập đến các khía cạnh khác.
Ví dụ, bạn có thể ngăn người dùng nhập ngày không hợp lệ bằng cách yêu cầu họ sử dụng bộ chọn ngày thay vì nhập thủ công.
Bạn có thể áp dụng các mẹo sau để hạn chế việc nhập dữ liệu vào các ô hoặc phạm vi cụ thể:
Hạn chế ngày có định dạng không hợp lệ.
Giới hạn số với các điều kiện cụ thể, chẳng hạn như nằm giữa, nhỏ hơn, lớn hơn hoặc bằng.
Cho phép chỉ nhập văn bản.
Hỗ trợ nhập giá trị được xác định trước bằng cách cung cấp tùy chọn danh sách thả xuống.
Sử dụng xác thực dữ liệu để ngăn chặn nhập dữ liệu không hợp lệ trong Google Sheets
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá hiệu quả của việc sử dụng Xác thực dữ liệu trong Google Sheets để tránh nhập dữ liệu không hợp lệ.
Hạn chế với các giá trị cụ thể
Thường thì, việc nhập dữ liệu liên quan đến tên nhân viên, tên sản phẩm, ID sản phẩm, v.v. Có thể xảy ra lỗi gõ sai ngay cả khi bạn biết các tên đó và người dùng mới trong một bảng cộng tác có thể không quen thuộc với tất cả các mục nhập.
Để đảm bảo độ chính xác và duy nhất, hãy sử dụng danh sách thả xuống với các tùy chọn có sẵn. Ví dụ, nếu bạn đang nhập tên sản phẩm vào cột A:
- Nhập tất cả tên sản phẩm vào một cột khác, ví dụ cột C.
- Chọn các ô cần có danh sách thả xuống, ví dụ A2:A10.
- Nhấp chuột vào Chèn> Thả xuống.
- Dưới Tiêu chí, chọn Thả xuống (từ một khoảng).
- Nhập C1:C vào trường bên dưới.
- Nhấp vào Xong.
Hạn chế thành kiểu dữ liệu cụ thể
Xác thực dữ liệu cũng có thể áp dụng một kiểu dữ liệu cụ thể, giải quyết các vấn đề như loại dữ liệu kết hợp trong một cột, có thể ảnh hưởng đến các hàm như QUERY.
Để đảm bảo các kiểu dữ liệu nhất quán, sử dụng quy tắc xác thực sau, giả sử ID sản phẩm có thể thay đổi giữa số và ký tự chữ số:
- Chọn phạm vi, ví dụ B2:B15.
- Nhấp chuột vào Dữ liệu> Xác thực dữ liệu.
- Nhấp vào Thêm quy tắc.
- Dưới tiêu chí, chọn Công thức tuỳ chỉnh là.
- Nhập công thức: =ISTEXT(B2).
- Nhấp vào Tùy chọn nâng cao.
- Chọn Hiển thị văn bản trợ giúp cho ô được chọn.
- Trong trường, nhập văn bản “Chỉ nhập văn bản. Nếu bạn nhập một số, hãy bắt đầu bằng ký tự ‘ để định dạng số thành văn bản.”
- Chọn Từ chối đầu vào và nhấp vào Xong.
Bây giờ, người dùng chỉ được phép nhập văn bản vào ô B2:B15. Nếu cố gắng nhập bất kỳ loại dữ liệu nào khác, chẳng hạn như một số, Sheets sẽ hiển thị văn bản trợ giúp đã cung cấp.
Để tránh nhập ngày không chính xác, thay ISTEXT bằng ISDATE, và đối với số, thay ISTEXT bằng ISNUMBER.
Đối với các ví dụ xác thực dữ liệu khác như nhỏ hơn, lớn hơn, bằng, và giữa, vui lòng tham khảo hướng dẫn của tôi có tiêu đề “Các ví dụ xác thực dữ liệu tốt nhất trong Google Sheets”.
Sử dụng Định dạng có điều kiện để ngăn chặn nhập dữ liệu không hợp lệ trong Google Sheets
Qui tắc tô sáng làm nổi bật, đặc biệt khi chọn màu sắc sáng tạo. Hãy khám phá cách chúng có thể hỗ trợ ngăn chặn nhập dữ liệu không hợp lệ trong Google Sheets.
Ví dụ, hãy xem xét một sự kiện được tổ chức trong trường học của bạn cho học sinh sinh trước hoặc vào ngày 31 tháng 12 năm 2014. Bạn đang nhập tên học sinh tham gia vào A2:A và ngày sinh của họ (DOB) vào B2:B.
Qui tắc tô sáng sau sẽ nhấn mạnh các dòng chứa BOD lớn hơn ngày 31 tháng 12 năm 2014:
= $B2 > DATE(2014, 12, 31) // date in the syntax DATE(year, month, day)
Để thực hiện qui tắc này, làm theo các bước sau:
- Chọn ô A2:B.
- Nhấp chuột vào Định dạng > Định dạng có điều kiện.
- Dưới Qui tắc định dạng, chọn Công thức tuỳ chỉnh.
- Nhập công thức đã cung cấp.
- Dưới Kiểu định dạng, chọn màu nền đỏ và màu chữ trắng.
- Nhấp vào Xong.
Vai trò của Công thức trong việc ngăn chặn nhập dữ liệu không hợp lệ trong Google Sheets
Nếu bạn muốn biết công thức đóng góp vào việc ngăn chặn nhập dữ liệu không hợp lệ và duy trì tính toàn vẹn dữ liệu, Google Sheets cung cấp một số hàm để kiểm tra giá trị ô. Dưới đây là danh sách một số hàm quan trọng:
- ISNUMBER: Kiểm tra giá trị có phải là số hay không.
- ISNONTEXT: Xác minh xem giá trị có phải là không có dạng văn bản hay không.
- ISBLANK: Xác định các ô trống.
- ISTEXT: Xác định xem giá trị có phải là văn bản hay không.
- DATEVALUE: Kiểm tra xem giá trị có phải là ngày hay không.
- ISURL: Xác minh xem giá trị có phải là URL hay không.
- ISEMAIL: Xác nhận xem giá trị có phải là địa chỉ email hay không.
Chẳng hạn, để xác thực ngày tháng trong cột A, bạn có thể sử dụng công thức sau trong ô B1:
=ArrayFormula(DATEVALUE(A1:A))
Nếu một lỗi được trả về, điều đó có nghĩa là giá trị ô trong hàng tương ứng không phải là ngày hợp lệ.
Tăng cường tính toàn vẹn dữ liệu trong Google Sheets thông qua Google Forms
Một trong những lợi ích của Google Forms là tích hợp mượt mà với Google Sheets.
Thay vì chia sẻ trực tiếp Sheets của bạn, bạn có thể phân phối một biểu mẫu Google Forms để thu thập dữ liệu. Google Forms cung cấp các loại câu hỏi khác nhau, hầu hết trong số đó hỗ trợ xác thực dữ liệu.
Sử dụng các loại câu hỏi như lưới hộp chọn, ngày và giờ, và các loại câu hỏi khác để đảm bảo các mục nhập hợp lệ trong Sheets của bạn.
Nếu bạn mới sử dụng Google Forms, bạn có thể khám phá hướng dẫn toàn diện của tôi về tất cả các loại câu hỏi: Hướng dẫn toàn diện về cách thiết lập biểu mẫu Google Docs.
Kết luận
Trong suốt hướng dẫn này, chúng tôi đã khám phá nhiều ví dụ minh họa về cách ngăn chặn nhập dữ liệu không hợp lệ trong Google Sheets, bao gồm một số kỹ thuật quan trọng nhất.
Ngoài các phương pháp đã thảo luận, bạn cũng có thể tận dụng các tính năng khác như Dữ liệu> Bảo vệ bảng và phạm vi, Dữ liệu> Dọn dẹp dữ liệu, v.v., để tăng cường tính toàn vẹn dữ liệu trong Google Sheets.
Cảm ơn bạn đã đọc. Chúc bạn thành công!
