Ai cũng có công cụ bảng tính yêu thích của mình, dù cho ngoài mắt chúng có vẻ tương tự nhau, nhưng sự ưu tiên vẫn tồn tại. Đó giống như so sánh PC với Mac hoặc lái xe tự động với lái xe sàn. Nhưng dù bảng tính ưa thích của bạn là Google Sheets hay Microsoft Excel, bạn sẽ cuối cùng phải làm việc với những người ưa thích công cụ khác. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải chuyển đổi các bảng tính Excel thành Google Sheets. Dưới đây là ba phương pháp khác nhau để làm điều đó.
Phương pháp nhanh nhất để chuyển đổi tệp Excel thành Google Sheets
- Thêm tệp Excel của bạn vào Google Drive.
- Nhấp đúp vào tệp Excel để mở xem trước.
- Nhấp vào Tệp.
- Chọn Lưu thành Google Sheets.
Bạn muốn một cách tốt hơn để chuyển đổi tệp Excel thành Google Sheets và đồng bộ cập nhật? Hãy đọc tiếp!
Phương pháp thứ nhất: Nhập dữ liệu Excel vào Google Drive
Bạn có biết rằng bạn thực sự có thể mở các tệp Excel trong Google Sheets? Bạn chỉ cần nhập chúng vào Google Drive của bạn. Điều này là một quy trình khá đơn giản.
Đây là cách thực hiện:
- Đầu tiên, truy cập vào Google Drive của bạn.
- Nhấp + Mới ở phía trên cùng bên trái, sau đó chọn Nhập tệp.
- Chọn bảng tính Excel mà bạn muốn nhập.
Mở tệp Excel của bạn. Sau vài phút, bảng tính Excel của bạn sẽ được tải lên Google Drive của bạn. Bạn sẽ tìm thấy nó trong My Drive. Bạn cũng có thể nhấp vào nó trong hộp thoại tải xuống để mở nó.
Dấu chấm .XLSX ở phía trên cho biết bạn đang mở và làm việc với một tệp Excel. Bạn có thể tiếp tục làm việc với định dạng tệp này, điều đó hữu ích nếu bạn cần chuyển tệp đến Excel sau này. Bạn cũng có thể chuyển đổi tệp Excel của mình thành một bảng Google mà không cần bất kỳ công cụ bổ sung nào.
Chuyển đổi tệp Excel của bạn thành Google Sheets
Có thể bạn đã hoàn thành với Excel. Có thể bạn không sử dụng Excel và cần tiếp tục làm việc trong Google Sheets. Trong cả hai trường hợp này, đây là cách bạn có thể chuyển đổi bảng tính bạn đã nhập thành Google Sheets.
Trở lại Google Drive và nhấp vào Tệp.
Có vẻ như có một tùy chọn được tạo đặc biệt cho nhu cầu của bạn. Hãy nhấp vào Lưu thành Google Sheets.
Lưu ý rằng dấu chấm .XLSX đã mất? Điều đó có nghĩa là bạn đã chuyển đổi bảng tính Excel của mình thành bảng Google Sheets. Bây giờ, bạn có thể làm việc trong Google Sheets với thanh công cụ và tính năng quen thuộc.
Tự động chuyển đổi bảng tính Excel thành Google Sheets
Bạn có biết rằng bạn không cần chuyển đổi mỗi bảng tính Excel thành một bảng Google Sheets sau khi tải lên? Trên thực tế, có một cài đặt ít được biết đến trong Google Drive sẽ làm điều này tự động cho bạn. Hãy nhấp vào bánh răng cài đặt ở phía trên cùng bên phải, sau đó chọn Cài đặt trong menu thả xuống.
Khi bạn đã ở trong trang Cài đặt, tìm một tùy chọn được gọi là Chuyển đổi tải lên thành định dạng biên tập viên Google Document.
Với ô này được chọn, mọi tệp Excel bạn tải lên Google Drive sẽ tự động chuyển đổi thành bảng Google. Không có công việc thủ công bổ sung nào được yêu cầu. Lưu ý rằng điều này cũng ảnh hưởng đến bất kỳ tài liệu Word bạn tải lên.
Nhưng mặc dù phương pháp này có thể dễ dàng, nó không hoàn hảo.
Những hạn chế của phương pháp này
Bạn có thể có được một tệp Excel duy nhất trong Google Sheets chỉ trong vài cú nhấp chuột, nhưng đó có phải là cách tốt nhất để làm điều đó? Sau cùng:
- Nó cần công việc thủ công: Dịch vụ của bạn có thể tạo ra bao nhiêu bảng tính Excel trong một tháng? Bao nhiêu bảng tính cần phải nhập vào Google Sheets? Ngay cả vài cú nhấp chuột cũng có thể chồng chất, khiến bạn cảm thấy như bạn chỉ đang nhấp chuột qua các menu.
- Không có gì được cập nhật: Ngay khi bạn chuyển đổi một bảng tính Excel thành bảng Google, nó trở nên lỗi thời. Tại sao? Bởi vì bất kỳ công việc nào bạn làm trong Google Sheets không được gửi trở lại Excel. Tất nhiên, bạn có thể liên tục gửi các bảng tính của mình từ một công cụ sang công cụ khác sau mỗi lần cập nhật. Nhưng ai có thời gian cho điều đó?
- Không có bộ lọc: Đôi khi bạn không cần một bảng tính Excel hoàn chỉnh trong Google Sheets. Bạn chỉ muốn một số cột trong bảng tính đó, có thể để thêm dữ liệu bổ sung trong Google Sheets. Nhưng với phương pháp này, bạn chỉ có thể chọn cả bảng tính hoặc không chọn gì cả. Trừ khi bạn muốn tạo thủ công một bản sao của bảng tính và xóa một số thông tin.
Với những hạn chế này trong tâm trí, hãy xem xét các phương pháp khác để chuyển đổi tệp Excel thành bảng Google.
Phương pháp thứ hai: Sử dụng tiện ích mở rộng Excel và các add-on của Google Sheets
Các tiện ích mở rộng Excel là các phần mềm nhỏ giúp bạn thêm các tính năng bổ sung vào bảng tính của mình, chẳng hạn như phân tích dữ liệu chi tiết hơn, tích hợp mượt mà và nhiều hơn nữa. Google Sheets cũng cung cấp một tính năng tương tự – chỉ là nó được gọi là các add-on.
Bằng cách tìm kiếm trên các thị trường của cả hai công cụ, bạn có thể tìm thấy các tiện ích mở rộng và các add-on cho phép bạn chuyển đổi tệp Excel thành bảng Google Sheets chỉ trong vài cú nhấp chuột. Dưới đây là một số lựa chọn tốt nhất mà bạn có thể tìm thấy:
- Unito: Một giải pháp đồng bộ hai chiều cho Excel, Google Sheets và hơn 30 công cụ khác, bạn có thể sử dụng Unito để tự động chuyển đổi các hàng Excel thành các hàng Google Sheets một cách linh hoạt, ngay cả khi bạn có các nhóm làm việc trên cả hai công cụ.
- Coefficient: Đây là một giải pháp khác cho phép bạn xuất dữ liệu từ một công cụ bảng tính sang công cụ khác, trong khi vẫn duy trì đồng bộ.
- Macro Converter: Nếu bạn có mã VBA phức tạp và các macro khác trong các tệp Excel của mình, bạn có thể sử dụng tiện ích này để chuyển chúng sang bảng Google Sheets.
- Sheetgo: Đây là một tiện ích dành riêng để chuyển đổi lượng lớn dữ liệu và có thể hữu ích trong một số tình huống cụ thể.
Phương pháp thứ ba: Chuyển đổi các bảng tính Excel thành Google Sheets với Unito
Unito là một giải pháp quản lý quy trình làm việc không cần mã lệnh với sự tích hợp hai chiều sâu nhất cho các công cụ cơ sở dữ liệu phổ biến nhất trên thị trường, bao gồm Google Sheets và Microsoft Excel. Với một luồng Unito, bạn có thể chuyển đổi các bảng tính Excel thành các bảng Google Sheets mà vẫn giữ tất cả dữ liệu của bạn cập nhật trên cả hai công cụ trong thời gian thực. Không còn cần phải nhập các bảng tính, sao chép dán hoặc làm việc thủ công.
Dưới đây là lý do tại sao Unito là phương pháp tốt hơn để chuyển đổi các bảng tính Excel thành các bảng Google Sheets:
- Nó tự động: Thay vì tải lên thủ công từng bảng tính sau bảng tính, bạn chỉ cần tạo một luồng Unito sẽ tự động đồng bộ tất cả trong cả hai công cụ.
- Mọi thứ đều được cập nhật: Có gì tệ hơn phải cập nhật thủ công các bảng tính trong hai công cụ mỗi khi có dữ liệu mới? Với Unito, điều đó đã trở thành quá khứ.
- Lọc dữ liệu được tích hợp: Bạn không cần phải đồng bộ một bảng tính Excel hoàn chỉnh với Google Sheets. Các quy tắc của Unito sử dụng logic đơn giản để cho phép bạn lọc các cột bạn không muốn trong bảng Google của mình.
Bạn muốn xem nó dễ dàng như thế nào?
Tạo một luồng Unito
Bất kỳ ai cũng có thể tạo luồng Unito đầu tiên của mình chỉ trong vài cú nhấp chuột.
- Đầu tiên, bạn cần cài đặt tiện ích bổ sung Unito cho Google Sheets và tiện ích cho Microsoft Excel. Nếu bạn cần trợ giúp với quá trình này, bạn có thể tìm thấy hướng dẫn từng bước trong liên kết hướng dẫn được liên kết ở trên.
- Tiếp theo, cấu hình các bảng tính của bạn với các tiêu đề bảng. Hàng đầu tiên trên mỗi bảng cho biết cho Unito biết làm thế nào để nhận diện dữ liệu cần đồng bộ giữa các bảng tính. Ví dụ, bạn có thể cho Unito biết rằng một cột có tiêu đề “chi tiết” trong Excel cần được đồng bộ với một cột có tiêu đề “thông tin” trong Google Sheets.
- Sau đó, đăng nhập vào Unito và bắt đầu kết nối tài khoản của bạn với Excel và Google Sheets.
Tại đây, bạn sẽ muốn chọn các bảng tính mà bạn muốn đồng bộ giữa Excel và Google Sheets.
Sau đó, bạn có thể cấu hình các quy tắc và lọc dữ liệu mà bạn không muốn đồng bộ.
Cuối cùng, bạn có thể liên kết các cột giữa Excel và Google Sheets. Unito có thể tự động ánh xạ chúng nếu tiêu đề của chúng khá giống nhau. Nếu không, bạn chỉ cần nhấp vào + Thêm phụ thuộc và tìm các cột bạn muốn ánh xạ từ cả hai phía.
Và đó là tất cả! Bạn chỉ cần khởi chạy luồng của mình và xem dữ liệu được đồng bộ.
Câu hỏi thường gặp: Chuyển đổi các bảng tính Excel thành Google Sheets
Bạn còn câu hỏi nào không? Dưới đây là câu trả lời.
Tôi có thể mở tệp Excel trong Google Sheets không?
Tất nhiên! Nếu bạn tải lên một tệp Excel, bạn có thể tải nó trực tiếp vào Google Sheets và mở nó như một bảng tính Google Sheets. Lưu ý rằng một số tính năng của Excel có thể không hoạt động đúng trong Google Sheets, đó là lý do tại sao bạn thường muốn chuyển đổi tệp Excel của mình thành Google Sheets nếu bạn sẽ làm việc với nó chi tiết.
Phương pháp nào là tốt nhất để chuyển đổi các bảng tính Excel thành Google Sheets?
Điều này phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu của bạn. Nếu bạn không quan tâm đến một số công việc thủ công – và mất một số tính năng của Excel – bạn có thể chỉ cần tải lên tệp Excel trực tiếp vào Google Drive. Từ đó, bạn có thể mở nó trong Google Sheets và làm việc với nó mà không gặp bất kỳ vấn đề gì. Sau đó, nếu bạn muốn chuyển đổi nó, bạn chỉ cần nhấp vào menu Tệp, sau đó chọn Lưu thành Google Sheets.
Nhưng nếu bạn muốn một phương pháp tự động đồng bộ dữ liệu giữa hai công cụ mà không cần chuyển đổi các tệp của bạn, bạn nên sử dụng Unito. Dưới đây là cách thực hiện.
Có mất dữ liệu khi chuyển đổi các bảng tính Excel thành Google Sheets không?
Bạn có thể mất một số dữ liệu của mình chỉ vì bạn đang làm việc với hai công cụ hoàn toàn khác nhau. Mặc dù chức năng tương tự, chúng không được xây dựng theo cùng một cách, điều đó có nghĩa là một số thông tin có thể bị mất trong quá trình chuyển đổi. Dưới đây là một số ví dụ:
- Liên kết đến các bảng tính khác sẽ không hoạt động.
- Các macro Excel sẽ không khả dụng.
- Biểu đồ được nhúng sẽ bị hỏng.
Đó là lý do tại sao phương pháp tốt nhất để chuyển đổi các bảng tính Excel thành Google Sheets là không cần phải làm điều đó ban đầu. Đồng bộ dữ liệu một cách mượt mà giữa hai nền tảng với công cụ như Unito và bạn sẽ không mất công việc của mình.
Có thể thay thế Excel bằng Google Sheets không?
Excel thường là phần mềm bảng tính mặc định cho nhiều tổ chức vì nó đi kèm với Microsoft 365. Nhưng trừ khi bạn làm việc với hàng ngàn bản ghi hoặc phân tích dữ liệu phức tạp, Google Sheets có thể phù hợp với bạn hơn. Và vì nó rất dễ dàng chuyển đổi tệp từ Excel sang Google Sheets, bạn có thể dễ dàng di chuyển từ công cụ này sang công cụ khác.
Để biết thêm bài viết hữu ích về marketing số và tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO), hãy truy cập Crawlan.com.
