Nếu bạn đã tổ chức danh sách email của mình trên Google Sheets, có lẽ bạn đang tự hỏi: “Có thể gửi email trực tiếp từ bảng tính không?”
Chức năng gửi email từ Google Sheets không có sẵn theo mặc định, nhưng bạn có thể tạo chức năng này với một chút trợ giúp từ Google Apps Script. Bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ gửi email hàng loạt của bên thứ ba để thực hiện điều này.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích các cách khác nhau để gửi email từ Google Sheets và hướng dẫn bạn cách sử dụng YAMM.
Hai cách để gửi email từ Google Sheets
Sử dụng Google Apps Script
Phương pháp đầu tiên là sử dụng Google Apps Script. Apps Script là một công cụ lập trình cho phép bạn viết các chức năng tùy chỉnh và kết nối các ứng dụng Google khác nhau để thực hiện một số nhiệm vụ. Nó có thể được sử dụng để tạo các script đọc địa chỉ email từ một cột, tên người nhận từ một cột khác, lắp ráp nội dung email và gửi email cho mỗi người nhận.
Tuy nhiên, quy trình này có thể rất phức tạp đối với người mới bắt đầu, đặc biệt nếu bạn không quen với lập trình. Ngoài ra, nó dễ bị lỗi vì nhiều nguyên nhân, như các ký tự đặc biệt và định dạng, điều này sẽ không dễ dàng để thử nghiệm và sửa lỗi. Bên cạnh đó, bạn sẽ không thể theo dõi hiệu suất email theo cách này.
Nên chọn một dịch vụ giúp bạn giải quyết tất cả những điều này.
Sử dụng tiện ích gửi email hàng loạt
Bạn muốn tránh việc lập trình để có một giải pháp đáng tin cậy hơn? Một tiện ích gửi email hàng loạt từ bên thứ ba có thể là giải pháp tốt nhất cho bạn. Công cụ gửi email hàng loạt như YAMM là một giải pháp đơn giản hơn để gửi email từ Google Sheets. Nó tích hợp với Google Workspace và tự động hóa quy trình gửi email hàng loạt từ danh sách liên hệ trên Google Sheets. Bạn cũng có thể theo dõi email của mình với tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp chuột.
Giống như trước đó, bạn sẽ cần tạo một bản nháp email với các thẻ thay thế. Tuy nhiên, thay vì xây dựng mã một cách thủ công, bạn có thể bắt đầu quá trình gửi email hàng loạt và YAMM sẽ hướng dẫn bạn. Bạn cũng có thể lựa chọn lên lịch gửi email vào một thời điểm sau này.
Giải pháp này nhanh chóng và giá cả phải chăng. Vậy làm thế nào để gửi email từ bảng tính Google bằng YAMM?
Gửi email từ Google Sheets với YAMM
Bước 1: Soạn bản nháp email của bạn
Sau khi tải YAMM, bạn có thể bắt đầu gửi email từ Google Sheets.
Bạn cần một danh sách liên hệ trong Google Sheets để làm việc này. Cũng cần có một cột có tiêu đề “Email”. Nên đặt nó ở cột A của bảng tính của bạn.
Bước đầu tiên là tạo một bản nháp email trong Gmail. Soạn nội dung email của bạn và đặt các thẻ thay thế cho các phần như tên và ngày tháng trong tiêu đề và nội dung email. Những thẻ này phải khớp với tiêu đề của danh sách liên hệ trong Google Sheets của bạn. Ví dụ, {{tên}} và {{họ}} sẽ là các thẻ cho các cột trong bảng tính của bạn.
Nếu bạn có một tài khoản Google Workspace, bạn cũng cần chọn một giao diện Gmail cho bản nháp của mình. Khi bạn hài lòng với giao diện của email, hãy lưu nó dưới dạng bản nháp. YAMM sẽ lấy nó từ thư mục Bản nháp của bạn khi thực hiện quá trình hợp nhất.
Bước 2: Mở bảng tính Google chứa danh sách liên hệ của bạn
Sau khi soạn email nháp của bạn, hãy mở bảng tính Google chứa danh sách liên hệ của bạn. Đây có thể là một danh sách khách hàng, khách hàng tiềm năng, đồng nghiệp hoặc bất kỳ nhóm người nào mà bạn muốn liên hệ qua email.
Bước 3: Bắt đầu quá trình gửi email hàng loạt
Đến lúc bắt đầu quá trình gửi email hàng loạt. Để làm điều này, nhấp vào tab “Tiện ích”, sau đó chọn “Yet Another Mail Merge: Mail Merge for Gmail”. Trong menu thả xuống tiếp theo, nhấp vào “Bắt đầu gửi email hàng loạt”.
Điều này sẽ mở ra một cửa sổ mới trong đó bạn có thể chọn các tùy chọn cho quá trình gửi email hàng loạt.
Bước 4: Cấu hình quá trình gửi email hàng loạt
Trong cửa sổ mới, bạn cần chọn các tùy chọn cho quá trình gửi email hàng loạt. Đầu tiên, chọn “Tên người gửi” và nhập tên mà bạn muốn sử dụng để gửi email hàng loạt. Sau đó, cho “Mẫu email”, nhấp vào danh sách thả xuống và chọn email nháp bạn đã tạo ở bước 1. Bạn có thể cần nhấp vào nút “Làm mới” nếu nó không hiển thị.
Bước 5: Gửi email từ Google Sheets
Trước khi gửi email của bạn, hãy chọn hộp kiểm cho phép bạn theo dõi khi nào email đã được mở, nhấp chuột hoặc chuyển tiếp. Bạn có thể truy cập các cài đặt bổ sung dưới đây cho các alias, bộ lọc, tệp đính kèm tùy chỉnh và nhiều hơn nữa.
Sau khi hoàn thành cấu hình quá trình gửi email hàng loạt, bạn có thể lên lịch gửi email bằng cách nhấp vào “Lên lịch” hoặc gửi ngay lập tức bằng cách nhấp vào “Gửi”.
Bước 6: Theo dõi quá trình gửi email hàng loạt trong bảng tính Google của bạn
Sau khi gửi email của bạn, YAMM không dừng lại ở đó. Miễn là bạn đã chọn theo dõi email của mình, bạn có thể xem cách chúng đã hoạt động trực tiếp trong bảng tính của bạn. Một cột mang tên “Trạng thái gộp” sẽ xuất hiện sau khi bạn đã gửi email của mình. Bạn cũng sẽ tìm thấy báo cáo theo dõi trong thanh bên phải của bảng tính Google, cung cấp tất cả các thống kê về quá trình gửi email hàng loạt của bạn.
Cần trợ giúp với các công thức Google Sheets? Hãy khám phá 9 công thức hữu ích này để tăng hiệu suất.
Việc gửi email từ Google Sheets không cần phức tạp. YAMM giúp việc này trở nên dễ dàng và cho phép bạn sử dụng trực tiếp danh sách liên hệ của mình khi gửi email, giúp tiết kiệm thời gian.
Hơn nữa, đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn giải quyết các vấn đề hoặc trả lời câu hỏi của bạn. Vậy tại sao chờ đợi? Cài đặt YAMM ngay hôm nay và đơn giản hóa việc gửi email để đạt được kết quả tốt hơn.
