Trước khi bạn có thể chia sẻ tệp Google Sheets dưới chế độ mẫu, điều quan trọng là hiểu rõ nó là gì và được sử dụng cho mục đích gì.
Một mẫu Google Sheets là một bảng đã được thiết kế trước với dữ liệu giả, các công thức cần thiết, bố cục và định dạng, và ghi chú sử dụng. Người dùng quan tâm có thể sao chép nó và sửa đổi cho mục đích của họ hoặc sử dụng nó nguyên vẹn.
Có sẵn các mẫu tích hợp trong Google Sheets mà bạn có thể truy cập từ https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/. Nếu bạn không thấy bất kỳ mẫu nào, nhấp vào menu chính (nút hamburger) > Cài đặt và kiểm tra mục Hiển thị mẫu gần đây trên màn hình chính.
Nếu bạn muốn một mẫu tùy chỉnh của riêng bạn, bạn có thể tạo một và gửi nó đến thư viện mẫu. Tuy nhiên, nếu bạn đang đăng nhập vào tài khoản cá nhân để sử dụng Google Sheets, bạn sẽ không thể gửi một mẫu đến thư viện mẫu để tái sử dụng. Bạn có thể sử dụng tính năng template mode như một phương án tạm thời.
Khi bạn muốn chia sẻ một bản sao của tệp Google Sheets của bạn và không muốn giữ bất kỳ quyền kiểm soát nào đối với bản sao đó, bạn có thể chia sẻ tệp Google Sheets của mình dưới chế độ mẫu.
Một phương pháp phổ biến khác là chế độ sao chép. Tôi thường sử dụng nó để chia sẻ các bảng mẫu trong các hướng dẫn của mình. Ví dụ, bảng đặt phòng khách sạn của tôi là một tệp Google Sheets mà tôi chia sẻ dưới chế độ sao chép.
Trong chế độ mẫu, bạn có thể xem trước bảng trước khi sao chép, và tệp sẽ giữ nguyên tên tệp. Tuy nhiên, trong chế độ sao chép, bạn sẽ không thể xem trước bảng trước khi sao chép. Tên tệp sao chép sẽ bắt đầu bằng “Copy of”.
Tôi sẽ chia bước chia sẻ tệp Google Sheets dưới chế độ mẫu thành hai nhóm: “Tùy chọn” và “Cần thiết”.
Cách Cài Đặt Chia Sẻ Tùy Chọn cho Tệp Google Sheets trong Chế Độ Mẫu
- Mở tệp Google Sheets mà bạn muốn chia sẻ dưới chế độ mẫu. Bạn phải có quyền Biên tập viên đối với tệp.
- Đổi tên tệp để bao gồm từ “mẫu” ở cuối tên. Ví dụ, nếu tên tệp là “Bảng Tóm Tắt”, bạn nên đặt tên là “Bảng Tóm Tắt Mẫu”. Điều này không cần thiết, nhưng nó có thể giúp bạn tránh chia sẻ nhầm tệp tin nhạy cảm.
- Nhấp vào tên tệp một lần nữa để có biểu tượng thư mục. Nhấp vào biểu tượng đó để mở một cửa sổ nhỏ với biểu tượng tạo thư mục mới.
- Nhấp vào Tạo mới và nhập tên thư mục chứa từ “mẫu”, ví dụ như “Mẫu Mới Toàn Bộ”. Sau đó, di chuyển tệp tin đến thư mục đó.
Hãy nhớ giữ tất cả các tệp mẫu trong thư mục này để bạn có thể duy trì việc tổ chức tốt với các mẫu.
Cài Đặt Chia Sẻ Cần Thiết cho Tệp Google Sheets trong Chế Độ Mẫu
- Mở tệp Google Sheets mà bạn muốn chia sẻ trong chế độ mẫu nếu nó chưa được mở. Bạn phải có quyền Biên tập viên đối với tệp.
- Nhấp vào nút Chia sẻ ở góc phải trên cùng của màn hình.
- Dưới Truy cập Chung, chọn Bất kỳ ai có liên kết và chọn vai trò Người xem từ danh sách thả xuống.
- Nhấp vào nút Sao chép liên kết để sao chép URL bảng tính vào clipboard của bạn. Clipboard là nơi mà hệ điều hành Mac hoặc Windows lưu trữ mục bạn đã sao chép gần đây nhất. Sau đó, nhấp vào nút Hoàn thành.
- Dán URL bảng tính đã sao chép vào bất kỳ ô trống nào trong bảng tính của bạn. Bạn có thể sử dụng Ctrl + v trên Windows và ⌘ + v trên Mac.
- Thay thế mọi thứ sau dấu gạch chéo chéo cuối cùng trong URL, tức là edit?usp=sharing, thành template/preview.
Ví dụ:
Dưới đây là URL bảng tính mà chúng ta đã sao chép trong Bước 4 ở trên.
https://docs.google.com/spreadsheets/d/spreadsheet_id/edit?usp=sharing
Dưới đây là URL ví dụ được chỉnh sửa:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/spreadsheet_id/template/preview - Sao chép và dán URL đã chỉnh sửa này vào email hoặc bất kỳ nơi nào bạn muốn chia sẻ.
Điều gì sẽ xảy ra khi ai đó nhấp vào liên kết Mẫu Google Sheets?
Chúng ta đã tìm hiểu cách chia sẻ tệp Google Sheets trong chế độ mẫu.
Khi người nhận nhấp vào liên kết hoặc sao chép và dán URL vào thanh địa chỉ của trình duyệt và nhấn Enter, họ sẽ có thể xem tệp trong chế độ mẫu.
Giao diện của tệp sẽ khác so với khi người nhận mở tệp bạn chia sẻ ở chế độ chỉ xem. Dưới đây là những thay đổi ngay lập tức:
- Họ sẽ không thấy những menu trong Google Sheets.
- Các ô trong bảng không thể nhấp chuột và tệp sẽ giống như một tài liệu PDF.
- Sẽ có một nút Sử dụng mẫu ở góc phải trên cùng.
Trước khi kết thúc, một điều nữa: Bạn cũng có thể áp dụng một phương pháp tương tự để chia sẻ tệp Google Docs trong chế độ mẫu.
Crawlan.com đã chia sẻ với bạn cách chia sẻ tệp Google Sheets trong chế độ mẫu. Bây giờ bạn có thể mời bạn bè của mình tham gia vào việc tạo và tùy chỉnh các bảng theo nhu cầu của họ.
