Đôi khi, việc sắp xếp bảng tính của bạn theo thứ tự ABC, số hoặc thậm chí theo thứ tự thời gian có thể giúp bạn tìm kiếm dễ dàng hơn tên nhân viên, sắp xếp ngân sách tài chính hoặc nhóm các đơn đặt hàng theo ngày giao hàng. Bạn có thể sắp xếp bảng tính theo các tiêu chí này bằng cách sử dụng chức năng sắp xếp.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu cách sắp xếp một bảng tính Google theo thứ tự ABC, số và thời gian, bao gồm cả ngày và giờ. Sau đó, bạn cũng sẽ tìm hiểu cách thực hiện các tác vụ liên quan như sắp xếp toàn bộ bảng tính và lọc dữ liệu theo màu sắc, điều kiện hoặc giá trị. Cuối cùng, bạn sẽ khám phá một số vấn đề thường gặp khi sắp xếp bảng tính Google và cách khắc phục chúng.
Cách sắp xếp trong Google Sheets: Sắp xếp một hoặc nhiều cột theo thứ tự ABC, số hoặc thời gian
Quy trình sắp xếp một cột trong Google Sheets theo thứ tự ABC, số hoặc thời gian là giống nhau cho mọi loại dữ liệu. Sheets có khả năng tự động hiểu mỗi giá trị và sắp xếp dữ liệu của bạn theo thứ tự tăng dần (từ thấp đến cao) hoặc giảm dần (từ cao đến thấp). Sau khi bạn biết cách sắp xếp một cột theo thứ tự ABC, bạn cũng sẽ biết cách sắp xếp theo thứ tự số và thời gian, và ngược lại.
Dưới đây là những gì bạn cần làm:
- Chọn khoảng bạn muốn sắp xếp.
- Nếu bảng tính của bạn có đầu bảng, hãy đóng đóng băng hàng đầu.
- Truy cập vào menu “Dữ liệu”. Tiếp theo, đi đến “Sắp xếp dải > Dải nâng cao”.
- Chọn “Phạm vi có tiêu đề hàng” nếu các cột của bạn có tiêu đề.
- Chọn một cột để sắp xếp và quy tắc sắp xếp. Nếu bạn muốn thêm một cột sắp xếp khác, hãy chọn “Thêm một cột sắp xếp khác”.
- Nhấp vào “Sắp xếp”.
Hãy xem xét kỹ hơn từng bước.
1. Chọn khoảng bạn muốn sắp xếp.
Bước đầu tiên để sắp xếp một cột (hoặc nhiều cột) là chọn và làm nổi bật khoảng dữ liệu mà bạn sẽ sắp xếp. Một khoảng dữ liệu có thể bao gồm một ô duy nhất hoặc nhiều ô kề nhau, nhưng thông thường, khi sắp xếp, bạn sẽ muốn làm nổi bật toàn bộ khoảng dữ liệu trong bảng tính của bạn, vì bạn muốn các dòng tương tác với các cột đã được sắp xếp cũng được sắp xếp.
Ví dụ, trong hình ảnh dưới đây, khoảng được chọn bắt đầu từ ô A1 (ở góc trên bên trái của bảng tính) và kết thúc tại ô F47 (ở góc dưới bên phải). Khoảng chính xác bạn sẽ chọn sẽ phụ thuộc vào dữ liệu bạn đang sắp xếp. Để làm nổi bật một khoảng, hãy nhấp vào ô trên cùng bên trái của dữ liệu bạn đang sắp xếp, giữ phím Shift và sau đó nhấp vào ô dưới cùng bên phải của dữ liệu bạn đang sắp xếp. Hoặc, bạn cũng có thể nhấp vào ô trên cùng bên trái của dữ liệu bạn đang sắp xếp, giữ nút chuột và kéo con trỏ của bạn đến ô dưới cùng bên phải. Khoảng dữ liệu của bạn hiện đã được làm nổi bật.
2. Nếu bảng tính của bạn có đầu bảng, hãy đóng đóng băng hàng đầu.
Sau khi đã làm nổi bật khoảng dữ liệu của mình, bạn sẽ muốn đóng băng hàng đầu bằng cách nhấp chuột phải vào hàng có chữ cái trên cùng của một cột trong bảng tính của bạn hoặc nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh chữ cái trên cùng của cột. Trong cửa sổ bật lên, nhấp vào “Đóng đóng băng 1 hàng”. “Đóng đóng băng” một hàng có nghĩa là nó sẽ giữ nguyên vị trí khi bạn cuộn trang, giữ cho hàng tiêu đề của cột có sẵn để tham khảo.
Nếu bạn không có hàng tiêu đề, bạn không cần đóng đóng băng các hàng và bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo.
3. Truy cập vào menu “Dữ liệu”, sau đó chọn “Sắp xếp dải”.
Bây giờ, bạn đã sẵn sàng sắp xếp dữ liệu của mình. Hãy truy cập vào menu “Dữ liệu”. Chọn “Sắp xếp dải > Dải nâng cao”. Nếu bạn không có hàng tiêu đề và muốn chỉ sắp xếp một cột, bạn có thể nhấp vào “Sắp xếp cột (A-Z)” hoặc “(Z-A)”, điều này sẽ sắp xếp dải dữ liệu của bạn theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần (bao gồm cả hàng tiêu đề) chỉ cho cột chứa ô đầu tiên của dải dữ liệu bạn đã tạo nổi bật.
Tuy nhiên, hầu hết các người dùng sẽ muốn nhấp vào “Dải nâng cao”. Điều này cho phép bạn sắp xếp toàn bộ dải dữ liệu của bạn theo bất kỳ cột nào, khóa hàng tiêu đề để nó không được sắp xếp cùng với dữ liệu còn lại và sắp xếp nhiều cột.
Nếu “Sắp xếp cột” khớp với yêu cầu của bạn, sau khi bạn nhấp vào nó, dữ liệu của bạn sẽ được sắp xếp theo thứ tự ABC, số hoặc thời gian, được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, dựa trên dữ liệu trong cột đầu tiên của dải dữ liệu được làm nổi bật và quy tắc bạn đã áp dụng.
4. Chọn “Phạm vi có tiêu đề hàng” nếu các cột của bạn có tiêu đề.
Nếu bạn đã nhấp vào “Dải nâng cao” trong bước trước, một cửa sổ bật lên sẽ hiển thị các tùy chọn sắp xếp cho Google Sheets. Trong cửa sổ bật lên, hãy đánh dấu vào ô “Phạm vi có tiêu đề hàng” nếu bảng tính của bạn có hàng tiêu đề. Sau khi đã chọn ô kiểm, menu thả xuống trong phần “Sắp xếp theo” sẽ mô tả mỗi cột bằng tên tiêu đề của nó thay vì bằng chữ cái.
Ô kiểm “Phạm vi có tiêu đề hàng” sẽ khóa hàng tiêu đề của dải dữ liệu của bạn, giúp nó không bị sắp xếp cùng với toàn bộ dữ liệu trong từng cột. Ví dụ, nếu hàng tiêu đề trong bức ảnh dưới đây không được khóa, tiêu đề của cột C (“Đạo diễn”) sẽ được sắp xếp theo thứ tự ABC cùng với toàn bộ dữ liệu của cột nếu một quy tắc sắp xếp được áp dụng.
5. Chọn một cột để sắp xếp và quy tắc sắp xếp. Nếu bạn muốn thêm một cột sắp xếp khác, hãy chọn “Thêm một cột sắp xếp khác.”
Tiếp theo, hãy chọn cột bạn muốn sắp xếp và quy tắc sắp xếp bạn muốn áp dụng cho nó. Bạn có thể chọn cột bằng cách nhấp vào nó trong menu thả xuống trong phần “Sắp xếp theo”. Sau đó, chọn quy tắc sắp xếp bạn muốn áp dụng bằng cách nhấp vào nút “A → Z” hoặc “Z → A”, điều này sẽ sắp xếp cột theo thứ tự tăng dần từ giá trị nhỏ nhất đến giá trị lớn nhất (A → Z), hoặc giảm dần từ giá trị lớn nhất đến giá trị nhỏ nhất (Z → A).
Bạn có thể thêm một cột sắp xếp khác và một quy tắc khác bằng cách nhấp vào “Thêm một cột sắp xếp khác” ở cuối cửa sổ, điều này sẽ tạo ra một phần bổ sung cho bạn chọn một cột khác và một quy tắc sắp xếp khác cho nó. Bạn có thể thêm bao nhiêu cột và quy tắc sắp xếp bạn cần, nhưng hãy nhớ rằng Google Sheets áp dụng các cột và quy tắc sắp xếp theo thứ tự tuần tự từ trên xuống dưới.
Ví dụ, trong hình ảnh dưới đây, bảng Google sẽ sắp xếp dải dữ liệu trước bằng cột chứa “Doanh thu phòng vé” theo thứ tự tăng dần, sau đó sắp xếp dải dữ liệu này theo thứ tự tăng dần theo bảng chữ cái của cột “Đạo diễn (1)”.
6. Nhấp vào “Sắp xếp”.
Sau khi bạn đã chọn cột bạn muốn sắp xếp và quy tắc sắp xếp cho nó, hãy nhấp vào “Sắp xếp”. Dải dữ liệu của bạn sẽ được sắp xếp theo thứ tự ABC, số hoặc thời gian, dựa trên loại dữ liệu trong cột. Trong hình ảnh dưới đây, ví dụ, cột “Doanh thu phòng vé” hiện đã được sắp xếp theo thứ tự tăng dần theo giá trị số.
Các tác vụ liên quan
Dưới đây, bạn sẽ tìm hiểu cách sắp xếp toàn bộ bảng tính hoặc lọc dải dữ liệu của bạn theo các tiêu chí khác nhau như màu sắc, điều kiện hoặc giá trị.
Sắp xếp toàn bộ bảng tính
Để sắp xếp toàn bộ bảng tính trong Google Sheets, làm theo các bước sau:
- Nhấp chuột phải vào chữ cái trên đầu một cột trong bảng tính của bạn hoặc nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh chữ cái trên đầu cột.
- Trong cửa sổ bật lên, nhấp vào “Sắp xếp bảng từ A đến Z” hoặc “Sắp xếp bảng từ Z đến A”.
Lưu ý: Phương pháp này không khóa hàng tiêu đề, vì vậy nó sẽ được sắp xếp cùng với toàn bộ dữ liệu.
Lọc dữ liệu theo màu sắc, điều kiện hoặc giá trị
Bạn cũng có thể lọc dữ liệu theo màu sắc, điều kiện hoặc giá trị trong Google Sheets. Dưới đây là những gì bạn cần làm:
- Làm nổi bật dải dữ liệu bạn muốn sắp xếp.
- Nhấp vào “Dữ liệu > Tạo bộ lọc”. Một mũi tên hướng xuống được hiển thị ở đầu mỗi cột của dải dữ liệu của bạn. Biểu tượng này cho biết có sẵn bộ lọc cho dải dữ liệu.
- Nhấp vào mũi tên hướng xuống ở phía trên cùng bên phải của từng cột của dải dữ liệu của bạn. Chọn một bộ lọc màu sắc, điều kiện hoặc giá trị. Để lọc dữ liệu, chọn một trong các bộ lọc sau đây:
- “Sắp xếp theo màu sắc”: cột được sắp xếp theo màu nền hoặc màu chữ.
- “Lọc theo màu sắc”: cột được lọc theo màu nền hoặc màu chữ.
- “Lọc theo điều kiện”: cột được lọc theo một điều kiện cụ thể, như nếu nó trống, chứa văn bản hoặc bao gồm một giá trị lớn hơn một số cụ thể.
- “Lọc theo giá trị”: cột được lọc theo một giá trị cụ thể, như một khoảng số hoặc một danh mục.
- Xóa bộ lọc bằng cách nhấp vào “Dữ liệu > Xóa bộ lọc”.
Gỡ lỗi và các lỗi thường gặp
Một lỗi thường gặp khi sắp xếp dữ liệu là dữ liệu trong cột đã sắp xếp không khớp với các dòng nó đã được căn chỉnh trước đó. Điều này thường xảy ra khi các ô được chọn để sắp xếp không phải là toàn bộ dải dữ liệu, mà chỉ là cột dự kiến được sắp xếp.
Để khắc phục vấn đề này, hãy phục hồi dữ liệu về trạng thái ban đầu bằng cách nhấn Ctrl+Z, điều này sẽ hoàn tác hành động sắp xếp trước đó. Sau đó, hãy chọn toàn bộ dải dữ liệu mà bạn sẽ sắp xếp, bao gồm cả các dòng giao cắt với cột cần sắp xếp và các cột kề cạnh chứa trong dải. Cuối cùng, thực hiện chức năng sắp xếp như bạn đã làm trước đó. Dữ liệu của bạn nên được sắp xếp ngay bây giờ.
Tìm hiểu thêm tại Crawlan.com
Bạn muốn nâng cao kỹ năng làm việc với dữ liệu bằng cách sử dụng Google Sheets? Hãy đăng ký chương trình Google Data Analytics Professional Certificate. Bạn sẽ tìm hiểu thêm về các bảng tính và các công cụ phân tích dữ liệu quan trọng khác.
