Google Sheets thông thường được sử dụng như một chương trình bảng tính, nhưng cũng có thể sử dụng Google Sheets như một cơ sở dữ liệu. Khi sử dụng Google Sheets như một cơ sở dữ liệu, bạn có thể thực hiện các truy vấn và tính toán phức tạp hơn. Bạn cũng có thể xử lý dữ liệu trong một hệ thống khác.
Tấm tính có thể làm rất nhiều nhiệm vụ. Nhưng có thể đến một thời điểm mà bạn thực sự cần một cơ sở dữ liệu – và nó dễ dàng hơn để tạo cơ sở dữ liệu này trong chương trình mà dữ liệu của bạn đã tồn tại.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách tạo cơ sở dữ liệu quan hệ trong Google Sheets. Chúng ta sẽ xem xét những gì hoạt động, những gì không hoạt động, cũng như lợi ích và giới hạn của một hệ thống như vậy.
Sự khác biệt giữa bảng tính và cơ sở dữ liệu?
Một tấm tính cho phép bạn tổng hợp và tổ chức dữ liệu một cách đơn giản, được lưu trữ trong các cột và hàng. Một cơ sở dữ liệu linh hoạt hơn: mặc dù dữ liệu cũng được lưu trữ trong các bảng, nhưng có thể được trích xuất từ bảng này theo bất kỳ cấu hình nào.
Một khác biệt khác là một bảng tính thường được sử dụng độc lập, trong khi một cơ sở dữ liệu thường được tích hợp vào một phần mềm khác, chẳng hạn như một hệ thống quản lý nội dung.
Vì bảng tính và cơ sở dữ liệu lưu trữ dữ liệu theo cách tương tự, bảng tính cũng có thể được sử dụng như cơ sở dữ liệu. Sự khác biệt chính nằm ở cách dữ liệu được truy cập.
Tôi có thể tạo một cơ sở dữ liệu trong Google Sheets không?
Hoàn toàn có thể tạo một cơ sở dữ liệu trong Google Sheets. Thật ra, có một số lợi ích khi làm điều này:
- Quen thuộc: Việc sử dụng công nghệ mà bạn đã biết.
- Truy cập: Google Sheets có thể được sử dụng và truy cập từ bất kỳ đâu.
- Chi phí: Google Sheets có thể được sử dụng miễn phí.
- Tính năng: Google Sheets có tích hợp các chức năng để hiển thị dữ liệu.
Nhưng cũng có một số vấn đề chính. Google Sheets không được thiết kế để sử dụng làm cơ sở dữ liệu. Càng nhiều thông tin được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu Google Sheets, hiệu suất càng kém. Ngoài ra, Google Sheets không có các tính năng nâng cao để tìm kiếm hoặc xử lý bảng.
Và nếu bạn muốn sử dụng Google Sheets như một cơ sở dữ liệu, bạn sẽ phải làm một công việc đáng kể.
Cách sử dụng Google Sheets như một cơ sở dữ liệu
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các bước để tạo một cơ sở dữ liệu miễn phí trên Google, bắt đầu bằng một tấm tính đơn giản.
Điều này chỉ là một tấm tính. Nó có thể chứa dữ liệu từ bất kỳ nơi nào. Nhưng có một khía cạnh quan trọng của tấm tính này. Nó đại diện cho dữ liệu theo cùng cách như một cơ sở dữ liệu sẽ làm. Một cơ sở dữ liệu sẽ có các tiêu đề trường ở đầu cột và dữ liệu được định dạng bên dưới. Nó cũng sẽ có một số nhận dạng duy nhất trong cột bên trái.
Sau khi bạn đã tạo tấm tính này, bạn cần nghĩ về cách bạn sẽ sử dụng nó như một cơ sở dữ liệu.
Nhập cơ sở dữ liệu Google Sheets của bạn vào một cơ sở dữ liệu khác
Cách đơn giản nhất để sử dụng một hệ thống cơ sở dữ liệu Google là nhập bảng chính của bạn trực tiếp vào một cơ sở dữ liệu như MySQL. Tấm tính Google của bạn vẫn là bản sao chính của dữ liệu và điều khiển dữ liệu, nhưng MySQL sẽ được sử dụng để xử lý dữ liệu đó.
-
Tải xuống tệp CSV (phân tách bằng dấu phẩy).
Tệp CSV là một định dạng tệp phổ biến mà hầu hết các cơ sở dữ liệu có thể sử dụng. -
Nhập nó trực tiếp vào cơ sở dữ liệu của bạn.
Cơ sở dữ liệu của bạn nên có một chức năng nhập cho phép bạn tự động nhập tệp CSV. -
Sử dụng cơ sở dữ liệu của bạn như bình thường.
Bạn sẽ cần cập nhật dữ liệu của mình định kỳ, nhưng bạn sẽ có thể sử dụng các chức năng cơ sở dữ liệu với dữ liệu Excel của mình. Ví dụ:
select email from users where name = "Mary";
Đoạn mã trên SQL (Câu lệnh truy vấn cấu trúc) sẽ trả về kết quả:
[email protected]
Điều này không phải là điều bạn có thể dễ dàng làm trong Excel, mặc dù bạn có thể làm được bằng cách sử dụng các chức năng LOOKUP, VLOOKUP và INDEX.
Sử dụng Google Sheets như cơ sở dữ liệu với API Database
Có một API mà bạn có thể sử dụng để xử lý Google Sheets. Nói cách khác, bạn có thể đăng ký một giao diện lập trình ứng dụng cho phép bạn đọc và ghi dữ liệu, định dạng dữ liệu, xây dựng bảng, xác thực ô, đóng dòng, điều chỉnh kích thước cột, áp dụng công thức và thậm chí tạo biểu đồ.
Tuy nhiên, điều này yêu cầu một số kiến thức kỹ thuật.
Bạn sẽ cần:
- Truy cập vào nền tảng Google Cloud và điều hướng đến phần API và Dịch vụ.
- Tạo dự án mới.
- Tìm kiếm API Google Sheets trong dự án mới.
- Kích hoạt API Google Sheets.
- Tạo một “Tên dự án” loại “Tài khoản dịch vụ”.
- Chọn vai trò “Dự án”, sau đó “Biên tập viên”.
- Tạo một khóa JSON riêng tư mới.
Wow! Điều này làm gì cơ chứ?
Nó cho phép bạn kiểm soát một bảng tính thông qua Google Sheets API, biến tấm tính Google của bạn thành một cơ sở dữ liệu thực sự.
Trong khóa JSON riêng tư, sẽ có một địa chỉ email. Địa chỉ email này được tạo tự động và cho phép bạn xác minh danh tính của mình để có thể chỉnh sửa tấm tính của mình thông qua API.
Quay lại bảng tính của bạn và chia sẻ nó với địa chỉ email này làm biên tập viên.
Bây giờ, bạn không thể chỉ gửi các truy vấn qua dòng lệnh như bạn làm với MySQL. Thay vào đó, bạn sẽ viết một kịch bản JSON tùy chỉnh.
Thêm người dùng sẽ trông như thế này:
let values = [ [ "6", "Lisa", "[email protected]", "123 New Home Circle" ] ];
Nếu bạn là người mới bắt đầu, bạn sẽ cần tìm hiểu thêm về JSON cũng như cách chạy các kịch bản này. Nhưng điều này cho phép bạn làm gần như tất cả những gì bạn sẽ làm trong một cơ sở dữ liệu – tất cả điều này nhờ API Google.
Sử dụng Google Sheets như cơ sở dữ liệu cho CMS
Một số hệ thống quản lý nội dung như Django có tích hợp tính năng sử dụng một tấm hay một tệp CSV như một cơ sở dữ liệu. Trong Django, bạn có thể sử dụng Google Sheets API để đọc trực tiếp dữ liệu từ tấm tính của bạn.
Nhưng với WordPress, bạn có thể cần phải sử dụng một plugin. Có các plugin như Spreadsheet Integration giúp bạn trích xuất dữ liệu từ Google Sheets vào một cơ sở dữ liệu hoạt động.
Trong tình huống này, bạn không sử dụng Google Sheets như một cơ sở dữ liệu thời gian thực, mà thay vào đó là một cách để lưu trữ dữ liệu được đồng bộ và xử lý trong một cơ sở dữ liệu.
Làm thế nào để sử dụng Google Sheets như cơ sở dữ liệu riêng của mình
Cũng quan trọng phải nhớ rằng bạn không luôn luôn cần các chức năng cơ sở dữ liệu. Các chức năng cơ bản của bộ lọc, sắp xếp và tìm kiếm có thể được thực hiện trực tiếp trong Google Sheets.
Tạo bảng chéo động trong Google Sheets
Với bảng chéo động ở trên, bạn có thể thực hiện nhiều chức năng tìm kiếm, khớp và lọc.
Sử dụng bộ lọc trong Google Sheets
Bộ lọc cho phép bạn dễ dàng sắp xếp dữ liệu theo những gì bạn muốn hoặc không muốn thấy.
Sắp xếp trong Google Sheets
Cuối cùng, bạn cũng có thể dễ dàng sắp xếp dữ liệu của mình bằng cách sử dụng Google Sheets.
Vậy, những chức năng nào bạn thực sự cần cho “cơ sở dữ liệu” Google Sheets của bạn? Nếu bạn chỉ cần lọc và lưu trữ dữ liệu đơn giản, bạn có thể làm tất cả điều đó trực tiếp trong Google Sheets – và điều này vẫn là phương pháp dễ nhất.
Sử dụng Google Sheets như Cơ sở dữ liệu quan hệ
Ở giai đoạn này, chúng tôi cần lưu ý rằng bạn không thể sử dụng Google Sheets trực tiếp như một cơ sở dữ liệu quan hệ – kể cả khi bạn sử dụng Google Sheets Database API.
Cách duy nhất để làm điều tương tự là xuất tấm tính Google của bạn dưới dạng tệp CSV và nhập nó vào một nền tảng như MySQL.
Điều này liên quan đến cách Google Sheets lưu trữ dữ liệu của nó. Nó lưu trữ dữ liệu theo vị trí – một ô cụ thể.
Cơ sở dữ liệu quan hệ lưu trữ dữ liệu của mình theo cách liên kết. Dữ liệu được lưu trữ như sau:
1 <-> John <-> [email protected]
Khi bạn trích xuất một trong những giá trị này, chúng tự động liên kết với bản ghi “1”.
Nhưng Google Sheets đơn giản lưu trữ dữ liệu của nó dưới dạng các ô riêng lẻ:
1 John [email protected]
“John” không có gì liên quan đến “1” trong bảng tính Google, trừ một số ngoại lệ nhỏ (như các hàng liên kết khi sắp xếp).
Nếu bạn cần một cơ sở dữ liệu quan hệ, bạn nên xem xét một loại công nghệ khác.
Làm gì nếu bạn vượt quá khả năng của cơ sở dữ liệu Google Sheets của bạn
Điều này có thể xảy ra tại một thời điểm bạn sẽ cần các tính năng bổ sung mà Google Sheets đơn giản không thể cung cấp. Nhưng bạn may mắn.
Như đã đề cập trước đó, không khó để xuất hoặc nhập dữ liệu từ Google Sheets. Bạn có thể xuất dữ liệu từ Google Sheets của bạn thành tệp CSV, sau đó nhập nó trực tiếp vào một giải pháp cơ sở dữ liệu nâng cao hơn.
Một số giải pháp cơ sở dữ liệu phổ biến bao gồm:
- MySQL
- Microsoft SQL
- PostgreSQL
Tất cả các giải pháp cơ sở dữ liệu này có thể được sử dụng với dữ liệu xuất từ Google Sheets với một số thay đổi nhỏ. Bạn có thể cần gán loại dữ liệu cho cột của mình (ví dụ: địa chỉ email sẽ là một “chuỗi” có độ dài thay đổi).
Từ đó, bạn có thể quyết định liệu bạn muốn tiếp tục cập nhật tấm tính Google và nhập dữ liệu, hoặc bạn có thể bắt đầu quản lý dữ liệu trực tiếp trong hệ thống cơ sở dữ liệu.
Sử dụng Google Sheets như một cơ sở dữ liệu: mẫu cơ sở dữ liệu khách hàng của Google Sheets
Như bạn có thể thấy, Google Sheets không thể cung cấp một giải pháp cơ sở dữ liệu đầy đủ. Nhưng nó có thể tiếp cận nó.
Khi sử dụng nó một mình, nó có thể là nguồn dữ liệu của cơ sở dữ liệu hoặc có thể thực hiện các chức năng lọc, sắp xếp và tìm kiếm cơ bản. Khi sử dụng với Google Database API, nó có thể rất mạnh mẽ, nhưng bạn sẽ cần học một hệ thống và một ngôn ngữ lập trình hoàn toàn mới.
Bạn muốn biết thêm về việc sử dụng Google Sheets như một cơ sở dữ liệu Google miễn phí?
Hãy nhận mẫu cơ sở dữ liệu Google Sheets của chúng tôi tại đây.
Để sử dụng nó, chỉ cần sao chép trang vào Google Drive của bạn, nơi bạn có thể chỉnh sửa nó tự do.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn sẽ cần làm một số bước bổ sung để sử dụng nó như một cơ sở dữ liệu Google thực sự, dù là nhập dữ liệu vào hệ thống cơ sở dữ liệu khác (Microsoft SQL, MySQL, PostgreSQL) hoặc sử dụng nền tảng cơ sở dữ liệu của Google Sites.
