Bạn đã mệt mỏi với các công thức dài và các quy tắc lập trình phức tạp khi đến với việc định dạng có điều kiện trên Google Sheets? Thôi thì đừng lo nữa! Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng phạm vi đặt tên để đơn giản hóa và nâng cao trải nghiệm định dạng có điều kiện của bạn.
Lợi ích của việc đặt tên phạm vi trong định dạng có điều kiện
Việc đặt tên phạm vi mang đến nhiều lợi ích khi sử dụng định dạng có điều kiện trên Google Sheets. Thứ nhất, nó cải thiện đáng kể tính đọc và hiểu của các quy tắc tô sáng của bạn. Khi bạn viết các công thức cho người dùng khác hoặc cộng tác trên một bảng tính, việc sử dụng phạm vi đặt tên giúp mọi người dễ dàng hiểu công thức. Không cần phải giải mã các tham chiếu ô và phạm vi nữa!
Thứ hai, phạm vi đặt tên làm cho các quy tắc lập trình dễ quản lý hơn. Các công thức dài đôi khi làm cho bạn cảm thấy ngạc nhiên, nhưng với việc đặt tên phù hợp cho phạm vi, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn để điều hướng qua các quy tắc định dạng có điều kiện của mình.
Tất nhiên, giống như mọi thứ khác, có một số điểm hạn chế cần xem xét, và tôi sẽ đề cập đến đó sau trong hướng dẫn. Nhưng trước tiên, hãy khám phá một số ví dụ về cách sử dụng phạm vi đặt tên trong định dạng có điều kiện.
Các ví dụ về việc sử dụng phạm vi đặt tên trong định dạng có điều kiện
Dưới đây là một số ví dụ sẽ giúp bạn thành thạo việc sử dụng phạm vi đặt tên trong tính năng định dạng có điều kiện của Google Sheets. Chúng tôi sẽ bao gồm việc tô sáng dựa trên một phạm vi đặt tên, cũng như việc tô sáng phạm vi đặt tên chính nó. Hãy bắt đầu nào!
a. Khớp giá trị trong phạm vi đặt tên và tô sáng
Ví dụ đầu tiên miêu tả cách tô sáng một phạm vi ô dựa trên một phạm vi đặt tên. Chúng tôi sẽ đặt tên phạm vi A1: A10 là “fruits” và tô sáng tất cả các loại trái cây trong cột E mà có trong phạm vi đặt tên.
Dưới đây là các bước:
- Chọn phạm vi ô A1: A10.
- Nhấp vào ô tên (trường nằm bên trái thanh công thức) và gõ “fruits”, sau đó nhấn enter. Hoặc bạn cũng có thể vào Data > Named ranges và nhập tên.
- Điều hướng đến Format > Conditional formatting và nhập phạm vi cần tô sáng dưới “Apply to range”. Ở đây, nhập E1: E.
- Dưới đó, trong phần “Format rules”, chọn “Custom formula is” và nhập công thức sau:
=MATCH(E1, INDIRECT("fruits"), FALSE)>0 - Nhấp vào Done.
Đó là nó! Tất cả các giá trị trong cột E mà có trong phạm vi “fruits” sẽ được tô sáng.
Sự khác biệt giữa việc sử dụng phạm vi đặt tên trong định dạng có điều kiện và việc sử dụng ô
Trong các công thức thông thường, bạn có thể sử dụng phạm vi đặt tên như nó là, trong khi trong định dạng có điều kiện, bạn nên sử dụng nó trong hàm INDIRECT như một chuỗi.
Trong ví dụ trên, chúng tôi đã sử dụng INDIRECT("fruits"), trong khi trong một công thức thông thường, bạn có thể sử dụng nó là fruits.
b. Tô sáng các giá trị trong phạm vi đặt tên
Trong ví dụ này, chúng ta có một danh sách các ngày trong ô B2: B7, được đặt tên là “holidays”. Mục tiêu của chúng ta là tô sáng bất kỳ ngày nghỉ nào rơi vào hôm nay hoặc ngày mai. Làm thế nào chúng ta có thể đạt được điều này bằng cách sử dụng phạm vi đặt tên “holidays” trong quy tắc tô sáng cho định dạng có điều kiện?
Đây là quy tắc tô sáng (công thức) để sử dụng trong quy tắc công thức tùy chỉnh cho phạm vi áp dụng B2: B7:
=OR(INDIRECT("holidays")=TODAY(), INDIRECT("holidays")=TODAY()+1)
Chúng tôi đã sử dụng một kiểm tra logic OR để xác định liệu các ngày trong “holidays” có khớp với TODAY() HOẶC TODAY()+1 hay không.
c. Cách sử dụng phạm vi đặt tên trong định dạng có điều kiện để tô sáng các giá trị trùng lặp trong phạm vi đó
Trong ví dụ cuối cùng này, một lần nữa chúng ta sẽ sử dụng phạm vi đặt tên “fruits” cho phạm vi A1: A10. Lần này, mục tiêu của chúng ta là tô sáng các giá trị trùng lặp trong phạm vi đó.
Để đạt được điều này, chúng ta cần sử dụng hàm OFFSET.
Dưới đây là quy tắc công thức:
=COUNTIF(OFFSET(INDIRECT("fruits"), 0, 0, ROW(A1)), OFFSET(INDIRECT("fruits"), ROW(A1)-1, 0, 1))>1Áp dụng công thức này cho phạm vi A1: A10 để tô sáng các giá trị trùng nhau trong phạm vi đó.
Và đó là nó! Một ví dụ khác cho thấy sức mạnh của việc sử dụng phạm vi đặt tên trong định dạng có điều kiện.
Có nhược điểm nào khi sử dụng phạm vi đặt tên trong định dạng có điều kiện trên Google Sheets?
Mặc dù phạm vi đặt tên mang đến rất nhiều lợi ích, tuy nhiên, điều quan trọng là bạn cần nhận thức về những hạn chế của chúng. Dưới đây là hai điểm hạn chế tiềm năng để xem xét:
-
Thiếu ký hiệu đô la trong phạm vi đặt tên:
Trong phạm vi thông thường, bạn có thể sử dụng ký hiệu đô la để tạo ra các tham chiếu tương đối hoặc tuyệt đối. Tuy nhiên, khi sử dụng phạm vi đặt tên trong định dạng có điều kiện, việc đạt được điều này yêu cầu sử dụng hàm OFFSET, như đã được thể hiện trong quy tắc tô sáng trước đó. -
Khó khăn trong việc ứng dụng cho phạm vi động:
Điểm hạn chế thứ hai liên quan đến cách làm cho phương pháp có thể thích ứng với phạm vi đặt tên động. Rất tiếc, phạm vi đặt tên động không thể được sử dụng cho mục đích tô sáng.
Kết luận
Phạm vi đặt tên có thể là một yếu tố quyết định khi đến với định dạng có điều kiện trên Google Sheets. Chúng cải thiện tính đọc, đơn giản hóa quy tắc lập trình và làm cho công thức của bạn dễ quản lý hơn. Bằng cách tuân thủ các ví dụ và mẹo được cung cấp trong bài viết này, bạn sẽ sẵn sàng để tận dụng sức mạnh của phạm vi đặt tên trong các dự án Google Sheets của mình.
Hãy nhớ, để biết thêm thông tin và tài nguyên hữu ích về Google Sheets và những bí mật SEO khác, hãy truy cập Crawlan.com. Chúc bạn có một trải nghiệm tốt!
