Bạn có thể tạo named ranges trong Google Sheets để làm cho các công thức của bạn dễ đọc và hiểu hơn. Named ranges chỉ là các nhãn mà bạn gán cho một ô hoặc phạm vi ô.
Bạn có thể sử dụng những nhãn này trong các công thức nâng cao liên quan đến các hàm của Google Sheets như SUMIF, QUERY, VLOOKUP, và XLOOKUP.
Ví dụ, bạn có thể tạo một named range được gán nhãn là gasoline_consumption cho bảng chứa thông tin về lượng tiêu thụ xăng dầu của đội xe của bạn. Sau đó, bạn có thể sử dụng hàm CHOOSECOLS để chọn các cột cụ thể từ dữ liệu này cho hàm XLOOKUP.
Tôi sẽ cho bạn thấy một ví dụ về điều này ở cuối bài viết này.
Named Ranges trong Google Sheets và Lợi Ích của Việc Sử Dụng Nó
Có lẽ bạn đã từng thắc mắc khi nhìn thấy một hàm lạ lẫm trong công thức trên Google Sheets?
Có thể đó là một công thức chứa named range, không phải là một hàm.
Hãy kiểm tra bảng dưới đây, bạn sẽ thấy rằng phạm vi ô D4:D9 chứa các giá trị doanh số bán hàng.
Bạn thường thực hiện tổng của chúng như thế nào?
Có thể là như sau:
=SUM(D4:D9)
Nhưng để công thức của bạn trở nên sạch sẽ và dễ sử dụng hơn, bạn có thể đặt tên phạm vi D4:D9 là SalesValue và sử dụng nó trong công thức như sau:
=SUM(SalesValue)
Một lợi ích khác của việc này là bạn không cần nhớ phạm vi D4:D9. Thay vào đó, bạn có thể ghi SalesValue vào bất kỳ vị trí nào trong bảng tính (kể cả trang khác trong bảng tính đó).
Cách Tạo Named Range Trong Google Sheets
Có hai cách để tạo named range trong Google Sheets. Một cách là sử dụng lệnh menu, và một cách là sử dụng phím tắt.
Bạn có thể không quen thuộc với cách thức thứ hai vì nó khá mới.
Hãy xem cách đặt tên phạm vi ô D4:D9 bằng cả hai phương pháp.
Cách 1: Sử Dụng Lệnh Menu
Dưới đây là các bước để tạo named range trong Google Sheets. Đây là bước đầu tiên để tạo ra các công thức sạch hơn.
- Chọn phạm vi ô (D4:D9, như ví dụ của chúng ta) mà bạn muốn đặt tên.
- Điều hướng đến menu Data và nhấp vào Named ranges.
- Trong bảng điều khiển Named Ranges, nhập tên cho phạm vi trong ô Tên. Ô có thể đã chứa một tên được đề xuất là NamedRange1. Bạn có thể ghi đè lên nó bằng SalesValue.
- Nhấp vào nút Hoàn tất.
Từ nay trở đi, trong các công thức trong cùng một bảng tính (workbook), bạn có thể sử dụng named range SalesValue thay cho phạm vi D4:D9.
Dưới đây là hai ví dụ:
=MAX(SalesValue)
Công thức trên sẽ trả về giá trị lớn nhất trong named range SalesValue, tức là phạm vi D4:D9.
={SalesValue}
Công thức trên sẽ hiển thị dữ liệu trong named range SalesValue, tức là phạm vi D4:D9, mà không xử lý nó.
Cách 2: Sử Dụng Phím Tắt
Dưới đây là cách nhanh nhất để tạo named range trong Google Sheets:
- Chọn phạm vi ô (ví dụ: D3:D6).
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + J trên PC và ⌘ + J trên Mac.
- Nhập tên cần thiết vào ô Tên.
Lưu ý: Bạn cũng có thể nhấp trực tiếp vào ô Tên và nhập tên cần thiết vào đó.
Tên Hợp Lệ
Đôi khi bạn có thể gặp thông báo lỗi “The range name specified isn’t valid” khi tạo named range trong Google Sheets. Dưới đây là những nguyên nhân có thể xảy ra:
Một named range hợp lệ phải:
- Có độ dài từ 1 đến 250 ký tự.
- Chỉ chứa chữ cái, số và gạch dưới (_).
- Không bắt đầu bằng một số hoặc các từ (giá trị Boolean) TRUE hoặc FALSE.
- Không phải là một tham chiếu ô trong định dạng A1 hoặc R1C1.
- Không chứa khoảng trắng hoặc dấu câu.
Cách Tạo Named Range Cho Bảng và Tra Cứu (Google Sheets)
Hãy nhớ lại ví dụ về tiêu thụ xăng dầu mà tôi đã đề cập ở đầu bài viết.
Dữ liệu về tiêu thụ xăng dầu nằm trong phạm vi A1:C100 và các nhãn trường là Ngày, Số Xe, và Số Lượng trong Gallon ở các ô A1, B1, và C1 tương ứng.
Tóm lại, bảng nằm trong phạm vi A1:C100. Hãy tạo một named range trỏ đến toàn bộ bảng này và sử dụng nó trong công thức XLOOKUP.
Đặt tên phạm vi A1:C100 bằng một trong các phương pháp trên. Tôi thích tên gasoline_consumption cho bảng này.
Công thức sau sẽ tìm kiếm số xe TEMP-DX-100 trong cột thứ hai của named range và trả về giá trị tương ứng từ cột thứ ba của nó.
=XLOOKUP("TEMP-DX-100", CHOOSECOLS(gasoline_consumption,2), CHOOSECOLS(gasoline_consumption,3))
Những Điểm Cần Lưu Ý
Khi bạn chèn một hàng hoặc nhiều hàng vào khu vực named range, chúng sẽ tự động được thêm vào phạm vi.
Ví dụ trên, nếu bạn chèn một hàng sau hàng 10, tham chiếu phạm vi sẽ thay đổi từ A1:C100 thành A1:C101.
Nếu bạn chèn một hàng trước hàng đầu tiên hoặc sau hàng cuối cùng của named range trong Google Sheets, nó sẽ không được tự động bao gồm.
Chèn một hàng trên hàng 1 sẽ di chuyển named range từ A1:C100 thành A2:C101. Bạn phải chỉnh sửa named range để bao gồm những hàng bổ sung như vậy.
Các điểm trên cũng áp dụng cho các cột.
Điều đó có nghĩa là named range không hoàn toàn linh hoạt. Nhưng có các cách xử lý vấn đề này.
- Mở rộng tự động named range trong Google Sheets để thích ứng với các hàng mới.
- Named Range Hàng và Cột Linh Hoạt trong Google Sheets.
Sử dụng named range trong Google Sheets để làm cho các công thức của bạn trông sạch sẽ hơn.
