Chào mừng bạn đến với Crawland! Trong thế giới công việc và công nghệ ngày nay, việc nhập và trích xuất dữ liệu thủ công thông qua việc sao chép và dán đã trở nên cực kỳ tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. May mắn thay, Google Sheets cung cấp một tính năng hữu ích gọi là IMPORTDATA, cho phép bạn tự động trích xuất dữ liệu từ các tệp CSV được xuất bản trực tuyến. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng IMPORTDATA trong Google Sheets dựa trên các hướng dẫn và ví dụ cụ thể.
IMPORTDATA là gì trong Google Sheets?
IMPORTDATA là một chức năng của Google Sheets cho phép bạn trích xuất dữ liệu từ một tệp CSV hoặc TSV dựa trên một URL cụ thể. Bạn có thể trích xuất dữ liệu từ các tệp được xuất bản trên web dưới định dạng TSV hoặc CSV, chẳng hạn như trên một trang web.
Cú pháp của chức năng IMPORTDATA
Trong Google Sheets, cú pháp của chức năng IMPORTDATA như sau:
=IMPORTDATA(url)URL phải trỏ đến một tệp CSV hoặc TSV để chức năng hoạt động. URL phải được đặt trong dấu ngoặc kép. Tuy nhiên, bạn không cần sử dụng dấu ngoặc kép nếu tham chiếu đến một ô chứa URL.
Ví dụ cụ thể về việc sử dụng IMPORTDATA trong Google Sheets
1. Sử dụng IMPORTDATA để trích xuất dữ liệu từ một trang web
Việc trích xuất dữ liệu từ một tệp CSV là một trong những trường hợp sử dụng phổ biến nhất cho IMPORTDATA. Hãy xem cách thực hiện:
-
Đầu tiên, hãy sao chép URL mà bạn muốn trích xuất dữ liệu từ. Ví dụ, chúng ta sẽ sử dụng URL này, trỏ đến một bảng cân đối kế toán hàng năm theo định dạng CSV: https://www.stats.govt.nz/assets/Uploads/Annual-balance-sheets/Annual-balance-sheets-2021-provisional/Download-data/annual-balance-sheets-2007-2021-provisional.csv.
-
Tiếp theo, hãy mở bảng tính Google mà bạn muốn nhập dữ liệu vào. Nhập công thức IMPORTDATA và dán URL vào bên trong. Đây là ví dụ:
=IMPORTDATA("https://www.stats.govt.nz/assets/Uploads/Annual-balance-sheets/Annual-balance-sheets-2021-provisional/Download-data/annual-balance-sheets-2007-2021-provisional.csv")- Nhấn Enter và dữ liệu sẽ tự động được nhập vào bảng tính của bạn.
IMPORTDATA sẽ trích xuất tất cả dữ liệu trong nguồn số liệu của bạn, trong trường hợp này là hơn 45.000 mục nhập trong ví dụ CSV của chúng tôi.
2. Sử dụng các chức năng IMPORTDATA và QUERY để giới hạn số dòng
IMPORTDATA cũng có thể nhập mục cụ thể thay vì nhập toàn bộ tập dữ liệu. Hãy xem cách làm:
-
Để làm điều này, bạn cần sử dụng chức năng QUERY của Google Sheets kết hợp với IMPORTDATA để trích xuất các dữ liệu cụ thể từ một tệp CSV hoặc TSV được xuất bản trực tuyến.
-
Nhập một chức năng QUERY trước IMPORTDATA trong công thức của bạn. Chức năng QUERY bao gồm các tham số dữ liệu, truy vấn và tiêu đề tùy chọn.
-
IMPORTDATA bây giờ sẽ là tham số đầu tiên của chức năng QUERY của bạn, cho phép bạn sử dụng các đối số còn lại để chỉnh sửa dữ liệu đã nhập.
-
Công thức hoàn chỉnh của bạn, kết hợp QUERY và IMPORTDATA, sẽ trông như thế này:
=QUERY(IMPORTDATA("https://www.stats.govt.nz/assets/Uploads/Annual-balance-sheets/Annual-balance-sheets-2021-provisional/Download-data/annual-balance-sheets-2007-2021-provisional.csv"), "Select * ")-
Công thức trên bao gồm
Select *, cho phép trích xuất tất cả dữ liệu từ tệp CSV. Để trả về một số dòng cụ thể từ tệp CSV, bạn cần bao gồm lệnh LIMIT trong chức năng QUERY. -
Nhập công thức sau vào một ô trống:
=QUERY(IMPORTDATA("https://www.stats.govt.nz/assets/Uploads/Annual-balance-sheets/Annual-balance-sheets-2021-provisional/Download-data/annual-balance-sheets-2007-2021-provisional.csv"), "Select * limit 20")- Bằng cách thêm
limit 20, bạn giới hạn dữ liệu được nhập vào 20 dòng đầu tiên.
3. Sử dụng các chức năng IMPORTDATA và QUERY để giới hạn số cột
Ngoài việc giới hạn số dòng, bạn cũng có thể chỉ định số cột muốn trích xuất. Bạn vẫn có thể kết hợp các chức năng IMPORTDATA và QUERY, nhưng lần này thêm lệnh SELECT để giới hạn số cột.
Công thức của bạn sẽ trông như thế này:
=QUERY(IMPORTDATA("https://www.stats.govt.nz/assets/Uploads/Annual-balance-sheets/Annual-balance-sheets-2021-provisional/Download-data/annual-balance-sheets-2007-2021-provisional.csv"), "Select Col2, Col6 limit 20")Bằng cách thêm Select Col2, Col6 limit 20, bạn chỉ trả về dữ liệu từ cột hai và sáu cho đến dòng thứ 20.
4. Sử dụng các chức năng IMPORTDATA và QUERY để trích xuất dữ liệu dựa trên điều kiện
Bạn có thể sử dụng các chức năng IMPORTADATA và QUERY để trích xuất dữ liệu từ một tệp CSV trực tuyến dựa trên các điều kiện cụ thể. Ví dụ, bạn có thể chỉ trả về dữ liệu từ các dòng có giá trị lớn hơn 15.000 bằng cách sử dụng cả hai chức năng và các toán tử so sánh như >, < và = trong câu lệnh của bạn.
Để làm điều này, hãy nhập công thức sau:
=QUERY(IMPORTDATA("https://www.stats.govt.nz/assets/Uploads/Annual-balance-sheets/Annual-balance-sheets-2021-provisional/Download-data/annual-balance-sheets-2007-2021-provisional.csv"), "Select * where Col7>15000 limit 20")Công thức trên chỉ trả về các dòng chứa các giá trị trong cột thứ bảy (Cột G) vượt quá 15.000.
Bạn cũng có thể kết hợp chức năng VLOOKUP và IMPORTDATA để nhập dữ liệu từ các tệp CSV và TSV trực tuyến dựa trên một số điều kiện cụ thể. Chức năng IMPORTDATA đóng vai trò như một bảng, và số cột là đối số thứ ba của chức năng VLOOKUP của bạn.
Đây là một số vấn đề phổ biến liên quan đến việc sử dụng IMPORTDATA trong Google Sheets
Tương tự như hầu hết các công thức trong Google Sheets, IMPORTDATA có một số giới hạn và bạn có thể gặp phải các lỗi tiềm năng khi sử dụng nó. Dưới đây là một số vấn đề và giới hạn phổ biến nhất liên quan đến chức năng IMPORTDATA, cùng với các gợi ý để khắc phục chúng.
Giới hạn về số URL để trích xuất dữ liệu
Google Sheets không cho phép bạn nhập dữ liệu từ nhiều URL cùng một lúc. Bạn cần có một công thức riêng cho mỗi URL. Bạn có thể sử dụng chức năng IMPORTDATA tối đa 50 lần cho mỗi bảng tính Google, nhưng điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất.
Giới hạn cập nhật dữ liệu đã nhập
Mặc dù bạn có thể xóa và nhập lại công thức IMPORTDATA để cập nhật dữ liệu đã nhập, Google Sheets không cung cấp tính năng tích hợp để đặt tần suất cập nhật tùy chỉnh và tự động. Các chức năng trong Google Sheets như IMPORTFEED, IMPORTXML, IMPORTDATA và IMPORTHTML tự động cập nhật mỗi giờ. Tuy nhiên, bạn sẽ cần sử dụng Google Apps Script để tùy chỉnh điều này.
Giới hạn kích thước tệp
Google Sheets giới hạn kích thước của tệp CSV hoặc TSV mà bạn có thể nhập. Bạn sẽ thấy một thông báo lỗi nếu tệp vượt quá kích thước tối đa cho phép.
Lỗi #N/A khi sử dụng IMPORTDATA trong Google Sheets
Lỗi #N/A thường cho thấy công thức của bạn không thể tìm thấy tệp CSV hoặc TSV. Hãy kiểm tra công thức của bạn để tìm các đối số sai, lỗi chính tả và các ký hiệu thiếu hoặc dư, như dấu ngoặc và dấu ngoặc kép. Bạn cũng có thể tải tệp TSV hoặc CSV từ URL nguồn và nhập trực tiếp vào Google Sheets.
Vấn đề về kích thước bảng tính Google
IMPORTDATA sẽ không tăng số lượng cột nếu tệp CSV bạn nhập vượt quá số lượng cột có sẵn. Trong trường hợp này, Google Sheets sẽ hiển thị một thông báo lỗi. Đầu tiên, hãy kiểm tra số lượng cột trong tệp nguồn của bạn để đảm bảo bạn có đủ cột trong bảng tính của mình và thêm thêm nếu cần.
Các xem xét và giới hạn quan trọng khác khi sử dụng IMPORTDATA trong Google Sheets
Dưới đây là một số yếu tố và giới hạn quan trọng mà bạn nên biết về IMPORTDATA trong Google Sheets:
-
Đảm bảo nguồn dữ liệu của bạn (URL) có sẵn cho công chúng. Chức năng IMPORTDATA chỉ có thể trích xuất dữ liệu từ các URL truy cập công khai. Nguồn dữ liệu của bạn phải được lưu trữ trên các trang web có thể truy cập mà không cần đăng nhập.
-
Nguồn dữ liệu phải có ít hơn 50.000 ô. IMPORTDATA chỉ có thể nhập tối đa 50.000 ô dữ liệu cùng một lúc.
-
Nguồn dữ liệu phải có định dạng TSV hoặc CSV. Chức năng IMPORTDATA chỉ có thể trích xuất dữ liệu từ các tệp CSV hoặc TSV. Nếu dữ liệu mà bạn muốn trích xuất nằm trong một định dạng khác như JSON hoặc Excel, bạn cần chuyển đổi chúng sang định dạng CSV hoặc TSV trước khi nhập bằng IMPORTDATA.
-
Làm sạch dữ liệu nếu có thể. Dữ liệu bạn nhập từ tệp CSV hoặc TSV bằng IMPORTDATA sẽ là dữ liệu raw và chưa được lọc. Nếu dữ liệu có lỗi hoặc không nhất quán, bạn cần phải làm sạch chúng trước khi sử dụng để đảm bảo tính sử dụng và chính xác.
-
Hiểu giới hạn về tần suất. Nếu bạn thực hiện nhiều yêu cầu đến cùng một URL, máy chủ cung cấp dữ liệu có thể giới hạn tốc độ yêu cầu của bạn.
Kết luận
Chức năng IMPORTDATA trong Google Sheets cho phép bạn dễ dàng trích xuất dữ liệu từ các URL truy cập công khai vào bảng tính của bạn. Sử dụng IMPORTDATA một cách hiệu quả bằng cách hiểu các cách khác nhau để sử dụng nó cũng như các vấn đề và giới hạn thông thường, bao gồm các gợi ý để khắc phục và vượt qua các vấn đề này. Bạn cũng có thể sử dụng Coefficient để tự động nhập dữ liệu CSV và dữ liệu từ các hệ thống doanh nghiệp khác chỉ bằng một cú nhấp chuột. Hãy bắt đầu với Coefficient ngay bây giờ để nhập dữ liệu doanh nghiệp của bạn vào Google Sheets một cách dễ dàng.
