Vous êtes un utilisateur régulier de Google Sheets pour garder vos enregistrements ou travailler avec des données. Mais vous avez toujours besoin de présenter ces données dans Google Docs ou Google Slides. Vous savez que vous pouvez insérer une feuille Google dans Google Docs en tant que tableau statique, mais cela nécessite une mise à jour manuelle à chaque fois que les données changent.
Ne vous inquiétez pas ! Il existe un moyen simple d’insérer des feuilles dans des documents Google de manière à ce qu’elles se mettent à jour automatiquement lorsque vous modifiez les données dans Google Sheets. Dans ce tutoriel, je vais vous montrer comment intégrer une feuille Google dans Google Docs et comment maintenir cette intégration.
Comment insérer une feuille Google dans Google Docs avec un lien actif
L’importation de données de Google Sheets vers Google Docs est simple. Cependant, si vous devez utiliser un fichier .xls pour insérer des feuilles Google dans Google Docs, vous devrez le convertir en fichier Google Sheets au préalable.
Prenons un exemple pour voir comment ajouter une feuille de calcul à Google Docs. Supposons que vous disposiez d’un jeu de données comme indiqué ci-dessous dans Google Sheets et que vous souhaitiez insérer le tableau de cette feuille dans Google Docs. Vous voulez également que la feuille Google soit liée à Google Docs, de sorte que toute modification apportée au tableau se reflète automatiquement dans Google Docs.
Voici les étapes que vous devez suivre pour insérer une feuille dans Google Docs :
- Sélectionnez la plage dans Google Sheets que vous souhaitez insérer dans Google Docs.
- Copiez-la (utilisez Control + C ou faites un clic droit puis cliquez sur Copier).
- Ouvrez le document Google Docs dans lequel vous souhaitez insérer le tableau.
- Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez obtenir les données (tableau).
- Collez les données (Control + V ou faites un clic droit puis cliquez sur Coller). Cela ouvrira la boîte de dialogue “Coller le tableau”.
- Dans la boîte de dialogue “Coller le tableau”, assurez-vous que l’option “Lier à la feuille de calcul” est cochée.
- Cliquez sur Coller.
Les étapes ci-dessus vous permettent de convertir une feuille Google en un document Google.
Comme ce tableau est connecté aux données d’origine dans Google Sheets, lorsque vous apportez des modifications aux données source dans Google Sheets, vous pouvez mettre à jour ce tableau et refléter les modifications également dans le tableau copié.
Il est important de noter que les données ne sont pas mises à jour en temps réel. Vous devrez mettre à jour manuellement le tableau en cliquant sur le bouton de mise à jour (expliqué dans la prochaine section).
Il y a deux choses que vous devez savoir lorsque vous utilisez cette technique :
- Les données copiées dans Google Docs sont connectées/liées aux données d’origine, mais elles ne sont pas mises à jour en temps réel. Cependant, elles vous donnent la possibilité de mettre à jour les données en un seul clic.
- Cela fonctionne uniquement lorsque les fichiers Google Sheets et Google Docs sont dans le même compte (ou ont été partagés avec un accès complet). Si vous essayez de copier des données depuis Google Sheets d’un compte dans Google Docs depuis un autre compte, la boîte de dialogue “Coller le tableau” ne s’affichera pas. Les données seront simplement collées sous forme de données non liées.
Mise à jour des données (avec un seul clic)
Lorsque vous apportez des modifications à la plage d’origine dans Google Sheets (qui a été copiée et insérée dans Google Docs), vous verrez une option pour mettre à jour le tableau dans Google Docs (elle n’apparaît que lorsque vous sélectionnez une cellule dans le tableau).
Le bouton de mise à jour n’apparaît que lorsqu’il y a eu un changement dans les données de Google Sheets. Pour appliquer ce changement et le rendre visible dans Google Docs, vous devez cliquer sur le bouton “Mettre à jour”.
En plus des modifications de valeur dans les cellules, vous pouvez également transférer la mise en forme de Google Sheets vers Google Docs. Par exemple, si vous modifiez manuellement la couleur de certaines cellules dans les données d’origine dans Google Sheets, vous verrez le bouton de mise à jour dans Google Docs. Lorsque vous cliquez dessus, la mise en forme des données du tableau est transférée dans Google Docs.
Notez que bien que vous puissiez mettre à jour les données pour refléter la couleur de la cellule, la bordure du tableau n’est pas liée. Vous pouvez également utiliser la mise en forme conditionnelle sur les données de Google Sheets, et cela se reflétera dans les données de Google Docs (je trouve ça super cool !).
Mise à jour de tous les objets liés
Parfois, vous pouvez également avoir plus d’un tableau dans votre document ou même un graphique. Au lieu de devoir accéder à chaque tableau et graphique individuellement chaque fois que vous apportez des modifications, vous pouvez tous les mettre à jour en une seule fois.
Voici comment procéder :
- Accédez à l’icône des tableaux liés pour le menu déroulant.
- Cliquez sur “Objets liés”. Une fenêtre s’ouvrira automatiquement avec tous vos “Objets liés”.
- Cliquez sur “Mettre à jour tous”.
Tous les objets de votre document qui sont liés à une feuille de calcul dans Google Sheets seront automatiquement mis à jour.
Mise à jour des données lorsque de nouvelles lignes sont ajoutées après l’insertion d’une feuille de calcul dans Google Docs
Maintenant que vous savez comment convertir Google Sheets en Google Docs, vous savez également que cela ne concerne qu’une plage spécifique. Mais que se passe-t-il si vous souhaitez modifier cette plage ?
Par exemple, dans notre exemple, nous avons inséré la plage A1:E7 de Google Sheets dans le fichier Google Docs. Mais que se passe-t-il si j’ajoute une nouvelle ligne à l’ensemble de données (à la fin de l’ensemble de données ou quelque part au milieu) ?
Malheureusement, vous ne pourrez pas mettre à jour les données lorsque vous ajoutez de nouvelles lignes à l’ensemble de données (la suppression de lignes fonctionne et est prise en compte).
Donc, si vous ajoutez de nouvelles lignes, vous devez mettre à jour la plage pour qu’elle se réfère maintenant à la nouvelle plage qui contient les lignes ajoutées.
Voici les étapes pour changer la plage liée dans Google Docs :
- Cliquez n’importe où dans le tableau de Google Docs.
- Cliquez sur “Options du tableau lié” (l’icône en haut à droite du tableau).
- Cliquez sur “Changer la plage”.
- Spécifiez la nouvelle plage ici.
Bien que cela fonctionne bien, si vous travaillez avec des données dynamiques susceptibles de changer, il est préférable de créer d’abord une plage nommée, puis d’utiliser cette plage nommée pour insérer le tableau de Google Sheets dans Google Docs.
De cette façon, lorsque vous ajoutez des lignes ou des colonnes à l’ensemble de données, la plage nommée s’agrandit pour tenir compte de ces lignes ou colonnes ajoutées.
Pour que cela fonctionne, vous devez créer une plage nommée dans Google Sheets, puis copier les données de là vers Google Docs. De cette manière, votre tableau sera lié à la plage nommée et sera mis à jour lorsque vous mettrez à jour la plage nommée, même après avoir converti Google Sheets en Google Docs.
Vous pouvez également modifier la plage et sélectionner une plage nommée dans la boîte de dialogue “Plage de cellules liée”. Cette boîte de dialogue répertorie toutes les plages nommées que vous avez dans les feuilles Google liées.
Si vous créez une plage nommée plus tard (après avoir ajouté des données de Google Sheets dans le document Goole Docs), vous pouvez toujours modifier la plage liée. Cliquez simplement sur “Options du tableau lié” (l’icône en haut à droite du tableau) et cliquez sur “Changer la plage”. Il vous montrera la plage nommée dans la boîte de dialogue.
Comment insérer une feuille de calcul dans Google Docs et supprimer le lien avec les données
Si vous souhaitez supprimer le lien entre les données de Google Sheets (qui se trouvent maintenant dans Google Docs), vous pouvez le faire facilement. Cliquez n’importe où dans le tableau que vous avez inséré, cliquez sur l’icône “Options du tableau lié” puis cliquez sur “Supprimer le lien”.
Cela rompra instantanément le lien et vous aurez un tableau statique sur la page.
Notez que si vous souhaitez insérer une feuille Google dans Google Docs en tant qu’objet ou en tant que lien (de sorte que lorsque l’utilisateur clique dessus, il ouvre cette feuille Google), vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton “Partager” (vert) en haut à droite et en obtenant un lien partageable.
Voilà, maintenant vous savez comment insérer une feuille de calcul dans Google Docs en copiant les cellules/plage dans le fichier Google Doc. J’espère que vous avez trouvé ce tutoriel utile !
Si vous êtes intéressé, découvrez également comment connecter des formulaires Google à des feuilles Google.
Pour en savoir plus sur l’intégration de Google Sheets dans vos documents, visitez Crawlan.com.
