Trong Google Sheets, có những tình huống cụ thể mà bạn nên sử dụng hàm IMPORTRANGE kết hợp với chức năng FILTER.
Thường, tôi khuyến nghị sử dụng hàm QUERY cùng với IMPORTRANGE để nhập dữ liệu từ một bảng tính Google Sheets khác với một bộ lọc được áp dụng.
Nhưng tôi không đề xuất điều này trong trường hợp dữ liệu loạn lạc trong một cột duy nhất trong nguồn dữ liệu.
Có thể bạn có một cột trong bảng sẽ được nhập chứa văn bản “đã hoãn” trong một số ô và giá trị ngày trong hầu hết các ô khác.
Hàm QUERY sẽ xem cột này là dạng dữ liệu ngày vì nó là dạng dữ liệu phổ biến hơn và bỏ qua văn bản. Vì vậy, bạn sẽ chỉ thấy ít hàng trong kết quả đầu ra.
Giải pháp là sử dụng hàm IMPORTRANGE kết hợp với chức năng FILTER. Nhưng khi làm như vậy, một vấn đề nghiêm trọng là hiệu suất tính toán lặp đi lặp lại.
Nhiều chuyên gia đề xuất cú pháp sau, nó tính toán IMPORTRANGE hơn một lần. Điều này sẽ làm chậm hiệu suất của tệp của bạn.
=filter(importrange,index(importrange,0,1)=criterion)
Lưu ý: Hàm INDEX trả về cột để áp dụng điều kiện.
Nhập dữ liệu từ một bảng tính khác vào Google Sheets
Đặt một ví dụ: Một tab được đặt tên là chi phí – tháng 5 trong tệp nội dung – tệp trang.
Làm cách nào để chúng tôi nhập dữ liệu trong tệp này vào cột A, B và C của một tệp khác?
Đây là cách.
Cú pháp IMPORTRANGE: IMPORTRANGE(spreadsheet_url, range_string)
- Sao chép và dán cú pháp trên vào ô A1 trong tệp mới.
- Đến tab chi phí – tháng 5 trong tệp nội dung – tệp trang và sao chép URL từ thanh địa chỉ.
- Trong cú pháp A1, thay thế spreadsheet_url bằng URL đã sao chép và range_string bằng tên tab chi phí – tháng 5.
- Đặt dấu ngoặc kép vào xung quanh URL và tên tab.
- Thay thế chi phí – tháng 5 bằng ‘chi phí – tháng 5’!A1:C trong cú pháp A1 để nó trở thành một phạm vi hợp lệ để nhập.
- Bây giờ đặt dấu bằng phía trước cú pháp để Sheets nhận ra đây là một công thức.
- Nhấn phím “Enter”.
Sheet sẽ bắt đầu nhập dữ liệu và lần đầu tiên, bạn sẽ nhìn thấy một lỗi #REF.
Di chuột qua đó và cấp quyền cho phép nhập nội dung.
Lọc dữ liệu đã nhập: Cách cũ
Phần này chỉ để bạn hiểu cách tính toán lặp đi lặp lại ảnh hưởng đến Sheet của bạn.
Chúng tôi đã nhập tất cả nội dung từ một bảng tính (tệp) vào một bảng tính khác. Làm thế nào chúng ta áp dụng bộ lọc với việc nhập?
Ví dụ, làm thế nào để tôi chỉ nhập mục “văn phòng phẩm” từ một bảng tính vào một bảng tính khác trong Google Sheets?
Theo ví dụ trên, đây là cách tiếp cận cũ.
Công thức chung (Một tiêu chí): =filter(import_range_formula,index(import_range_formula,0,2)="Văn phòng phẩm")
Thay thế import_range_formula bằng công thức ban đầu mà bạn có thể tìm thấy dưới tiêu đề “Nhập dữ liệu từ một bảng tính khác vào Google Sheets” ở trên.
Bạn chỉ cần sao chép công thức sau dấu bằng và dán.
Như bạn có thể thấy, bạn muốn sử dụng hàm IMPORTRANGE hai lần trong chức năng FILTER.
Sheet cần nhập cùng một dữ liệu hai lần, điều này sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất.
Nếu bạn muốn thêm một điều kiện khác từ một cột khác, ví dụ như cột ngày, thì tình hình trở nên tồi tệ hơn nữa.
Công thức chung (Hai tiêu chí): =filter(import_range_formula,index(import_range_formula,0,2)="Văn phòng phẩm",index(import_range_formula,0,1)=date(2023,5,24))
Lưu ý: Những số được tô sáng đại diện cho số cột (vị trí tương đối của các cột trong phạm vi được chọn) trong tệp nguồn.
Cách đúng để sử dụng IMPORTRANGE trong chức năng FILTER
Google Sheets hiện có chức năng LET, giúp tránh tính toán lặp đi lặp lại và cải thiện hiệu suất công thức.
Bạn có thể gán tên cho công thức IMPORTRANGE bằng LET và gọi nó trong chức năng FILTER.
Điều này tránh tính toán lặp lại của công thức IMPORTRANGE.
Ví dụ, hãy chỉ nhập dữ liệu cho danh mục khớp “văn phòng phẩm” như trước đây.
Ở đây, chúng tôi sử dụng LET để gán tên “import” và gọi nó một lần trong FILTER.
Vậy về nhiều tiêu chí? Tức là lọc “văn phòng phẩm” cho ngày 24/05/2023?
Phần đầu của công thức là như nhau. Thay thế phần lọc bằng phần lọc dưới đây.
filter(import,index(import,0,2)="Văn phòng phẩm",index(import,0,1)=date(2023,5,24))
Với sự trợ giúp của hàm LET, chúng ta có thể tránh sử dụng nhiều công thức IMPORTRANGE khi sử dụng nó trong chức năng FILTER để lọc các hàng.
Điều này có thể cải thiện đáng kể hiệu suất công thức.
