Bạn đã bao giờ muốn tăng hoặc giảm lề trong Google Sheets nhưng không biết làm cách nào? Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Macro để thực hiện hành động này một cách dễ dàng.
Tính năng lề trong Google Sheets
Trước khi đi vào chi tiết, hãy tìm hiểu về tính năng lề trong Google Sheets. Lề là một phong cách định dạng trong các ứng dụng xử lý văn bản như Google Docs. Một số ứng dụng bảng tính cũng bao gồm tính năng này.
Chúng ta thường sử dụng lề trong Excel để tăng khoảng cách giữa văn bản và cạnh trái của nó. Tuy nhiên, việc sử dụng dấu cách trước khi nhập văn bản vào một ô có thể gây ra vấn đề trong nhiều công thức dựa trên các hàm như Vlookup, Sumif, Match, Query, v.v. do các công thức không thể nhận diện / khớp văn bản được lùi vào dựa trên tiêu chí.
Lề trong Google Sheets không thêm bất kỳ khoảng trắng nào và không ảnh hưởng đến các công thức. Độ dài của văn bản lùi sẽ không thay đổi trước và sau khi định dạng nó.
Ưu điểm và nhược điểm của Macro trong Google Sheets
Sử dụng Macro trong Google Sheets cho phép bạn ghi lại các tương tác UI của lề trong bảng tính. Một khi đã ghi lại, bạn có thể chạy Macro đã ghi lại bằng cách sử dụng menu Công cụ hoặc phím tắt được gán bắt đầu bằng Ctrl + Alt + Shift.
Tuy nhiên, Macro cũng có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Dưới đây là các ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng Macro để tăng/giảm lề trong Google Sheets.
Ưu điểm
- Dễ dàng tạo và áp dụng định dạng lề tùy chỉnh trong Google Sheets.
- Không thêm khoảng trắng. Bạn có thể kiểm tra văn bản đã được áp dụng lề (sau đó) bằng các hàm LEN hoặc LEFT.
- Dễ dàng áp dụng tăng/giảm lề từ menu Công cụ> Macro hoặc sử dụng phím tắt.
- Có thể định dạng một ô duy nhất, một phạm vi hoặc thậm chí hai hoặc nhiều phạm vi xa nhau với tăng/giảm lề.
Nhược điểm
- Xử lý chậm hơn so với việc sử dụng menu/ phím tắt thông thường.
- Chỉ có sẵn trong bảng tính đã tạo (có phương pháp hạn chế).
Trong số các nhược điểm trên, điểm cuối cùng là vấn đề lớn khi sử dụng tăng/giảm lề trong Google Sheets. Tuy nhiên, thường chúng ta áp dụng định dạng cho các tệp mới, đúng không? Vì vậy, có thể không phải là vấn đề đối với nhiều người.
Cách sử dụng Macro để tăng lề trong Google Sheets
Bây giờ tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Macro để tăng lề trong Google Sheets. Hãy bắt đầu ghi lại Macro cần thiết. Tôi sẽ chỉ giải thích về Macro đầu tiên. Bạn có thể làm theo cùng các bước để tạo các Macro khác.
- Nhấp vào bất kỳ ô trống hoặc ô chứa bất kỳ văn bản nào.
- Di chuyển đến Ghi Macro (Công cụ> Macro> Ghi Macro).
- Bật chế độ ‘Tham chiếu tương đối’ (đừng Lưu hoặc Hủy).
- Di chuyển đến lệnh menu được gọi là Định dạng số tùy chỉnh (Menu Định dạng> Số> Các định dạng khác nhau> Định dạng số tùy chỉnh).
- Nhấp vào trường trống và gõ dấu cách một lần, sau đó gõ @.
- Nhấp vào nút ‘Áp dụng’ để lưu định dạng số tùy chỉnh mới cho lề trong Google Sheets.
- Macro đang ghi lại UI, đúng không? Nhấp vào ‘Lưu’ trên cửa sổ nhỏ của Macro.
- Đặt tên Macro là ‘Lề 1’ và chỉ định số 1 để sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + Shift + 1.
- Tiếp tục ‘Lưu’.
Chúng ta đã tạo/giới thiệu Macro và các phím tắt để thụt lề văn bản và số trong Google Sheets.
Kiểm tra Macro và phím tắt được gán
Nhập bất kỳ văn bản nào vào ô bất kỳ ví dụ ‘Crawlan’ vào ô B2. Sau đó, vào menu Công cụ và chọn Macro> Lề 1.
Đây là lần đầu bạn chạy Macro, vì vậy bạn cần ủy quyền cho Sheets chạy Macro vừa ghi lại.
Hãy làm theo hướng dẫn trên màn hình.
- Một tài liệu được đính kèm với tài liệu này cần quyền của bạn để chạy – Tiếp tục.
- Chọn một tài khoản – Chọn tài khoản của bạn.
- Muốn truy cập vào tài khoản Google của bạn – Cho phép.
Đó là tất cả. Lề sẽ được áp dụng cho văn bản ‘Crawlan’ trong ô B2.
Thêm nhiều lề vào Google Sheets
Theo dõi các bước trên (trừ các bước ủy quyền trong “Kiểm tra Macro và phím tắt được gán”). Một số thay đổi cũng cần thiết trong quy trình. Những gì là những thay đổi đó?
Tên Macro nên là Lề 2, Lề 3 và Lề 4 và sử dụng số 2, 3 và 4 cho các phím tắt tương ứng (xem ảnh chụp màn hình thứ ba ở trên).
Thay vì @(một khoảng trắng đơn và @) hãy sử dụng định dạng số tùy chỉnh như sau.
- Lề 2: @(hai khoảng trắng và @).
- Lề 3: @(ba khoảng trắng và @).
- Lề 4: @(bốn khoảng trắng và @).
Kiểm tra nhiều phím tắt và Macro áp dụng lề trong Google Sheets
Chúng ta đã tạo các mục menu Macro và các phím tắt. Để định dạng văn bản theo lề, hãy làm như sau.
Chọn ô(s) ví dụ A4:A6 và vào menu Công cụ> Macro và nhấp vào mục menu Lề mong muốn ví dụ Lề 4.
Làm thế nào để thụt lề giảm trong Google Sheets
Để xóa định dạng lề, hãy chọn các ô và nhấp vào Định dạng> Số> Tự động.
Vậy làm thế nào để giảm lề trong Google Sheets? Đơn giản, để giảm lề, không cần các bước đặc biệt. Trong ví dụ trên, tôi đã sử dụng Lề 4 để thêm 4 khoảng trắng có độ dài bằng nhau vào bên trái (tiền tố) của văn bản.
Để giảm lề, hãy chọn các ô trên (đã áp dụng Lề 4) và chọn một lề nhỏ hơn như Lề 1, Lề 2 hoặc Lề 3.
Kiểm tra văn bản đã định dạng lề bằng hàm LEN hoặc LEFT
Nhập “Test” vào ô A1 (không có dấu ngoặc kép) và sử dụng công thức sau trong ô B1.
= len (A1)
LEN sẽ trả về 4, đó là độ dài (số ký tự) của văn bản. Bây giờ áp dụng Lề 2 (Ctrl + Alt + Shift + 2) vào ô A1.
Kết quả của LEN vẫn là 4 chứ không phải 6. Điều đó có nghĩa là gì?
Phương pháp làm việc của Lề trên trong Google Sheets chỉ định dạng văn bản tương tự như Tăng Lề trong Excel, không thêm bất kỳ dấu cách (ký tự) nào.
Định dạng số? Điều cần nhớ
Thực tế là việc tăng/giảm lề trong Google Sheets áp dụng cho định dạng văn bản. Nó cũng có thể áp dụng cho số, nhưng không được khuyến nghị. Tại sao?
Sử dụng hàm ISNUMBER để kiểm tra một ô đã áp dụng lề chứa một số. Công thức sẽ trả về GIẢ.
Lý do là Lề thay đổi định dạng số thành văn bản.
Tôi đã định dạng ô A8:A10 sử dụng Lề 3. Các ô trước đó chứa các số là 50, 100 và 150.
Tổng sau sẽ trả về kết quả là 0.
= sum (A8: A10)
Làm thế nào để sửa công thức sau đó?
= sum (ArrayFormula (A8: A10 * 1))
Vậy là xong. Hãy tận hưởng!
