Chào mừng đến với bolamarketing.com, nơi bạn có thể tìm thấy mọi thứ liên quan đến tiến trình kinh doanh và quản lý nhân sự. Hôm nay, chúng ta sẽ khám phá một công cụ tuyệt vời để theo dõi ngày nghỉ của nhân viên hoặc sinh viên trên Google Sheets. Điều này chắc chắn sẽ giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả hơn!
Giới thiệu về mẫu theo dõi ngày nghỉ trên Google Sheets
Bạn đang tìm kiếm một mẫu theo dõi ngày nghỉ trên Google Sheets có thể giám sát ngày nghỉ của nhân viên hoặc sinh viên? Bạn đã đến đúng nơi rồi đấy.
Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ với bạn một trong những mẫu tốt nhất của tôi: mẫu theo dõi ngày nghỉ của nhân viên trên Google Sheets (bạn cũng có thể sử dụng mẫu này như một bảng tính theo dõi ngày nghỉ có lương của nhân viên).
Mẫu này hoàn hảo để theo dõi ngày nghỉ có lương, ngày nghỉ lễ và ngày nghỉ ốm. Bạn sẽ không còn phải lo lắng về việc đảm bảo tính toàn vẹn của ngày nghỉ của mọi người nữa!
Để truy cập vào mẫu theo dõi ngày nghỉ trên Google Sheets, hãy bấm vào đây. Bạn cần sao chép thành một bản sao để sử dụng.
Để sao chép, hãy vào “File > Make a copy”. 
Ban đầu, tôi đã tạo mẫu theo dõi ngày nghỉ này trên Excel. Từ đó, tôi đã nhận được hàng trăm yêu cầu để có một phiên bản trên Google Sheets. Vì vậy, tôi đã tạo phiên bản này trên Google Sheets.
Đây là một mẫu theo dõi ngày nghỉ tuyệt vời và nó đầy đủ các tính năng. Hãy để tôi hướng dẫn bạn cách sử dụng nó một cách hiệu quả.
Cách sử dụng mẫu theo dõi ngày nghỉ trên Google Sheets
Các bước cơ bản để sử dụng mẫu này như sau:
- Chỉ định ngày và năm bạn muốn theo dõi ngày nghỉ trong các ô A1 và A2.
- Sửa tên của nhân viên trong cột “Tên” cho các tên của nhân viên hoặc sinh viên của bạn.
- Sử dụng các mã để đánh dấu các ngày với loại ngày nghỉ mà họ đã nghỉ.
Dưới đây là một cái nhìn tổng quan về theo dõi ngày nghỉ:
Thông qua theo dõi ngày nghỉ này, bạn có thể chỉ định năm và tháng. Khi bạn nhập số tháng vào ô A3 (1 cho tháng một, 2 cho tháng hai), theo dõi sẽ được cập nhật và chỉ hiển thị các cột cho tháng đó. Các cột khác sẽ bị ẩn đi.
Bạn có thể nhập bất kỳ mã nghỉ phép nào bạn muốn và nghỉ phép sẽ được tính toán. Một số mã được định sẵn sẽ được làm nổi bật bằng màu đỏ. Bạn cũng có thể sử dụng mã nghỉ phép H1 và H2 cho nửa ngày, để đánh dấu một ngày nghỉ mà tính là 0,5. Nếu bạn muốn sử dụng các mã nghỉ phép tùy chỉnh riêng của mình, hãy thay thế chúng trong danh sách này bằng mã mà bạn muốn. Lưu ý rằng hai mã cuối cùng được thiết lập để chỉ là các ngày nghỉ nửa ngày.
Theo dõi cung cấp tổng số ngày nghỉ hàng tháng và tổng số ngày nghỉ hàng năm. Nó cũng cung cấp chi tiết về ngày nghỉ trong suốt năm (theo loại ngày nghỉ). Do đó, nó có thể được sử dụng để tính toán mọi loại ngày nghỉ.
Nếu bạn có một ngày nghỉ ngoài thứ bảy và chủ nhật, bạn có thể chỉ định các ngày làm việc và ngày không làm việc bằng cách chọn Có/Không cho các ngày tương ứng. Nếu một ngày không làm việc, nó sẽ được làm nổi bật bằng màu xám trong theo dõi.
Bạn có thể chỉ định các ngày lễ trong tab “Tracker des jours fériés” của bảng tính. Các ngày lễ này cũng được làm nổi bật bằng màu cam trong theo dõi và các ngày nghỉ trong những ngày này sẽ không được tính vào.
QUAN TRỌNG: Trong mẫu này, theo dõi ngày nghỉ được thiết kế để ghi lại ngày nghỉ từ tháng một đến tháng mười hai. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thay đổi khoảng thời gian ghi lại thành tháng tư đến tháng ba hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào khác, bạn có thể thay đổi giá trị trong ô A1 (bạn sẽ cần hiển thị hàng bị ẩn). Ví dụ, nếu bạn muốn khoảng thời gian của năm là từ tháng tư 2021 đến tháng ba 2022, hãy nhập 4 vào ô A1. Số 4 sẽ chỉ định rằng theo dõi ngày nghỉ sẽ bắt đầu từ tháng tư.
Lưu ý rằng theo dõi này gồm nhiều công thức và cũng sử dụng một kịch bản Google Sheets ở phía sau cùng. Do đó, nó có thể mất vài giây để cập nhật khi bạn thay đổi một giá trị.
Hiện tại, tôi đã tạo theo dõi cho 50 nhân viên/sinh viên. Bạn có thể dễ dàng thêm nhiều dòng hơn. Bạn chỉ cần sao chép và dán các dòng theo dõi ngày nghỉ và nó sẽ hoạt động đúng.
Các câu hỏi thường gặp về mẫu theo dõi ngày nghỉ
Tôi đã nhận được rất nhiều câu hỏi về mẫu theo dõi ngày nghỉ này. Dưới đây là một số câu hỏi mà tôi đã trả lời. Nếu bạn không tìm thấy câu trả lời cho câu hỏi của mình, hãy để lại một bình luận và tôi sẽ cố gắng trả lời bạn sớm nhất có thể:
C: Tôi có thể sử dụng các mã nghỉ phép tùy chỉnh riêng trong theo dõi này không?
R: Có! Bạn có thể sử dụng các mã tùy chỉnh riêng của mình bằng cách thay đổi các mã hiện có trong các ô NX8:NX17. Bạn cũng cần chỉ định cùng mã trong các ô NL5:NU5. Ví dụ, nếu bạn thay đổi mã nghỉ làm việc từ xa thành mã X, bạn cũng phải thay đổi nó trong NR5. Lưu ý rằng hai mã nghỉ phép cuối cùng chỉ được tính là nửa ngày.
C: Tôi có thể theo dõi nhiều năm nghỉ trong cùng một bảng tính không?
R: Không! Bạn không thể theo dõi nhiều năm trong cùng một bảng tính. Một bảng tính duy nhất sẽ được sử dụng để theo dõi năm nghỉ và không thể theo dõi nhiều năm. Tuy nhiên, bạn có thể tạo một bản sao của bảng tính để theo dõi năm khác.
C: Tại sao mẫu này chạy chậm khi tôi thay đổi giá trị?
R: Lý thuyết, nó sẽ chạy nhanh khi bạn chỉ sử dụng nó để thêm ngày nghỉ. Tuy nhiên, khi thay đổi tháng, nó có thể mất vài giây. Điều này bởi vì theo dõi này chứa nhiều công thức và sử dụng một kịch bản nền Google Sheets. Hãy cho nó một chút thời gian để cập nhật.
C: Khi tôi chuyển đổi tháng, ngày nghỉ hiện có cũng được phản ánh trong tháng đã thay đổi.
R: Điều này xảy ra khi bạn sử dụng ô A1 để thay đổi tháng. Đừng sử dụng A1, hãy thay vào đó sử dụng ô A3. Chỉ sử dụng ô A1 trong một trường hợp rất cụ thể khi bạn muốn thay đổi tháng bắt đầu từ tháng một sang cái khác (ví dụ, chuyển đổi sang tháng tư để theo dõi từ tháng tư đến tháng ba).
C: Tôi phải làm thế nào để tạo một theo dõi ngày nghỉ trên Google Sheets?
R: Bạn luôn có thể sử dụng một mẫu lịch chuẩn và sử dụng các mã riêng của bạn để đánh dấu ngày nghỉ của nhân viên. Nếu không, bạn sẽ cần sử dụng nhiều công thức. Chúng tôi đề xuất bạn nên sử dụng một mẫu miễn phí như hướng dẫn này thay vì.
Những gì bạn cần để tạo mẫu theo dõi ngày nghỉ trên Google Sheets
- Nhiều công thức (như SUMPRODUCT, VLOOKUP, INDEX và MATCH).
- Định dạng có điều kiện để làm nổi bật các ngày nghỉ và ngày lễ.
- Một số dòng mã để hiển thị và ẩn các cột.
- Danh sách thả xuống để chọn ngày làm việc/ngày nghỉ.
Để tải xuống mẫu, bấm vào đây. Bạn cần sao chép thành một bản sao để sử dụng (đi vào “File > Make a copy”).
Dù bạn đang tìm kiếm một bảng tính để theo dõi ngày nghỉ bệnh, một mẫu theo dõi ngày nghỉ có lương hay một theo dõi ngày nghỉ, chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ thấy mẫu theo dõi ngày nghỉ trên Google Sheets này hữu ích. Bạn cũng có thể sử dụng nó như một lịch nghỉ hoặc theo dõi ngày nghỉ của nhân viên trên Google Sheets.
Bài viết liên quan:
