Google Sheets est un outil puissant qui offre de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la gestion et l’organisation de vos données. L’une de ces fonctionnalités essentielles est la validation des données, qui vous permet de vous assurer que les données entrées sont valides et conformes à vos attentes. Lorsque vous avez une longue liste de réponses possibles, il est préférable d’utiliser une liste déroulante pour plus de lisibilité.
Créer un menu déroulant
Les listes déroulantes sur Google Sheets sont un moyen efficace de permettre à vos utilisateurs de sélectionner rapidement une option parmi une liste d’options pré-définies ou d’après une plage de données. Elles sont particulièrement utiles pour la création de questionnaires ou de formulaires à choix multiple. Il existe deux façons de créer une liste déroulante sur Google Sheets, en fonction de la validation des données à partir d’une plage ou d’une liste.
Validation des données en fonction d’une plage
La création d’une liste déroulante à choix multiple à partir d’une plage est utile lorsque vous avez un grand nombre de réponses possibles. Voici comment procéder :
- Ouvrez une page Google Sheets.
- Sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez créer une liste déroulante.
- Créez une liste de référence contenant les options disponibles.
- Sélectionnez la plage de cellules dans laquelle vous souhaitez imposer cette saisie.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez “Validation des données”. Vous pouvez également cliquer sur “Données” dans le ruban, puis sélectionner “Validation des données”.
- Dans la fenêtre des critères qui s’affiche, choisissez “Liste créée à partir d’une plage”. Sélectionnez la plage de cellules qui contient la liste des données valides que vous avez préparée. Cochez la case “Afficher la liste déroulante dans la cellule” et cliquez sur “Enregistrer”.
Validation des données en fonction d’une liste
Dans cette méthode, vous pouvez directement énumérer les choix possibles dans le champ “Critère” de la “Validation des données”. Voici comment insérer une liste déroulante en fonction d’une liste :
- Ouvrez une page Google Sheets.
- Sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez créer une liste déroulante.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez “Validation des données”.
- Dans les critères, choisissez “Liste d’éléments”.
- Indiquez les réponses proposées en les séparant par une virgule.
- Cochez la case “Afficher la liste déroulante dans la cellule”.
- Cliquez sur “Enregistrer”.
Modifier ou supprimer une liste déroulante
Google Sheets vous permet de modifier ou de supprimer facilement une liste déroulante créée précédemment. Voici comment procéder :
- Pour modifier une liste déroulante, sélectionnez les cellules que vous souhaitez modifier, puis choisissez l’une des options suivantes :
- Cliquez sur “Données”, puis sélectionnez “Validation des données”.
- Cliquez sur la liste déroulante, puis sur “Modifier”.
Vous pouvez ensuite modifier les options de la liste déroulante selon vos besoins. Pour supprimer une liste, vous avez deux options :
- Cliquez sur “Supprimer la règle”.
- Sélectionnez les cellules vides, cliquez sur “Modifier”, puis sur “Supprimer” et enfin sur “Valeurs”.
Vous pouvez également modifier le style d’affichage de la liste déroulante en cliquant sur “Options avancées”. Sous “Style d’affichage”, vous pouvez choisir parmi différentes options telles que puce, flèche ou texte brut. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur “OK”. Si vous modifiez le contenu de la plage sélectionnée, les changements seront automatiquement appliqués à la liste déroulante.
Faire des listes déroulantes dépendantes sur Google Sheets
Les listes déroulantes dépendantes sont extrêmement utiles dans de nombreuses situations, car elles permettent de créer des fichiers plus simples et plus conviviaux. Sur Google Sheets, vous pouvez créer des listes déroulantes dépendantes en utilisant la fonction FILTER.
Créer une liste déroulante dépendante avec la fonction FILTER
La fonction FILTER vous permet de créer une liste déroulante dans Google Sheets qui dépend d’une autre liste. Par exemple, vous pouvez créer une liste déroulante pour choisir une coupe de circuit dans le jeu vidéo Mario Kart, puis afficher les différents circuits disponibles en fonction de ce choix. Voici comment procéder :
- Créez deux listes de référence : une pour les coupes de circuit dans la colonne A et une pour les circuits dans la colonne B.
- Utilisez la validation des données en utilisant votre première liste dans la colonne A. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer la liste déroulante, puis choisissez “Validation des données”.
- Dans la fenêtre “Validation des données”, choisissez “Liste créée à partir d’une plage”. Sélectionnez la plage qui contient les coupes de circuit.
- Cochez la case “Afficher la liste déroulante dans la cellule” et “Refuser la saisie”, puis enregistrez.
- Dans une autre cellule, ajoutez la formule FILTER en commençant par le signe “=” et en ouvrant une parenthèse. Sélectionnez la plage des circuits à partir de la colonne B, puis ajoutez un point-virgule pour séparer les critères.
- Sélectionnez ensuite la plage qui servira de critère de filtrage, dans notre exemple, la colonne A.
- Comparez la colonne A à la donnée choisie dans votre première liste déroulante en ajoutant “=D2”. Fermez la parenthèse. La formule complète est donc : =FILTER(B2:B;A2:A=D2).
- Créez une liste déroulante qui fait référence à votre liste dans la colonne B, par exemple en E2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la plage dans laquelle vous souhaitez insérer la liste déroulante, puis choisissez “Validation des données” > “À partir d’une plage”. Sélectionnez votre plage, puis enregistrez.
Insérer une liste déroulante dépendante sur plusieurs lignes
Google Sheets vous permet de créer une liste déroulante dépendante sur plusieurs lignes en combinant les fonctions FILTER et TRANSPOSE. Voici comment procéder :
- Sélectionnez la plage dans laquelle vous souhaitez insérer les choix des coupes. Faites un clic droit, puis choisissez “Validation des données”.
- Sélectionnez ensuite la colonne A à partir de la cellule A2 pour éviter l’en-tête, puis cliquez sur “OK”. Cochez “Refuser la saisie”, puis enregistrez. Vous pouvez maintenant choisir l’une des coupes avec la liste créée.
- Dans une autre cellule, ajoutez la formule FILTER en commençant par le signe “=” et en ouvrant une parenthèse. Sélectionnez la plage des circuits à partir de la colonne B.
- Ajoutez ensuite un point-virgule pour insérer la condition. Ici, la condition est lorsque la colonne A est égale à ce que vous avez sélectionné dans la liste déroulante de la coupe.
- Transposez la formule en ajoutant “TRANSPOSE” entre le signe “=” et “FILTER”, puis ouvrez une parenthèse et fermez-la à la fin de la formule. La formule complète est donc : =TRANSPOSE(FILTER(B2:B;A2:A=D11)).
- Verrouillez les colonnes B et A en ajoutant des “$” devant les lettres des colonnes pour éviter qu’elles ne se décalent lorsque vous étirez la formule vers le bas. Par exemple : =TRANSPOSE(FILTER($B$2:$B;$A$2:$A=D11)).
- Ajoutez une liste déroulante dans la colonne “Choix du circuit” qui est liée à la plage située à côté.
Si vous étirez votre liste déroulante vers le bas, les circuits correspondants à la coupe sélectionnée s’afficheront dans la plage de données. Lorsque vous ajoutez une nouvelle coupe à votre tableau, les différents circuits sont automatiquement ajoutés à la liste déroulante.
Ces astuces vous permettent de créer des listes déroulantes performantes dans Google Sheets. Si vous souhaitez approfondir vos connaissances sur les outils collaboratifs Google, notre formation Outils Collaboratifs Google vous enseignera les fonctions FILTER et TRANSPOSE, ainsi que de nombreuses autres formules pour des validations de données personnalisées. Téléchargez le programme de la formation Outils Collaboratifs Google en PDF pour en savoir plus.
Sources: Créer une liste déroulante dans une cellule – Support Google
Téléchargez le programme de la formation Outils collaboratifs en PDF
