Giới thiệu
Sử dụng Google Sheets kết hợp với tài khoản Gmail của bạn để nhanh chóng và dễ dàng tạo và phân phối các tin nhắn hàng loạt cá nhân hóa. Phương pháp được giải thích trong hướng dẫn này rất lý tưởng để gửi lời chúc mùa, tạo nhãn hoặc tạo các tài liệu giao dịch cho danh sách khách hàng. Lợi ích rõ ràng của phương pháp này là máy tính của bạn thực hiện công việc lặp đi lặp lại thay bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và sự căng thẳng, và hoàn toàn miễn phí cho việc sử dụng cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ.
Làm thế nào để tạo Mail Merge trong Google Sheets
Mail Merge lấy một mẫu email, chọn thông tin từ một bảng dữ liệu (mỗi dòng chứa chi tiết về một khách hàng/người nhận riêng lẻ) và kết hợp thông tin đó để tạo ra các email riêng lẻ. Mẫu bảng tính chúng tôi sử dụng trong hướng dẫn này chứa một đoạn mã chỉ dẫn Google Sheets để thực hiện quy trình này và tự động gửi kết quả qua Gmail.
1. Mở bảng mẫu mail merge của Google – Nhấp vào liên kết này
2. Nhấp vào Tệp -> “Tạo bản sao” và đặt tên cho bảng tính của bạn
3. Chọn tiêu đề cột bạn muốn bao gồm trong email của bạn
Mỗi tiêu đề cột đại diện cho một trường dữ liệu bạn sẽ bao gồm trong mẫu email của mình. Ví dụ, mẫu email chúng tôi sẽ gửi sẽ nói “Xin chào {{Họ}} {{Tên}},” và tự động điền tất cả các giá trị từ cột đó.
Bạn có thể chỉnh sửa và thêm tiêu đề cột, nhưng bạn luôn phải có các tiêu đề “Người nhận” và “Email đã gửi” vì chúng là bắt buộc bởi đoạn mã.
Trong bảng tính của chúng tôi, chúng tôi sẽ bao gồm các tiêu đề cột sau: “Họ”, “Tên”, “Người nhận”, “Trạng thái”, “Giảm giá %”, “Ngày bắt đầu” và “Email đã gửi”.
4. Tạo một email trong Gmail và lưu nó dưới dạng bản nháp
Bảng tính này sẽ gửi tất cả các email của bạn từ tài khoản Gmail của bạn. Đăng nhập vào tài khoản Gmail mà bạn dự định gửi email và tạo một email mới.
Chúng tôi sẽ sử dụng mẫu này:
Lưu ý quan trọng là chủ đề email được sử dụng bởi đoạn mã để biết sử dụng bản nháp nào.
5. Kết nối bảng tính mail merge của bạn với Gmail:
Nhấp vào nút “mail merge” ở phía trên bảng tính của bạn và chọn “Gửi email”.
Nhấp vào “Tiếp tục” trong thông báo cho phép.
Sao chép và dán dòng chủ đề email của bạn trong bản nháp, sau đó nhấp vào “OK”.
Chọn tài khoản Gmail mà bạn muốn sử dụng:
Bạn sẽ nhận được một thông báo lỗi nói “Ứng dụng này chưa được xác minh”, nhưng đây là một bảng tính do Google cung cấp và đã được xác minh là an toàn. Nhấp vào “Nâng cao” và tiếp theo là “Truy cập Gmail/Sheets Mail Merge không an toàn”.
Khi nhận được thông báo hỏi xem bạn có muốn kết nối Gmail với tài liệu Google Sheets của bạn không, hãy nhấp vào “Cho phép”.
6. Nhấp vào “Mail merge” và “Gửi email”.
Tất cả người nhận trong bảng tính của bạn sẽ nhận được một email cá nhân hóa dựa trên mẫu của bạn.
Bạn có thể xác nhận việc gửi email bằng cách kiểm tra xem ngày đã có trong cột “Email đã gửi” bên cạnh mỗi người nhận trong bảng tính mail merge của bạn.
Lưu ý quan trọng là Gmail có giới hạn về số lượng email bạn có thể gửi mỗi ngày. Nếu bạn cần gửi một số lượng lớn email mỗi ngày, một giải pháp trả phí có thể là sự lựa chọn tốt hơn.
Các tính năng nâng cao của bảng tính mail merge:
Bạn có thể mở khóa các tính năng nâng cao như các trường BCC và CC, địa chỉ email tùy chỉnh cho người gửi, tên người gửi, địa chỉ email trả lời và các trường No Reply.
-
Nhấp vào Tiện ích Ứng dụng Kịch bản
-
Cuộn xuống dòng nói rằng: “// Bỏ dấu chú thích các tham số nâng cao nếu cần thiết (xem tài liệu để biết giới hạn)”
Nhiều tính năng đã bị vô hiệu hóa bằng cách sử dụng “//”, điều này đánh dấu chúng như là các bình luận. -
Để kích hoạt bất kỳ tính năng nào, hãy xóa dấu gạch chéo và thay thế bằng một địa chỉ email hợp lệ.
Nếu bạn thích bài viết này về mail merge trong Google Sheets, bạn có thể sẽ thích một số bài viết khác của chúng tôi:
- Gửi email từ Google Sheets
- Google Sheets Mail Merge nhãn
Bạn muốn tìm hiểu thêm về các tính năng thú vị của Google Sheets? Hãy ghé thăm Crawlan.com để biết thêm nhiều mẹo và thủ thuật!
