Bài viết hôm nay chúng ta sẽ tìm hiểu về một ý tưởng mới mẻ trong việc sử dụng công thức để thực hiện mail merge trong Google Sheets. Ý tưởng này đã hiện lên trong đầu tôi khi tôi đang cố gắng nhân bản những hàng đã có nội dung trong Sheet.
Xin mời bạn đọc về thử nghiệm này ở bài viết: Cách chèn hàng nhân bản trong Google Sheets.
Khi tôi đang làm việc trên việc nhân bản các hàng trên, tôi nghĩ đến việc thay thế một số nội dung trong mỗi hàng nhân bản.
Tôi đã thực hiện ý tưởng đó và kết quả là kỹ thuật mail merge trong Google Sheets dựa trên công thức. Đây là một thử nghiệm và tôi hy vọng một số bạn sẽ thích nó.
Mail Merge trong Google Sheets
Mail merge là quá trình thêm tên và địa chỉ từ cơ sở dữ liệu vào trong bức thư hoặc phong bì.
Nói cách khác, nó liên quan đến việc tạo ra các bản sao trùng lặp của một bức thư hoặc phong bì bằng số lượng người nhận và tự động thêm địa chỉ của người nhận.
Điều này giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian quý báu nếu chúng ta muốn gửi thư có nội dung giống nhau cho nhiều người/một số lượng lớn người nhận.
Google Sheets không có tùy chọn mail merge mặc định. Điều này không khó hiểu, vì đây là ứng dụng bảng tính, không phải trình xử lý văn bản. Nhưng với sự giúp đỡ của công thức tôi đã tạo ra, bạn có thể thực hiện mail merge trong Google Sheets một cách hạn chế.
Hãy để tôi giới thiệu với bạn bộ mẫu đã tạo và những công thức đang được sử dụng. Có bốn tab (liên kết bảng tính được đưa ra ở phần sau của bài viết).
Tab Letter – Bức Thư Cần Mail Merge trong Google Sheets
(Cho phép người dùng chỉnh sửa tab này)
Trong tab này chứa bản nháp của bức thư.
Bạn có thể thay đổi thứ tự của những chỗ để điền (được tô sáng màu vàng) mà sẽ được thay thế bằng các địa chỉ người nhận khác nhau trong quá trình mail merge.
Bạn cũng có thể thay thế văn bản mẫu “Lorem ipsum…” bằng văn bản gốc của bạn. Bạn không bị hạn chế trong việc thêm nhiều đoạn văn nữa.
Tôi chỉ đã thêm năm chỗ để điền vào (chi tiết được mô tả sau) trong công thức mail merge của tôi trong Google Sheets và cho phép sử dụng cùng một chỗ nhiều lần trong bức thư.
Xin lưu ý rằng tôi đã gõ toàn bộ bức thư trong một ô bằng cách chèn dòng mới – Bắt đầu dòng mới trong một ô trong Google Sheets – Máy tính để bàn và Mobile. Bạn nên tuân thủ cài đặt đó.
Tab Address – Chứa Tên Người Nhận và Địa Chỉ
(Cho phép người dùng chỉnh sửa tab này)
Tôi đã chèn năm chỗ điền vào bức thư ở trên. Như tôi đã đề cập ở trên, nếu bạn muốn, bạn có thể lặp lại cùng một chỗ không gian nhiều lần.
Năm chỗ điền vào đó là [recipient name], [recipient address 1], [recipient address 2], [zip code] và [title].
Thực tế, đây là nhãn trường (tiêu đề hàng) trong tập dữ liệu địa chỉ của tôi. Xem nội dung của tab ‘Address’ dưới đây.
Hiện tại, có hai bản ghi trong sổ địa chỉ này. Vì vậy, sau khi tôi thực hiện mail merge bức thư, sẽ có hai bức thư với hai địa chỉ người nhận khác nhau.
Bạn có thể thêm nhiều bản ghi khác (địa chỉ người nhận và chức danh của họ) vào sổ địa chỉ này. Tôi sẽ giải thích điều đó sau.
Tab Formulas
(Không yêu cầu tương tác từ người dùng)
Đây là tab thứ ba trong bảng mail merge của tôi. Nó chứa hai công thức, một trong ô A1 và một công thức khác trong ô B1.
=ArrayFormula(vlookup(sequence(counta(Address!A2:A),1)^0*4,{4,Letter!A1},2,0))
Công thức trên ô A1 tạo ra các bản sao trùng lặp của bức thư từ tab ‘Letter’ (Bức Thư) dựa trên số lượng bản ghi trong tab ‘Address’ (Địa Chỉ).
Tôi không giải thích công thức ở đây như thông thường. Ở đây, mục tiêu của tôi là giúp bạn sử dụng Google Sheets để thực hiện mail merge trong bức thư.
Công thức trong ô B1 trong tab ‘Formulas’ này chỉ đơn giản là đưa ra các bản ghi từ tab ‘Address’ (Địa Chỉ).
=ArrayFormula(Address!A2:E)
Tab Mail Merge Output – Các bức thư sau Mail Merge
(Không yêu cầu tương tác từ người dùng)
Đây là tab cuối cùng chứa các bức thư sau khi đã thực hiện mail merge. Trong tất cả các bức thư, những chỗ để điền sẽ được thay thế bằng địa chỉ phù hợp từ tab ‘Address’ (Địa Chỉ).
Có một công thức trong ô A1 trong tab ‘Mail Merge Output’ này thực hiển quá trình thay thế các chỗ để điền.
Công thức (trong ô A1) để tạo ra mail merge trong Google Sheets:
=ArrayFormula(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(Formulas!A1:A,"[recipient name]",Formulas!B1:B),"[recipient address 1]",Formulas!C1:C),"[recipient address 2]",Formulas!D1:D),"[zip code]",Formulas!E1:E),"[title]",Formulas!F1:F))
Sheet mẫu
Cách Sử Dụng Mẫu Của Tôi Để Mail Merge Bức Thư Trong Google Sheets
Bạn chỉ cần làm hai bước.
- Sửa bức thư trong tab ‘Letter’ (Bức Thư). Hãy chỉ sử dụng những chỗ đã được liệt kê trong danh sách 5 chỗ điền ở trên.
- Sau đó, thêm địa chỉ của người nhận vào tab ‘Address’ (Địa Chỉ).
Nếu có năm bản ghi (tên người nhận và địa chỉ) trong tab ‘Address’ (Địa Chỉ), công thức sẽ tạo ra 5 bức thư trong tab ‘Mail Merge Output’ (Kết Quả Mail Merge).
Bạn có thể sao chép các bức thư trong tab kết quả (Mail Merge Output) vào Google Docs, MS Word hoặc bất kỳ ứng dụng xử lý văn bản nào khác hoặc chuyển đổi trực tiếp thành PDF từ trong Google Sheets. Đừng quên chèn các trang ngắt giữa các bức thư.
Hãy thử và để lại phản hồi của bạn dưới đây. Cảm ơn bạn đã đọc!
