Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách merge và unmerge ô trong Google Sheets mà vẫn bảo vệ giá trị bên trong.
Tôi hiểu rằng việc này là một công việc đơn giản, ngoại trừ việc bảo vệ giá trị, và nhiều bạn có thể đã quen thuộc với nó. Tôi đã giới thiệu vấn đề này trong một tip về công thức trong Google Sheets trước đó.
Để làm bài viết này thú vị hơn, tôi đã bổ sung một số mẹo về công thức để giúp bạn giữ tất cả các giá trị trong khu vực đã được merge, giá trị mà nếu không sẽ bị mất đi.
Giới thiệu về việc Merge ô trong Google Sheets
Tôi không khuyến nghị làm việc với bảng tính chứa nhiều ô đã được merge. Điều này có thể làm hạn chế khả năng xử lý dữ liệu của Google Sheets hoặc phần mềm bảng tính mà bạn đang sử dụng.
Với Google Sheets, có một số hàm không hoạt động ổn định với tập dữ liệu chứa các ô merge dọc hoặc ngang. Các hàm như DGET, SORT, QUERY, SUMIF và FILTER là những ví dụ.
Ngoài ra, các lệnh trong menu như ‘Sort’, ‘Filter’ và ‘Randomize Range’ trong menu ‘DATA’ cũng có thể không hoạt động hoặc cho kết quả không chính xác.
Hãy xem ví dụ sau.
Tôi có bốn tên trong cột B và số lượng bán hàng tương ứng trong cột C.
Khi tôi cố gắng tính tổng doanh số bán hàng của “Brendan”, tôi sử dụng công thức SUMIF sau:
=SUMIF(B3:B12, E3, C3:C12)
Tuy nhiên, nó trả về 7 thay vì 10. Sự khác biệt này xuất phát từ việc tiêu chí SUMIF trong ô E3 tìm thấy một kết quả khớp trong ô B8. Các ô B9 và B10 không chứa tên “Brendan”. Những ô này thuộc vào phạm vi merge B8:B10, và do đó, giá trị tương ứng của chúng không được bao gồm trong tổng.
Bạn có thể giải quyết các vấn đề này bằng cách thêm ảo các ô merge vào công thức, nhưng đó là một chủ đề khác. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào cách merge và unmerge ô trong Google Sheets.
Merge ô trong Google Sheets: Khám phá các dạng Merge khác nhau
Để merge ô trong Google Sheets, làm theo các bước sau:
- Chọn các ô bạn muốn merge.
- Sau đó, vào menu ‘Format’, và dưới ‘Merge cells’, chọn một trong các tùy chọn merge có sẵn:
- Merge theo chiều dọc: Chọn tùy chọn này khi bạn đã chọn các ô trong một cột.
- Merge theo chiều ngang: Chọn tùy chọn này khi bạn đã chọn các ô trong một hàng.
- Merge tất cả: Sử dụng tùy chọn này khi bạn đã chọn các ô trong nhiều hàng và cột.
Chú ý rằng trong trường hợp ‘Merge tất cả’, nơi bạn đã chọn các ô trong nhiều hàng và cột, bạn cũng có thể chọn merge theo chiều dọc hoặc ngang. Điều này có nghĩa là có tổng cộng năm dạng merge khả dụng.
Giải thích năm dạng merge
Xem ảnh chụp màn hình dưới đây để hiểu cách merge ô trong Google Sheets:
Ngoài các lệnh trong menu ‘Format’ như đã nêu trên, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt và biểu tượng trong thanh công cụ để merge ô trong Google Sheets.
Phím tắt (Windows):
- Alt + O + M + V: Merge theo chiều dọc
- Alt + O + M + H: Merge theo chiều ngang
- Alt + O + M + A: Merge tất cả
Trên Mac, bạn nên thay ‘Alt’ bằng ‘Ctrl + Option’.
Biểu tượng trong thanh công cụ nằm ở phía bên cạnh biểu tượng ‘Borders’, có thể ở trạng thái vô hiệu ban đầu. Để sử dụng biểu tượng này, hãy chọn nhiều hơn một ô.
Merge ô trong Google Sheets: Bảo vệ tất cả giá trị
Dưới đây là cách merge ô theo chiều dọc, chiều ngang và merge tất cả trong Google Sheets mà vẫn bảo vệ tất cả giá trị.
Giả sử bạn có nhiều giá trị trong các ô đã chọn. Khi merge ô trong Google Sheets, chỉ giữ lại giá trị ở góc trái trên cùng bên trái. Google Sheets sẽ cảnh báo bạn về hạn chế này.
Quy tắc này áp dụng cho tất cả năm dạng merge đã đề cập ở trên.
Làm thế nào để giải quyết vấn đề này?
Để bảo vệ các giá trị, bạn có thể sử dụng công thức. Ví dụ, nếu bạn có giá trị trong các ô A2:A3 và muốn merge chúng vào một ô duy nhất, hãy sử dụng một công thức trong một phạm vi merge tương tự kích thước, ví dụ như ô B2:B3.
Chèn công thức TEXTJOIN sau vào ô B2:
=TEXTJOIN(CHAR(10), TRUE, A2:A4)
Nhấp chuột phải vào ô B2 để mở menu tắt và nhấp vào ‘Copy’. Sau đó, mở menu tắt lần nữa và chọn ‘Paste Special’ > ‘Values only’.
Xóa các giá trị trong các ô A2:A4. Bạn có thể áp dụng phương pháp này cho tất cả năm dạng merge để bảo vệ giá trị.
Dưới đây là công thức để bảo vệ tất cả các giá trị trong các ô đã chọn khi merge ô trong Google Sheets bằng bất kỳ một trong năm phương pháp đã nêu ở trên:
1. Merge trong một cột duy nhất
Phạm vi merge là B2:B4.
Trong ô E2, nhập công thức TEXTJOIN sau. Ký tự ngăn cách trong công thức này là ký tự xuống dòng mới được biểu thị bằng CHAR(10).
=TEXTJOIN(CHAR(10), TRUE, B2:B4)
Chọn E2:E4, sau đó vào ‘Format’ > ‘Merge cells’ > ‘Merge vertically’.
2. Merge trong một hàng duy nhất
Phạm vi merge là B7:C7.
Trong ô E7, nhập công thức sau, theo lý thuyết đã giải thích ở trên:
=TEXTJOIN(CHAR(10), TRUE, B7:C7)
Chọn E7:F7, sau đó vào ‘Format’ > ‘Merge cells’ > ‘Merge horizontally’.
3-5. Merge nhiều hàng và cột trong phạm vi merge
3. Merge tất cả:
Phạm vi merge là B10:C12.
Trong ô E10, nhập công thức sau, sử dụng các hàm ArrayFormula và TEXTJOIN.
ArrayFormula được sử dụng vì có sự hiện diện của dấu &:
=ArrayFormula(TEXTJOIN(CHAR(10), TRUE, B10:B12 & “: ” & C10:C12))
Chọn E10:F12, sau đó vào ‘Format’ > ‘Merge cells’ > ‘Merge all’.
4. Merge theo chiều dọc:
Phạm vi merge là B15:C17.
Trong ô E15, nhập công thức TEXTJOIN lồng nhau dưới đây, cũng sử dụng ngăn cách / dấu phân cách xuống dòng mới:
={TEXTJOIN(CHAR(10), TRUE, B15:B17), TEXTJOIN(CHAR(10), TRUE, C15:C17)}
Chọn E15:F17, sau đó vào ‘Format’ > ‘Merge cells’ > ‘Merge vertically’.
5. Merge theo chiều ngang:
Phạm vi merge là B20:C22.
Trong ô E20, nhập công thức sau:
=ArrayFormula(B20:B22&”: “&C20:C22)
Chọn E20:F22, sau đó vào ‘Format’ > ‘Merge cells’ > ‘Merge horizontally’.
Cuối cùng, chọn phạm vi E2:F22. Chuột phải để mở menu tắt, sau đó chọn ‘Copy’. Chuột phải một lần nữa, lần này chọn ‘Paste Special’ và áp dụng ‘Paste values’.
Sau đó, bạn có thể xóa các giá trị trong B2:C22.
Làm thế nào để Unmerge ô trong Google Sheets
Như tôi đã đề cập ở đầu bài viết này, tôi không thích bảng tính với các ô merge. Nếu tôi nhận được một bảng tính có các ô đã merge, tôi thường unmerge chúng ngay lập tức.
Tôi thấy công việc với các bảng tính không có định dạng này dễ dàng hơn.
Vậy làm thế nào để unmerge ô trong Google Sheets?
Chọn các ô đã merge và vào ‘Format’ > ‘Merge cells’ > ‘Unmerge’. Bạn cũng có thể sử dụng biểu tượng tương ứng trong thanh công cụ.
Trong ví dụ ở trên (ảnh chụp màn hình số 4), bạn có thể chọn E2:E4 và unmerge chúng như đã mô tả.
Nhưng nếu bạn cần unmerge nhiều nhóm các ô đã merge trong Google Sheets?
Điều này hơi phức tạp. Bạn nên chọn nhiều ô đã merge như sau:
- Nhấp vào ô merge ở hàng trên cùng, như trong ví dụ (E2).
- Giữ phím Shift và nhấp vào ô merge ở hàng cuối cùng, như ví dụ (E23).
Sau đó, vào ‘Format’ > ‘Merge cells’ > ‘Unmerge’.
Tài liệu tham khảo:
- Copy-Paste Merged Cells Without Blank Rows/Spaces in Google Sheets.
- How to Find the Cell Addresses of the Merged Cells in Google Sheets.
- How to Use Sumif in Merged Cells in Google Sheets.
- Sort Vertically Merged Cells in Google Sheets.
Đọc thêm về Google Sheets trên Crawlan.com.
