Bạn đã từng nghe về OKR (Objectives and Key Results), một phương pháp quản lý mục tiêu phổ biến trong thế giới kinh doanh. Để theo dõi OKR của bạn, có nhiều giải pháp phần mềm chất lượng cao. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, bạn không cần những giải pháp này và thậm chí chúng còn có thể gây hại đến nỗ lực của bạn về mục tiêu.
Tại sao sử dụng bảng tính cho OKR của bạn?
Như Christina Wodtke mô tả trong buổi hội thảo trực tuyến “Làm thế nào để biến OKR tồi thành OKR tốt”, một điều nguy hiểm khi sử dụng một công cụ là bạn bị giới hạn bởi những gì công cụ đó có thể làm. Đó là lý do tại sao chúng tôi thích sử dụng bảng tính. Bạn thấy một cái gì đó bạn thích? Tuyệt vời, hãy sử dụng nó. Bạn thấy cái gì đó bạn không thích? Xóa hoặc điều chỉnh nó!
Mẫu Google Sheets OKR
Chúng tôi khuyến khích bạn đọc ít nhất hướng dẫn từng bước về cách sử dụng mẫu OKR trong Google Sheets. Nhưng nếu bạn đang bị vội và cảm thấy sẵn sàng, bạn có thể cuộn xuống cuối trang này để nhận bản sao của mẫu.
Hướng dẫn từng bước sử dụng mẫu Google Sheets OKR
Mẫu OKR bao gồm các bảng tính khác nhau và tôi sẽ mô tả ngắn gọn mỗi bảng tính:
Bảng tính 1: Kỳ OKR
Trong bảng tính đầu tiên của mẫu, bạn sẽ thấy những gì chúng tôi gọi là “Kỳ”. Đó là các khoảng thời gian khác nhau mà bạn theo dõi OKR của mình. Thiết lập mặc định sử dụng quý, có nghĩa là đặt mục tiêu mới cho mỗi quý. Nếu bạn thường theo dõi OKR theo nửa năm hoặc hai tháng, hãy điều chỉnh theo sở thích của bạn.
Bảng tính 2: Nhóm OKR
Bảng tính tiếp theo liên quan đến cấu hình nhóm của bạn. Trong bảng tính này, bạn chỉ định từng nhóm làm việc với OKR trong công ty của bạn. Chúng tôi sẽ sử dụng các giá trị này sau đây để giao OKR cụ thể cho các nhóm và người quản lý nhóm.
Bảng tính 3: Tạo thành viên nhóm và xác định người quản lý nhóm
Trong bảng tính tiếp theo, bạn sẽ xác định từng thành viên của các nhóm khác nhau cũng như người quản lý của từng nhóm. Người quản lý cuối cùng chịu trách nhiệm (không chỉ đơn thuần là chịu trách nhiệm) cho việc đạt được các mục tiêu và kết quả chính. Để tăng tính chịu trách nhiệm, thường khôn ngoan để giao phó các mục tiêu hoặc kết quả chính cụ thể từ đầu để mọi người biết rõ trách nhiệm của mình.
Bảng tính 4: Viết mục tiêu OKR của bạn
Bảng tính tiếp theo là nơi công việc (hoặc niềm vui) bắt đầu. Đây là nơi bạn xác định OKR của mình, giao cho một nhóm cụ thể và quyết định đầu kỳ của chúng. Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm trong việc xác định mục tiêu của mình, chúng tôi khuyến nghị bạn đọc bài viết này về các ví dụ về mục tiêu OKR “tốt” so với “tồi” để đảm bảo bạn bắt đầu đúng bước. Sau khi xác định mục tiêu của mình, đến lúc bắt đầu suy nghĩ về cách đo liệu bạn có đạt được chúng hay không.
Bảng tính 5: Xác định kết quả chính
Kết quả chính có lẽ là một trong những phần quan trọng nhất của một OKR thành công. Đó là những thứ cho phép bạn đo tiến trình và đảm bảo bạn đang đi đúng hướng. Đây cũng là phần mà hầu như mọi người và tổ chức đều làm sai. Lỗi lớn nhất chúng tôi thấy là mọi người chỉ đơn giản đưa ra kết quả chính từ phần đầu ra. Nếu bạn muốn đảm bảo bắt đầu đúng bước, hãy đọc bài viết này về những điều quan trọng bạn cần biết về kết quả chính. Trong bảng tính này, bạn cũng sẽ cập nhật tiến trình của kết quả chính. Việc theo dõi phụ thuộc vào bạn. Nếu bạn tiến bộ hàng tuần, hãy cập nhật kết quả chính hàng tuần. Nhưng nếu bạn chỉ thấy sự thay đổi đáng kể hàng tháng, đừng lãng phí thời gian cập nhật hàng tuần. Thay vào đó, dành thời gian cho bảng tính tiếp theo để xác định những sáng kiến mang lại tiến triển cho kết quả chính.
Bảng tính 6: Xác định sáng kiến
Bảng tính tiếp theo là nơi chúng tôi dự đoán bạn sẽ sử dụng nhiều nhất. Đây là nơi bạn xác định những sáng kiến (một số người sử dụng thuật ngữ “inputs” hoặc “activities”) mà bạn sẽ thực hiện để đạt được kết quả chính của mình. Bảng tính này chủ yếu bao gồm những đánh cược bạn đặt khi bạn cố gắng đạt được các kết quả chính của mình. Những khía cạnh quan trọng của sáng kiến là chúng được xác định rõ ràng, giới hạn thời gian, đo lường được và khả thi. Nói cách khác, đừng đề xuất sáng kiến mà bạn chỉ nghĩ rằng bạn có thể thực hiện. Bảng tính này là nơi bạn cam kết thực hiện công việc trong thời gian ngắn. Thuật ngữ hàng tuần thường hoạt động tốt nhất, tùy thuộc vào tần suất các cuộc họp theo dõi của bạn, vv.
Mẫu Google Sheets OKR: Đặt tất cả vào thực tế
Hệ thống bạn sử dụng để quản lý OKR của bạn không bao giờ nên quyết định cách làm của bạn. Tuy nhiên, chúng tôi hy vọng rằng mẫu này sẽ giúp bạn hiểu cách bạn có thể tổ chức nỗ lực OKR của mình trên Google Sheets và giữ mọi thứ được sắp xếp gọn gàng. Phương pháp như vậy cũng cho phép bạn xuất khẩu OKR của mình nếu bạn quyết định thay đổi hệ thống. Bạn thậm chí có thể thiết lập tự động hàng tuần tạo báo cáo về tiến trình của các nhóm trong việc đạt được OKR của họ. Nhưng điều quan trọng nhất để thành công với OKR là tất cả mọi người cam kết sử dụng khung và không làm việc “một nửa”. Điều này thường yêu cầu thay đổi, và nếu bạn là người chịu trách nhiệm cho sự thay đổi đó, chúng tôi hy vọng rằng điều này đã giúp bạn và chúc bạn may mắn!
