Bạn đã từng nghe nói đến việc đặt mục tiêu cao cấp, nhưng các tổ chức thường gặp khó khăn trong việc cho nhân viên hiểu cách công việc của họ ủng hộ tầm nhìn tổ chức. Thậm chí, một nghiên cứu gần đây của Leapsome cho thấy 42% nhân viên cho rằng việc định nghĩa mục tiêu là một trong những quy trình thực hiện tồi nhất trong tổ chức của họ. Đồng thời, 43% số người được hỏi cho biết mục tiêu rõ ràng giúp họ có cảm giác cam kết với công việc của mình, và hơn một nửa số người cho biết định nghĩa mục tiêu và quy trình phản hồi là quan trọng đối với họ đến nỗi đó là một lý do chính họ lựa chọn ở lại công việc của mình.*
Khi được thực hiện đúng cách, định nghĩa mục tiêu không chỉ tạo điều kiện để giữ chân và tạo cam kết của nhân viên, mà còn tạo điều kiện cho sự cân đối tổ chức và cải thiện hiệu suất tổng thể.
Bí quyết nằm ở việc kết nối mục tiêu cao cấp với hành động cơ sở. Hệ thống đặt mục tiêu và kết quả chính (OKR) giúp bạn phân rã mục tiêu thành những mảnh nhỏ dễ tiêu hóa, để mọi cấp bậc và bộ phận trong tổ chức có thể đóng góp vào việc đạt được mục tiêu tham vọng của tổ chức.
Thực hiện OKR có thể có vẻ đáng sợ – đó là lý do tại sao chúng tôi đã tạo ra một mẫu độc quyền về mục tiêu và kết quả chính mà bạn có thể sử dụng ngay hôm nay. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu mẫu OKR và hướng dẫn bạn cách sử dụng mẫu OKR của chúng tôi để kết nối nhân viên với tầm nhìn của tổ chức.
Leapsome Báo cáo Tình trạng Kích hoạt con người, 2023
OKR là gì?
OKR (Mục tiêu và Kết quả Chính) là một hệ thống đặt mục tiêu cho phép bạn hướng dẫn và tập trung nỗ lực của mình, tạo ra tác động lớn hơn, cân đối hành động và động viên tất cả các bên xung quanh với cùng một tầm nhìn.
Bản chất của OKR rất đơn giản: phân rã những mục tiêu tham vọng thành những kết quả rõ ràng, khả thi và có thể đo lường. OKR xác định một con đường thành công, thúc đẩy sự cam kết của nhân viên. Và bạn nên coi trọng cam kết của nhân viên: nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhân viên cam kết cao đạt được kết quả tốt hơn, thu hút nhiều khách hàng hơn, tạo sự gắn kết lớn hơn và “có khả năng ở lại tổ chức hơn những ai không cam kết bằng một con số nhỏ”.
Andy Grove, cựu giám đốc điều hành thứ ba của Intel, là người sáng lập ra khung OKR. Năm 1983, Grove giới thiệu thuật ngữ trong cuốn sách “High Output Management”. John Doerr, một cựu nhân viên khác của Intel và một nhà đầu tư mạo hiểm thành công, đã đưa OKR trở nên phổ biến qua những thập kỷ – nhưng chỉ trong những năm gần đây, khung này mới bắt đầu trở nên phổ biến. OKR hiện nay đã trở thành phương pháp đặt mục tiêu phổ biến nhất được sử dụng bởi các công ty từ Google, Spotify và Netflix đến các doanh nghiệp nhỏ và các công ty khởi nghiệp chỉ có vài nhân viên.
Công thức OKR
🎯 Chúng tôi sẽ tiến bộ trong việc đạt được [MỤC TIÊU] bằng cách đạt được [KẾT QUẢS CHÍNH]
Đây là cấu trúc cơ bản để đặt OKR. Và bây giờ, chúng ta hãy đi sâu vào các thành phần của công thức này. 🔬
Các thành phần của OKR là gì?
1. Mục tiêu
Mục tiêu là những mục tiêu hỗ trợ sứ mệnh toàn cầu của công ty bạn, góp phần củng cố tính minh bạch và phù hợp bằng cách truyền bá ý tưởng làm việc về cùng một mục tiêu trong tổ chức.
Mục tiêu có tính chất chất lượng và có sức mạnh kết nối các thành viên trong nhóm. Chúng ngắn gọn và đơn giản. Chúng cũng tham vọng nhưng không phải là không thể.
Hãy nhớ rằng: mục tiêu không chỉ đơn giản là mở rộng cái gì bạn đã làm thành công – chúng phải là cuộc cách mạng.
2. Kết quả chính
Kết quả chính là những cột mốc bạn sẽ vượt qua trong quá trình đạt được mục tiêu của bạn: chúng đại diện cho cách bạn sẽ đạt được mục tiêu của mình.
Kết quả chính cũng có thể được coi là phần của bức tranh tổng thể. Chúng cho chúng ta thấy cách đạt được mục tiêu và cho phép chúng ta theo dõi tiến độ và đo lường thành công – vì vậy chúng cần có thể đo lường được.
Hãy nhớ rằng: các kết quả chính phải có ý nghĩa đủ lớn để được chúc mừng nếu đạt được.
5 bước để bắt đầu với OKR
1. Xác định ưu tiên kinh doanh dài hạn
Bắt đầu với chiến lược toàn cầu và tầm nhìn của công ty bạn. Bạn muốn đạt đến đâu trong ba đến năm năm tới? Cuối cùng, mục tiêu và ưu tiên kinh doanh dài hạn của bạn là gì?
Lưu ý: “dài hạn” có thể có nghĩa khác nhau tuỳ thuộc vào ngành công nghiệp.
2. Dịch các ưu tiên kinh doanh thành OKR hàng năm (mục tiêu chiến lược)
Chọn ba hoặc bốn ưu tiên kinh doanh hỗ trợ tầm nhìn của bạn, sau đó tập trung vào những ưu tiên này để đặt OKR chiến lược hàng năm của bạn. Điều này sẽ đưa bạn vào đúng hướng!
3. Phân tách OKR hàng năm thành OKR theo quý (mục tiêu chiến thuật)
Khi được chia thành những khối nhỏ hơn, những mục tiêu lớn sẽ trông ít đáng sợ hơn. Đến lúc này, hãy phân chia OKR hàng năm của bạn thành các mục tiêu theo quý và kết quả chính.
Các chu kỳ theo quý dễ dàng chia thành 13 tuần. Bạn có thể đặt mục tiêu mỗi tuần tiến bộ 10%, cộng với thời gian “nghỉ” 2-3 tuần để bắt đầu hoặc vượt qua khó khăn.
4. Chuyển đổi OKR của công ty thành OKR của nhóm và cá nhân
Cho phép và hướng dẫn các nhóm/phòng ban để xác định OKR theo quý hỗ trợ cho OKR của công ty.
Cho cá nhân cơ hội tiếp quản các kết quả chính cụ thể hoặc toàn bộ OKR và đặt các mục tiêu hiệu suất riêng của họ. Tập trung vào mục tiêu sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày; nó giúp mọi người xác định ưu tiên và mang lại giá trị lớn nhất cho nỗ lực của họ.
5. Theo dõi – điều chỉnh – khen ngợi – lặp lại
Theo dõi và điều chỉnh OKR thường xuyên sẽ đảm bảo bạn tiến đúng hướng và thực hiện các hoạt động liên quan.
Kỷ niệm thành công trong công việc và đưa ra phản hồi xây dựng giúp nhóm học hỏi và tiến bộ. Kết quả là hiệu suất và cam kết cải thiện – cột mốc của các tổ chức thành công.
Cách sử dụng mô hình OKR miễn phí
Mô hình OKR miễn phí của chúng tôi là cách hoàn hảo để thử nghiệm phương pháp OKR trước khi chuyển sang phần mềm chuyên dụng. Hãy làm theo các bước dưới đây để sử dụng phương pháp dựa trên các quy trình tốt nhất. Việc tùy chỉnh bảng tính Google Sheets của chúng tôi sẽ giúp bạn tận dụng tối đa mô hình OKR.
- Những điều cơ bản
- Xác định mục tiêu chiến lược
- Chọn kết quả chính để đo lường thành công
- Xác định cách đo lường kết quả chính
- Gán giá trị cho kết quả chính
- Gán người chịu trách nhiệm hoặc chủ sở hữu
- Đặt một hạn chót
Bước 1: Những Điều Cơ Bản
Bước này sẽ hướng dẫn cho tất cả chu kỳ OKR của bạn – bạn chỉ cần điều chỉnh chu kỳ mỗi lần và nó sẽ giúp bạn luôn nhớ tầm nhìn của công ty!
- Truy cập tab “Company OKRs”
- Thêm tên công ty của bạn
- Ghi lại tầm nhìn của công ty
- Nhập chu kỳ OKR hiện tại
Bước 2: Xác định mục tiêu chiến lược
Khung OKR cho phép bạn tái tập trung chiến lược và tập trung vào các sáng kiến tác động. Vì vậy, không cố gắng để làm quá nhiều cùng một lúc. Ba đến năm mục tiêu là một con số hợp lý, mỗi chu kỳ OKR, để thúc đẩy các nhóm mà không làm cho họ áp đảo.
Lựa chọn các sáng kiến chính của bạn phải tham vọng nhưng cẩn thận – hãy đảm bảo bạn tổ chức các cuộc họp với đội ngũ lãnh đạo của bạn để cùng làm việc trên mục tiêu của công ty. Điều này cũng áp dụng cho các mục tiêu của các bộ phận và nhóm: để duy trì sự phù hợp, OKR không được quyết định từ trên xuống. Hãy liên kết cả đội ngũ của bạn và lắng nghe ý kiến của họ!
- Thêm 3 đến 5 mục tiêu
- Cách tiếp cận cũng áp dụng cho các mục tiêu của nhóm – chỉ cần sử dụng tab “Team OKRs”
- Sử dụng phát biểu chất lượng và tham vọng (ví dụ: “Trở thành nhà sản xuất mứt thượng hạng hàng đầu”)
Bước 3: Chọn kết quả chính để đo lường thành công
Giống như các mục tiêu của bạn, bạn nên tập trung vào một số kết quả chính. Những kết quả chính này sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu liên quan.
Tại đây, bạn cần cụ thể và không sợ số liệu – điều này giúp bạn theo dõi tiến độ và biết khi nào cần điều chỉnh chiến lược hoặc mục tiêu cao cấp hơn.
- Thêm 3 đến 5 kết quả chính cho mỗi mục tiêu
- Hãy nhớ rằng kết quả chính phải có thể đo lường được
Bước 4: Xác định cách đo lường kết quả chính
Làm thế nào để bạn đo lường kết quả đo được? Đó có thể là một biện pháp Có/Không để hoàn thành một dự án (ví dụ: việc khôi phục thương hiệu Marmalades Mars)? Một phần trăm (ví dụ: tăng doanh số bán hàng 27%)? Một con số (ví dụ: đạt được 896 công ty trong mạng lưới phân phối)? Hoặc bạn muốn xác định nó bằng tiền tệ (ví dụ: đạt 4.000 USD doanh thu hàng năm định kỳ cho mỗi nhà phân phối)?
- Xác định cách đo lường cho mỗi kết quả chính bằng cách chọn một trong các tùy chọn trong cột C
Bước 5: Gán giá trị cho kết quả chính
Bây giờ bạn đã biết cách đo lường tốt nhất cho mỗi kết quả chính, đến lúc nhập chúng vào mô hình OKR của bạn.
Luôn xem xét rằng OKR lý tưởng phải táo bạo nhưng không dễ đạt – và cũng không ngang ngửa. Ví dụ, đạt 80% là một chỉ số tốt của kết quả chính có tác động lớn, trong khi đạt 100% nhanh chóng cho thấy kết quả chính không có tính thách thức.
- Đối với mỗi kết quả chính: nhập giá trị khởi đầu (cột D)
- Đối với mỗi kết quả chính: thêm giá trị mục tiêu (cột E)
- Đối với mỗi kết quả chính: bao gồm giá trị hiện tại (cột F)
Bước 6: Gán người chịu trách nhiệm hoặc chủ sở hữu
Để khuyến khích những đồng nghiệp của bạn đảm nhận trách nhiệm không chỉ đảm bảo công việc được hoàn thành – nó cũng chỉ ra rõ rằng công việc của họ có giá trị và góp phần vào việc thúc đẩy tầm nhìn của công ty. Khi mọi người cảm thấy được tham gia, doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được nhiều hơn!
- Gán một người chịu trách nhiệm/chủ sở hữu cho mỗi mục tiêu
- Nếu nhiều người đóng góp vào một mục tiêu, hãy gán một người chịu trách nhiệm/chủ sở hữu cho mỗi kết quả chính
Bước 7: Đặt một hạn chót rõ ràng
Một hạn chót xác định giúp nhóm tập trung nỗ lực và nguồn lực. Đảm bảo rằng hạn chót của bạn được thông báo cho tất cả thành viên nhóm để thúc đẩy động lực và trách nhiệm.
Như đã đề cập trước đó, chúng tôi đề xuất chu kỳ hàng quý cho OKR của bạn. Trong khi các hạn chót hàng quý của bạn nên tham vọng, điều quan trọng là duy trì tính thực tế – các hạn chót không thể thiếu có thể ảnh hưởng đến tinh thần làm việc.
Sử dụng một bảng điều khiển OKR
Mô hình của chúng tôi không bao gồm hệ thống chấm điểm cụ thể, mặc dù có một không gian dành riêng để theo dõi tiến độ của bạn dựa trên tỷ lệ phần trăm của mục tiêu kết quả chính tổng quan. Tuy nhiên, một số nhóm quyết định thêm bảng điều khiển vào mô hình OKR của họ.
Với bảng điều khiển OKR, bạn gán một giá trị số cho mỗi kết quả chính, tạo ra một chỉ số trực quan về tiến trình. Thông thường, bạn gán một điểm từ 0 đến 1 cho mỗi kết quả chính (1 có nghĩa là hoàn thành hoàn toàn), sử dụng các tiêu chí được xác định trước. Ví dụ, nếu kết quả chính của bạn là “tuyển dụng 20 khách hàng mới”, việc đạt được 15 khách hàng mới có thể được đánh giá là 0,75.
Sau đó, bạn tính trung bình các điểm cho tất cả các kết quả chính của mình để có được một điểm tổng quan cho mục tiêu của mình.
Đánh giá OKR giúp giảm sự mơ hồ và cung cấp cho bạn chỉ số rõ ràng để hiểu tình hình.
Cách tốt nhất để thiết lập và theo dõi OKR
Bạn có thể theo dõi, điều chỉnh và cộng tác trên các mục tiêu và OKR ở mọi cấp (công ty, bộ phận/nhóm và đối tượng cá nhân) với nền tảng Leapsome.
Tìm hiểu thêm về mô-đun Mục tiêu của Leapsome bên dưới.
Xây dựng OKR đơn giản và được hỗ trợ bằng trí tuệ nhân tạo
Với công cụ được cung cấp bởi trí tuệ nhân tạo của Leapsome, bạn có thể xây dựng khung OKR toàn diện phù hợp với các mục tiêu của bạn trong vài phút. Những đề nghị được tạo ra bởi trí tuệ nhân tạo giúp các nhà lãnh đạo xác định (và điều chỉnh) mục tiêu cá nhân, nhóm và công ty cao cấp nhưng thực hiện được.
Theo dõi tiến trình mục tiêu với bảng điều khiển tự động
Bảng điều khiển tự động của chúng tôi cung cấp cho mọi thành viên trong tổ chức của bạn một cái nhìn tổng quan rõ ràng về tiến trình và giúp bạn xác định các trở ngại và hiểu rõ nhiều hơn về những gì cần được điều chỉnh – hoặc những mục tiêu và sáng kiến cần được thúc đẩy mạnh hơn.
Hình dung mục tiêu trong toàn bộ tổ chức của bạn
Với Leapsome, dễ dàng nhìn thấy cách mục tiêu liên quan đến nhau – và dễ nhìn thấy! Với cây mục tiêu của chúng tôi, bạn có thể thấy cách mục tiêu của các nhóm và cá nhân hỗ trợ mục tiêu của tổ chức như một tổng thể, củng cố sự phù hợp và mục đích của tổ chức.
Biến OKR thành một phần không thể thiếu của công việc hàng ngày
Nền tảng Leapsome còn đi xa hơn nữa bằng cách kết nối các quy trình khác nhau (như cuộc họp, đánh giá hiệu suất, học tập và phản hồi tức thì) vào một chu trình liên tục của sự phát triển cá nhân, thúc đẩy sự cam kết và thành công của doanh nghiệp của bạn. Với Leapsome, bạn có thể tự nhiên tích hợp OKR vào công việc hàng ngày của mình, hướng tâm vào những điều quan trọng nhất mỗi ngày.
Động viên tất cả các bên liên quan
Bây giờ bạn đã biết rằng OKR là quan trọng cho việc cân đối doanh nghiệp và cam kết của nhân viên. Khi một người biết công việc của mình có ảnh hưởng tích cực, họ sẽ có khả năng đạt được kết quả xuất sắc hơn! Và một phần quan trọng trong việc này là để có trách nhiệm đối với những sáng kiến quan trọng. Với Leapsome, đội của bạn có thể dễ dàng theo dõi và đo lường các mục tiêu mà họ tham gia, có cái nhìn rõ ràng về kết quả và tiếp tục được động viên để đạt được nhiều hơn nữa.
Câu hỏi thường gặp
Một mô hình OKR làm thế nào để hướng dẫn chúng tôi xác định các mục tiêu và kết quả chính?
Ban đầu, OKR có thể gây nhầm lẫn và mất thời gian và thực hành để hiểu cách xác định các mục tiêu và kết quả chính. Một mô hình OKR có thể tổ chức quá trình ban đầu này bằng cách cung cấp hướng dẫn và công thức cụ thể.
Có thể tùy chỉnh mô hình OKR cho các nhóm hoặc dịch vụ khác nhau không?
Một mô hình OKR đưa ra hướng dẫn bạn cần để đặt các mục tiêu và kết quả chính cho tất cả các nhóm và bộ phận của mình. Đây là lý do tại sao nó có thể được sử dụng bởi bất kỳ ai trong tổ chức của bạn và chỉ đòi hỏi một số điều chỉnh nhỏ để phù hợp với các nhóm khác nhau.
Tần suất kiểm tra và cập nhật OKR là bao nhiêu?
OKR có thể là một phần của công việc hàng ngày của bạn. Tất nhiên, việc cập nhật tiến trình hàng ngày là tuỳ chọn, nhưng một phần mềm OKR như Leapsome có thể giúp giữ các mục tiêu trong tầm mắt bằng cách tích hợp chúng vào lịch họp và đánh giá của bạn. Việc cập nhật và theo dõi tiến trình mục tiêu trở nên dễ dàng, bạn chỉ cần xem bảng điều khiển Leapsome của mình.
