21 mẫu Google Sheets miễn phí giúp tăng năng suất của bạn [2024]

Một bài viết của senior SEO expert của bolamarketing.com

Được viết bởi Crawlan

Dưới đây là 21 mẫu Google Sheets miễn phí giúp bạn khởi đầu nhanh chóng, để bạn có thể tập trung vào những điều quan trọng như chiếm lĩnh những bảng tính tuyệt vời này.

Mẫu Google Sheets có phù hợp với nhu cầu của bạn không?

Đầu tiên, hãy tự hỏi mục tiêu mà bạn muốn đạt được. Mặc dù các mẫu dưới đây cung cấp sự tiện lợi và hiệu quả cho nhiều tác vụ, nhưng có những tình huống mà phần mềm chuyên dụng có thể phù hợp hơn. Dưới đây là cách xác định điều gì phù hợp nhất với bạn.

Sử dụng một mẫu Google Sheets nếu:

• Bạn cần một giải pháp nhanh chóng và đơn giản cho các tác vụ như theo dõi ngân sách hoặc lập kế hoạch cho các dự án đơn giản.
• Các định dạng và cấu trúc có sẵn đáp ứng nhu cầu của bạn mà không cần thay đổi quá nhiều.
• Bạn muốn làm việc nhóm mà không phải lo lắng. Nếu bạn thích làm việc nhóm, Google Sheets sẽ cho phép bạn cộng tác mà không gặp rắc rối.
• Bạn đang tìm kiếm một công cụ miễn phí hoặc tiết kiệm chi phí mà tương thích tốt với các ứng dụng Google khác.

Xem xét sử dụng phần mềm chuyên dụng nếu:

• Các nhiệm vụ của bạn đòi hỏi các tính năng phức tạp và đặc biệt mà bảng tính cơ bản sẽ nhìn thấy với nỗi sợ hãi.
• Bạn cần một phần mềm tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu đặc biệt của mình, như một taco tùy chỉnh – thêm những gì bạn muốn, xóa những gì bạn không muốn, guacamole có thêm phụ phí.
• Phân tích dữ liệu tiên tiến, với các công cụ báo cáo và dự báo phức tạp, là một yêu cầu cần thiết.
• Bạn cần tính năng tích hợp mạnh mẽ với một loạt ứng dụng rộng hơn ngoài hệ sinh thái Google.

Đánh giá nhu cầu cụ thể của bạn so với những điểm này có thể làm chênh lệch giữa mẫu Google Sheets và phần mềm chuyên dụng. Đó giống như việc chọn giữa mặc pi-jama cả ngày hoặc mặc trang phục tối nhất của bạn. (Của tôi cũng là một bộ pi-jama.) Tất cả phụ thuộc vào loại ngày bạn dự định.

Nếu bạn nghĩ rằng một công cụ chuyên dụng có thể phù hợp hơn với bạn, hãy khám phá các ứng dụng được chọn sau đây có nhiều thứ giống với những mẫu này, thậm chí còn nhiều hơn nữa:

• Các phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
• Các công cụ quản lý truyền thông xã hội tốt nhất
• Các phần mềm kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
• Các phần mềm quản lý nhân viên tốt nhất
• Các phần mềm ERP tốt nhất
• Các phần mềm CRM tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
• Các phần mềm lập hóa đơn tốt nhất
• Các ứng dụng quản lý thời gian tốt nhất

21 mẫu Google Sheets miễn phí

Các mẫu Google Sheets dưới đây giúp bạn khởi động nhanh chóng để bạn có thể tập trung vào những điều quan trọng như chiếm lĩnh những bảng tính tuyệt vời này.

1. Mẫu báo cáo chi tiêu

Mẫu báo cáo chi tiêu giúp theo dõi và tổ chức các khoản chi phí do nhân viên hoặc các bộ phận gây ra. Nó đơn giản hóa quy trình quản lý chi tiêu bằng cung cấp các trường cấu trúc cho thông tin như ngày, loại và số tiền đã chi tiêu, từ đó tạo thuận lợi cho việc ghi chép và phân tích. Hoàn hảo khi bạn cần biện minh cho một buổi “ăn tối kinh doanh” thực tế chỉ là một chiếc sandwich bạn ăn trong khi cúi xuống chậu rửa trong phòng nghỉ.

2. Mẫu lưu chuyển tiền tệ

Bảng tính lưu chuyển tiền tệ giúp bạn kiểm soát thu chi của doanh nghiệp của mình. Mẫu này giúp bạn theo dõi dòng tiền trong thời gian, cho phép bạn nhận ra xu hướng, dự đoán vấn đề về tiền mặt và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

3. Mẫu hóa đơn

Sử dụng Google Sheets để tạo và quản lý hóa đơn cho các dịch vụ hoặc sản phẩm được bán. Mẫu này cho phép theo dõi chi tiết như thông tin khách hàng, các khoản phí chi tiết, điều kiện thanh toán và số dư chưa thanh toán. Bạn có thể kết nối nó với Zapier để tự động hóa quy trình lập hóa đơn của mình.

4. Mẫu bảng cân đối

Mẫu bảng cân đối cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp của bạn. Nó hiển thị những gì bạn sở hữu (tài sản), những gì bạn nợ (nợ phải trả) và giá trị ròng (vốn chủ sở hữu) vào một thời điểm cụ thể.

5. Mẫu báo cáo lợi nhuận và lỗ

Báo cáo lợi nhuận và lỗ (P&L) là một trong những bảng tính quan trọng nhất cho bất kỳ doanh nghiệp nào, vì nó cho biết liệu bạn có kiếm tiền hay tiêu tiền. Đây giống như bảng điểm tổng kết của doanh nghiệp, tiết lộ liệu bạn là người giỏi nhất trong lớp hay đứa trẻ ăn keo ở ghế sau cùng.

6. Mẫu ngân sách cho doanh nghiệp nhỏ

Đối với ngân sách, hầu hết mọi người bình thường thích đọc toàn bộ mã thuế thay vì tạo ra nó từ đầu, đó là lý do tại sao tôi tái sử dụng một mẫu từ bộ sưu tập mẫu ngân sách của Zapier cho doanh nghiệp nhỏ.

7. Mẫu lương

Mẫu lương Google Sheets cung cấp giải pháp đơn giản và tiết kiệm chi phí để quản lý việc trả lương cho nhân viên của doanh nghiệp nhỏ, người không sử dụng dịch vụ lương ngoại vi hoặc phần mềm chuyên dụng.

8. Mẫu kế hoạch dự án

Mẫu kế hoạch dự án Google Sheets này giúp bạn phân chia các bước cần thiết để hoàn thành dự án thành công. Chia nhỏ dự án của bạn thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được, đặt hạn chế và phân bổ nguồn lực để có kế hoạch rõ ràng để hoàn thành công việc.

9. Mẫu OKR

Thừa nhận rằng, đặt mục tiêu và kết quả chính (OKR) khá khó khăn mà không cần tạo mẫu riêng để theo dõi chúng. May mắn, có một linh hồn hào phóng đã làm điều đó cho bạn. (Đó là tôi, tôi chính là linh hồn hào phóng này.)

Mẫu này cho phép bạn định nghĩa OKR của mình, đặt mục tiêu hạn chế, ghi lại tiến trình và xem liệu bạn đạt được mốc quan trọng hay không chỉ trong một cái nhìn duy nhất. Bạn chỉ cần nhập mục tiêu của mình, thêm một số chỉ số để đánh giá thành công và bạn sẽ có một cơ chế đảm bảo trách nhiệm. Cần gì hơn cho một người hoàn mỹ đang trên đường đi?

10. Mẫu quản lý dự án

Bảng tính quản lý dự án là một yếu tố quan trọng để tổ chức các nhiệm vụ, hạn chế và thành viên của nhóm. Mẫu này của Google Sheets cung cấp một bảng tính đã được xây dựng trước với các phần cho các nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, ngày bắt đầu / kết thúc, thời lượng và ghi chú. Điền chi tiết dự án của bạn, phân công nhiệm vụ cho các thành viên phù hợp và đặt hạn chế thực tế.

11. Mẫu biểu đồ Gantt

Mẫu biểu đồ Gantt giúp bạn hình dung thời hạn và lịch trình của các dự án. Bằng cách sử dụng thanh ngang, nó phân chia thời gian của các nhiệm vụ, mối quan hệ phụ thuộc và con đường quan trọng. Nó giúp quản lý lịch trình dự án, xác định các điểm chặn và giao tiếp một cách hiệu quả về tiến độ.

12. Mẫu quản lý hàng tồn kho

Tôi đã tạo ra mẫu quản lý hàng tồn kho này cách đây một vài năm vì tôi cần một giải pháp đơn giản để theo dõi hàng tồn kho cho doanh nghiệp nhỏ của mình. Đơn giản của nó có nghĩa là nó có thể phù hợp với nhiều nhu cầu theo dõi hàng tồn kho. Sử dụng nó để giữ mắt trên nguyên liệu văn phòng, thiết bị doanh nghiệp hoặc bộ sưu tập xe hơi đặc biệt của bạn (Ôi, Jay Leno.)

13. Mẫu ngân sách sự kiện

Bảng tính ngân sách sự kiện cung cấp một cách dễ dàng để theo dõi doanh thu, chi phí, nhà tài trợ, và hơn thế nữa. Chỉ cần nhập số của bạn, và bảng tính sẽ tự động tính toán các tổng cộng, giúp bạn biết bạn đang ở vị trí tài chính nào.

14. Mẫu lịch dự án

Mẫu lịch trình là một cách trực quan để biểu diễn và theo dõi các sự kiện hoặc nhiệm vụ theo thời gian. Đây là một tính năng thuận tiện cho quản lý dự án, dòng thời gian lịch sử và thậm chí cả kế hoạch cá nhân.

15. Mẫu bảng điều khiển doanh số bán hàng

Bảng điều khiển doanh số bán hàng cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh chóng về các chỉ số doanh số và chỉ số bán hàng của bạn, giúp bạn kiểm tra tiến trình và nhận biết xu hướng. Bạn có thể tùy chỉnh nó để hiển thị các con số quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn.

16. Mẫu lịch trình nội dung truyền thông xã hội

Mẫu lịch trình truyền thông xã hội giúp bạn lập kế hoạch cho chiến lược truyền thông xã hội của mình, để bạn có thể tập trung vào việc tạo nội dung mà khán giả yêu thích. Với tất cả các bài đăng xã hội được lên lịch trong một nơi, khó có thể lên lịch nội dung gấp đôi hoặc bỏ lỡ cơ hội đăng bài. Sử dụng một mẫu lịch trình truyền thông xã hội Google Sheets để duy trì việc tổ chức và thống nhất hiệu quả.

17. Mẫu lịch trình nội dung

Nếu những nhà tiếp thị có một điều mình thích, đó là thuyết phục bạn rằng cuộc sống của bạn là sa mạc khô cằn mà không có sản phẩm mới nhất của họ. Ở vị trí thứ hai, chúng ta có các lịch trình nội dung.

Mẫu lịch trình nội dung cung cấp một khung cơ bản để lập kế hoạch và tổ chức mọi hoạt động liên quan đến nội dung, bao gồm bài viết blog, video, thư thông báo và hơn thế nữa. Thông thường, nó bao gồm các trường cho chủ đề nội dung, người chịu trách nhiệm, hạn chế và kênh phát hành.

18. Mẫu bảng theo dõi thời gian

Bảng theo dõi thời gian này cho phép bạn ghi lại giờ và công việc hàng ngày cho mỗi ngày trong tuần, cùng với tổng cộng tích lũy, giúp bạn luôn biết mình đang làm gì mà không cần phải suy đoán hoặc tìm kiếm để nhớ lại những gì bạn đã làm ba ngày trước. Chỉ cần điền giờ của bạn khi bạn đi và bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về việc sử dụng thời gian của mình và tối ưu hóa quản lý thời gian.

19. Mẫu lịch trình chặn thời gian

Mẫu lịch trình chặn thời gian giúp bạn hình dung cách bạn sử dụng thời gian hàng ngày, để bạn có thể tối ưu hóa thời gian làm việc của mình. Mẫu này chia ngày của bạn thành các khung thời gian 15 phút, với các cột cho mỗi ngày trong tuần.

Nếu bạn sử dụng nó đúng cách, mẫu này có thể biến bạn thành một chuyên gia về năng suất thực sự. Nhưng hãy nhớ rằng không bảng tính nào có thể thay thế việc lắng nghe cơ thể của bạn và tôn trọng con người của bạn. Hãy đi dạo một chút. Gọi mẹ của bạn. Hét vào một cái gối. Lịch trình chặn thời gian của bạn sẽ luôn sẵn sàng khi bạn quay trở lại.

20. Mẫu danh sách công việc

Mẫu danh sách công việc Google Sheets là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để tổ chức ngày của bạn. Nó giúp bạn làm rõ mọi thứ, tập trung nỗ lực của bạn và hoàn thành nhiều công việc hơn.

Bạn có thể tùy chỉnh mẫu bằng cách thêm hoặc xóa các cột theo nhu cầu của bạn. Ví dụ, bạn có thể thêm các cột cho:

• Ưu tiên: Gán mức ưu tiên cao, trung bình hoặc thấp
• Hạn chót: Thêm ngày dự kiến hoàn thành nhiệm vụ
• Công việc con: Phân tách công việc quan trọng hơn thành các bước nhỏ hơn
• Trạng thái: Cập nhật trạng thái thành “chưa bắt đầu”, “đang tiến hành” hoặc “hoàn thành”

Giữ danh sách của bạn luôn được cập nhật và đảm bảo xem xét ưu tiên đều đặn để duy trì quy trình làm việc hiệu quả. Trước khi bạn biết, bạn đã đứng đầu danh sách công việc và có trang trắng hoàn hảo. Dễ dàng hơn là quản lý những tờ giấy nhá nhám này, phải không?

21. Mẫu theo dõi thói quen

Theo dõi thói quen giữ bạn chịu trách nhiệm và giúp bạn hình thành những thói quen tốt hơn. Mẫu Google Sheets này hấp dẫn và đầy hứa hẹn, giống như một khách hàng tập thể dục mà tôi đăng ký với phấn khích và chỉ sử dụng một lần, chỉ để có thể tắm khi hệ thống cấp nước của tôi gặp sự cố.

Chỉ cần liệt kê các thói quen bạn muốn theo dõi trong cột bên trái. Mỗi ngày bạn thực hiện một thói quen, hãy đánh dấu ô tương ứng. Cuối tháng, bạn sẽ có một hồ sơ hình ảnh về tiến trình của mình.

Lợi ích lớn của việc theo dõi thói quen số hóa là bạn có thể tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của bạn. Bạn có thể theo dõi thói quen trong cả một năm để có cái nhìn tổng quan hoặc thêm các cột cho phần thưởng hoặc đối tác chịu trách nhiệm. Hãy sáng tạo – mục tiêu là làm cho mẫu này hoạt động cho bạn để bạn thực sự tuân thủ nó.

Mẹo để tạo mẫu Google Sheets của riêng bạn

Google Sheets là một công cụ mạnh mẽ, nhưng sức mạnh đó không có nghĩa nếu bạn không biết cách khai thác nó cho nhu cầu cụ thể của mình. Đây là một số mẹo đơn giản để tạo mẫu trong Google Sheets mà bạn có thể sử dụng lặp đi lặp lại.

• Khám phá bộ sưu tập mẫu tích hợp của Google: Bộ sưu tập mẫu tích hợp của Google cung cấp các mẫu miễn phí cho ngân sách, hóa đơn, kế hoạch dự án, v.v. Chỉ cần mở một bảng tính mới trong Google Sheets (gợi ý: gõ “sheet.new” vào trình duyệt của bạn) và nhấp vào “Tệp” > “Mới” > “Từ bộ sưu tập mẫu”. Chọn một mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn và bảng tính sẽ mở ra, được điền trước với mẫu.

• Hiểu rõ dữ liệu của bạn: Trước khi tạo một mẫu hiệu quả, bạn phải hiểu loại dữ liệu bạn đang làm việc. Bạn đang theo dõi chi phí, quản lý một dự án hay điều gì khác?

• Giữ nó đơn giản: Sau khi bạn đã xác định mục tiêu, hãy xem xét thông tin cần thiết. Giữ mẫu của bạn đơn giản bằng cách chỉ bao gồm các chi tiết cần thiết. Bạn luôn có thể thêm nhiều hơn sau này, nhưng hãy bắt đầu với cái cần thiết. Nếu bạn muốn thể hiện kỹ năng tính toán trên bảng tính của mình, hãy mở kênh YouTube.

• Sử dụng tính năng tiên tiến để cải thiện tính năng: Sau khi bạn đã nắm được cơ bản, hãy sử dụng một số tính năng tiên tiến của Sheets để làm cho mẫu của bạn hoạt động tốt hơn.

• Hợp tác với các thành viên trong nhóm của bạn: Một trong những ưu điểm tốt nhất của Google Sheets là khả năng hợp tác với người khác. Cung cấp quyền truy cập vào mẫu của bạn cho đồng nghiệp và làm việc cùng nhau theo thời gian thực. Tận dụng các tính năng như bình luận, trò chuyện và lịch sử sửa đổi để đảm bảo mọi người đều có một ý kiến đồng thuận, thực tế.

• Kết hợp Sheets với các công cụ Google khác: Là một phần của hệ sinh thái Google, Sheets tích hợp hoàn hảo với các ứng dụng khác của Google Workspace. Ví dụ, bạn có thể tạo biểu đồ từ dữ liệu trong một tin nhắn Gmail, tích hợp trực tiếp bảng tính Google vào Google Docs, sử dụng Google Forms để thu thập dữ liệu sẽ tự động được tích hợp vào bảng tính Google hoặc sử dụng Google Apps Script để tự động hóa các nhiệm vụ trong Google Sheets.

Tối ưu hóa mẫu Google Sheets với tự động hóa

Để tận dụng tối đa các mẫu Google Sheets, bạn có thể kết nối chúng với các công cụ khác mà bạn đã sử dụng. Zapier cho phép bạn kết nối Google Sheets với hàng nghìn ứng dụng khác. Thiết lập một Zap để chuyển thông tin giữa Sheets và các công cụ khác ngay lập tức. Tìm hiểu thêm về cách tự động hóa Google Sheets hoặc bắt đầu với một trong các quy trình làm việc đã được xây sẵn.

• Google Sheets so với Excel: Lựa chọn nào phù hợp với bạn?
• Lưu URL trong Google Sheets mà không cần rời khỏi trình duyệt
• Cách thêm danh sách thả xuống vào Google Sheets
• Lập lịch sự kiện Google Calendar từ bảng tính Google Sheets
• Mẫu RACI: Một sơ đồ cho cơ cấu nhóm
• Làm thế nào để tạo tài liệu tự động từ một mẫu