Bạn chắc chắn đã biết một người trong nhóm của mình sử dụng bảng tính cho mọi thứ. Viết bản sao cho chiến dịch quảng cáo mới? Bảng tính. Tiến hành nghiên cứu SEO? Bảng tính. Theo dõi các ứng dụng tích hợp? Bảng tính. Thu thập phiếu bầu cho sinh nhật của quản lý? Nhiều bảng tính. Nhưng khi đến việc quản lý dự án, Google Sheets có phải là lựa chọn đúng không?
Đúng vậy. Có nhiều lý do tốt để sử dụng Google Sheets như một công cụ quản lý dự án. Bên cạnh đó, có nhiều tài nguyên sẵn có giúp bạn làm phần lớn công việc. Hãy cùng tìm hiểu.
Quản lý dự án với Google Sheets là gì?
Quản lý dự án là một lĩnh vực phức tạp, bao gồm tất cả các kỹ thuật, phương pháp và công cụ bạn có thể sử dụng để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ. Đơn giản, đó là tất cả những gì bạn làm để hoàn thành dự án của mình đúng thời hạn và ngân sách đã định.
Google Sheets là một công cụ bảng tính trên đám mây, linh hoạt đến mức bạn có thể sử dụng nó để tạo báo cáo, lưu trữ dữ liệu và nhiều hơn nữa.
Kết hợp cả hai và bạn sẽ có quản lý dự án với Google Sheets, nghĩa là sử dụng bảng tính làm trung tâm để quản lý dự án của bạn. Nhờ tính linh hoạt của công cụ này, bạn có thể sử dụng nó để quản lý bất kỳ loại dự án nào, với đội ngũ có kích thước bất kỳ.
Các lợi ích của việc sử dụng Google Sheets cho quản lý dự án
Không thiếu công cụ quản lý dự án. Vậy tại sao lại sử dụng Google Sheets từ đầu? Đúng vậy, công cụ này có nhiều lợi ích.
Nó có mặt ở khắp mọi nơi
Mỗi tổ chức đều sử dụng bảng tính cho ngân sách, theo dõi tài nguyên, bảng điều khiển, phân tích dữ liệu và nhiều hơn nữa. Vì bộ Google Suite được sử dụng rất phổ biến, Sheets là công cụ bảng tính tự nhiên được chọn bởi các quản lý dự án. Thực tế, ước tính rằng hơn 2 tỷ người sử dụng nó, gần gấp đôi số người dùng so với Microsoft Excel.
Nó đơn giản
Các tính năng nâng cao của Google Sheets có thể mất chút thời gian để làm quen, nhưng điều đó không ngăn bạn bắt đầu nhanh chóng. Một số công cụ quản lý dự án có một đường cong học tập. Bạn cần phải học một giao diện mới và các thuật ngữ mới, trước khi thậm chí hiểu cách công cụ hoạt động. Với bảng tính thì ngược lại, từ lâu đã phổ biến, bạn chỉ cần vượt qua một trở ngại nhỏ để bắt đầu, và tất cả các nhà quản lý dự án đã sử dụng chúng từ lâu.
Nó được thiết kế để cộng tác
Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Google Sheets là khả năng cộng tác theo thời gian thực. Mọi người có quyền truy cập vào một bảng tính có thể để lại bình luận, thực hiện chỉnh sửa và đề xuất sửa đổi. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải tạo một bảng quản lý dự án một mình. Bạn có thể nhận được ý kiến, sự giúp đỡ và phê duyệt mà không cần tổ chức một cuộc họp.
Nó miễn phí
Điều này đã đủ để biến Google Sheets trở thành một trong những công cụ trung tâm chính trong bộ công cụ của bạn. Trong khi các công cụ quản lý dự án chuyên dụng có thể tốn hàng trăm đô la mỗi tháng đối với các tổ chức lớn, các công cụ miễn phí có thể cứu mạng bạn.
Cách sử dụng một mẫu quản lý dự án với Google Sheets
Một trong những lợi ích của việc sử dụng các mẫu cho Google Sheets là chúng dễ triển khai. Không cần phải tải về chúng. Khi bạn đã tìm thấy mẫu mà bạn muốn sử dụng, chỉ cần nhấp chuột vào Tệp, sau đó chọn Tạo bản sao.
Bạn sẽ có bản sao của mẫu trong Google Drive của bạn.
22 mẫu quản lý dự án cho Google Sheets
Bây giờ bạn đã biết tại sao quản lý dự án với Google Sheets hoạt động, hãy xem xét các mẫu quản lý dự án miễn phí tốt nhất có sẵn trên Internet.
Mẫu báo cáo tiến trình Trello của Unito cho Google Sheets
Trello là một công cụ quản lý dự án tuyệt vời, nhưng tính năng báo cáo của nó không phải lúc nào cũng tiên tiến nhất. Đó là lý do tại sao mẫu này ra đời. Kết hợp với luồng dữ liệu Unito giữa Google Sheets và Trello, mẫu này có thể tạo ra một báo cáo tự động cho mọi người biết dự án của bạn trên Trello đang diễn ra thế nào.
Mẫu theo dõi dự án (cung cấp bởi Unito)
Việc tạo báo cáo liên quan đến việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và chuyển đổi chúng thành một điều gì đó mà mọi người có thể sử dụng. Và thường bạn phải làm lại quy trình này lần nữa và lần nữa.
Với mẫu này cho Google Sheets, bạn không cần làm tất cả công việc này nữa. Bằng cách tạo luồng Unito, bạn có thể kết nối báo cáo Google Sheets của mình với tất cả các công cụ làm việc của bạn và tự động cập nhật nó với thông tin mới nhất. Không cần phải cập nhật báo cáo thủ công nữa.
Mẫu biểu đồ Gantt cho quản lý dự án
Biểu đồ Gantt biểu thị tất cả công việc cần được thực hiện trên một biểu đồ thời gian. Trục dọc bên trái chỉ ra công việc đã hoàn thành, trong khi trục ngang đại diện cho thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ. Với mẫu quản lý dự án này cho Google Sheets, bạn có thể tạo ra biểu đồ Gantt mà không cần các công cụ đặc biệt.
Mẫu bảng điều khiển doanh số bán hàng
Bạn quản lý một dự án liên quan đến đội bán hàng? Vậy bạn cần khả năng theo dõi tài khoản mới, thử nghiệm và các chỉ số bán hàng quan trọng khác. Nếu bạn không có công cụ quản lý điều này cho đội bán hàng, bạn có thể sử dụng mẫu này để biến Google Sheets thành một trung tâm bán hàng mạnh mẽ.
Mẫu quản lý tài nguyên yêu cầu cho dự án
Quản lý tài nguyên là một yếu tố quan trọng trong quản lý dự án, vì vậy bạn cần một cách để theo dõi tài nguyên đó. Hơn nữa, nếu bạn làm việc với nhiều nhóm, bạn cần có khả năng xác định các phụ thuộc và tác động của các mức năng lực khác nhau đối với các sản phẩm cuối cùng của dự án. Mẫu này cho phép bạn làm điều đó.
Mẫu kế hoạch giao tiếp dự án
Giao tiếp là một yếu tố quan trọng của bất kỳ dự án thành công nào. Nó là một phần của quản lý các bên liên quan, quản lý kỳ vọng thực tế và tuân thủ kế hoạch. Với mẫu này, bạn có thể lên kế hoạch cho mọi khía cạnh của giao tiếp thông qua một bảng tính Google.
Mẫu theo dõi các khoản chi hàng tháng
Một trong những vấn đề chính của quản lý dự án là đảm bảo dự án của bạn tuân thủ ngân sách được giao. Cuối cùng, việc hoàn thành dự án quan trọng, nhưng nếu bạn luôn vượt quá ngân sách, điều đó có thể thu hút sự chú ý. Mẫu theo dõi chi tiêu đơn giản này có thể giúp bạn theo dõi số tiền dự án của bạn chi theo thời gian.
Mẫu báo cáo tài chính cho quản lý dự án
Một trong những thách thức lớn nhất của quản lý dự án là theo dõi tiền được chi cho mỗi khoản. Cho dù dự án của bạn có kích thước như thế nào, các bên liên quan thích biết bạn sử dụng tiền một cách thông minh. Với mẫu này, bạn có thể tạo ra các báo cáo định kỳ cho thấy mọi người rằng bạn đang sử dụng tiền một cách có hiệu quả.
Mẫu quản lý dự án Agile với Google Sheets
Agile là một phương pháp quản lý dự án được phát triển từ ngành phát triển phần mềm. Nó tạo ưu tiên cho các nguyên mẫu hơn là tài liệu, các giải pháp mở rộng hơn là các kế hoạch cụ thể và dựa vào sự cộng tác giữa các nhóm đa ngành. Với mẫu này, bạn có thể quản lý dự án Agile ngay từ Google Sheets.
Mẫu lịch trình tiếp thị sự kiện
Bạn tổ chức các sự kiện tiếp thị? Có nhiều chi tiết phải theo dõi, nhiều người phải liên hệ lại và nhiều ngày phải ghi nhớ, vì vậy bạn cần một hệ thống để quản lý tất cả. Với mẫu này, bạn thậm chí không cần một công cụ quản lý dự án lớn để làm điều đó.
Mẫu bảng thời gian hàng ngày
Báo cáo cách mỗi thành viên trong nhóm của bạn sử dụng thời gian của họ là một phần quan trọng của quy trình quản lý dự án. Đó là lý do mẫu quản lý dự án Google Sheets này tồn tại. Với mẫu này, một nhà quản lý dự án có thể chia sẻ một nền tảng dễ sử dụng, giúp tất cả các thành viên ghi lại cách họ sử dụng thời gian của mình, giúp việc viết báo cáo dễ dàng hơn nhiều.
Mẫu tạo báo cáo
Bạn muốn một cách nhanh chóng và dễ dàng để tạo báo cáo trong Google Sheets? Có thể bạn không cần đồ họa đẹp mắt hoặc biểu đồ phức tạp, nhưng bạn vẫn muốn có một giải pháp để báo cáo dữ liệu quan trọng. Mẫu này là dành cho bạn.
Mẫu theo dõi vấn đề đơn giản cho quản lý dự án với Google Sheets
Dù bạn đang theo dõi lỗi cho một dự án phần mềm hoặc các vấn đề xảy ra trong dự án của bạn, bạn cần một hệ thống mạnh mẽ hơn một cuốn sổ được viết bằng tay. Với mẫu này, bạn có thể biến bất kỳ bảng tính nào thành một cách đơn giản để theo dõi vấn đề.
Mẫu sơ đồ đường kế hoạch cho nhiều sản phẩm
Một sơ đồ đường kế hoạch sản phẩm cho phép các nhà quản lý dự án theo dõi công việc hiện tại và ưu tiên tương lai của một sản phẩm một cách dễ dàng chia sẻ và giao tiếp. Mẫu này cho phép bạn làm điều này với Google Sheets cho nhiều sản phẩm cùng một lúc.
Mẫu kế hoạch dự án
Mẫu này là một trong những mẫu gần nhất với một công cụ quản lý dự án chuyên dụng bạn có thể tìm thấy. Bạn có thể tạo nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ, phân công công việc và thậm chí theo dõi tiến độ và khối lượng công việc, tất cả từ cùng một bảng.
Mẫu biểu đồ dự án
Bắt đầu một dự án mới mà không thiết lập kế hoạch, đó giống như đi bộ trong ba ngày mà không có bản đồ. Trong trường hợp tốt nhất, bạn sẽ lạc đường một chút. Trong trường hợp tồi nhất, bạn sẽ cần một chiếc máy bay trực thăng để thoát. Nếu tổ chức của bạn không có trực thăng, bạn có thể sử dụng mẫu này để lập kế hoạch cho dự án của bạn trước khi bắt đầu.
Mẫu lập kế hoạch năng lực tài nguyên
Quản lý tài nguyên một cách hợp lý là một phần quan trọng trong quản lý dự án. Với mẫu này, các nhà quản lý dự án có thể theo dõi tài nguyên được sử dụng trên nhiều dự án, giúp việc tạo báo cáo sau này dễ dàng hơn.
Mẫu lập lịch công việc của công ty
Các công ty phải làm việc nhanh chóng, điều này có nghĩa là các nhà quản lý dự án phải đối mặt với thách thức. Với mẫu này, bạn có thể lên lịch rõ ràng các nhiệm vụ quan trọng mà không cần một công cụ quản lý dự án đặc biệt. Điều này có thể là một sự thay đổi game changer cho một số công ty.
Mẫu dòng thời gian dự án hàng ngày
Một số dự án yêu cầu xem xét hàng ngày kỹ lưỡng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Trong khi công cụ quản lý dự án thường là cách tốt nhất để làm điều này, việc theo dõi không phải lúc nào cũng phù hợp với tất cả các tổ chức. Với mẫu này, bạn có thể theo dõi mà không thêm một công cụ đắt tiền vào cấu trúc của bạn. Bản mẫu hàng tuần và hàng tháng cũng có sẵn.
Mẫu lịch trình cuộc họp doanh nghiệp
Nhà quản lý dự án phải liên tục quản lý các cuộc họp. Và một cuộc họp mà không có lịch trình có thể dễ dàng vượt quá các hạn chế thời gian hoặc, tệ hơn nữa, kết thúc với những cái nhìn trốn trán khi không ai thực sự biết lý do tại sao cuộc họp đó diễn ra. Với mẫu này cho Google Sheets, bạn có thể truyền đạt mục tiêu của cuộc họp trước khi tụ tập mọi người.
Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản cho Google Sheets
Biểu đồ Gantt là một trong những cách tốt nhất để theo dõi lịch trình dự án khi có nhiều phụ thuộc. Mặc dù các công cụ quản lý dự án chuyên dụng thường cho phép bạn tạo ra biểu đồ Gantt, sử dụng một bảng tính là cách tuyệt vời để tạo ra biểu đồ mà không cần đội ngũ khác phải học cách sử dụng công cụ của bạn.
Mẫu ngân sách dự án đơn giản
Quản lý tài nguyên dự án, bao gồm cả ngân sách, là một trong những trách nhiệm chính của một nhà quản lý dự án. Nếu không làm đúng, dự án của bạn sẽ không chỉ vượt quá ngân sách mà còn có thể thất bại hoàn toàn. Với mẫu Google Sheets này, bạn có thể đảm bảo điều này không xảy ra.
Cách Unito làm cho quản lý dự án với Google Sheets mạnh mẽ hơn
Bạn đã biết rằng quản lý dự án với Google Sheets không chỉ là khả thi mà còn mạnh mẽ. Bạn đã có truy cập vào một số mẫu quản lý dự án để làm công việc dễ dàng hơn. Nhưng đó không phải là tất cả những gì bạn có thể làm được.
Google Sheets là một công cụ tuyệt vời, nhưng điều đó không có nghĩa là nó phù hợp với mọi loại công việc. Một số nhóm cần các công cụ chuyên biệt. Nhà phát triển có thể sử dụng Jira để sửa lỗi và làm việc trên tính năng tiếp theo tốt nhất cho sản phẩm của bạn. Nhóm kinh doanh của bạn có thể không bao giờ rời khỏi Salesforce hoặc HubSpot, nơi họ có thể xem tất cả các chi tiết về một giao dịch mới. Bạn có thể cấu hình các bảng tính của mình với mẫu quản lý dự án tốt nhất, nhưng nếu đồng nghiệp của bạn đã có cấu hình riêng, bạn phải từ bỏ và chuyển sang công cụ của họ? Điều này không phải lúc nào cũng khả thi, và thường không mong muốn.
Thay vào đó, bạn có thể sử dụng Unito. Chúng tôi có một số hướng dẫn thực tế để giúp bạn bắt đầu bằng cách kết nối Google Sheets với:
- monday.com
- Wrike
- Airtable
- Asana
- GitHub
- Microsoft Excel
- Google Contacts
- HubSpot
- ClickUp
- Typeform
- Jotform
- Trello
Unito cung cấp một số tích hợp hai chiều tiên tiến nhất trên thị trường với các công cụ làm việc phổ biến nhất trên thế giới. Bạn có thể đồng bộ thông tin quan trọng giữa các ứng dụng mà các nhóm của bạn cần để làm việc. Nếu bạn đang làm việc trong Google Sheets, Unito có thể lấy thông tin quan trọng từ bất kỳ công cụ nào khác trong tổ chức của bạn và tự động tích hợp vào bảng của bạn. Và khi bạn hoàn thành công việc của mình, Unito sẽ gửi cập nhật trực tiếp cho các nhóm khác.
Phòng ban của thành phố Järfälla đã sử dụng Unito để đồng bộ các cập nhật quan trọng từ Trello vào Google Sheets. Do đó, nhà quản lý dự án và các thành viên khác trong nhóm biết ai đang tiến triển trong công việc và ai cần giúp đỡ. Điều này giúp cải thiện hiệu suất của nhóm, giảm số lượng email gửi và giữ cho dữ liệu quan trọng luôn được cập nhật. Dưới đây là cách họ làm điều đó.
Tốt nhất? Unito cung cấp một phiên dùng thử miễn phí trong 14 ngày để bạn cũng có thể thử nghiệm tất cả những gì đã nói ở trên.
