Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về cách kiểm soát việc nhập văn bản trong Google Sheets bằng cách sử dụng xác thực dữ liệu để buộc nhập văn bản thành viết HOA, viết thường hoặc chữ in hoa đầu câu.
Trong Google Sheets, Xác thực dữ liệu cho phép bạn hạn chế hoặc kiểm soát việc nhập dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Bạn có thể sử dụng danh sách thả xuống, hộp kiểm và các quy tắc xác thực tích hợp sẵn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo quy tắc riêng của mình bằng cách sử dụng trường công thức tùy chỉnh.
Như đã đề cập ở trên, bạn có thể học cách sử dụng xác thực dữ liệu Google Sheets để buộc nhập văn bản thành viết HOA, viết thường hoặc chữ in hoa đầu câu.
Để làm được điều này, chúng ta sẽ sử dụng các công thức tùy chỉnh trong xác thực dữ liệu.
Hướng dẫn giới hạn hoặc buộc viết HOA tất cả dữ liệu nhập
Bạn có thể chọn cả cột hoặc các phạm vi cụ thể để buộc viết HOA tất cả nội dung nhập.
Các bước thực hiện:
-
Chọn phạm vi hoặc cột mà bạn muốn buộc viết HOA. Ví dụ, phạm vi chúng tôi sử dụng để minh họa ở đây là A1:A15.
-
Đi đến menu ‘Dữ liệu’ và chọn ‘Xác thực dữ liệu’.
-
Nhấp vào nút ‘Thêm quy tắc’.
-
Dưới tiêu chí, chọn ‘Công thức tùy chỉnh là’.
-
Nhập công thức sau:
=EXACT(UPPER(A1), A1) -
Dưới ‘Tùy chọn nâng cao’, chọn ‘Từ chối đầu vào’ hoặc ‘Hiển thị cảnh báo’. Nếu bạn chọn lựa chọn đầu tiên, bạn cũng có thể cung cấp văn bản trợ giúp bổ sung.
Giải thích công thức:
Chúng tôi sử dụng hàm EXACT trong Google Sheets để so sánh hai chuỗi và xác định xem chúng có giống nhau hay không.
Cú pháp: EXACT(chuỗi1, chuỗi2)
UPPER(A1): Ở phần này của công thức, chúng tôi chuyển đổi văn bản trong ô A1 thành chữ in hoa. Giá trị được chuyển đổi trở thành đối số chuỗi1.
A1: Đây là ô gốc chứa văn bản bạn muốn kiểm tra và nó phục vụ là đối số chuỗi2.
Hàm EXACT sau đó so sánh văn bản gốc trong ô A1 (chuỗi2) với cùng một văn bản chuyển đổi thành chữ in hoa (chuỗi1). Nếu văn bản gốc đã ở dạng chữ in hoa, công thức trả về TRUE; ngược lại, nó trả về FALSE.
Quy tắc này giới hạn hoặc buộc viết HOA tất cả văn bản nhập vào ô A1.
Vì chúng tôi áp dụng công thức này cho “Phạm vi áp dụng” A1:A15, quy tắc áp dụng cho mỗi ô trong phạm vi chỉ định.
Hướng dẫn buộc viết thường toàn bộ văn bản nhập
Để buộc viết thường toàn bộ văn bản nhập, bạn có thể sử dụng công thức sau trong xác thực dữ liệu của Google Sheets:
=EXACT(LOWER(A1), A1)
Trong công thức này, thay thế A1 bằng ô đầu tiên trong “Phạm vi áp dụng”.
Ví dụ, nếu bạn muốn buộc viết thường toàn bộ văn bản nhập trong phạm vi B10:C20, hãy thay thế A1 bằng B10, và công thức sẽ là =EXACT(LOWER(B10), B10).
Hướng dẫn giới hạn hoặc buộc viết chữ in hoa đầu câu cho toàn bộ văn bản nhập
Bạn đã học cách giới hạn hoặc buộc viết chữ HOA và viết thường. Bây giờ, hãy xem cách áp dụng quy tắc xác thực dữ liệu cho chữ in hoa đầu câu.
Dưới đây là công thức tùy chỉnh để sử dụng trong xác thực dữ liệu:
=EXACT(PROPER(A1), A1)
Hãy thay thế cả hai trường hợp của A1 bằng tham chiếu ô đầu tiên trong “Phạm vi áp dụng” của bạn.
Nếu bạn cố gắng nhập bất kỳ điều gì vi phạm quy tắc mà bạn đã đặt, Google Sheets sẽ hiển thị một thông báo cảnh báo dựa trên văn bản trợ giúp xác thực của bạn. Thông báo này sẽ xuất hiện chỉ khi bạn chọn “Từ chối đầu vào” trong “Tùy chọn nâng cao” trong hộp thoại Xác thực dữ liệu.
Mẹo bổ sung: Loại trừ văn bản cụ thể khỏi quy tắc
Bạn đã học về ba quy tắc xác thực dữ liệu khác nhau giúp bạn hạn chế việc nhập văn bản thành chữ cái thường, chữ HOA hoặc chữ in hoa đầu câu.
Làm thế nào để bạn chỉ định một điều kiện trong các quy tắc này? Ví dụ, bạn có thể muốn giữ hầu hết các văn bản ở dạng chữ thường nhưng cho phép một số ngoại lệ cụ thể, chẳng hạn như một số từ viết tắt. Làm thế nào để chỉ định chúng?
Dưới đây là một ví dụ về công thức:
=OR(EXACT(LOWER(A1), A1), REGEXMATCH(A1, "^TMI$|^NVM$|^FYI$|^ASAP$"))
Quy tắc trên hạn chế việc nhập văn bản thành chữ cái thường, trừ các từ viết tắt TMI, NVM, FYI và ASAP, có thể được nhập bằng bất kỳ trường hợp nào.
Để thực hiện hành vi này, chúng tôi đã sử dụng hàm REGEXMATCH kết hợp với kiểm tra logic OR. Để hiểu rõ hơn, vui lòng tham khảo hình ảnh sau đây.
Tài nguyên liên quan:
