Chào các bạn! Hôm nay, chúng ta sẽ chia sẻ với các bạn một mẫu bảng tính Google cực kỳ hữu ích để tự động hóa việc tạo báo cáo cho các dự án Agile Scrum.
Tại sao chúng tôi chia sẻ mẫu này?
Sau khi nghiên cứu và đánh giá nhiều phương án, chúng tôi không tìm thấy bất kỳ giải pháp nào đáp ứng được nhu cầu quản lý dự án Agile đơn giản của chúng tôi. Các giải pháp đều quá đắt đỏ hoặc quá phức tạp so với yêu cầu của chúng tôi. Vì vậy, chúng tôi đã quyết định tạo ra một bảng tính Google với một số tính năng tự động hóa để giúp chúng tôi theo dõi các hoạt động, và kết quả thật tuyệt vời!
Chúng tôi tin rằng giải pháp đơn giản này có thể giúp rất nhiều người tìm kiếm một sự thay thế đơn giản cho việc quản lý các dự án Scrum nhỏ/ trung bình.
Bạn biết đấy, chúng tôi luôn mong muốn những phản hồi chân thành từ các bạn. Nếu bạn muốn chia sẻ ý kiến của mình với chúng tôi, hãy gửi email đến [email protected]. Chúng tôi rất mở lòng để sửa đổi bảng tính Google nếu cần thiết!
Những gì được bao gồm trong mẫu này?
-
Dễ dàng tùy chỉnh
- Bạn có thể bao gồm các chi tiết về sprint của bạn (tên sprint, ngày thực hiện, v.v.)
- Thêm các danh mục riêng cho các cột ưu tiên, phiên bản, trạng thái, v.v.
-
Số tác vụ tự động đánh số
-
Tự động lưu trữ các tác vụ đã hoàn thành
-
Tự động tạo báo cáo
-
Các cột hệ thống tự động
- Người tạo và ngày tạo
- Người sửa đổi cuối cùng và ngày sửa đổi cuối cùng
-
Các thông báo qua email có thể tùy chỉnh
- Tùy chỉnh các mẫu email
- Cấu hình thông báo được gửi khi:
- Một tác vụ có trạng thái cụ thể
- Một tác vụ được giao cho ai đó
-
Các tác vụ dài có thể được mô tả trên Google Docs
Cách tự động hóa hoạt động?
Hầu hết các chức năng tự động này được thực hiện bằng cách sử dụng các tính năng nâng cao của Google Sheets, chẳng hạn như truy vấn và công thức, và một số yêu cầu Google Apps Script. Nếu bạn quyết định sử dụng mẫu này, bạn sẽ có một bản sao của mã Google Apps Script trong bản sao riêng của bạn. Bạn có thể tùy chỉnh nó theo ý muốn.
Các cột hệ thống
Ngày tạo, người tạo, ngày sửa đổi cuối cùng, người sửa đổi cuối cùng và trạng thái hoàn thành được tự động cập nhật bằng cách sử dụng mã Google Apps đơn giản và tận dụng sự kiện “onEdit”.
Lần đầu tiên một người dùng mới cố gắng sửa đổi một ô, Google Sheets sẽ yêu cầu địa chỉ email của người dùng đó. Thông tin này sẽ được sử dụng cho cột hệ thống và những thông báo qua email.
Hãy xem cách các cột hệ thống được tự động cập nhật sau mỗi thay đổi trong bảng:
Lưu ý: Lần đầu tiên một người dùng mới cố gắng sửa đổi một ô, bảng tính Google sẽ yêu cầu nhập địa chỉ email của người dùng. Dữ liệu này được sử dụng để:
- Gửi thông báo qua email
- Theo dõi hành động trong bảng theo dõi thay đổi
- Theo dõi các thay đổi trong các cột hệ thống (người tạo, người sửa đổi cuối cùng)
Thông tin này được lưu trữ trong tính năng của Google Apps Script gọi là “dịch vụ thuộc tính”. Trong phiên bản mới nhất của mẫu, chúng tôi đã thêm một tùy chọn trong menu SCRUM cho phép người dùng chỉnh sửa giá trị này nếu họ nhập sai lần đầu tiên.
Báo cáo
Mô-đun báo cáo được tạo mà không sử dụng Google Apps Script, chỉ sử dụng công thức. Để mô-đun này hoạt động, bạn phải đặt đúng các ngày sprint trong bảng cấu hình, nếu không công thức sẽ không có dữ liệu để tạo biểu đồ.
Khi mọi thứ được cấu hình đúng trong bảng cấu hình, bạn có thể truy cập vào bảng báo cáo và biểu đồ sẽ được tạo tự động như dưới đây:
Tài liệu mô tả công việc
Thường bạn sẽ gặp giới hạn trong việc mô tả một công việc trong một ô duy nhất. Để tránh giới hạn này, chúng tôi đã tạo một đoạn mã Google Apps Script để tạo tài liệu Google từ một mẫu mà bạn định nghĩa và tạo liên kết với dòng công việc bạn đang làm.
Dưới đây là cách tạo tự động một tài liệu công việc chi tiết dựa trên mẫu:
Cấu hình tùy chọn cho mẫu tài liệu công việc
Bạn có thể tạo tài liệu Google của riêng mình để mô tả công việc theo ý bạn muốn. Để làm điều này, bạn cần truy cập vào bảng cấu hình và chỉnh sửa các thiết lập sau:
-
ID thư mục công việc: Cung cấp ID của thư mục Google Drive. Đây là thư mục nơi tài liệu công việc sẽ được tạo ra. Nếu trường này để trống, công việc sẽ được tạo trong cùng thư mục với tệp. ID có dạng như sau: 194iAKdH6iR3RAU5rbTRX2ZCL7EjchRNFkDJ1Fr6Er6c và có thể trích xuất từ URL https://drive.google.com/drive/folders/194iAKdH6iR3RAU5rbTRX2ZCL7EjchRNFkDJ1Fr6Er6c.
-
Mẫu tài liệu: Cung cấp ID của một tài liệu Google. Đây là ID của tài liệu sẽ được sao chép mỗi khi bạn muốn có một mô tả chi tiết cho một công việc.
Làm thế nào để bắt đầu sử dụng mẫu bảng tính Google?
- Yêu cầu bản sao của mẫu bảng tính Google tại đây.
- Bạn sẽ nhận được email chứa liên kết. Nhấp vào “Sao chép mẫu bảng tính Scrum” (Lưu ý: bạn có thể tạo nhiều bản sao theo ý muốn).
- Xem xét và cấu hình bảng cấu hình sao cho phù hợp với nhu cầu của bạn.
- Cuối cùng, kích hoạt script trong menu SCRUM (làm theo các bước trong video). Lưu ý: Bạn phải thực hiện các bước này cho mỗi bản sao của tệp.
Lưu ý: Bạn phải thực hiện hai lần do giới hạn trong vòng đời của Google Apps Script.
Yêu cầu truy cập vào mẫu bảng tính Google cho dự án Agile Scrum
Vui lòng đợi…
