Trong thời đại công nghệ phát triển, khả năng tự giải quyết của các hacker cũng ngày càng tinh vi. Chúng ta có thể tự hỏi liệu tài liệu của chúng ta lưu trữ trực tuyến có thực sự an toàn không. Dù bạn lưu trữ chúng trên Google Drive, việc mã hóa tài liệu chứa dữ liệu nhạy cảm vẫn là điều khôn ngoan.
Khi sử dụng Google Sheets, đôi khi bạn cần làm việc với thông tin nhạy cảm hoặc bí mật. Đó không chỉ là một bảng tính để tính lãi suất kép. Đó là dữ liệu mà bạn muốn giữ riêng tư, bảo vệ khỏi người dùng bên ngoài nhóm của bạn. Rất tiếc là không có cách nào bảo vệ Google Sheets bằng mật khẩu theo mặc định, nhưng bạn có thể sử dụng ứng dụng kịch bản Google để bảo vệ và mã hóa tài liệu của mình bằng mật khẩu.
Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập ứng dụng kịch bản Google để bảo vệ dữ liệu trong Google Sheet bằng cách tạo mật khẩu, cung cấp cho bạn một hướng dẫn từng bước về bảo vệ bằng mật khẩu Google Sheet, và cho bạn biết cách thay đổi mật khẩu. Tôi cũng sẽ cung cấp cho bạn một số gợi ý về cách bảo mật dữ liệu được lưu trữ trong Google Sheets. Hãy tiếp tục đọc để biết thêm thông tin.
Cách đặt mật khẩu cho Google Sheet
- Mở bảng tính.
- Chọn Tiện ích > Kịch bản ứng dụng.
- Viết kịch bản để bảo vệ bằng mật khẩu.
- Lưu và chạy kịch bản.
- Quay lại Google Sheet.
- Chọn trong menu “Bảo vệ tệp” và nhấp vào “Khởi tạo”.
- Cho phép yêu cầu xác nhận.
Hướng dẫn từng bước để bảo vệ Google Sheet bằng mật khẩu
Bước 1: Truy cập vào liên kết Google Sheet được bảo vệ bằng mật khẩu và tạo bản sao bằng cách vào Tệp > Tạo một bản sao.
Bước 2: Bạn có thể nhập dữ liệu từ dòng thứ ba trở đi. Hãy chắc chắn không chỉnh sửa hai dòng đầu tiên.
Bước 3: Chọn Tiện ích, sau đó nhấp vào Kịch bản ứng dụng.
Bước 4: Bạn sẽ thấy kịch bản được sử dụng để thực hiện việc bảo vệ tệp.
Bước 5: Quay lại Google Sheet.
Bước 6: Chọn “Bảo vệ tệp” trong menu và nhấp vào “Khởi tạo”.
Sau khi nhấp vào “Khởi tạo”, một yêu cầu ủy quyền sẽ hiển thị.
Bước 7: Cho phép yêu cầu ủy quyền.
Sau khi ủy quyền, hãy nhấp vào “mã hóa” trong menu lần nữa và đặt mật khẩu.
Đó là tất cả! Bạn đã hoàn thành quá trình bảo vệ bằng mật khẩu cho bảng tính Google của mình và đã mã hóa tệp thành công.
Bạn có nhiều lựa chọn để sử dụng tệp này. Bạn có thể đưa tất cả dữ liệu của mình vào bảng bạn đã sao chép ban đầu từ tệp của chúng tôi hoặc sử dụng ứng dụng kịch bản trong một tệp mới bạn tạo ra. Nhưng nếu bạn đã có dữ liệu hiện có mà bạn muốn bảo vệ, cách tốt nhất là sao chép và dán chúng vào tệp bảo vệ bằng mật khẩu, sau đó xóa bảng tính cũ đi.
Làm thế nào để đặt mật khẩu để mã hóa dữ liệu trong Google Sheets
Với kịch bản này, bạn cũng có thể đặt mật khẩu để mã hóa dữ liệu trong Google Sheets. Đây là cách khóa một bảng tính Google bằng mật khẩu để mã hóa:
Bước 1: Quay lại bảng tính của bạn.
Bước 2: Nhấp vào “Bảo vệ tệp”.
Bước 3: Trong menu thả xuống, chọn “Mã hóa tệp”.
Bước 4: Trong hộp thoại xuất hiện, nhập mật khẩu mới và nhấp vào OK.
Phá mã
Bây giờ chúng ta đã tìm hiểu cách mã hóa Google Sheets của bạn, hãy tiếp tục với quá trình giải mã, điều này cần thiết nếu bạn muốn đọc thông tin hoặc chia sẻ nhiệm vụ yêu cầu mật khẩu bạn đã tạo.
Đây là một quy trình đơn giản, bạn chỉ cần:
Bước 1: Truy cập vào menu “Bảo vệ tệp”.
Bước 2: Chọn “Giải mã tệp”.
Bước 3: Google Sheets sẽ yêu cầu người dùng nhập mật khẩu.
Sau khi nhập, bạn hoặc những người bạn đã chia sẻ mật khẩu có thể đọc nội dung của các ô và chỉnh sửa dữ liệu theo ý muốn.
Hãy đảm bảo không chỉnh sửa hoặc thay đổi tài liệu đã mã hóa. Nếu bạn làm như vậy, quá trình giải mã sẽ không khôi phục lại nội dung gốc. Nhớ rằng, kịch bản đi kèm là một bản sao nằm trên máy tính của bạn và chạy hoàn toàn trên tài khoản Google của bạn. Không ai khác có quyền truy cập vào bất cứ điều gì, bao gồm cả mật khẩu bạn đã đặt.
Làm thế nào để thay đổi mật khẩu
Thay đổi mật khẩu thường xuyên là điều quan trọng, đặc biệt nếu bạn đã chia sẻ mật khẩu với đồng nghiệp hoặc thành viên trong nhóm không còn làm việc trên cùng một dự án, hoặc nếu bạn có dữ liệu vô cùng nhạy cảm mà bạn không muốn họ truy cập. Bạn có thể dễ dàng thay đổi mật khẩu đã tạo.
Người dùng có thể dễ dàng thay đổi mật khẩu tệp đã mã hóa theo cách tương tự như việc tạo mật khẩu ban đầu:
Bước 1: Truy cập vào tab “Bảo vệ tệp”.
Bước 2: Chọn “Thay đổi mật khẩu”.
Bước 3: Nhập mật khẩu cũ.
Bước 4: Sau đó, nhập mật khẩu mới và cố gắng làm cho nó càng độc đáo càng tốt.
Nên cập nhật mật khẩu của bạn trên bất kỳ nền tảng trực tuyến lưu trữ dữ liệu nhạy cảm nào từ thời gian này qua thời gian khác.
Tạo một mật khẩu mạnh
Trong thời đại tấn công và yêu cầu bảo mật trực tuyến, dưới đây là một số điểm cần ghi nhớ khi tạo mật khẩu, cho dù bạn là người dùng cá nhân hay quản trị viên đảm nhận vai trò của một nhóm:
- Đảm bảo rằng tất cả các mật khẩu bạn tạo đều khác hoàn toàn so với các mật khẩu trước đó.
- Đảm bảo rằng tất cả các mật khẩu của bạn đều dài nhưng có thể nhớ được.
- Người dùng nên tránh sử dụng thông tin cá nhân hoặc từ thông thường.
- Sử dụng một công cụ quản lý mật khẩu để lưu trữ tất cả các mật khẩu của bạn.
Truy cập Google Sheets trên điện thoại di động
Đối với những người đi du lịch hoặc những người không luôn có máy tính xách tay trong tay, truy cập vào một bảng tính Google bảo vệ trên điện thoại di động là một lựa chọn tiện lợi. Truy cập vào một bảng tính Google bảo vệ trên điện thoại di động khá đơn giản. Bạn chỉ cần mở bảng, chọn URL “mã hóa/giải mã” nằm trên dòng đầu tiên của bảng của bạn, sau đó nhập mật khẩu của bạn. Bạn đã sẵn sàng!
Bảo vệ bổ sung
Bảo vệ tệp Google Sheets của bạn bằng mật khẩu có thể là phương pháp an toàn nhất, nhưng chắc chắn không phải là phương pháp duy nhất. Có nhiều cách khác nhau để bảo vệ Google Sheets mà không sử dụng mật khẩu. Mặc dù chúng có thể không an toàn như mật khẩu, nhưng chúng vẫn giúp bạn kiểm soát loại thay đổi có thể được thực hiện trên bảng của bạn.
Các phương pháp này bao gồm cảnh báo nhẹ với việc chỉnh sửa ô, khóa phạm vi ô được chọn và ẩn một trang. Dưới đây là cách chúng hoạt động:
Cảnh báo nhẹ cho việc chỉnh sửa ô
Có một tính năng tuyệt vời nếu bạn không muốn chỉnh sửa bất kỳ thứ gì trong bảng tính Google của mình. Tính năng này cho phép bạn hiển thị một cảnh báo mỗi khi bạn cố gắng chỉnh sửa một ô cụ thể.
Để thêm tính năng này:
Bước 1: Chọn Dữ liệu trong thanh công cụ.
Bước 2: Điều hướng đến Bảo vệ các trang và phạm vi ô.
Bước 3: Chọn Đặt quyền.
Bước 4: Chọn Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này.
Khóa phạm vi ô
Một cách khác để bảo vệ bảng tính của bạn là khóa một phạm vi ô cụ thể. Quá trình khóa phạm vi ô có các bước sau:
Bước 1: Trên thanh công cụ bảng, nhấp vào Dữ liệu và chọn Bảo vệ các trang và phạm vi.
Bước 2: Chọn Thêm trang hoặc phạm vi, sau đó điền vào phần Nhập mô tả.
Khi bạn đã chọn một phạm vi dữ liệu, bạn cũng sẽ nhìn thấy một hộp nhỏ ở bên phải của phạm vi đó. Đó là nơi bạn sẽ nhập phạm vi ô mà bạn muốn bảo vệ.
Bước 3: Sử dụng công thức. Ví dụ, nếu tôi muốn bảo vệ các ô A1 đến B29 của bảng đầu tiên, tôi sẽ chèn Bảng!A1:B29.
Bước 4: Nhấn Đặt quyền.
Bước 5: Đặt hạn chế và nhấn Hoàn tất.
Và bây giờ, phạm vi ô của bạn đã được bảo vệ!
Ẩn một trang
Mặc dù không được khuyến khích, một cách khác để bảo vệ bảng là ẩn một trang. Để làm điều này, chỉ cần nhấp chuột phải vào trang bạn muốn ẩn, sau đó chọn Ẩn.
Nếu bạn muốn chia sẻ bảng với người khác sau đó, hãy giới hạn hoạt động của họ chỉ dành cho việc đọc và bình luận. Điều này giúp bảo mật bảng của bạn và bảo vệ dữ liệu của bạn. Nếu họ có quyền chỉnh sửa, họ có thể hiển thị trang bảng.
Câu hỏi thường gặp
Có thể bảo vệ một Google Sheet bằng mật khẩu không?
Câu trả lời ngắn là có. Nhưng điều cần nhớ là Google Sheets không có chức năng tích hợp để làm điều này. Bạn sẽ phải sử dụng phương pháp được trình bày trong bài viết này để thêm mật khẩu vào Google Sheets của bạn. Vì vậy, có thể mở rộng nó, có thể thêm mật khẩu vào Google Sheets. Ngoài việc sử dụng mật khẩu, còn có những cách khác để bảo vệ Google Sheets của bạn. Trong bài viết này, tôi đã giải thích chi tiết các phương pháp bảo vệ và cách bảo vệ Google Sheet bằng mật khẩu.
Làm thế nào để bảo vệ việc mở một Google Sheet bằng mật khẩu?
Nếu bạn muốn thêm mật khẩu vào tệp Google Sheets của mình, để mỗi lần ai đó cố gắng truy cập vào nó, họ phải nhập mật khẩu: bạn sẽ cần bảo vệ tệp Google Sheets của mình bằng mật khẩu bằng cách sử dụng ứng dụng kịch bản Google. Hoặc bạn có thể sử dụng một mẫu được bảo vệ bằng mật khẩu và tạo một bản sao của nó.
Từ đó, quá trình khá đơn giản. Bạn sẽ cần chọn “khởi tạo” trong menu “bảo vệ tệp” và cho phép yêu cầu hiển thị. Sau khi làm xong, hãy nhấp vào tab “bảo vệ tệp” và sau đó “mã hóa tệp”. Và sau đó, tạo một mật khẩu mà bạn sẽ chia sẻ với những người dùng được chọn. Bây giờ, không ai có thể truy cập và đọc nội dung trừ khi họ có mật khẩu mà bạn đã tạo.
Làm thế nào để làm cho một Google Sheet riêng tư?
Bạn có thể làm cho Google Sheets của mình riêng tư bằng cách thêm mật khẩu vào nó. Trong bài viết này, tôi đã chi tiết nhiều cách khác nhau để làm cho Google Sheets của bạn riêng tư và an toàn, bao gồm cách khóa Google Sheet bằng mật khẩu.
Kết luận
Google hiện tại cung cấp nhiều công cụ để giúp các doanh nghiệp làm việc cùng nhau trực tuyến; tuy nhiên, điều này cũng có nghĩa là số lượng dữ liệu nhạy cảm hoặc bí mật được lưu trữ trên đám mây ngày càng tăng lên một cách nhanh chóng.
Vậy, bạn có thể bảo vệ một Google Sheet bằng mật khẩu không? Trong bài viết này, tôi đã cố gắng trả lời câu hỏi này một cách cụ thể nhất có thể và hướng dẫn bạn cách bảo vệ Google Sheets bằng mật khẩu, cũng như các phương pháp khác để bạn bảo vệ dữ liệu của mình. Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp đủ thông tin cho bạn để bảo vệ tài liệu của mình một cách an toàn.
Lưu ý: Trọng tâm chính của bài viết này là bảo vệ bảng tính Google bằng mật khẩu. Nếu bạn quan tâm hơn về cách chia sẻ tài liệu của mình một cách an toàn, hãy xem các bài viết của chúng tôi về quyền hạn trong Google Sheets và chia sẻ một trang bảng tính duy nhất.
