Lorsqu’il s’agit de collaboration, aucun autre programme de tableur ne peut rivaliser avec Google Sheets. Pourtant, il peut être un peu compliqué de partager une seule feuille dans Google Sheets, surtout si vous ne voulez pas partager l’intégralité du document.
Si vous êtes ici, c’est que vous vous demandez peut-être : “Est-il possible de partager une seule feuille dans Google Sheets ?” Malheureusement, il n’existe pas de moyen interne de partager une seule feuille dans Google Sheets. Il faut donc être un peu créatif.
Voyons maintenant comment partager une seule feuille dans Google Sheets.
Est-il possible de partager une seule feuille dans Google Sheets ?
Il n’existe peut-être pas de moyen interne de partager des feuilles spécifiques dans Google Sheets, mais vous pouvez le faire en masquant les feuilles que vous ne souhaitez pas afficher. Voici comment partager une seule feuille dans Google Sheets :
- Allez sur la feuille que vous ne souhaitez pas partager.
- Cliquez sur le menu déroulant.
- Choisissez “Masquer la feuille”.
- Allez sur la feuille que vous souhaitez partager.
- Copiez le lien et partagez-le avec l’autre utilisateur.
Lorsque l’utilisateur clique sur le lien, il est dirigé vers la feuille spécifique que vous souhaitez partager et il ne devrait pas pouvoir voir les autres feuilles. Cependant, cela ne signifie pas qu’il n’a pas du tout accès à ces feuilles, car il y a une option pour afficher les feuilles masquées.
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La conception d’une feuille de calcul Google
Si vous êtes familier avec Excel, vous êtes familier avec Google Sheets. Un document “Google Sheets” est un seul document, appelé “classeur”, composé de plusieurs pages.
En général, lorsque vous partagez un document sur Google Sheets, vous partagez l’intégralité du document.
Dans cet exemple, nous avons une feuille qui contient les horaires de nos employés. Nous avons une page pour “Anna” et une autre page pour “Aaron”.
Comme on peut le comprendre, nous voulons simplement partager l’horaire avec les employés individuellement. Mais nous voulons peut-être tout garder dans une seule feuille pour plus de simplicité.
La méthode la plus courante pour partager une seule feuille dans Google Sheets est de cliquer sur le bouton “Partager”. À partir de là, vous pouvez soit “Ajouter des personnes ou des groupes”, soit obtenir un lien partageable.
Lorsque vous partagez, vous pouvez choisir l’une des trois classifications :
- Visionneuse : Il s’agit de quelqu’un qui peut voir le contenu mais ne peut pas commenter ou le modifier.
- Commentateur : Il s’agit de quelqu’un qui peut laisser des commentaires mais ne peut pas modifier le document lui-même.
- Editeur : Il s’agit de quelqu’un qui peut voir le contenu, laisser des commentaires et modifier le fichier.
En général, vous devriez partager la plupart des documents en tant que “commentateur” ou “visionneuse”. Lorsque vous permettez aux personnes de modifier vos documents, vous risquez de perdre du contenu ou des modifications.
Si vous autorisez d’autres personnes à modifier vos documents, vous pourrez suivre les modifications apportées. Vous verrez qui a modifié quoi et quand, et vous pourrez revenir en arrière si vous le souhaitez. Cependant, c’est dangereux, car quelqu’un pourrait potentiellement partager votre fichier avec d’autres personnes qui ne devraient pas l’avoir, ou supprimer le fichier.
Cependant, lorsque vous partagez un fichier, il va partager l’intégralité du classeur, ce qui ne fonctionne pas si vous souhaitez simplement partager une seule feuille.
Partager une seule feuille en la liant ?
Supposons qu’Aaron sache exactement quand Anna travaille, quelle que soit la situation, vous n’essayez pas de cacher des informations. Vous voulez simplement vous assurer qu’il arrive sur la bonne feuille.
Il est possible de lier directement quelqu’un à une feuille spécifique dans Google Sheets. Pour ce faire, allez d’abord sur la feuille que vous souhaitez qu’ils voient.
Lorsque vous êtes sur la première page, vous verrez “gid=0” à la fin de l’URL. Mais dans ce cas, lorsque nous cliquons sur l’onglet d’Aaron, nous voyons “gid=2068619782”.
Ajoutez “gid=2068619782” à la fin de l’URL partageable, et il sera automatiquement dirigé vers l’onglet approprié.
Le problème, bien sûr, est qu’il peut toujours voir les autres feuilles. Il est dirigé vers une feuille spécifique, mais peut toujours cliquer sur n’importe laquelle d’entre elles. Donc, même s’il est plus facile à utiliser, ce n’est pas très sécurisé.
Ce n’est également pas une méthode tout à fait intuitive pour partager une seule feuille sur Google Sheets, car il faut trouver le “gid” et parce qu’il est difficile d’expliquer à quelqu’un ce que vous avez fait.
Mais si vous allez simplement envoyer à quelqu’un un lien et que cela ne vous dérange pas particulièrement s’il peut voir les autres données, c’est la meilleure solution disponible.
Protéger les feuilles contre la visualisation par d’autres utilisateurs
Que se passe-t-il si les employés ne doivent pas voir les horaires des autres employés ? Peut-être que les feuilles contiennent également des informations privilégiées, telles que des échelles de salaire. Il peut arriver un moment où vous devez partager une feuille et protéger les autres feuilles de la visualisation.
Dans ce classeur, nous avons également une feuille appelée “informations sur la paie”. Anna gagne plus qu’Aaron, probablement parce qu’elle a de l’ancienneté ou peut-être parce qu’elle a quelques responsabilités supplémentaires.
Heureusement, il existe une fonctionnalité de masquage qui permet à Google Sheets de masquer des onglets à certains utilisateurs. Vous pouvez faire un clic droit sur la feuille et cliquer sur “Masquer” pour la masquer aux utilisateurs. Tant que les utilisateurs sont des “commentateurs” ou des “visionneuses”, ils ne pourront pas modifier la feuille pour réafficher cette page.
Mais ce n’est pas très sécurisé. Le problème avec cela, c’est que vous devrez “réafficher” la feuille, comme ceci :
Lorsque vous réaffichez la feuille, quelqu’un d’autre peut peut-être la voir. Et si vous avez plusieurs utilisateurs, vous ne pourrez masquer tout le monde à la fois, mais seulement une chose pour une personne à la fois.
Protéger les autres feuilles
Il convient également de noter que vous pouvez définir des protections pour les feuilles. Les protections signifient que les personnes ne peuvent pas modifier ces feuilles même si elles peuvent les visualiser. Google Sheets vous permet de définir des autorisations afin que d’autres utilisateurs aient un accès limité à la feuille de calcul.
Par exemple, vous pourriez configurer les choses de sorte qu’Anna ne puisse pas modifier la feuille d’Aaron, et Aaron ne peut pas modifier la feuille d’Anna. Cela serait très pratique si vous leur demandiez de définir leurs propres horaires et que vous ne vous souciez pas s’ils peuvent tous voir les feuilles des autres.
Vous pouvez le faire en faisant un clic droit sur une feuille et en sélectionnant “Protéger la feuille”. Ensuite, vous sélectionnez les utilisateurs qui peuvent apporter des modifications à la feuille.
En fait, dans cette situation, cela pourrait même être la meilleure solution à ce problème particulier. Ils pourraient voir les feuilles des autres pour vérifier leurs horaires, mais ils ne pourraient pas les modifier.
Bien sûr, l’inconvénient encore une fois est que vous ne pouvez pas masquer les informations de cette manière. Vous pouvez simplement les protéger contre les modifications. Si vous avez des informations privilégiées sur ces feuilles que vous souhaitez protéger, cette solution ne conviendra pas.
Partager une seule feuille en utilisant la fonction IMPORTRANGE
Vous pouvez également utiliser la fonction IMPORTRANGE pour partager une seule feuille d’une feuille de calcul Google. Cette méthode est presque similaire à la création d’un nouveau fichier Google Sheets. Vous pouvez utiliser la fonction IMPORTRANGE pour importer les données de la feuille que vous souhaitez partager dans une nouvelle feuille de calcul.
Voici comment partager une seule feuille dans Google Sheets :
- Ouvrez une nouvelle feuille de calcul.
- Tapez la formule IMPORTRANGE dans une cellule.
- Copiez le lien de la feuille que vous souhaitez partager et collez-le dans la formule, puis ajoutez une virgule.
- Écrivez le nom de la feuille et la plage entre guillemets et fermez les parenthèses. La formule complète pour notre exemple est
=IMPORTRANGE("https://docs.Google.com/spreadsheets/d/1PLvkP_p44cYKigHwsPt9I_JBrt6SOqY9UHGKP7KnQ/edit#gid=0", "Sheet1!A1:D10") - Appuyez sur Entrée.
- Vous verrez un message d’erreur #REF, ce qui signifie que vous devez autoriser l’accès.
Cette formule importera les données de la feuille dans votre nouvelle feuille de calcul, et vous pourrez maintenant partager la feuille individuellement.
Partager une seule feuille en créant un nouveau fichier
Jusqu’à présent, nous avons des solutions assez imparfaites. Bien que nous puissions diriger les gens vers une seule feuille, ou bien que nous puissions masquer les autres feuilles, nous n’avons pas été en mesure de supprimer complètement les données que nous essayons de protéger.
Mais, comme mentionné précédemment, Google n’a pas de méthode interne pour partager une seule feuille. Vous devez donc créer un classeur qui ne contient qu’une seule feuille.
Une façon rapide de partager une seule feuille consiste d’abord à créer une copie de votre fichier.
Une fois que vous avez créé une copie du fichier, supprimez les autres pages, puis partagez la feuille avec la personne concernée.
Cela présente certains avantages en termes de confidentialité et de sécurité. Premièrement, les données que vous essayez de protéger ne sont plus du tout dans le fichier. Vous n’avez pas à vous soucier de la possibilité qu’il puisse y accéder, car les données ne sont pas là. Vous n’avez pas non plus besoin de le partager de manière spéciale ; le partager avec la personne concernée est tout ce dont vous avez besoin.
Mais cela présente également quelques inconvénients. Vous devrez mettre à jour chaque feuille indépendamment du document global. Vous ne pourrez pas conserver les liens entre les feuilles car elles seront des classeurs distincts. Et vous aurez beaucoup de fichiers supplémentaires.
Veuillez noter qu’il existe également d’autres façons de créer un classeur ne contenant qu’une seule feuille. Par exemple, vous pouvez créer un nouveau classeur vierge et copier manuellement la feuille par-dessus.
Exporter votre page Google Sheets
Alors, que faire si vous ne voulez pas traiter avec plusieurs classeurs mais que vous voulez quand même partager une seule feuille ?
Il y a une dernière solution que vous pouvez essayer : l’exportation à partir du document. Avec cette méthode, vous conservez le classeur d’origine.
Tout d’abord, allez dans Fichier -> Télécharger. Ensuite, sélectionnez “Document PDF”.
En haut de la page, vous verrez “Feuille en cours”. Cela vous permet d’exporter uniquement la feuille en cours.
Cela crée un fichier supplémentaire que vous pouvez partager via Google Docs ou envoyer en pièce jointe par e-mail. Mais cela ne nécessite aucune modification du document d’origine. Vous pourrez plutôt exporter feuille par feuille chaque fois que vous voudrez partager une page donnée.
Et vous serez conscient que les données que vous essayez de protéger ne se trouvent pas dans le fichier que vous partagez. Pour la plupart des gens, ce serait le moyen le plus rapide et le plus facile de partager une seule feuille sur Google Sheets. L’inconvénient est que vous allez l’exporter sous forme de document PDF, ce qui n’est pas quelque chose que l’autre personne pourra modifier ou partager avec vous.
Notez que vous pouvez également exporter une feuille XLS en utilisant cette méthode, mais cela exportera l’ensemble du classeur. Si vous le souhaitez, vous pouvez exporter une feuille XLS, puis supprimer les pages que vous ne souhaitez pas, mais cela crée toujours d’autres problèmes car cela complique votre flux de contenu. En fin de compte, l’objectif est de pouvoir exporter une seule feuille de votre Google Sheet sans perturber le classeur d’origine ou nécessiter trop d’étapes.
Imprimer la feuille
Bien sûr, il convient également de noter qu’il existe un moyen beaucoup plus direct de partager une seule feuille. Vous pouvez simplement imprimer le document. Si vous imprimez le document, vous pouvez distribuer les feuilles à volonté.
La plupart du temps, la raison pour laquelle vous souhaitez partager une seule page en tant que Google Sheet est pour que l’autre personne puisse la modifier. Mais si elle fait partie d’un classeur plus volumineux, cela serait en fait une corvée ; vous devriez ramener les données qu’elle modifie dans le classeur d’origine une fois qu’elle a terminé.
Si vous voulez remettre à quelqu’un une copie non modifiable du document, le moyen le plus rapide et le plus facile sera toujours de simplement imprimer la page en question. Non seulement cela offre le moins de problèmes de sécurité potentiels, mais c’est aussi la solution la plus simple au problème technologique.
Partager uniquement une feuille sur Google Sheets
En conclusion, Google n’a pas de processus ou de protocole spécifique pour partager une seule feuille.
Au lieu de cela, il existe quelques solutions de contournement que vous pouvez utiliser. Vous pouvez empêcher les personnes de modifier des feuilles spécifiques, masquer des feuilles et exporter et partager des feuilles individuelles à partir d’un classeur plus volumineux.
Cela peut être un peu inconfortable. Vous pouvez avoir plusieurs pages d’un classeur qui sont toutes liées les unes aux autres, mais vous ne voulez peut-être que certaines personnes voient une seule page. Pour la plupart des gens, l’exportation d’une copie PDF de cette page, ou même l’impression de la page, peut être le moyen le plus facile de partager les informations.
Lorsque vous développez vos documents Google Sheets, vous pouvez garder cela à l’esprit. Prenez en compte le fait que les données partagées dans une seule feuille sont susceptibles d’être visibles par toutes les personnes avec lesquelles la feuille est partagée, et qu’il peut être difficile de partager des feuilles uniques dans Google Sheets sans diviser le fichier.
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