Google Sheets cung cấp một loạt khả năng sắp xếp tiên tiến thông qua ba hàm: SORT, SORTN và QUERY. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách sử dụng những hàm này để sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets và các loại sắp xếp khác nhau có sẵn.
Sắp xếp theo thứ tự tăng dần và giảm dần – Đó là gì?
Trước khi chúng ta đi sâu vào các hàm, hãy hiểu về sắp xếp theo thứ tự tăng dần và giảm dần. Trong Google Sheets, bạn có thể sắp xếp một bảng, các ô được chọn, một phạm vi, các cột hoặc một mảng theo thứ tự tăng dần (A-Z) hoặc giảm dần (Z-A) bằng cách sử dụng bất kỳ hàm nào chúng ta sẽ thảo luận.
- Thứ tự tăng dần: Giá trị thấp nhất xuất hiện ở đầu cột.
- Thứ tự giảm dần: Giá trị cao nhất xuất hiện ở đầu cột.
Có Hàm Nào Thực Hiện Công Việc Ngược Lại Với Cách Sắp Xếp Không?
Trong khi không có một hàm được thiết kế đặc biệt để làm công việc ngược lại với sắp xếp, có một hàm gần giống: RANDBETWEEN. Hàm này cho phép bạn làm cho phạm vi được chọn trong Google Sheets trở nên ngẫu nhiên, tương tự như hàm SORT. Hoặc bạn có thể sử dụng tùy chọn ngẫu nhiên phạm vi có sẵn trong Google Sheets.
Bây giờ chúng ta hãy xem một số ví dụ về cách sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets bằng cách sử dụng ba hàm mà chúng ta đã đề cập trước đó.
Ví dụ về cách sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets
Hãy bắt đầu với ba công thức sắp xếp cơ bản. Xem xét dữ liệu demo sau:
Để sắp xếp họ (cột B) theo thứ tự tăng dần, bạn có thể sử dụng các công thức sau:
- Công thức 1 (SORT):
=SORT(A2:B11,2,1)- Công thức 2 (SORTN):
=SORTN(A2:B11,9^9,0,2,1)- Công thức 3 (QUERY):
=QUERY(A2:B11,"Select * order by B Asc")Những công thức này sẽ sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần (hoặc thứ tự giảm dần nếu bạn thay đổi thứ tự sắp xếp), mang lại kết quả mong muốn.
Để sắp xếp các ô cụ thể, bạn có thể thay đổi các công thức tương ứng. Ví dụ, để sắp xếp chỉ theo tên đầu tiên (cột A) theo thứ tự tăng dần, bạn có thể thay đổi trình định danh cột thành “1” thay vì “2” trong các công thức.
Sắp xếp các ô đã chọn trong Google Sheets theo thứ tự tăng hoặc giảm
Đôi khi, bạn có thể muốn sắp xếp các cột khác nhau, đặc biệt cho các ô được chọn. Hãy tưởng tượng rằng bạn muốn sắp xếp chỉ tên đầu tiên (cột A) theo thứ tự tăng dần cho các ô được chọn. Đây là cách bạn có thể làm điều đó:
Công thức được sử dụng cho ví dụ này như sau:
=sort({A2:B5;A9:B11},1,1)Công thức này loại trừ các hàng từ 6-8 trong quá trình sắp xếp, đẩy các hàng còn lại được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
Tương tự, bạn có thể sử dụng các hàm SORTN và QUERY để đạt được cùng kết quả.
Sắp xếp dữ liệu dựa trên một cột nằm ngoài phạm vi sắp xếp
Ngoài việc sử dụng ba hàm đã thảo luận trước đó, bạn cũng có thể sắp xếp một phạm vi dữ liệu dựa trên một cột nằm ngoài phạm vi. Hãy tưởng tượng rằng bạn muốn sắp xếp tên đầu tiên và họ (cột A và B) dựa trên cột D, chứa ngày tham gia. Đây là cách bạn có thể đạt được điều đó:
Để sắp xếp dữ liệu giảm dần dựa trên cột D, bạn có thể sử dụng các công thức sau:
- Công thức (SORT):
=SORT(A2:B11,D2:D11,0)- Công thức (SORTN):
=SORTN(A2:B11,9^9,0,D2:D11,0)- Công thức (QUERY):
=QUERY({A2:B11,D2:D11},"Select Col1,Col2 order by Col3 Desc")Những công thức này sẽ sắp xếp dữ liệu theo yêu cầu của bạn.
Thứ tự sắp xếp tùy chỉnh hoặc cá nhân trong Google Sheets
Một chủ đề thú vị khác là thứ tự sắp xếp tùy chỉnh hoặc cá nhân. Xem xét dữ liệu sau:
Hãy tưởng tượng rằng bạn muốn sắp xếp dữ liệu trong phạm vi A2:D11 theo một thứ tự tùy chỉnh. Bạn có thể đạt được điều này bằng cách sử dụng hàm SWITCH cùng với các hàm SORT, SORTN hoặc QUERY.
Dưới đây là hai phương pháp khác nhau để đạt được sắp xếp cá nhân:
Phương pháp 1: Sử dụng cột trợ giúp
Trong phương pháp này, bạn sử dụng một cột bổ sung (cột trợ giúp) để có kiểu sắp xếp cá nhân. Áp dụng công thức sau vào ô E2, sử dụng hàm SWITCH:
=SWITCH(D2:D11,"Hoàn thành",1,"Đang tiến hành",2,"Chưa hoàn thành",3)Bây giờ bạn có thể sắp xếp phạm vi A2:E11 bằng cách sử dụng hàm SORT hoặc SORTN, hoặc thậm chí là hàm QUERY.
Phương pháp 2: Không sử dụng cột trợ giúp
Trong phương pháp này, bạn bao gồm công thức SWITCH trong các công thức sắp xếp để bỏ qua cột trợ giúp. Đây là cách bạn có thể làm điều đó:
- SORT:
=sort(A2:D11,SWITCH(D2:D11,"Hoàn thành",1,"Đang tiến hành",2,"Chưa hoàn thành",3),1)- SORTN:
=sortn(A2:D11,9^9,0,SWITCH(D2:D11,"Hoàn thành",1,"Đang tiến hành",2,"Chưa hoàn thành",3),1)- QUERY:
=Query({A2:D11,SWITCH(D2:D11,"Hoàn thành",1,"Đang tiến hành",2,"Chưa hoàn thành",3)},"Select Col1,Col2,Col3,Col4 order by Col5 Asc")Những công thức này sẽ giúp bạn đạt được sắp xếp cá nhân mà không cần cột trợ giúp.
Công thức sắp xếp để đưa các giá trị dưới cùng lên trên (Đảo dữ liệu)
Cuối cùng, hãy thảo luận về một công thức cho phép bạn đưa các giá trị dưới cùng lên trên. Bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng hàm ROW làm cột sắp xếp ngoài. Dưới đây là một ví dụ:
Công thức để đạt được điều này như sau:
=sort(A2:B5,row(A2:A5),0)Công thức này sắp xếp phạm vi A2:B5 bằng cách sử dụng công thức ROW bên ngoài. Công thức ROW trả về các số từ 2 đến 5 và việc sắp xếp giảm dần của cột này đưa các giá trị từ dưới lên trên.
Nếu dữ liệu của bạn có một số lượng hàng không giới hạn, bạn có thể sử dụng công thức sau:
=sort(A2:B,if(len(A2:A),row(A2:A),),0)Bằng cách thêm hàm LEN, bạn có thể kiểm soát kết quả đầu ra của hàm ROW cho đến hàng cuối cùng chứa giá trị.
Đó là tất cả về các hàm khác nhau mà bạn có thể sử dụng để sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets. Hãy tận hưởng việc tổ chức dữ liệu dễ dàng!
To learn more about Google Sheets and other digital marketing strategies, visit Crawlan.com.
